當(dāng)代人事代理制度的人事檔案管理

李麗

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展和資源結(jié)構(gòu)的優(yōu)化轉(zhuǎn)型，國家對于教育資源的投入也在不斷增加，各高校、技校以及社會領(lǐng)域的人才資源得到了充足的儲備，為了更充分地利用好人才資源，相應(yīng)的人事管理制度也要進行改革創(chuàng)新。人事代理制度是當(dāng)前人事制度改革新形勢下的產(chǎn)物，適應(yīng)了人才流動和認(rèn)識管理制度的發(fā)展。本文將通過分析人事代理制度下人事檔案管理存在的問題，探討如何促進人事檔案的管理的進一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事代理；人事檔案；制度管理

一種新的制度從確立到實施產(chǎn)生效果需要經(jīng)過很長時間的實踐摸索以及完善，我國從上世紀(jì)末開始逐步確立和實施人事代理制度，人事代理制度對用人企業(yè)來說能夠免去大量的人事管理業(yè)務(wù)，節(jié)省人力資源和經(jīng)費開支，對于人才的管理和流動發(fā)揮著重要的作用。同時，在人事代理制度下，人員的人事檔案能夠改變過去傳統(tǒng)的依附于用人單位的關(guān)系，解決人事檔案所對應(yīng)人的“后顧之憂”。

一、實施人事代理制度的人事檔案管理的優(yōu)勢

（一）適應(yīng)社會人才資源管理的需求

由于我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，舊時期的傳統(tǒng)經(jīng)濟發(fā)展模式逐步被淘汰，而經(jīng)濟的發(fā)展帶動了社會各領(lǐng)域的進步，對于人才的流通需求不斷加大。過去傳統(tǒng)的由企業(yè)或者單位的檔案管理部門進行人事檔案保管和管理的方式已經(jīng)不適用，而且，由于管理的人事檔案多，且管理水平不高，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案錯亂、檔案丟失的現(xiàn)象時有發(fā)生，不適應(yīng)當(dāng)前人事檔案管理的新形勢。

（二）有利人事檔案管理的社會化

人才的流通管理頻繁使得人事檔案管理更加社會化，國家以及相關(guān)的人事管理機構(gòu)需要對社會人員信息進行查詢了解當(dāng)前人才資源利用形勢和就業(yè)狀況，而在實施人事代理制度的人事檔案管理，能夠有效滿足人員管理的社會化需求，具有更強的實用性。

二、當(dāng)代人事代理制度下人事檔案管理存在的問題

在當(dāng)前的經(jīng)濟條件下，由于人才的流動頻繁等原因，人事檔案管理往往會對人員的某一個階段出現(xiàn)“空白”。具體來講，人事檔案管理主要表現(xiàn)在以下方面：

（一）人事檔案管理制度不夠合理

盡管人事檔案管理主要是由檔案部門進行管理，但是無法有效實現(xiàn)人事管理檔案的實體管理。很多人事檔案管理部門由于業(yè)務(wù)或者管理區(qū)域的條塊分割造成了人事檔案存在著被丟棄、偽造等情況。

（二）人事檔案管理權(quán)屬意識模糊

無論是在社會人員還是在用人單位中，潛意識地都會認(rèn)為人事檔案是屬于用人單位或者個人所有的。因而在很多用人單位中對于下屬員工的人事檔案都將其作為本單位所有，而且存在著對于所管理的人事檔案進行隨意扣押或者收取管理費用的費用，甚至于很多檔案管理人員對保管的人事檔案進行非法交易，泄漏員工信息。

（三）人事檔案管理的現(xiàn)代化管理水平不高

雖然當(dāng)前，我國推行人事代理制度，并取得了一定的成功，但是由于用人單位和相關(guān)檔案管理部門的不夠重視，投入的管理人員、資金不足，使得當(dāng)前我國人事檔案管理現(xiàn)代化水平依然不高，人事檔案的信息和利用力度不夠，無法適應(yīng)快速的社會經(jīng)濟發(fā)展需求。

三、如何提高當(dāng)代人事代理制度的人事檔案管理水平的具體建議

（一）轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理的傳統(tǒng)理念，避免“重藏輕用”的做法

在人們固有的傳統(tǒng)觀念中，人事檔案就是一份文件袋裝的紙質(zhì)的材料，人事管理部門建立柜臺進行儲藏。這種人事檔案管理做法十分陳舊，浪費大量的人力物力。因此，必須要轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理的傳統(tǒng)理念，建立電子檔案，對過去存在的紙質(zhì)人事檔案逐步進行電子信息錄入。我國政府人事主管部門以及相關(guān)的人才交流和人事代理等機構(gòu)保管了大量的人事檔案，要建立相關(guān)的人才信息查詢平臺，擴大人事檔案管理的作用范圍，改變過去只重視人事檔案收藏保管的功能，重視人事檔案的使用。比如說，在某人才市場網(wǎng)站上可以推出人才信息的查詢，廣大的全國高校畢業(yè)學(xué)生、軍轉(zhuǎn)干人員、社會閑置待業(yè)人員可以登記注冊，開發(fā)相應(yīng)的人才素質(zhì)能力測評軟件，發(fā)布人才信息統(tǒng)計，可以被其他用人單位進行公開查詢。

（二）促進人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

相關(guān)的人事代理機構(gòu)保管的人事檔案可以進行信息的抽取，在專門的人事信息網(wǎng)站上進行上傳、交流，便于人事檔案保管機構(gòu)在信息網(wǎng)站上進行查詢和利用。人事檔案的相關(guān)信息就可以在專業(yè)的人才網(wǎng)絡(luò)平臺上進行公開，改變過去傳統(tǒng)的人事檔案“檔隨人走”的缺點，而且對于人員流動信息、人員培訓(xùn)信息、人員學(xué)歷提升等相關(guān)信息及時更新。

（三）解決人事檔案管理的“人檔分離”的矛盾

由于當(dāng)前很多人事檔案保存在人事部門當(dāng)中，舊有的人事紙質(zhì)檔案還是大量存在。人員在流動的時候由于個人原因或者用人單位的原因沒能及時將紙質(zhì)的人事檔案帶走，導(dǎo)致了“人檔分離”的現(xiàn)象產(chǎn)生。因此，必須要解決人事檔案管理的“人檔分離”的矛盾，完善人事檔案的流動便利性，人員的正常流動時，用人單位不得以不正當(dāng)?shù)睦碛蓪θ耸聶n案進行扣押。同時，用人單位可以通過利用人事代理制度或者人事檔案信息查詢等便利條件節(jié)約人事檔案管理資源，提升人事檔案管理效率。

（四）完善人事檔案管理制度和規(guī)范

政府和相關(guān)人事管理部門要加強對人事檔案管理的立法工作，規(guī)范人事檔案管理制度。用人單位要建立專門的人事檔案保管部門進行專門負(fù)責(zé)，明確人事檔案管理人員對人事代理機構(gòu)和用人單位的人事管理職責(zé)權(quán)限，提升對人事檔案管理人員的能力和素質(zhì)水平。同時，政府人事管理部門、人事代理機構(gòu)、相關(guān)人事檔案被管理人員要加強對人事檔案管理的監(jiān)督，保證人事檔案管理的公開性和透明性。

四、結(jié)語

綜上所述，人事代理機制中人事檔案的管理對于中國市場經(jīng)濟的穩(wěn)定發(fā)展和人才資源市場的健康有序具有不可替代的作用。二十一世紀(jì)的今天，綜合國力的較量更是對科技水平、對人才資源的較量，在我國當(dāng)前經(jīng)濟轉(zhuǎn)型的大背景下，對就業(yè)服務(wù)有更高的要求。因此，必須要充分體現(xiàn)人事代理制度的人事檔案管理職能，保障我國社會人才和企業(yè)的發(fā)展和權(quán)益。

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