淺談數(shù)字化時代檔案信息資源的開發(fā)與利用

趙爽

摘 要：在高科技迅速發(fā)展的今天，社會大眾已經(jīng)被強(qiáng)大的信息浪潮席卷，知識也已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的主要力量。隨著知識信息量的飛速增長，其綜合使用程度也成為了國家實力的衡量指標(biāo)。檔案作為歷史記錄形式的一種，在今后的發(fā)展中有著不可估量的價值。因此，要想提高數(shù)字化時代檔案信息資源的開發(fā)利用，就要完善檔案信息的管理體系，實現(xiàn)檔案信息資源的合理開發(fā)與利用

關(guān)鍵詞：檔案工作；館藏；數(shù)字化；網(wǎng)絡(luò)化

檔案信息資源的開發(fā)、利用對發(fā)展、建設(shè)經(jīng)濟(jì)社會有著顯著地推動作用。我國的檔案管理工作正在朝著信息化管理的方向邁進(jìn)，檔案服務(wù)職能也已經(jīng)從行政服務(wù)向社會化服務(wù)發(fā)展，未來信息資源的發(fā)展道路上，社會共享資源的信息資源中必然要有檔案信息資源的位置。文章以當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景，對充分開發(fā)利用檔案信息資源進(jìn)行深刻分析。

一、檔案信息管理的意義

（一）檔案信息管理背景

要想實現(xiàn)對檔案信息的合理妥善管理，就要明確其位置，這不僅是開展工作的第一步，也是合理開發(fā)和利用檔案信息資源工作的基礎(chǔ)。簡單的理解檔案工作，它主要有大量的數(shù)據(jù)、資料、圖表、文本等憑證，是作為傳統(tǒng)也是最真實的記錄資料。檔案數(shù)量巨大，所涉及的方面也很多，上至國家、政府，下至企業(yè)、社區(qū)，小到家庭、個人，它是國家的基礎(chǔ)資源，也是信息資源的重要組成部分，社會價值是巨大的。合理利用檔案資源，使其的價值發(fā)揮應(yīng)有的價值；不然，再細(xì)致的管理也無濟(jì)于事，對經(jīng)濟(jì)和國家都沒有任何幫助。

（二）檔案信息管理現(xiàn)狀

將檔案資源合理開發(fā)利用，進(jìn)行正確妥善的管理，不僅可以促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的增長還能夠?qū)崿F(xiàn)對國家職能的轉(zhuǎn)變，以此滿足人民的物質(zhì)文化需求。但是當(dāng)前很多地區(qū)并沒有意識到檔案資源的重要性，很多相關(guān)部門和機(jī)構(gòu)，對檔案的處理依然的是一頭霧水；致使各部門地方檔案部門雖然收藏了大量的歷史文化信息檔案，但是，但卻處于“只緣身在此山中”的狀態(tài)。

1.主、客觀因素制約

隨著社會的不斷進(jìn)步發(fā)展，使大部分地區(qū)都在重視對文化建設(shè)，而我國檔案信息資源雖然豐富多樣，但是能夠認(rèn)識到它價值的人卻很，這些主、客觀因素的限制使得檔案的利用率普遍很低。而最主要問題就是現(xiàn)代化管理的欠缺，表現(xiàn)形式就是自身的宣傳力度不夠。與檔案管理人員的基礎(chǔ)管理工作有很大關(guān)系，檔案人員在進(jìn)行檔案整理時雖然都做到了相應(yīng)的工作，但是在利用這一問題上卻缺少重視，大部分的檔案高高掛起，而隨著漸行漸遠(yuǎn)的也就是它們應(yīng)有的社會經(jīng)濟(jì)價值。傳統(tǒng)的檔案管理工作缺乏管理途徑，如今的管理工作是沒有充分利用網(wǎng)絡(luò)這一載體，因而不能方便、快捷地利用檔案信息。

二、檔案信息資源開發(fā)利用的途徑和措施

對于目前檔案信息資源豐富，但檔案管理方式落后、使用程度低的想象，要從提高檔案工作者的素質(zhì)和優(yōu)化檔案管理機(jī)構(gòu)途徑上進(jìn)行合理改善，以此扭轉(zhuǎn)檔案信息資源的老舊局面。

（一）提高檔案管理者的素質(zhì)

為適應(yīng)現(xiàn)階段檔案信息數(shù)字化的發(fā)展過程，就要致力培養(yǎng)與現(xiàn)代化發(fā)展一致的綜合人才，不僅要具備專業(yè)水平技術(shù)，還要對現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)爛熟于心?？v觀目前的檔案管理單位，這樣的人才寥寥無幾，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，有的還存在低級文化現(xiàn)象。很多長期從事在紙質(zhì)檔案管理工作的人員雖然專業(yè)水平極高，但是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上卻缺少經(jīng)驗和理論知識。因此，要加大力度提高檔案管理者的管理理念，并選擇合適的培訓(xùn)方式，對他們進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)。要求從事檔案信息管理的人員具備屬于自己的知識結(jié)構(gòu)，創(chuàng)建新型管理理念，以此來更好地適應(yīng)時代發(fā)展要求。

（二）更新檔案管理者的理念

隨著對信息化的時代要求，檔案管理者要滿足時代要求的同時，轉(zhuǎn)變原有的管理思維。檔案管理者要要在以往實質(zhì)性檔案管理的服務(wù)上做到保護(hù)檔案物質(zhì)安全，提高安全責(zé)任意識，以極高的工作效率為檔案管理者提供信息服務(wù)，將實現(xiàn)和滿足檔案需要者作為工作的動力，并且時刻為自己注入新鮮思維和不竭動力。將檔案利用率作為衡量自身成績的標(biāo)準(zhǔn)。對檔案管理者的管理理念加以深化就是使其能夠理解工作的多種方式，通過與其他相關(guān)部門的合作來推動檔案信息化的開發(fā)利用，實現(xiàn)深入結(jié)合。

（三）優(yōu)化檔案工作者的結(jié)構(gòu)

針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作者對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的陌生，檔案部門應(yīng)引進(jìn)部分高科技人員，通過他們所帶來的計算機(jī)前沿知識和檔案后臺管理技能可以實現(xiàn)對檔案的初步數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化過程。此外，新引進(jìn)的人員在管理檔案的開放性思想和管理高效性思想可以逐步地同化檔案管理的落后思想。其次，必須加強(qiáng)對在職檔案工作人員的觀念和技能培訓(xùn)，使他們盡快熟悉現(xiàn)代化技術(shù)、技能的運(yùn)用，壯大適應(yīng)信息時代要求的檔案管理隊伍。

三、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，提高館藏利用效率

（一）豐富和充實館藏內(nèi)容

豐富和充實館藏檔案是開發(fā)利用檔案信息資源的物質(zhì)基礎(chǔ)。長期來，檔案工作者所做的努力，無論是檔案的收集、整理、鑒定，還是保管、統(tǒng)計、檢索等環(huán)節(jié)，都為檔案信息開發(fā)利用打下了堅實基礎(chǔ)。豐富的館藏是開發(fā)利用檔案信息資源的前提，也是優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)的前提。在充實館藏工作中，檔案工作者要注意檔案信息資源的系統(tǒng)性，連貫性。在征集范圍上應(yīng)改變以往注重黨政機(jī)關(guān)文書檔案的單一性，應(yīng)擴(kuò)大到社會各個方面，注意征集反映當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究等方面的檔案以及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理方面的檔案，包括具有地方特色的歷史文化檔案。

（二）穩(wěn)步推進(jìn)館藏檔案信息資源的數(shù)字化

傳統(tǒng)的館藏檔案主要以紙張、照片、錄像和錄音等形態(tài)為主，利用方式也主要是借閱、咨詢和編輯出版檔案史料等，這些紙質(zhì)的檔案信息資源即使再充實，但未實現(xiàn)數(shù)字化之前，它們還將淹沒在歷史的灰塵之下，無法實現(xiàn)檔案信息資源的共享。實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)，就可突破傳統(tǒng)檔案利用的種種局限，最大限度實現(xiàn)檔案信息資源的共享。檔案信息資源的數(shù)字化分為兩個方面進(jìn)行：

1.對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化

對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化是指運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)把文字圖像轉(zhuǎn)化成數(shù)字化形式，主要有兩種方式，一為文本錄入，一為圖像錄入。這兩項工程都需耗費大量的精力，由于人力、物力、財力的限制，一般情況下應(yīng)優(yōu)先考慮具有較高價值的館藏檔案、特色館藏檔案以及利用率高、需求大的館藏檔案，同時兼顧檔案原件的字跡質(zhì)量，盡量選擇字跡比較清晰的檔案文件。“在具體實施數(shù)字化時，要制定電子文件標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范電子文件格式，充分考慮與現(xiàn)行電子文件的統(tǒng)一，及數(shù)據(jù)的共享，避免因重復(fù)建設(shè)而造成的資源浪費”。

2.加強(qiáng)現(xiàn)行電子文件的收集歸檔管理

“電子文件只在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。在辦公自動化系統(tǒng)逐步成為機(jī)關(guān)公文處理的平臺時，電子文件是各級機(jī)關(guān)和單位職能活動的歷史記錄?，F(xiàn)行電子文件的收集歸檔是檔案信息數(shù)字化的主要內(nèi)容。針對當(dāng)前各檔案部門所使用的硬、軟件系統(tǒng)不同及檔案所建的數(shù)據(jù)庫種類繁多而造成的電子文件格式不一，相互間不兼容的現(xiàn)象，檔案管理部門應(yīng)建立嚴(yán)格的電子文件歸檔制度。“明確電子文件的歸檔范圍、歸檔要求、歸檔方法，確保電子文件的歸檔率，并將電子文件歸檔工作與歸檔人的考核掛鉤?！?/p>

（三）推進(jìn)館藏檔案的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展

1.升級檔案優(yōu)化配置

“館藏檔案的網(wǎng)絡(luò)化就是將已經(jīng)完成的數(shù)字化檔案資源通過某種方式放在網(wǎng)絡(luò)上，使得利用者可以通過網(wǎng)絡(luò)，利用這些檔案信息資源。”檔案的網(wǎng)絡(luò)化借助網(wǎng)絡(luò)的方便性、快捷性和連續(xù)性，突破了傳統(tǒng)檔案管理的限制。但檔案網(wǎng)絡(luò)化是一個復(fù)雜的過程。首先要對檔案信息進(jìn)行簡單的檢索編輯，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，體現(xiàn)檔案目錄系統(tǒng)的完整性。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，應(yīng)考慮到用戶需求、開發(fā)數(shù)據(jù)庫的經(jīng)濟(jì)效益及技術(shù)問題，功能齊全的檔案信息數(shù)據(jù)庫。

2.發(fā)揮部門優(yōu)勢

建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，其次，對檔案進(jìn)行分化與有序化，即開展編研工作?！皺n案編研工作是指以庫藏檔案為主要研究對象，以社會需求為目的，通過對檔案內(nèi)容的編輯、歸檔，形成系統(tǒng)的檔案信息加工品，主動、直接為社會各方面工作服務(wù)的一項工作”。這方面上海檔案館走在全國前列，該館不僅連續(xù)多年出版發(fā)行《檔案春秋》、《上海檔案》雜志，還利用豐富的館藏檔案召開有關(guān)學(xué)術(shù)研討會，近年還組織成立檔案史料研究中心，出版檔案史料叢書。

3.擴(kuò)大社會效益

這種方式不僅有效擴(kuò)大了社會影響，而且為社會各界提供服務(wù)，特別是推進(jìn)國內(nèi)外學(xué)者對“上海學(xué)”的研究做出了很大貢獻(xiàn)，受到有關(guān)部門和社會各界的好評。編研工作中應(yīng)突出“館藏特色”、“館藏珍品”、“文化功能”和“教育功能”。同時將采用多媒體技術(shù)對文字型、圖形型、聲音型等進(jìn)行綜合處理，形成圖文并茂的電子版書籍。電子版書籍融入信息市場進(jìn)行交流，形成信息市場模式；或利用網(wǎng)絡(luò)向人們提供各種檔案信息，形成網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)模式。

四、結(jié)語

總而言之，在數(shù)字化時代檔案信息資源的開發(fā)和利用上，需要注意的問題很多，隨著大量新技術(shù)和新應(yīng)用的發(fā)展，也會相應(yīng)的出現(xiàn)很多問題。只要我們能夠增強(qiáng)對檔案管理的關(guān)注和及時更新調(diào)整，并綜合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，為檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，在館藏檔案進(jìn)行全新數(shù)字化處理，相信檔案信息化水平一定可以有所提高。

參考文獻(xiàn)：

[1]王庚年.關(guān)于全媒體的認(rèn)識與探索[J].中國廣播電視學(xué)刊，2012（11）.