體育事業(yè)發(fā)展中檔案管理的重要性與開發(fā)利用研究

□孫永梅（吉林省體育局田徑自行車運動管理中心吉林長春130000）

體育事業(yè)發(fā)展中檔案管理的重要性與開發(fā)利用研究

□孫永梅（吉林省體育局田徑自行車運動管理中心吉林長春130000）

體育事業(yè)發(fā)展過程中檔案管理具有重要的基礎(chǔ)作用。本人研究認為：體育檔案是體育事業(yè)發(fā)展的歷史再現(xiàn)，各類豐富歷史資源是指導體育事業(yè)發(fā)展的重要保障。發(fā)揮體育檔案的重要作用需要注重體育檔案資源開發(fā)與信息化建設、注重管理人員的業(yè)務素質(zhì)提升。

體育事業(yè)檔案管理開發(fā)利用

1、前言

體育檔案記錄著體育事業(yè)發(fā)展過程中各類綜合材料，它既包含重要的事件，也包含各類教學、科研、比賽等重要信息，這些資料經(jīng)過科學的管理，能夠?qū)w育事業(yè)的發(fā)展起著重要的指導作用，檔案管理水平的提升也必將推動體育各項事業(yè)的快速發(fā)展。

2、體育事業(yè)發(fā)展中檔案管理的重要性

2.1、檔案管理是促進體育事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)

在檔案管理工作中，隨著檔案管理標準的不斷提高，對各類檔案信息的收集、分類與整合成為檔案管理的重要工作。檔案管理收集信息的豐富性涵蓋了體育各項事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)材料，如對于體育彩票的發(fā)展，從無到有，從單一銷售手段向多元銷售手段轉(zhuǎn)變等歷程都有一定的檔案記載，這些資料是今后體育彩票發(fā)展的基礎(chǔ)，也是重要指導材料。體育事業(yè)的發(fā)展離不開歷史，而歷史則通過檔案的形式被有價值的記載，豐富的體育檔案紀實不僅能夠反映體育事發(fā)展的成功經(jīng)驗和不足，也充分展現(xiàn)了體育事業(yè)發(fā)展的活力，體育事業(yè)今后的發(fā)展不再是盲目的模仿西方發(fā)達國家，而是更多的是建立在自身體育發(fā)展的經(jīng)驗基礎(chǔ)上，這其中檔案則是經(jīng)驗的載體，它就成為推動我國體育事業(yè)發(fā)展的重要根基。

2.2、體育事業(yè)發(fā)展要求檔案管理的現(xiàn)代化

體育事業(yè)發(fā)展離不開檔案管理。隨著體育事業(yè)的發(fā)展，對檔案管理的現(xiàn)代化要求越來越高，這主要體現(xiàn)在檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的體育檔案管理基于文本載體，這種檔案存儲與分類形式不僅工作量大，而且查閱相對不變，如果需要對某一體育領(lǐng)域進行檔案縱向和橫向分析，則需要大量整理材料，造成了時間和人力的浪費，且統(tǒng)計效果不理想?，F(xiàn)代體育事業(yè)的發(fā)展，經(jīng)常需要對大量的材料進行查閱、統(tǒng)計分析等，涉及的類別多、數(shù)量大，這就勢必要求檔案管理必須進行現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。現(xiàn)代化檔案管理要求數(shù)字化檔案信息，對于目前各項體育事業(yè)發(fā)展的檔案，需要通過數(shù)字化操作進行電子檔案存儲，使檔案使用者能夠快捷的通過網(wǎng)絡就可以查閱體育檔案。同時，檔案管理者也可以通過數(shù)字化手段把原本需要裝一整屋的材料濃縮在電腦檔案管理平臺中，這不僅節(jié)約了檔案管理成本，也有利于對檔案進行交叉碰撞分析，以為體育事業(yè)的發(fā)展指導需求提供參考。

3、體育事業(yè)發(fā)展中檔案管理的開發(fā)利用

3.1、多手段征集，豐富檔案資源

由于體育檔案的內(nèi)容不斷增多，傳統(tǒng)的管理模式經(jīng)常制約管理的水平，形成一些突出問題，如歸檔范圍不明確、材料收集不全，案卷歸檔不規(guī)范、質(zhì)量不高，原始檔案“私有化”，檔案目錄缺失等等。此外，還有檔案管理人員對檔案收集不注重拓展與創(chuàng)新，檔案收集途徑過于單一。這些問題經(jīng)常造成檔案資源流失，影響著我國體育事業(yè)的發(fā)展。因此筆者建議通過社會征集、學校征集等多種途徑不斷完善體育檔案資源。群眾體育是目前我國體育事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，也是國家推動全面健身的重要群體，而目前我國體育檔案管理中群眾體育檔案材料進度相對滯后，因此筆者建議多通過社會企業(yè)、俱樂部、業(yè)余體育群眾等群體收集當前群眾體育發(fā)展的各類檔案材料，并進行細化分類存儲，以便于為今后群眾體育發(fā)展提供參考；學校體育主要是針對學生群體，目前我國學生體質(zhì)整體狀況仍然需要提升，加快對不同年齡段學生的體育活動、體質(zhì)材料的收集是檔案管理的又一重要內(nèi)容，這一塊也可以借助學校平臺，通過建立檔案管理與學校體育平臺，及時更新學生體育檔案材料，為學生體育事業(yè)發(fā)展提供借鑒。競技體育可以通過與體校、俱樂部、高校訓練隊等接洽，就體育訓練方面的已經(jīng)取得成果，并經(jīng)過實證檢驗的先進訓練經(jīng)驗等進行收集整理，以保障競技訓練成果的留存。

3.2、增強檔案意識，提高檔案工作水平

目前，仍然存在體育檔案管理者意識水平不高，對管理工作責任感不足的問題。體育檔案管理關(guān)于體育事業(yè)發(fā)展，關(guān)于體育事業(yè)在整個社會發(fā)展中的作用，因此充分認識檔案管理的意義，增強檔案管理意識，提高工作水平是擺在體育檔案管理者面前的重要任務。一是增強檔案管理責任意識。檔案管理不僅是對檔案資料的管理，更重要的是通過管理實現(xiàn)檔案管理在服務體育事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮一定作用，因此檔案管理者要從服務體育事業(yè)發(fā)展的責任角度來審視體育檔案管理工作，切實提高管理責任意識，進一步明確自己的工作職責，全身心的投入到工作中，以提高體育檔案管理水平。二是增強檔案管理服務意識。隨著體育檔案功能的不斷拓展，體育檔案對外服務的范圍越發(fā)廣泛，體育檔案作用的發(fā)揮正逐漸由傳統(tǒng)的被動查閱服務向主動查閱服務轉(zhuǎn)變，這就要求體育檔案管理者要具有熱情的服務意識，從創(chuàng)新檢索、查閱、分析等方面都要有主動服務意識，從工作態(tài)度、工作方法、工作思路等方面都要體現(xiàn)出服務意識，以更好的發(fā)揮體育檔案管理的作用。三是增強檔案管理創(chuàng)新意識。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能適應體育事業(yè)發(fā)展的多方面需求，需要體育檔案管理者進行積極的檔案管理創(chuàng)新，這其中擁有檔案管理創(chuàng)新意識是基礎(chǔ)。檔案管理創(chuàng)新涉及的方面比較多，管理者不能只關(guān)注大的方面而忽視小的方面，要把每一個管理細節(jié)作為創(chuàng)新的思考點，把創(chuàng)新意識帶到工作的每一部分，這樣才能在工作中得到更多創(chuàng)新想法，以推動體育檔案管理創(chuàng)新發(fā)展。

3.3、以信息化促進檔案管理工作

檔案管理工作信息化是一種趨勢，也符合當前我國體育事業(yè)發(fā)展的實際。目前，由于體育事業(yè)發(fā)展的步伐不斷加快，體育事業(yè)發(fā)展的內(nèi)容在橫向和縱向兩個維度都積極拓展，這對于傳統(tǒng)的體育檔案管理提出信息化的要求。一是注重體育檔案檢索功能信息化。檢索是檔案管理最常用到的工具，在龐大的檔案資源中，如何更加快捷、方便的找到需要的檔案資料是檢驗檢索工具效能的關(guān)鍵。當前，傳統(tǒng)的檢索方式依然不能滿足檢索的需要，由于體育檔案內(nèi)容較多，檢索信息庫中對體育檔案的分類要突出多重標準，能夠從不同角度檢索到需要的相關(guān)信息，同時檢索信息庫要對相似或者具有一定關(guān)聯(lián)性的檔案信息進行智能分類，這樣檢索人在檢索某一主題時，就能夠獲得一類相關(guān)檔案資料，便于從中選擇自己需要的資料，這樣就更加節(jié)省時間、提高檢索效率。二是注重體育檔案內(nèi)容信息化。體育檔案內(nèi)容的信息化主要是指檔案內(nèi)容進行數(shù)字化處理，由于從分類角度來講，同一類別的體育檔案數(shù)量有時也比較多，按照傳統(tǒng)查找內(nèi)容方面，查閱者有時需要耗費大量的時間去瀏覽，以準確選擇出自己的需要的，如果對檔案內(nèi)容進行數(shù)字化處理，那么查閱者在某一個案資料中或者用一關(guān)鍵性詞語檢索，就能夠快速呈現(xiàn)出定位的檔案內(nèi)容，查閱這可以通過電腦直接快速查開信息，省略了四處查找資料瀏覽的步驟，不但節(jié)省了時間和精力，而且查閱也更加準確。三是注重體育檔案保存信息化。由于許多體育檔案材料十分珍貴，如一些原始圖片、珍貴手寫資料等，這些檔案如果經(jīng)常被翻閱出來就容易造成檔案資料的損壞，但同時又要滿足查閱者的需求，這就需要對這些檔案資料信息化，通過圖片等形式處理，可以通過電腦直接查看復制版，這樣也能夠起到查閱的效果，同時也有利于保護珍貴檔案資料。四是注重體育檔案分析信息化。由于檔案管理不僅是簡單的檔案的分類，然后供查閱這檢索翻閱，而且需要檔案管理者能夠?qū)ΜF(xiàn)有的檔案資料能夠有選擇性的進行分析信息化處理，即對不同的檔案資料側(cè)重的內(nèi)容、特征、結(jié)構(gòu)等等能夠進行分析后的說明，或者對不同檔案資料能夠進行橫向或者縱向的某類主題對比分析等，這樣就能夠明確體現(xiàn)出體育檔案資料的特色，也便于查閱者快速得到想要查找的內(nèi)容。五是注重檔案管理信息化所需要的硬件建設。加快體育檔案管理信息化需要有硬件保障，即檔案管理部門需要對計算機、軟件平臺、實體存儲柜等條件進行積極的完善，這方面既需要檔案管理者能夠從檔案管理發(fā)展的長遠角度給予足夠的政策、資金等重視，同時也需要具體管理人從管理工作的角度多提出意見建議。這樣才能夠有效解決資金等難題，使體育檔案管理的硬件條件快速補充到位，以滿足體育檔案管理的實際需要。

3.4、提高檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)

體育檔案管理中人的作用至關(guān)重要，當前，體育檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)與管理水平提升仍然存在一定差距，主要表現(xiàn)為部分人員工作缺乏吃苦耐勞精神，工作責任心變淡，檔案分類能力難以滿足資料分類需要，保密意識不足，創(chuàng)新能力不足等問題。針對這些問題，筆者認為需要從以下五個方面提升檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。一是體育檔案管理人員要具有吃苦耐勞的精神。檔案管理不同于其他豐富多彩的工作環(huán)境，經(jīng)常面對的是搜集和整理檔案資料，相對比較乏味，且耗費精力。這就需要檔案管理人員能夠正確認識檔案管理工作的價值，樹立積極的工作價值觀，從服務體育發(fā)展、服務社會發(fā)展的角度提升工作責任感，進而養(yǎng)成吃苦耐勞精神，來克服工作中的各類困難。二是體育檔案管理者要具有一定的分類整理能力。由于體育檔案資料越來越豐富，需要通過制定合理的分類才能夠有利于查閱者進行查找，因此這對檔案管理人員分類能力提出了較高的要求。分類能力的提升一方面需要加強業(yè)務素質(zhì)培訓，對檔案管理的知識體系有一個全面的認識，這樣才能從大方向去分類資料，另一方面要結(jié)合實踐，對于查閱者經(jīng)常的查閱習慣、查閱高頻點等要進行及時的總結(jié)，提煉有關(guān)分類的指導意見，這樣對于資料分類更具有針對性。三是體育檔案管理者要一定的保守意識。由于體育檔案還包括訓練、科研、教育等方面的內(nèi)容，這其中就會有一些保密的資料，管理人員對于這些資料要嚴格按照檔案管理規(guī)定進行保密留存，且不能放松思想，把不應該擴散的資料擴散出去，這樣有時會造成侵權(quán)案件發(fā)生。因此，檔案管理人員一定要有保密意識。四是體育檔案管理者要具有一定的創(chuàng)新能力。檔案管理時刻需要創(chuàng)新，在遇到服務工作中的問題時，尋求創(chuàng)新，突破傳統(tǒng)，是提升檔案管理水平的關(guān)鍵，這其中有時會走彎路，但磨練下來，創(chuàng)新的成果還是比較多。因此，檔案管理人員在日常工作中要把握創(chuàng)新視角，對有利于提升服務水平的任何創(chuàng)新意識都要經(jīng)常記下來，這樣在經(jīng)過專門的思考，形成有價值的創(chuàng)新原材料，以便于形成創(chuàng)新成果。五是體育檔案管理者要具有良好的學習能力。學習是提升業(yè)務素質(zhì)的重要手段。工作中，許多管理人員學習意識不足，學習行動偏少，認為工作了就不需要再努力學習了，這恰恰制約了自身業(yè)務素質(zhì)的提升，學習在檔案管理中時刻存在，從被別人身上學、從書本學、從實踐中學等等都是學習的途徑和載體，管理人員要時刻把學習能力擺在提高自身業(yè)務素質(zhì)的關(guān)鍵位置，用持久的學習來夯實業(yè)務素質(zhì)，提高檔案管理水平。

4、結(jié)語

體育檔案管理工作是體育事業(yè)發(fā)展的重要基石。認識體育檔案管理工作在促進體育事業(yè)發(fā)展的意義上，要有高度的認知，原因在于體育檔案管理是對體育事業(yè)歷史發(fā)展的一種現(xiàn)實記載，這其中既包含有意義的發(fā)展模式，也包含失敗后的經(jīng)驗，體育事業(yè)發(fā)展可以從中吸取優(yōu)點與不足，以避免出現(xiàn)走彎路的情況。體育檔案管理工作需要不斷豐富資源，需要以信息化引領(lǐng)體育檔案管理工作上臺階，真正把體育檔案管理工作通過大數(shù)據(jù)平臺鏈接起來，以形成綜合分析數(shù)據(jù)，有效支撐體育事業(yè)的發(fā)展。

［1］王曉濤.數(shù)字化體育檔案管理的有效途徑［J］.蘭臺世界，2013，17.

［2］詹宇.淺析當前形勢下體育檔案管理如何向現(xiàn)代化發(fā)展［J］.經(jīng)濟視野，2014，22.

［3］王阿男.現(xiàn)代化體育檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀及解決辦法［J］.青年與社會，2013，34.

G80

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1006-8902-（2016）-08-ZQ

孫永梅（1982-），女，漢族，吉林安圖，學士學位，科員，助理館員，競技體育的檔案管理。