淺談國企辦公室的綜合管理作用

姚吉

摘 要：國企辦公室屬于國有企業(yè)發(fā)展的綜合服務(wù)機(jī)構(gòu)，起著服務(wù)、協(xié)調(diào)、組織、督促、考核等作用，因此加強(qiáng)國企辦公室的綜合管理職能對促進(jìn)國企工作效率，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益具有舉足輕重的作用。本文結(jié)合辦公室綜合管理經(jīng)驗(yàn)，闡述提高國企辦公室綜合管理職能，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的具體對策。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；辦公室；綜合管理；作用；工作效率

辦公室是國有企業(yè)的綜合辦事機(jī)構(gòu)，具有承上啟下、溝通協(xié)調(diào)的作用，在生產(chǎn)規(guī)模大、組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜、企業(yè)事務(wù)較多的國企組織結(jié)構(gòu)背景下，辦公室起著服務(wù)、協(xié)調(diào)、組織以及監(jiān)督等職能，從某種意義上講，做好辦公室的綜合管理工作直接關(guān)系到企業(yè)的健康發(fā)展，因此本文結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，對國企辦公室的綜合管理作用進(jìn)行詳細(xì)地闡述。

一、國企辦公室綜合管理職能的具體表現(xiàn)

國企辦公室綜合管理職能主要包括服務(wù)、協(xié)調(diào)、組織、監(jiān)督以及考核等，在實(shí)際工作中，從辦公室的對內(nèi)外工作角度而言，國企辦公室的綜合管理作用主要體現(xiàn)在：

（一）對外具有溝通與聯(lián)系的職能，是企業(yè)與外界開展合作與交流的“馬前足”

國有企業(yè)在日常的生產(chǎn)與經(jīng)營中需要不斷地與外界其他機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通與交流，比如國有企業(yè)必然會與環(huán)保、質(zhì)檢等部門進(jìn)行聯(lián)系，而這些工作都需要辦公室發(fā)揮溝通職能，就某些問題與相關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，從而保障企業(yè)間的良好合作關(guān)系。

（二）對內(nèi)具有協(xié)調(diào)、組織以及考核等職能

首先辦公室起到參謀的作用，針對企業(yè)經(jīng)營中出現(xiàn)的問題，辦公室要做好各種問題的分析與調(diào)研，并且積極為領(lǐng)導(dǎo)制定決策提供參考意見；其次起到協(xié)調(diào)作用。國企在生產(chǎn)過程中需要各個部門之間的相互配合，而辦公室在其中就要起到組織與協(xié)調(diào)的作用；再次辦公室要負(fù)責(zé)對具體決策執(zhí)行的監(jiān)督與考核。企業(yè)在制定某項(xiàng)決策之后，需要辦公室做好執(zhí)行的具體工作，并且監(jiān)督?jīng)Q策的執(zhí)行情況等；最后辦公室還具有服務(wù)保障的職能，辦公室要及時做好安全生產(chǎn)的后期保障，讓企業(yè)處于安全的生產(chǎn)環(huán)境下。

二、強(qiáng)化國企辦公室綜合管理作用的具體對策

（一）強(qiáng)化辦公室工作人員的工作意識，提高綜合素養(yǎng)

人才是辦公室工作的關(guān)鍵，由于國有企業(yè)事務(wù)比較多，而且工作內(nèi)容比較繁瑣，因此需要工作人員要樹立正確的工作意識，形成敢于擔(dān)當(dāng)、勇于創(chuàng)新的思想，同時工作人員也要努力提高自身的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，辦公室在綜合管理工作中涉及的方方面面比較廣，因此辦公室人員不僅要具有專業(yè)的技能，而且還要懂得一定的行政管理、公共關(guān)系、社會學(xué)、心理學(xué)、邏輯學(xué)等方面的知識，只有這樣才能合理地處理辦公室工作。另外，國有企業(yè)也要加強(qiáng)對工作人員的教育培訓(xùn)，根據(jù)具體的工作內(nèi)容制定有效的培訓(xùn)課程。

（二）健全崗位責(zé)任制，嚴(yán)明工作紀(jì)律

受到傳統(tǒng)工作觀念的影響，辦公室工作人員在具體的工作中存在懶散、自由的思想，隨著國企改革的不斷深入以及市場環(huán)境競爭的日益激烈，辦公室管理已經(jīng)不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要，因此國企辦公室要建立健全崗位責(zé)任制，嚴(yán)明工作紀(jì)律：一是辦公室工作要建立崗位責(zé)任制，將辦公室的各項(xiàng)工作落實(shí)到具體的崗位上，落實(shí)到具體的人，保證各司其職；二是國企辦公室要建立責(zé)任追責(zé)制。針對工作人員在工作中出現(xiàn)的相互推諉的現(xiàn)象，企業(yè)要建立責(zé)任追責(zé)制，屬于誰的責(zé)任要追查到底，避免出現(xiàn)責(zé)任相互推卸的現(xiàn)象，避免工作落實(shí)不到位的問題；三是制定規(guī)范的辦公室工作流程。由于辦公室綜合管理涉及的部門比較多，因此為了避免工作出錯，需要建立規(guī)范、科學(xué)的工作流程，實(shí)現(xiàn)辦公室工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)；四是嚴(yán)明辦公室規(guī)章制度。辦公室管理工作中，要制定一套全面且可行的規(guī)章制度，確保辦公室的辦事規(guī)程及行為準(zhǔn)則有章可循。

（三）優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，提升工作效能

提高工作效率的關(guān)鍵在于優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，基于當(dāng)前國企存在的人員臃腫、組織結(jié)構(gòu)不合理等問題，企業(yè)管理者要優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)：一是以國企改革為契機(jī)，做好辦公室人員編制管理，本著遵循精簡、統(tǒng)一、高效的原則，調(diào)整辦公室的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和崗位，規(guī)范編制、職能、機(jī)構(gòu)名稱，使之更符合新時期辦公室工作的實(shí)際要求和客觀規(guī)律；二是按照辦公室實(shí)際工作需要合理設(shè)置組織結(jié)構(gòu)。只有設(shè)置合理的辦公室結(jié)構(gòu)才能信息暢通，運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)辦公室工作效率的提高。

（四）利用先進(jìn)手段，實(shí)現(xiàn)綜合管理的工作效率

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，尤其是計算機(jī)技術(shù)的不斷普及，使得計算機(jī)成為辦公室綜合管理工作開展的重要工具，對綜合管理工作中的各項(xiàng)內(nèi)容都具有極大的促進(jìn)作用。隨著近年來環(huán)境問題的日益突出，無紙化辦公也成為當(dāng)今社會的迫切需要，無紙化辦公不僅對環(huán)保工作有積極的促進(jìn)作用，對單位降低運(yùn)營成本也起著很大的作用。因此，高效率綜合管理通過對先進(jìn)技術(shù)的使用，在辦公室形成以計算機(jī)為平臺，通過專業(yè)辦公系統(tǒng)，利用辦公網(wǎng)絡(luò)而建立高效的辦公體系。

三、結(jié)束語

總之，綜合管理是辦公室重要的職能，也是辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的具體體現(xiàn)。要充分挖掘辦公室的工作潛力，強(qiáng)化其綜合功能，提高管理水平，更好地促進(jìn)國企健康快速地發(fā)展。

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