強化醫(yī)院電子檔案規(guī)范化管理的幾點認(rèn)識

遲寧

摘 要：近些年來，醫(yī)療技術(shù)和醫(yī)療信息技術(shù)日新月異，醫(yī)院檔案的管理范圍也有傳統(tǒng)的文本檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。電子檔案一方面提高了醫(yī)院檔案管理的整體效率，同時也帶來了一些新的問題。如何更好地實現(xiàn)手工檔案向電子檔案過渡，怎樣加強醫(yī)院電子檔案的規(guī)范化管理具有十分重要的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；電子檔案；規(guī)范化管理

醫(yī)院檔案作為醫(yī)院制定計劃的主要依據(jù)，對醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展有著非常重要的作用。電子文檔管理是醫(yī)院檔案管理中的新內(nèi)容及新要求，加強檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，是醫(yī)院檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。

一、醫(yī)院電子檔案管理存在的問題

（一）對電子檔案的重視程度不夠

在醫(yī)院的運行過程中，有些單位對檔案管理的重視程度不夠，認(rèn)為檔案管理不能夠給醫(yī)院帶來經(jīng)濟(jì)效益，把檔案工作簡單的看成是各種數(shù)據(jù)的簡單搜集和保存，沒有把檔案工作和醫(yī)療工作同步起來。另一方面，檔案管理人員還沒有真正轉(zhuǎn)變管理思路，管理方法還停留在傳統(tǒng)的文檔管理層面，忽視了對各種電子視頻文件、學(xué)術(shù)資料、典型醫(yī)療視頻資料的整理和歸檔，不利于醫(yī)院檔案的豐富，影響了醫(yī)院檔案管理工作的順利推進(jìn)。

（二）電子檔案容易缺失破壞

源于電子檔案的數(shù)字化特征，如果管理不善，很容易出現(xiàn)缺失或者破壞的問題。首先，檔案的多頭管理容易造成檔案的丟失。有些電子檔案材料是由多個科室進(jìn)行保管，缺乏規(guī)范和統(tǒng)一的管理，很容易出現(xiàn)電子檔案損壞和丟失現(xiàn)象，影響了檔案管理工作的順利推進(jìn)；其次，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全、病毒防范等問題凸顯，如果不能夠有效保障計算機的安全，電子文檔就會面臨被病毒和黑客攻擊的危險；再次，由于電子文檔信息修改的不可識別性和信息載體的分離性，電子檔案的原始記錄內(nèi)容和形式就不復(fù)存在，不利于對醫(yī)院檔案的追溯。

（三）電子檔案管理缺乏相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)能力

近年來，醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化發(fā)展趨勢越來越強，電子檔案變的非常普遍。對于電子檔案來說，它是計算機文字處理的最后一個文本，沒有印稿和草稿的區(qū)別，也沒有副本和正本的差異，文件和檔案之間很難有個清晰的界限。所以，在醫(yī)院電子檔案管理的過程中，一定需要管理人員具備較強的專業(yè)技術(shù)能力，能夠?qū)﹄娮游臋n進(jìn)行相應(yīng)的操作，保證醫(yī)院電子文檔的規(guī)范性和合理性。

二、強化醫(yī)院電子檔案規(guī)范化管理的對策

（一）優(yōu)化電子檔案的管理要求

根據(jù)當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的實際和信息技術(shù)發(fā)展的趨勢，醫(yī)院要進(jìn)一步明確電子檔案歸檔的范圍以及管理要求。首先，明確電子檔案的采集范圍。醫(yī)院檔案部門應(yīng)該加強對醫(yī)院電子文書、電子圖像、影像材料、視頻材料等的搜集和整理，完善電子檔案數(shù)據(jù)庫；其次，明確電子檔案的管理要求。要根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的實際需求，明確電子檔案的管理要求，在檔案管理的具體工作中，工作人員需要第一時間處理醫(yī)院相關(guān)部門的信息，通過計算機進(jìn)行數(shù)據(jù)的整理和匯總，然后通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資源共享，確保檔案信息的及時性和有效性；再次，結(jié)合醫(yī)院實際，編寫《檔案實體分類大綱》等多種規(guī)范性文件，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案工作的順利推進(jìn)。

三、優(yōu)化醫(yī)院電子檔案歸檔的具體操作

首先，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)實際情況建立一整套《電子檔案管理制度》。在制度的框架下，明確檔案管理流程和相應(yīng)人員的崗位職責(zé)，以便于能夠更好地對醫(yī)院電子文檔進(jìn)行制作和歸檔，實現(xiàn)對醫(yī)院電子檔案的全過程控制；其次，合理歸納電子文檔和紙質(zhì)媒介，實現(xiàn)兩者的相互補充、相互配合。在電子檔案的整理過程中，采用編碼的形式對其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)，方便匹配和查找；再次，對醫(yī)院陳舊檔案實行“數(shù)字化”管理。利用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備對檔案進(jìn)行技術(shù)轉(zhuǎn)換，把紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影?，進(jìn)一步豐富醫(yī)院的電子檔案數(shù)據(jù)庫。

四、積極改善電子檔案存儲條件

首先，改善醫(yī)院檔案館建設(shè)。醫(yī)院應(yīng)該加大財政投入力度，進(jìn)一步豐富檔案館建設(shè)，購置先進(jìn)的電腦設(shè)備、掃描儀、刻錄機等，引入先進(jìn)的檔案管理軟件，確保電子檔案管理工作的順利推進(jìn)；其次，優(yōu)化電子檔案保存環(huán)境。依托于載體的特征，建立合理完善的檔案控件，保持良好的濕度和溫度，防止電子檔案的自然老化現(xiàn)象，進(jìn)一步保障電子檔案；再次，對已歸檔電子檔案載體實行定期有效的檢測和維護(hù)，同時保證電子檔案所依靠的技術(shù)及相關(guān)支持軟件，定期或不定期對其進(jìn)行相應(yīng)的復(fù)制、轉(zhuǎn)儲，轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存，對于出現(xiàn)破損的電子檔案及時修復(fù)和補救，從而更好地保證電子檔案管理工作的有序開展。

信息高速發(fā)展對檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理方式必然向現(xiàn)代信息化電子檔案管理方式轉(zhuǎn)變。醫(yī)院必須從自身發(fā)展實際出發(fā)，采取積極的措施，不斷強化對電子檔案的規(guī)范化管理，進(jìn)而更好地為醫(yī)院決策層、為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展提供有價值的檔案信息服務(wù)。

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