加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的幾點(diǎn)思考

新疆天山農(nóng)村商業(yè)銀行股份有限公司　馬　靜

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加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的幾點(diǎn)思考

新疆天山農(nóng)村商業(yè)銀行股份有限公司馬靜

在當(dāng)前依法治國(guó)、依規(guī)治黨的背景下，干部人事檔案的重要性日益凸顯。2014年以來(lái)，全國(guó)各地各級(jí)組織人事部門均開(kāi)展了干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，筆者結(jié)合此次專項(xiàng)審核工作的工作實(shí)踐，在分析存在問(wèn)題和原因的基礎(chǔ)上，從四個(gè)方面提出建議，以期對(duì)企業(yè)加強(qiáng)人事檔案管理工作提供一定的借鑒。

人事檔案管理 專項(xiàng)審核 問(wèn)題 建議

根據(jù)中共中央組織部的統(tǒng)一安排,各級(jí)組織部門對(duì)干部人事檔案分級(jí)、分批展開(kāi)了專項(xiàng)審核，根據(jù)干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的精神和要求，2015年，農(nóng)村商業(yè)銀行全面開(kāi)展了對(duì)全行員工人事檔案的審核工作，共審核檔案1151冊(cè)。通過(guò)開(kāi)展員工人事檔案專項(xiàng)審核工作，真正摸清了員工人事檔案的“家底”，并對(duì)員工人事檔案進(jìn)行了一次全面清淤工作。在專項(xiàng)審核過(guò)程中，筆者發(fā)現(xiàn)了管理中存在的一些問(wèn)題。

1　人事檔案管理中存在的問(wèn)題

(1)材料不齊全、管理不規(guī)范。一是《干部履歷表》、《自傳》存在要素不齊全、未粘貼照片、工作經(jīng)歷內(nèi)容填寫(xiě)過(guò)于簡(jiǎn)單、無(wú)審核單位蓋章、無(wú)落款日期等現(xiàn)象。二是考察、考核、鑒定材料不齊全，如《年度考核表》、考察材料等沒(méi)有確保其延續(xù)性。三是學(xué)籍檔案不完整，有的檔案缺少高校畢業(yè)生登記表、學(xué)生成績(jī)表。四是黨籍材料不齊全，缺少中國(guó)共產(chǎn)黨入黨志愿書(shū)、入黨申請(qǐng)書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)，經(jīng)民主評(píng)議被評(píng)為優(yōu)秀或不合格黨員的“民主評(píng)議黨員登記表”未及時(shí)放入人事檔案。五是表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料未及時(shí)放入。六是招錄、聘用、任免材料不齊全，如招錄、聘用材料不齊全，工資變動(dòng)審批表未及時(shí)入檔。

(2)通過(guò)專項(xiàng)審核，發(fā)現(xiàn)全行員工人事檔案出生時(shí)間記載不一致的共計(jì)70冊(cè)，參加工作時(shí)間記載不一致的有16冊(cè)，入黨時(shí)間記載不一致的有10冊(cè)，學(xué)歷記載不一致的有1冊(cè)。干部人事檔案是一個(gè)干部各方面工作表現(xiàn)積累的載體，涉及黨史、干部、人事、勞動(dòng)等各個(gè)方面的政策，所以查核的時(shí)候要求相關(guān)的工作人員要有相當(dāng)?shù)墓ぷ鞣e累。在審核過(guò)程中，由于審核人員對(duì)相關(guān)政策知識(shí)掌握不夠全面，可能會(huì)對(duì)干部的年齡、學(xué)歷、黨齡等認(rèn)定不當(dāng)。

2　原因分析

2.1部門單位對(duì)人事檔案管理不夠重視

部門單位因人員緊缺，未配備專職人事檔案管理人員，加上人事干部調(diào)動(dòng)頻繁等原因，導(dǎo)致人事檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，難以保證人事檔案內(nèi)容的連續(xù)性和完整性。

2.2人事檔案管理人員素質(zhì)有待提升

一是人事檔案管理人員普遍缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)知識(shí)欠缺，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不足；二是兼職人員用于人事檔案管理工作的時(shí)間有限，使得無(wú)法集中精力做好人事檔案管理工作；三是人事檔案管理人員長(zhǎng)期沒(méi)有受到足夠的重視，工作積極性也不高。

2.3個(gè)人原因

(1)到本單位工作之前在私營(yíng)企業(yè)工作的，或在某些單位從事以代辦員、臨時(shí)工勞務(wù)派遣人員身份工作的員工，因原單位未建立人事檔案，缺少勞動(dòng)合同書(shū)、錄用審批表、轉(zhuǎn)正工資定級(jí)審批表等資料，無(wú)法承認(rèn)這期間的工作經(jīng)歷，造成員工自己填寫(xiě)的參加工作時(shí)間與企業(yè)認(rèn)定的不一致。

(2)員工對(duì)人事檔案不夠重視。一是員工在職教育取得的學(xué)籍檔案，未及時(shí)交人事檔案管理部門歸檔；二是員工填寫(xiě)相關(guān)信息時(shí)，會(huì)出現(xiàn)隨意填寫(xiě)學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷的現(xiàn)象，對(duì)不確定的時(shí)間只憑記憶填寫(xiě)，出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間記載信息前后不一致；三是對(duì)于個(gè)人缺少的人事檔案資料，員工不能積極配合人事檔案管理部門查找相關(guān)檔案材料。

(3)通過(guò)分析，造成出生日期不一致的原因大致有兩種：一是最早記載日期為實(shí)際出生日期，后期公安系統(tǒng)辦理身份證時(shí)將出生日期填寫(xiě)錯(cuò)誤；二是部分漢族同志最早記載日期為農(nóng)歷填寫(xiě)，后期逐步改為與身份證一致的公歷時(shí)間。

3　加強(qiáng)人事檔案管理工作的建議

通過(guò)開(kāi)展干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，使我們對(duì)人事檔案管理工作的重要性有了更為深刻的認(rèn)識(shí)，為加強(qiáng)人事檔案管理工作，筆者從以下組織、制度、實(shí)施三個(gè)層面提出建議。

3.1加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

要高度重視員工人事檔案工作的重要性和嚴(yán)肅性，把員工人事檔案管理工作列入到重要的議事日程，明確職責(zé)，成立員工人事檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)員工人事檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查，著力解決好干部檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)和突出問(wèn)題。選派政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)好的共產(chǎn)黨員，專職負(fù)責(zé)做好收集、鑒別、整理和歸檔工作，并保持人員相對(duì)穩(wěn)定。

3.2完善人事檔案管理制度及設(shè)施

(1)按照人事檔案工作目標(biāo)管理要求，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定干部人事檔案工作操作規(guī)程，建立健全《員工人事檔案工作人員職責(zé)》和七項(xiàng)制度(員工人事檔案材料收集補(bǔ)充制度、員工人事檔案查(借)制度、員工人事檔案材料鑒別歸檔制度、員工人事檔案整理制度、員工人事檔案轉(zhuǎn)遞制度、員工人事檔案檢查核對(duì)制度、員工人事檔案保管保密制度)，建立和完善各種登記簿，大力推進(jìn)員工人事檔案工作制度化建設(shè)。

(2)按照中組部《干部人事檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》中有關(guān)要求，要建立堅(jiān)固的、防火防潮專用人事檔案室，配備鐵質(zhì)的5節(jié)柜，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房、閱檔室、辦公室三室分開(kāi)，安裝防盜門窗、110報(bào)警設(shè)備，配備滅火、防蟲(chóng)、溫濕度計(jì)等設(shè)施，落實(shí)“六防”措施。

3.3實(shí)施層面

(1)加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)，重點(diǎn)培訓(xùn)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)知識(shí)和實(shí)操，盡快提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

(2)加強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。根據(jù)《干部檔案整理工作細(xì)則》的有關(guān)要求，按照“十類”、“全、嚴(yán)、準(zhǔn)、細(xì)、齊”的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)員工人事檔案材料進(jìn)行收集、整理，做到編排有序、目錄清楚、工整、檔案材料加工規(guī)范、裝訂整齊，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機(jī)等必需的物品和設(shè)備。避免人事檔案材料載體不統(tǒng)一、裝訂不整齊、書(shū)寫(xiě)不規(guī)范、管理不規(guī)范等現(xiàn)象。

(3)嚴(yán)把人事檔案審核關(guān)。對(duì)于新招聘、正式調(diào)入的員工，必須嚴(yán)把人事檔案審核關(guān)。一是突出嚴(yán)肅性，嚴(yán)把審核“準(zhǔn)確關(guān)”。把“三齡兩歷”核定作為人事檔案審核工作的重點(diǎn)，逐項(xiàng)審核清查，做到全面收集材料、仔細(xì)鑒別材料、規(guī)范整理材料，認(rèn)真登記《干部人事檔案專項(xiàng)審核情況登記表》，對(duì)“三齡兩歷”等基本信息不一致的，本著尊重歷史、尊重事實(shí)的原則，認(rèn)真查閱原始資料，確保歸檔材料的準(zhǔn)確性；二是突出完整性，嚴(yán)把材料“收集關(guān)”。對(duì)缺少材料的，要求限期補(bǔ)齊。堅(jiān)持檔案審核、信息反饋和材料收集同步進(jìn)行、循環(huán)往復(fù)，以提高工作效率。

(4)加快人事檔案電子化管理。在審核紙質(zhì)干部人事檔案的信息時(shí)，既費(fèi)工又費(fèi)時(shí)。大型、有條件的單位可以適時(shí)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代化信息電子檔案二者有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，運(yùn)用現(xiàn)代化服務(wù)方式，提高服務(wù)效率。暫時(shí)沒(méi)有條件的單位，可將通過(guò)專項(xiàng)審核確定的人員基本信息、工作、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、家庭情況、獎(jiǎng)懲情況、考核情況植入企業(yè)人力資源系統(tǒng)或者電子版的員工基本情況表，方便日常查閱，以便在人事檔案的信息化管理過(guò)程中更加規(guī)范、高效。

(5)加大宣傳。讓各單位、員工了解到人事檔案的重要性，重視人事檔案，一是積極配合人事檔案管理人員查找缺失資料；二是有干部人事檔案材料形成的部門，應(yīng)在材料形成后，及時(shí)主動(dòng)送交干部人事檔案管理人員歸檔。任何組織與個(gè)人，不得以任何理由積壓、滯留應(yīng)歸檔的材料，嚴(yán)禁人事檔案弄虛作假；三是員工填寫(xiě)每一份信息表時(shí)都要以負(fù)責(zé)任的態(tài)度認(rèn)真填寫(xiě)。

人事檔案的專項(xiàng)審核工作，是一項(xiàng)系統(tǒng)而復(fù)雜的工程，不僅是對(duì)員工人事檔案的一次大清查，也是對(duì)單位人事檔案管理的大檢查和大檢閱。人事檔案的專項(xiàng)審核工作不是檔案管理工作的“終點(diǎn)站”，加強(qiáng)干部人事檔案的管理，是一項(xiàng)持續(xù)性、長(zhǎng)期性、復(fù)雜性的工作，需要我們不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，創(chuàng)新理念，從而不斷提高工作質(zhì)量和管理水平，使人事檔案在企業(yè)人力資源管理中發(fā)揮最大的效力，為企業(yè)選人、用人、育人提供基礎(chǔ)性的參考資料。

［1］ 任春霞.對(duì)干部人事檔案專項(xiàng)清理的探討［J］.山西經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2014（12）.

［2］ 苗江.企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題及其對(duì)策［J］.檔案，2010 （6）.

［3］ 閻玉紅.新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新思考［J］.管理科學(xué)與經(jīng)濟(jì)學(xué)，2013（5）.

［4］ 羅智剛.干部人事檔案亟待信息化中國(guó)銀行業(yè)人才制度建設(shè)［J］.四川檔案，2015（4）.

F243

A

2096-0298（2016）07（c）-033-02

馬靜(1984-),女,漢族，甘肅人，新疆天山農(nóng)村商業(yè)銀行股份有限公司人力資源部員工,研究生，中級(jí)經(jīng)濟(jì)師。