圖書(shū)檔案信息化管理及文獻(xiàn)信息資源機(jī)制分析

西安體育學(xué)院 劉冀

圖書(shū)檔案信息化管理及文獻(xiàn)信息資源機(jī)制分析

西安體育學(xué)院 劉冀

隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，人們的生活和工作都發(fā)生了巨大的變化，最顯著的特點(diǎn)就是電子數(shù)據(jù)的增多，不管是工作領(lǐng)域還是生活環(huán)境，都能找到電子產(chǎn)品的身影?？偟膩?lái)說(shuō)，社會(huì)信息化給人們帶來(lái)了更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。圖書(shū)館隨著時(shí)代的變革，在社會(huì)上的地位正在逐年提高。為了使圖書(shū)館發(fā)揮出最大的功能，需要對(duì)圖書(shū)館內(nèi)部資源進(jìn)行信息化管理，并建立一個(gè)可以共享的信息機(jī)制。本文介紹了圖書(shū)、情報(bào)與檔案之間的關(guān)系，以及信息資源共享的研究狀況；并對(duì)圖書(shū)情報(bào)檔案進(jìn)行信息化管理的必然性和文獻(xiàn)信息資源建設(shè)共享機(jī)制的必然趨勢(shì)進(jìn)行分析；最后，提出相應(yīng)的管理和建設(shè)建議。

圖書(shū)情報(bào) 檔案 信息化管理 共享機(jī)制 建議

以前的圖書(shū)檔案和情報(bào)一般都是紙質(zhì)的，即使管理的方法再合理，但是隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)品的弱點(diǎn)就會(huì)顯現(xiàn)出來(lái)，溫度、濕度、固體、液體等很多因素都會(huì)造成圖書(shū)檔案情報(bào)的損壞，有些很重要的檔案和情報(bào)是不能缺少的，所以這一直都是一個(gè)管理的難題。同時(shí)，時(shí)間的推移也帶來(lái)了信息資源的增多，但是，由于時(shí)間和地域等原因，不能使這些文獻(xiàn)信息資源得到有效地應(yīng)用。在社會(huì)信息化的大趨勢(shì)下，可以利用科技帶來(lái)的便利解決這些問(wèn)題。對(duì)圖書(shū)情報(bào)和檔案進(jìn)行信息化的管理，同時(shí)還可以利用互聯(lián)網(wǎng)和電子設(shè)備來(lái)對(duì)文獻(xiàn)信息資料建設(shè)一個(gè)共享的機(jī)制，使所有的信息和資源都能夠得到最大程度地應(yīng)用［1］。

1　圖書(shū)、檔案、情報(bào)的關(guān)系和文獻(xiàn)信息資源的共享現(xiàn)狀

以前，圖書(shū)、檔案和情報(bào)屬于三門(mén)獨(dú)立的部分，彼此之間并沒(méi)有多少聯(lián)系，但是現(xiàn)在不管是國(guó)際形勢(shì)還是工作領(lǐng)域，彼此之間的聯(lián)系都在不斷加深，一方的發(fā)展變化總會(huì)影響其他方面的存在狀態(tài)和發(fā)展方向，這也就是我們經(jīng)常聽(tīng)到的一體化，所謂一體化指的是有聯(lián)系的事物相互促進(jìn)、相互制約的關(guān)系。圖書(shū)檔案和情報(bào)都是記錄信息的載體，在這一點(diǎn)上有相通的性質(zhì)，所以彼此之間存在著一定的聯(lián)系，在管理上可以朝著信息化和一體化方向研究。

文獻(xiàn)資源信息的共享在很早的時(shí)候人們已經(jīng)意識(shí)到了，雖然也思考出了很多解決的措施，比如圖書(shū)館之間可以辦通過(guò)的借閱卡，雖然在一定程度上解決了文獻(xiàn)資源難交流的困境，但是并沒(méi)有收到理想的效果，比如有的圖書(shū)館距離太遠(yuǎn)，或者有的單位不對(duì)外開(kāi)放圖書(shū)館，這些都是實(shí)際存在的問(wèn)題。現(xiàn)如今，科技已經(jīng)得到了飛速的發(fā)展，尤其是互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，在解決文獻(xiàn)資源交流的問(wèn)題上有很好的應(yīng)用。

2　圖書(shū)檔案情報(bào)信息化管理的必然性

2.1社會(huì)信息化和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的要求

科技的發(fā)展已經(jīng)使社會(huì)進(jìn)入了信息化和一體化的狀態(tài)，每個(gè)領(lǐng)域每個(gè)人之間的聯(lián)系都變得更加緊密，科技的研究、學(xué)校的教學(xué)、工作的發(fā)展以及人們的研究都朝著信息化的方向發(fā)展，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的使用和依賴(lài)，以及國(guó)家對(duì)信息研究投入的力度，都是人們重視信息化的表現(xiàn)，這種信息一體化的大環(huán)境對(duì)圖書(shū)檔案和情報(bào)的管理也發(fā)出了信息一體化的要求。社會(huì)始終都是由低級(jí)向高級(jí)進(jìn)化的，其中知識(shí)所起的作用不容忽視，人們已經(jīng)越來(lái)越意識(shí)到知識(shí)的重要性，并且隨著經(jīng)濟(jì)體制的調(diào)整，知識(shí)在經(jīng)濟(jì)模式中占據(jù)著重要的地位，一個(gè)企業(yè)或者一個(gè)單位要想使經(jīng)濟(jì)長(zhǎng)遠(yuǎn)地發(fā)展，就必須借助新興的技術(shù)對(duì)圖書(shū)、檔案、情報(bào)這些知識(shí)信息集合進(jìn)行信息化的管理。

2.2人們對(duì)信息的需要

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，人們對(duì)信息的需求不僅在數(shù)量上越來(lái)越多，形式上也呈遞增的趨勢(shì)。圖書(shū)檔案不僅僅是教學(xué)行業(yè)的專(zhuān)屬，隨著社會(huì)的發(fā)展已經(jīng)滲入到了科技領(lǐng)域和經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域，同時(shí)，行業(yè)和個(gè)人為了更好地發(fā)展，也需要全方位各種不同的信息資源，比如科技要想取得進(jìn)步，除了掌握豐富的科技信息之外，還需要了解一定的政治信息和歷史信息，更要知道人類(lèi)發(fā)展的需要。對(duì)信息的需求增大要求對(duì)圖書(shū)檔案情報(bào)進(jìn)行信息化的添加和管理。同時(shí)在組織單位中還存在著一些比較重要的或者相對(duì)比較難懂的檔案文件，這些信息人們要想更好地理解或者保存，就要求有不同的存在形式，比如視頻或者圖片等，這種對(duì)信息形式的需求，也要求人們對(duì)圖片檔案等的信息化管理。

3　文獻(xiàn)資源信息的共享機(jī)制現(xiàn)狀

雖然人們很早已經(jīng)就意識(shí)到了文獻(xiàn)資源等信息需要共享的問(wèn)題，但是我國(guó)在此方面的共享機(jī)制還是存在著諸多的問(wèn)題。首先是政策法規(guī)的不全面，我國(guó)關(guān)于信息共享的法律法規(guī)剛剛起步，有著很多不全面的地方，再加上互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的發(fā)展比較迅速，信息的出現(xiàn)不管是數(shù)量上、質(zhì)量上還是形式上所存在的不穩(wěn)定因素比較多，政策法規(guī)的制定還不能完全適應(yīng)這種情況。其次是管理的體制還存在著一定的問(wèn)題，目前文獻(xiàn)資源的管理體制是分割式的管理，不注重彼此之間的聯(lián)系，依照的原則是追求全面和繁多的封閉式管理。除此之外，還存在著管理人員的素質(zhì)和能力都不夠的問(wèn)題，文獻(xiàn)資源信息的共享機(jī)制是一個(gè)龐大復(fù)雜的系統(tǒng)，需要有專(zhuān)業(yè)的人員來(lái)進(jìn)行管理，但是現(xiàn)在管理人員的知識(shí)信息水平還達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，給管理工作造成一定的影響。

4　信息化管理圖書(shū)檔案情報(bào)和建設(shè)文獻(xiàn)信息資源共享機(jī)制的建議

4.1增加信息化管理的意識(shí)

要想對(duì)圖書(shū)、檔案、情報(bào)進(jìn)行信息化的管理，首先要加強(qiáng)的是信息化管理的意識(shí)，信息化的管理需要社會(huì)各界的共同努力，首先是政府部門(mén)要意識(shí)到信息化的重要性，及時(shí)出臺(tái)各種關(guān)于信息化的政策，加大宏觀調(diào)控，起到一個(gè)帶頭的作用。其次是各部門(mén)也要意識(shí)到信息化管理的益處，這樣不僅可以提高企業(yè)單位的工作效率，還可以帶來(lái)更大的經(jīng)濟(jì)效益。最后是人們對(duì)于各種圖書(shū)的信息化要求，有需要才有發(fā)展，對(duì)圖書(shū)信息化的要求是信息化管理的最大動(dòng)力。

4.2區(qū)域互聯(lián)網(wǎng)的建設(shè)

不管是圖書(shū)檔案情報(bào)的信息化管理還是文獻(xiàn)信息資源共享機(jī)制的建設(shè)，都需要進(jìn)行區(qū)域互聯(lián)網(wǎng)的建設(shè)。要想實(shí)現(xiàn)信息的管理和共享，就要打破地域之間的障礙，實(shí)現(xiàn)信息的互相交流?，F(xiàn)在的圖書(shū)資料管理模式都是條狀分割、相互為政的局面，所以，首先需要做的就是政治管理上的統(tǒng)一，政府需要下達(dá)資源統(tǒng)一管理的政策，打破地域之間各自為政的局面。其次，根據(jù)實(shí)際的情況結(jié)合網(wǎng)通公司進(jìn)行區(qū)域互聯(lián)網(wǎng)的建設(shè)，為資源信息一體化的管理和互享提供實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。最后，在區(qū)域互聯(lián)網(wǎng)建成之后，還需要制定出統(tǒng)一的信息規(guī)劃和共享的方案［2］。

4.3規(guī)范完善數(shù)據(jù)庫(kù)

圖書(shū)檔案情報(bào)的信息化管理，會(huì)產(chǎn)生很多的電子數(shù)據(jù)，實(shí)際來(lái)說(shuō)，是對(duì)這些電子數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，一般情況下，數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存場(chǎng)所是數(shù)據(jù)庫(kù)，如果數(shù)據(jù)庫(kù)沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)造成信息的紊亂，這樣不僅沒(méi)有對(duì)圖書(shū)檔案情報(bào)進(jìn)行更好的管理，相反還會(huì)打破原來(lái)相對(duì)安定的管理狀態(tài)。其次，數(shù)據(jù)庫(kù)是進(jìn)行信息共享的先行條件，要想建設(shè)信息資源的共享機(jī)制，首先要做的就是將信息統(tǒng)一起來(lái)，集中在數(shù)據(jù)庫(kù)之中，但是集中并不僅僅是簡(jiǎn)單地堆積在一起，而是需要合理地分類(lèi)和管理，按照不同的規(guī)則將信息進(jìn)行分類(lèi)儲(chǔ)存，之后才能根據(jù)不同的規(guī)則和要求進(jìn)行信息的共享，數(shù)據(jù)庫(kù)的完善和規(guī)范是建設(shè)信息共享機(jī)制的重要環(huán)節(jié)。

4.4提高管理人員的工作能力

不管是資源的信息化管理還是資源的共享機(jī)制建設(shè)，這不僅能夠?yàn)槿藗兲峁┓?wù)，它們的實(shí)現(xiàn)還要借助人們的力量，建成之后的穩(wěn)定運(yùn)行還需要借助人們的管理才能實(shí)現(xiàn)，所以需要培養(yǎng)工作人員的管理能力。因?yàn)橘Y源的信息化管理和共享借助的都是互聯(lián)網(wǎng)的力量，幾乎都是搭載終端的使用。所以，在選擇管理人員的時(shí)候就需要有熟悉互聯(lián)網(wǎng)這一要求，首先對(duì)互聯(lián)網(wǎng)不能陌生，還要有一定程度的運(yùn)用能力。其次，在進(jìn)行工作之前還需要對(duì)他們進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)，具有專(zhuān)業(yè)的管理能力之后才能上崗工作。同時(shí)，在工作之后還要進(jìn)行定時(shí)或不定時(shí)的技能檢驗(yàn)，來(lái)保證管理工作的正常開(kāi)展以及共享機(jī)制的穩(wěn)定運(yùn)行。

5　結(jié)語(yǔ)

圖書(shū)檔案情報(bào)的信息化管理和文獻(xiàn)資料的共享機(jī)制建設(shè)，是社會(huì)信息化和知識(shí)經(jīng)濟(jì)體制以及人們對(duì)信息的多方面需要帶來(lái)的要求，目前，我國(guó)的信息化管理工作和共享工作都存在著諸多問(wèn)題，但是根據(jù)實(shí)際情況，多方面積極地進(jìn)行配合，定會(huì)得到完美的解決方案。

［1］陳蘭杰，趙江燕，張薇.圖書(shū)情報(bào)檔案信息一體化管理與文獻(xiàn)信息資源共建共享［J］.現(xiàn)代情報(bào)，2007（1）.

［2］馮惠玲.從文獻(xiàn)管理到基于信息資源的管理——圖書(shū)情報(bào)與檔案管理學(xué)科的創(chuàng)新發(fā)展之路［J］.情報(bào)資料工作，2013（5）.

F062.5

A

2096-0298（2016）10（a）-161-02

劉冀（1982-），女，河北省束鹿縣人，初級(jí)，主要從事圖書(shū)資料管理方面的研究。