關(guān)于信息化下的企業(yè)檔案管理

鄧小莉

摘 要：新常態(tài)下，國家的經(jīng)濟(jì)增長速度有所放緩，而開放的程度則更加深刻，這就導(dǎo)致了市場競爭前所未有的激烈。高速傳輸?shù)馁Y訊流更成為了現(xiàn)代商業(yè)的特點(diǎn)，誰能適應(yīng)信息化的發(fā)展趨勢，誰就能在經(jīng)營中處于優(yōu)勢地位。筆者結(jié)合當(dāng)前人工檔案管理方式的弊端，分析了企業(yè)應(yīng)用自動化檔案管理的必要性及信息化檔案管理的特點(diǎn)，并提出了優(yōu)化企業(yè)檔案管理的相關(guān)建議，希望能給現(xiàn)代企業(yè)的管理帶來積極的啟發(fā)。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；自動化

科學(xué)合理的檔案管理對企業(yè)的發(fā)展而言十分重要，一方面，企業(yè)營銷部門可以從收錄的人員資料中發(fā)現(xiàn)潛在的客戶；另一方面，可以對過去的案例進(jìn)行再思考，便于探索更加高效的業(yè)務(wù)開展流程。但是，在信息化已成為商業(yè)領(lǐng)域主流趨勢的背景下，當(dāng)前仍有不少企業(yè)采用舊有的人工管理方式開展檔案管理工作，這嚴(yán)重的影響了其他部門的工作進(jìn)程，制約了企業(yè)的發(fā)展。因此，以企業(yè)目前的信息管理部門硬件為基礎(chǔ)，探索出一套檔案管理自動化系統(tǒng)意義重大。

一、企業(yè)應(yīng)用自動化檔案管理的必要性

（一）傳統(tǒng)人工管理無法適應(yīng)當(dāng)前的高速的信息流

當(dāng)前信息流已成為企業(yè)的生命線，處于信息優(yōu)勢地位的公司往往可以較為容易的擴(kuò)大客戶群，開展經(jīng)營活動。在此背景下，有不少大型企業(yè)（尤其是國有企業(yè)）查看一個之前簽訂的合同往往需要多個管理人員的同意才能獲得權(quán)限，大大的阻礙了工作的開展，人工檔案管理繁瑣的流程很有可能成為企業(yè)業(yè)務(wù)拓展的制約。

（二）檔案人工管理與公司其他業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化管理不相匹配

當(dāng)前，市場上大中型企業(yè)的核心部門大多已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了辦公的自動化，而檔案管理由于難以直接帶來經(jīng)濟(jì)利益，所以往往會被企業(yè)管理者所忽視，仍采用舊有的管理方式。當(dāng)市場人員向檔案管理部門索要?dú)v史記錄時，往往要經(jīng)歷一番查找，若是查找影像資料，可能還需要觀看一段錄影帶才能確定。如此，就造成了檔案管理部門和企業(yè)其他部門之間的脫節(jié)，在一些情況下檔案管理甚至?xí)蔀樘囟I(yè)務(wù)開展的控速環(huán)節(jié)，給企業(yè)的經(jīng)營帶來了負(fù)面的影響。

二、信息化檔案管理的特點(diǎn)

（一）管理一體化

信息化檔案管理不是簡單地等于使用電腦進(jìn)行檔案管理，事實(shí)上，如果檔案管理人員僅僅是將紙質(zhì)版的文件錄入到電腦上而不做任何的歸類或比對，或需要進(jìn)行復(fù)雜的目錄輸入，那么就仍屬于傳統(tǒng)檔案管理的范疇。管理一體化是區(qū)分信息化檔案管理和傳統(tǒng)人力檔案管理的一個重要標(biāo)志，傳統(tǒng)的檔案管理方式是檔案管理部門將公文進(jìn)行整理、分類、歸檔，并由業(yè)務(wù)性部門對產(chǎn)品技術(shù)、經(jīng)營活動、合作協(xié)議等文件進(jìn)行歸納。而信息化的檔案管理系統(tǒng)下，歸檔和管理可以一個步驟完成，檔案管理部門無需進(jìn)行文件的掃描、錄入、上傳，避免了重復(fù)性工作。系統(tǒng)自動生成的表單也減輕了檔案管理工作者的目錄錄入工作量。

（二）便利的信息檢索

與傳統(tǒng)的人力檔案管理相比，信息化檔案管理在檢索的便利性上具有十分突出的優(yōu)勢。首先，檔案管理系統(tǒng)上的文檔是拿到紙質(zhì)版后立即掃描記錄的，因此不存在信息丟失的問題；其次，不同的電子版文件存放在不同的類別下，可以針對性的進(jìn)行篩選；最后，可通過關(guān)鍵詞或文件名稱模糊匹配方式查找所需資料，而不需要像紙質(zhì)版檔案管理時期那樣一個個文件拿出來對照。

（三）對操作人員有一定的技術(shù)要求

使用自動化的手段進(jìn)行檔案管理時，往往會用到access等數(shù)據(jù)庫軟件，這就需要檔案管理人員熟悉掌握基本的操作，如查找、篩選、錄入、刪除等。必要情況下，還需要掌握簡單的應(yīng)用公式或編程技能。而檔案管理工作的從業(yè)者的專業(yè)背景大多為文史類，信息技能正是其弱項(xiàng)所在。

三、在信息化的背景下優(yōu)化企業(yè)檔案管理的路徑探析

（一）構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理制度

企業(yè)要想充分發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢，就必須建立起一套符合自身特點(diǎn)的、行之有效的管理制度，并通過嘗試，探索出最佳的操作流程，以提高檔案管理的效率。這套制度應(yīng)做到除機(jī)密文件外的所有文檔可以在全公司范圍內(nèi)共享，以實(shí)現(xiàn)與信息化的開放性相適應(yīng)（已確定即將離職的職工應(yīng)取消訪問這一系統(tǒng)的權(quán)限）。另外，這一管理制度還應(yīng)具備相對寬松的檔案存儲制度和比較嚴(yán)格的刪除制度。這是因?yàn)?，寬松的存儲制度方便公司各部門的員工及時將到手文件掃描上傳，而嚴(yán)格的刪除制度則是為了避免發(fā)生信息的誤刪給后續(xù)使用帶來困擾。每位員工應(yīng)按照相應(yīng)的類別上傳掃描件，而檔案管理人員需定時對新加的文件進(jìn)行核對，及時發(fā)現(xiàn)問題并聯(lián)系錄入人員修改。

（二）注重選拔、培訓(xùn)專門的信息化檔案管理人員

企業(yè)內(nèi)部建立起自動化的檔案管理渠道，并不是要用計算機(jī)完全取代人的作用，而是通過集成化的系統(tǒng)輔助檔案管理人員做好自己的工作。企業(yè)在選拔新員工時，因著重聘任基本業(yè)務(wù)能力過硬，且對數(shù)據(jù)庫操作有興趣的人員。入職后，則要及時安排老員工或人力部門對其進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠迅速適應(yīng)工作環(huán)境。為適應(yīng)公司業(yè)務(wù)的發(fā)展，檔案管理軟件可能要不定期的進(jìn)行升級，這就需要及時的對檔案管理部門工作人員開展培訓(xùn)，使其盡快適應(yīng)新系統(tǒng)，避免發(fā)生誤操作。此外，檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建往往是由公司的信息部門進(jìn)行，而檔案管理人員是最熟悉檔案存取操作的人，有必要參與到軟件的功能開發(fā)中去，為系統(tǒng)的搭建提出建設(shè)性的觀點(diǎn)。

（三）強(qiáng)化檔案管理監(jiān)管

企業(yè)的自動化檔案管理系統(tǒng)是幾乎全公司所有部門及員工都要應(yīng)用到的，一但出現(xiàn)錯誤，可能造成較為嚴(yán)重的問題。因此，檔案管理必須要嚴(yán)格監(jiān)督，且應(yīng)做到全流程的管理。在檔案錄入首先要篩選出無關(guān)文件，有選擇性的上傳；文件上傳后，經(jīng)過短暫的緩沖期，這一期間只有檔案管理部門和文檔上傳者所在部門員工可以看到，經(jīng)過檔案管理人員確定無誤后，方可向全公司公開；當(dāng)檔案在使用期間被重新編輯時，也應(yīng)經(jīng)過兩方的確認(rèn)才能公開?？傊?，為實(shí)現(xiàn)自動化管理系統(tǒng)的高效、準(zhǔn)確，檔案管理應(yīng)嚴(yán)格做到全過程的規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)：

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