科技情報機構(gòu)科技檔案工作淺析

郝昕

摘 要：科技檔案是科學(xué)技術(shù)的主要載體之一，它既是在生產(chǎn)活動中直接形成的歷史記錄，又是具有保存參考價值的科學(xué)技術(shù)，其重要性不言而喻?？萍紮n案可以產(chǎn)生巨大的社會效益和經(jīng)濟效益，合理地利用科技檔案，能有效地提高效率、增加收益、節(jié)約資金。本文就科技情報機構(gòu)科技檔案工作進行了分析和研究。

關(guān)鍵詞：科技檔案；收集工作；檔案管理

科技檔案管理是科技情報機構(gòu)在生產(chǎn)建設(shè)、科技研發(fā)、行政管理等工作中形成的具備保存價值的科技材料。這些材料包括圖表、文字、聲音、影像、圖紙、光盤、磁盤等文件資料?？萍紮n案是對歷史真實客觀的記錄，它在一定程度上還原了客觀事物活動的本來面目。因此科技檔案在基層單位的工程管理、生產(chǎn)經(jīng)營、設(shè)備檢修、技術(shù)改造等過程中發(fā)揮著巨大的作用。然而，在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用六個工作環(huán)節(jié)中，收集工作是極為重要的一環(huán)，沒有它就談不上之后的任何環(huán)節(jié)，所以檔案工作者應(yīng)予高度重視并傾注更多精力搞好收集工作。

一、科技檔案管理的問題分析

目前，很多科技情報機構(gòu)的科研項目管理還處于部門分管狀態(tài)，各有各的辦法，對科技檔案資料的處理很不統(tǒng)一，大多還保存在業(yè)務(wù)處室和課題組中，也有保存在個人手中，極其分散，損壞和丟失現(xiàn)象較為普遍。科研項目有相當(dāng)數(shù)量是多學(xué)科、多部門聯(lián)合進行的，課題組往往由多個單位人員組成，屬于臨時性組織，由于編制、經(jīng)費等方面的原因，很少配有專兼職檔案人員，這很容易造成記錄不準(zhǔn)、不全，資料收集殘缺不全，不符合歸檔要求。這就為科技檔案后續(xù)加工，實現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化設(shè)置了障礙。即便有了科技檔案管理機構(gòu)也是有名無實，形如空殼。從科技計劃項目管理工作中形成的檔案來看，大部分項目內(nèi)容也很不齊全。有些只有正式公文形成的立項批復(fù)、項目指南等文件，而在科技計劃、項目管理過程中形成的調(diào)研資料、階段性評審、驗收意見等方面都缺少憑證，正所謂該歸檔的沒歸檔，不該歸檔的倒有一大堆。另外在歸檔手續(xù)上也很不完備，大部分材料沒有進行規(guī)范化的整理、編目，沒有履行歸檔手續(xù)，還處于原始文件狀態(tài)，很難受到檔案法的保護。

二、科技檔案整理的方法

（一）以“案卷”為單位整理

以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。以“案卷”為單位檔案整理的依據(jù)是1987年12月國家檔案發(fā)布的《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》。

（二）以“件”為單位整理

以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位即“件”來進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的文書檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。以“件”為單位文書檔案整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

三、科技檔案整理的對策分析

（一）擴大館藏規(guī)模

按科技檔案存放材料的性質(zhì)， 分不同的密級， 專設(shè)保密科技檔案庫，嚴(yán)格執(zhí)行知識產(chǎn)權(quán)保護法。對沒有得到當(dāng)事人授權(quán)的情況下發(fā)生外泄或丟失機密材料要承擔(dān)責(zé)任， 嚴(yán)肅處理， 要讓科技人員放心歸檔， 方便使用。要努力開拓科技檔案的服務(wù)項目， 在管理辦法中要鼓勵計劃外科技檔案、科研系統(tǒng)外的科技檔案自覺歸檔或委托代管， 要讓科技檔案涵蓋更廣的領(lǐng)域， 擴大館藏規(guī)模和種類。

（二）進行同步管理

嚴(yán)格執(zhí)行“三納入”制度， 即將科技文件材料的形成、積累和歸檔納入科技管理工作程序， 納入工作計劃， 納入科技人員職責(zé)。嚴(yán)格實行“四同步”管理， 即下達計劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步； 檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步； 驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科技檔案材料同步；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。在制度上切實保證按質(zhì)按量完成科技檔案工作。為了發(fā)揮科技檔案的監(jiān)督作用， 在職稱評定、項目驗收評獎時， 必須要有科技檔案部門出具的證明， 否則不予辦理， 使科技檔案成為科技管理中不可缺少的環(huán)節(jié)。

（三）建立科技檔案信息平臺

盡快建設(shè)適應(yīng)新疆實際的科技檔案信息平臺， 將其納入到科技基礎(chǔ)條件平臺專項， 同時從經(jīng)費劃撥、人員編制及相關(guān)配套條件等方面予以保證， 逐步實現(xiàn)科技檔案網(wǎng)絡(luò)化管理和信息資料共享。眾所周知， 信息化已經(jīng)成為社會發(fā)展的一個重要標(biāo)志。檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心也開始向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)移， 檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)， 是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。而將現(xiàn)代信息手段運用于科研管理工作， 也是提高科研管理的質(zhì)量和效率的重要途徑。從會議的交流情況來看， 絕大多數(shù)省市已開發(fā)有自己的數(shù)據(jù)庫， 有的省份在科技檔案信息化平臺建設(shè)方面做得相當(dāng)成功， 比如福建省、北京市、安徽省等。它們在科技檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化開發(fā)與建設(shè)方面相對成熟一些。

綜上所述， 遼寧應(yīng)加大推進科研管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)， 努力建起資料翔實、管理科學(xué)的科研檔案系統(tǒng)， 對加強科研人員的橫向聯(lián)系， 實現(xiàn)學(xué)術(shù)資料的科學(xué)整理和便捷查詢， 提高科研管理的科學(xué)化和透明度， 實現(xiàn)科研管理資料的共享無疑是大有益處的。

參考文獻：

[1]楊友秀.檔案工作基本理論與方法[J].科技與世界，2014.

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