淺析企業(yè)房產(chǎn)檔案管理的重要性及發(fā)展

任亦男

摘 要：近年來勝利油田房產(chǎn)建設(shè)取得較快的發(fā)展，利用頻率更是不斷增長，對房產(chǎn)檔案管理的要求也與時俱進。文章以勝利油田為`例從勝利油田房產(chǎn)檔案系統(tǒng)發(fā)展現(xiàn)狀入手，分析了石油企業(yè)房產(chǎn)檔案發(fā)展過程的重要性并結(jié)合實際提出了在今后一段時期，勝利油田的房產(chǎn)檔案發(fā)展重要性和發(fā)展趨勢。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè);房產(chǎn)檔案管理;數(shù)字化管理

房產(chǎn)檔案是房產(chǎn)管理部門在房產(chǎn)管理中形成的歷史數(shù)據(jù)和記錄，近年來勝利油田房產(chǎn)建設(shè)取得較快的發(fā)展，房產(chǎn)檔案的數(shù)量、類型越來越龐大、紛繁復(fù)雜，利用頻率更是不斷增長，對房產(chǎn)檔案管理的要求也與時俱進。面對這種管理趨勢，我們要充分認識到房產(chǎn)檔案的重要性，更好為勝利油田房產(chǎn)管理服務(wù)。

一、勝利油田房產(chǎn)檔案管理的概況

勝利油田是隸屬于中石化集團的國有特大型企業(yè)，分布在山東省8個地市28個區(qū)縣，2015年的統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示：勝利油田共轄188個小區(qū)，住房8710棟，220611套住宅，有房職工261803人，居住戶數(shù)208387戶?，F(xiàn)有相當(dāng)一部分住房是由于生產(chǎn)工作需要，分布在比較偏遠的區(qū)域，住房特點是點多面廣，比較分散。1997年油田成立了勝中、勝南、仙河、臨盤、濱南、純梁等十個社區(qū)及龍口基地管理中心，對油田小區(qū)進行統(tǒng)一管理，圍繞東營區(qū)的中心區(qū)域主要分布有勝中、勝南、勝北、勝東四個社區(qū)，其他社區(qū)分布在其他地市和東營市其他縣區(qū)。

為了方便職工群眾，勝利油田房產(chǎn)檔案形成了以十個社區(qū)及龍口基地管理中心為主，二級單位房產(chǎn)部門為基礎(chǔ)的管理模式。截止2016年1月份，全局房產(chǎn)檔案室11個，專兼職檔案人員80余人，存放各類房產(chǎn)檔案達40余萬卷，各類資料冊6萬余件。

二、房產(chǎn)檔案是房產(chǎn)政策調(diào)整的主要依據(jù)

勝利油田領(lǐng)導(dǎo)十分重視民生問題，特別是房產(chǎn)管理工作關(guān)系到廣大職工、住戶的切身利益。油田近幾年加大職工住房建設(shè)工作建設(shè)力度，為了使住房銷售模式更加符合油田實際，在住房銷售政策和方式的政策制定上，依據(jù)房產(chǎn)檔案中記錄了大量的房屋、住戶原始信息，對以上信息進行了整理、分析、加工，就能從整體上掌握一個區(qū)域的需求現(xiàn)狀和未來發(fā)展趨勢做出準(zhǔn)確的判斷，有利于制定出更有針對性的房產(chǎn)政策。

三、房產(chǎn)檔案是處理各種房產(chǎn)糾紛的有力依據(jù)

房產(chǎn)檔案是關(guān)系民生檔案， 是解決民事糾紛有效的原始依據(jù)。隨著勝利油田房產(chǎn)管理規(guī)模的日趨龐大，和住戶的法律意識提高，人們運用法律武器維護自己的合法權(quán)利，要求解決房產(chǎn)糾紛的民事、行政訴訟越多越多。老年再婚房屋權(quán)屬與子女糾紛、婚姻離異房屋糾紛、房屋置換中的糾紛、房屋拆遷引起的糾紛等必須從房產(chǎn)檔案中取得相關(guān)的證據(jù)才能夠定論， 這都需要房產(chǎn)部門的原始檔案才能提供合法證據(jù)。例如， 勝中社區(qū)房產(chǎn)科先后為司法部門提供房產(chǎn)證明材料56份，其中50份材料作為法律證據(jù)，有效性100%，有力地維護了利益方的合法權(quán)益。勝東社區(qū)在處理錦華小區(qū)429號樓44戶居民搬遷工作，為了妥善處理居民的權(quán)益，認真核對全部住戶的原始檔案中房屋面積和房款等基礎(chǔ)信息，做好住房差價房款的的退、補工作。

四、房產(chǎn)檔案是資源利用、集中居住等政策執(zhí)行的有力保障

勝利油田在建設(shè)初期，有相當(dāng)一部分住房是由于生產(chǎn)工作需要，分布在比較偏遠的區(qū)域，隨著建設(shè)生產(chǎn)模式的變化，部分偏遠小區(qū)空置率高，上學(xué)、就醫(yī)、購物都不方便，但維護小區(qū)正常運轉(zhuǎn)的費用很高。按照油田生產(chǎn)建設(shè)發(fā)展實際和礦區(qū)（社區(qū)）管理體制調(diào)整的部署要求，結(jié)合地方城市發(fā)展規(guī)劃，積極探索閑置房再利用，持續(xù)推進分散小區(qū)住戶集中居住工作，促進礦區(qū)布局優(yōu)化調(diào)整。

五、房產(chǎn)檔案為產(chǎn)權(quán)辦證工作的有力基礎(chǔ)

房屋產(chǎn)權(quán)信息是房產(chǎn)檔案信息的重要組成部分，也是房產(chǎn)依法獲得、交易或者滅失的有效法律依據(jù)和權(quán)屬登記的堅實基礎(chǔ)。產(chǎn)權(quán)辦證檔案作用，一是核實該住戶真實的婚姻、人員現(xiàn)狀。 二是完整保存購買住房情況，及住房類型。房產(chǎn)檔案以兩種形態(tài)進行雙重存檔，一是實物檔案的管理模式存放，二是以拍照形成數(shù)字化管理模式保存，實現(xiàn)了檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性和科學(xué)性。當(dāng)前，隨著勝利油田4萬限價商品房的陸續(xù)投產(chǎn)入住，為依法維護購房職工的合法權(quán)益，更為順應(yīng)購房職工辦理產(chǎn)權(quán)證的愿望，2012年已經(jīng)開始錦苑一區(qū)、二區(qū)、三區(qū)等其他區(qū)域的限價商品房產(chǎn)權(quán)辦證工作已展開。從房屋的“初始登記”檔案的收集、整理、歸檔開始，辦理了每棟住宅樓的公房產(chǎn)權(quán)證，再根據(jù)職工住房的銷售情況辦理“轉(zhuǎn)移登記”即職工個人的住房產(chǎn)權(quán)證。目前，由辦理產(chǎn)權(quán)證后衍生出抵押貸款、住房繼承、合戶分戶等相關(guān)業(yè)務(wù)辦理，更需要辦證檔案的核實才能夠操作辦理完成，與此同時產(chǎn)權(quán)證的變更情況也及時的補充到辦證檔案中。

六、房產(chǎn)檔案發(fā)展趨勢

以計算機技術(shù)為核心的現(xiàn)在信息處理技術(shù)正在深入到房產(chǎn)檔案管理中，極大地促進了檔案模式重大變革。房產(chǎn)檔案數(shù)字化是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為儲存介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描（數(shù)碼攝像）、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段，轉(zhuǎn)化成圖片、聲音、錄像文件，并通過各種方便的查詢手段，迅速的檢索出需要檔案資料，并可以在局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布，最終實現(xiàn)數(shù)字化“檔案館”。

勝利油田住房特點是點多面廣，比較分散，分布在山東省8個地市28個區(qū)縣，成立了十個社區(qū)及龍口基地管理中心，在檔案管理上呈現(xiàn)分散的區(qū)域管理的狀態(tài)。實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化后解決了利用檔案受時間和空間的限制，既能實現(xiàn)住房管理、交易的時時監(jiān)管，檔案利用的多人查詢，不發(fā)生沖突。這些功能的實現(xiàn)讓使用單位和住戶提高了工作效率和信息共享程度，優(yōu)化了社會資源的配置。