人事檔案的含義及屬性養(yǎng)辯析

邵玥

人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人員經(jīng)歷、德才能績(jī)、工作表現(xiàn)的，以個(gè)人為單位集中保存供備查的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。

一、人事檔案概念的基本含義

（一）人事檔案是各種機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的。人事檔案主要來(lái)源于一定單位的人事管理活動(dòng)，沒(méi)有人事管理就沒(méi)有人事檔案?！叭耸聶n案是個(gè)機(jī)關(guān)、社會(huì)組織人事管理活動(dòng)的產(chǎn)物，主要是由組織、人事、勞動(dòng)等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成，而不是其他活動(dòng)中產(chǎn)生。人事檔案是由組織上形成，或是經(jīng)組織上審查認(rèn)可的材料，而不是任何私人搞的材料?！?/p>

（二）人事檔案是記錄和反映員工個(gè)人經(jīng)歷、德才水平和工作表現(xiàn)的原始記錄。人事檔案是員工個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)績(jī)、個(gè)性特點(diǎn)、專長(zhǎng)愛(ài)好、健康狀況，以及所受獎(jiǎng)勵(lì)、處罰等情況的原始記錄。其中的自傳、履歷表、登記表，是個(gè)人經(jīng)歷、思想演變、家庭和社會(huì)關(guān)系的反映；歷年的鑒定，記載著個(gè)人不同時(shí)期的表現(xiàn)和組織的評(píng)價(jià)；入黨、入團(tuán)、提職、晉級(jí)等材料，是個(gè)人在黨和國(guó)家的教育培養(yǎng)下成長(zhǎng)的佐證：政治與工作情況的考核、考察、獎(jiǎng)懲與科研成果的登記等方面的材料，是個(gè)人政治表現(xiàn)、工作能力、成績(jī)貢獻(xiàn)、技術(shù)專長(zhǎng)的展現(xiàn)。

（三）人事檔案是保存?zhèn)洳榈娜耸挛募牧稀８鳈C(jī)關(guān)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的反映個(gè)人情況的文件材料，由于用人的需要而有意識(shí)地保存下來(lái)，就轉(zhuǎn)化成為檔案。但是，人事文件材料要轉(zhuǎn)化為人事檔案，必須具備以下四個(gè)條件：文件材料必須辦理完畢；文件材料手續(xù)必須完備；文件材料內(nèi)容必須真實(shí)；文件材料必須具有日后查考價(jià)值。

（四）人事檔案是以個(gè)人姓名為特征組成的專卷或?qū)?cè)。這是由人事檔案的形成特點(diǎn)與作用決定的。人事檔案是機(jī)關(guān)、社會(huì)組織在合理使用人才，知人善用的過(guò)程中形成的文件材料轉(zhuǎn)化來(lái)的，是組織上使用人和了解人的重要依據(jù)。它嚴(yán)格以個(gè)人為單位，按照有關(guān)規(guī)定和方法組成專卷或?qū)?cè)，才方便保管和使用。

二、人事檔案的屬性

（一）集合性。人事檔案是以個(gè)人為單位，按照一定原則和方法組成的專卷或?qū)?cè)，集中反映了一個(gè)人在不同時(shí)期或不同單位的經(jīng)歷、政治狀況、業(yè)務(wù)狀況等，是能夠集中反映某個(gè)人歷史全貌的集合性材料。卷內(nèi)的每一份材料，都必須反映該人的情況，不得夾雜或混入別人的材料，也不能將該人的材料肢解割裂，分散在不同的部門保管。如果不嚴(yán)格遵守這一做法，一旦組織上或單位需要系統(tǒng)了解這個(gè)人的情況，就如同大海撈針，不僅工作量大，效率低，而且很難查全，甚至?xí)┑糁匾牟牧?，以致影響?duì)該人員的任用。

（二）認(rèn)可性。人事檔案材料不是雜亂無(wú)章的堆積，也不是任意放進(jìn)去或編造的個(gè)人材料，而是經(jīng)組織、人事部門認(rèn)可的個(gè)人材料。人事工作的中心任務(wù)就是用人，要用人就應(yīng)做到知人善任，因此組織、人事部門經(jīng)常采取各種形式了解人員的經(jīng)歷、表現(xiàn)、才能、業(yè)績(jī)、成果等情況，需要個(gè)人填寫履歷表、鑒定、小結(jié)、成果表、考核材料等，所有這些材料，必須得到組織認(rèn)可，不能隨意填寫和私自放入個(gè)人檔案中。個(gè)人的學(xué)歷、文憑等都應(yīng)經(jīng)過(guò)組織認(rèn)定、蓋有公章。

（三）專門性?！皩ｉT檔案是指某些專門領(lǐng)域產(chǎn)生形成的有固定名稱形式，以及特殊載體的檔案的總稱?！比耸聶n案就是組織、人事工作部門形成的一種專門性的檔案，具有專門的形式和特定名稱種類，如關(guān)于人事方面的各種登記表格、考核材料等，自成體系，反映了人事管理方面的情況。

（四）真實(shí)性。人事檔案的本質(zhì)屬性—原始記錄決定了人事檔案能夠真實(shí)客觀地反映個(gè)人的本來(lái)面貌。關(guān)于真實(shí)性，在此特別說(shuō)明?！叭耸聶n案的真實(shí)性有兩個(gè)方面的含義：一方面人事檔案從整體上說(shuō)是由社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的，是歷史的沉演物，客觀的記錄了以往的歷史情況，無(wú)論從內(nèi)容和形式都表現(xiàn)出原始性，是令人信服的證據(jù)；另一方面，從具體的每份檔案材料來(lái)說(shuō)，由于人們認(rèn)識(shí)水平的局限和政治斗爭(zhēng)復(fù)雜性等原因，有一部分檔案所記載的內(nèi)容并不真實(shí)甚至是惡意歪曲與誣陷，但仍表達(dá)了形成者的意圖，留下了當(dāng)事人的行為痕跡，反映了當(dāng)時(shí)的情況，仍不失為歷史記錄而被保存下來(lái)，所以人事檔案的真實(shí)性是相對(duì)的。”真實(shí)性是人事檔案發(fā)揮作用的基礎(chǔ)和賴以存在的前提，它直接關(guān)系到人事檔案的使用價(jià)值，關(guān)系到組織部門對(duì)人才的評(píng)價(jià)、培養(yǎng)和使用，涉及到貫徹落實(shí)黨的干部路線，關(guān)系到每個(gè)干部的切身利益和政治前途?？梢哉f(shuō)，人事檔案是組織部門了解、選拔、任用干部和挑選使用人才的第一依據(jù)。

（五）機(jī)密性。人事檔案中記載了個(gè)人的自然情況、個(gè)人健康、婚姻狀況、工資收入、政治面貌、業(yè)務(wù)成果、職務(wù)職稱、獎(jiǎng)懲情況、專業(yè)特長(zhǎng)等方面的情況，其中有些涉及個(gè)人隱私、與其有關(guān)的重大事件、工作失誤等內(nèi)容，在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)是保密的，不能對(duì)外開放，以確保個(gè)人權(quán)益和國(guó)家利益不受侵犯。人事檔案的管理必須建立嚴(yán)格的保密制度，一般有組織人事部門掌握和控制，不得隨意公開和擴(kuò)散。

（六）權(quán)威性。人事檔案的認(rèn)可性、真實(shí)性、機(jī)密性等屬性，加之人事檔案歷來(lái)是國(guó)家在人事管理活動(dòng)中進(jìn)行管理控制的工具，因而決定了人事檔案具有較大的權(quán)威性。要想了解一個(gè)人的全貌，只有其查閱人事檔案才是最可靠、最權(quán)威的。

（七）現(xiàn)實(shí)性。人事檔案是由各機(jī)關(guān)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成己經(jīng)處理完畢的具有保存價(jià)值的文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的，這些材料雖然已經(jīng)完成了審閱批辦等文書處理程序，但它所涉及的當(dāng)事人，絕大部分還在不同的崗位上工作、生產(chǎn)和學(xué)習(xí)，特別是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下更注重人才的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)。人事部門在工作活動(dòng)中為了考察和了解這些人員，需經(jīng)常查閱有關(guān)人事材料，是現(xiàn)實(shí)人事管理活動(dòng)的重要依據(jù)，因而具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)效用。

（八）動(dòng)態(tài)性。人事檔案建立以后，不是一成不變的，并不意味著人事材料歸檔的完成和收集工作的結(jié)束，它是根據(jù)形勢(shì)的發(fā)展和各個(gè)歷史階段對(duì)每個(gè)人才實(shí)際表現(xiàn)的記載不斷補(bǔ)充內(nèi)容的過(guò)程，并隨著人員的流動(dòng)而流動(dòng)。因此人事檔案始終于動(dòng)態(tài)主要表現(xiàn)在卷內(nèi)檔案材料所呈現(xiàn)出的遞增性“動(dòng)態(tài)”之中，“檔隨人走”所帶來(lái)的人事檔案的轉(zhuǎn)移性以及由于個(gè)人實(shí)際情況所導(dǎo)致的檔案信息的歷史波動(dòng)性等。人事檔案因?yàn)檫@一屬性明顯區(qū)別于其它門類的檔案。