基層公安機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)

何美華

[摘 要]本文分析當(dāng)前基層公安檔案管理存在的問題，提出借鑒國外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，推進(jìn)公安檔案信息化建設(shè)，還要抓住深化公安改革這個契機(jī)，做好頂層設(shè)計(jì)、分步推進(jìn)，以促進(jìn)基層公安機(jī)關(guān)檔案管理創(chuàng)新改革，夯實(shí)基礎(chǔ)、規(guī)范管理，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。

[關(guān)鍵詞]基層公安；檔案；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.22.107

[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）22-0-02

黨的十八大關(guān)于全面深化改革的戰(zhàn)略部署后，公安部明確提出在全國公安機(jī)關(guān)開展基礎(chǔ)信息化、警務(wù)實(shí)戰(zhàn)化、執(zhí)法規(guī)范化、隊(duì)伍正規(guī)化“四項(xiàng)建設(shè)”，全面深化和推進(jìn)公安改革。檔案工作作為公安信息化建設(shè)的基礎(chǔ)內(nèi)容，涉及公安情報(bào)主導(dǎo)警務(wù)的方方面面，可以說，公安機(jī)關(guān)有戶籍管理和執(zhí)法辦案的單位，就離不開檔案工作。因此，深化公安改革，推進(jìn)公安檔案信息化建設(shè)具有十分重要的意義。

1 基層公安檔案管理存在的問題

檔案工作是公安機(jī)關(guān)辦結(jié)工作信息的原始記載，內(nèi)容涉及公安全部的基礎(chǔ)工作和信息工作。開發(fā)和利用檔案資源，服務(wù)公安現(xiàn)實(shí)斗爭，就目前而言，在基層公安機(jī)關(guān)仍未被重視，檔案信息化建設(shè)力度的薄弱，一定程度上影響了公安的日常工作。以漳州市東山縣公安局為例，全局目前檔案保管量共有65 941卷，其中，文書檔案28 716件、專業(yè)檔案15 527卷、聲像檔案5卷，會計(jì)檔案910卷，科技檔案34卷，死亡干部檔案21卷，實(shí)物檔案63件。這些檔案基本上分散在縣局、派出所、看守所等單位；同一人的檔案，分散在不同地方，民警在查閱違法犯罪檔案時，就得多走幾趟路，多跑幾個地方，出現(xiàn)“查檔難”的現(xiàn)象。究其原因，主要有以下四個問題。

一是思想認(rèn)識不足。基層公安檔案工作存在一個較為突出的問題是民警普遍存在“重辦案，輕檔案”的觀念，檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”，在大多數(shù)民警思想認(rèn)識中，檔案工作的分量根本不能等同于其他業(yè)務(wù)工作。由于人為主觀上的不重視，各警種部門的民警對檔案信息化建設(shè)不重視，特別是基層派出所沒有嚴(yán)格按照檔案建設(shè)“八防”的要求，配齊配全檔案密集架、空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)、復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)備。主觀上的不重視，加上客觀上的無條件，檔案信息化建設(shè)這個主題只能是“一種擺設(shè)”“一紙空談”。

二是隊(duì)伍結(jié)構(gòu)縮水。長期以來，基層公安工作的中心基本上都放在打擊違法犯罪上，加上囿于警力限制，實(shí)際從事檔案工作的民警少之又少，一般由內(nèi)勤擔(dān)任，有的甚至沒有配備檔案民警，由文職或協(xié)勤人員充當(dāng)檔案員。如東山縣公安局7個派出所檔案管理人員都由內(nèi)勤兼任，由于內(nèi)勤崗位事多且雜，往往忽視對檔案知識的學(xué)習(xí)，有的人對檔案工作一知半解。筆者有一次在與基層民警交流工作時，有人就說：“檔案純粹就是應(yīng)付檢查，有一些就行，沒必要搞得很全，做得太累”，這話基本上反映出基層從事檔案民警的心態(tài)。從深層次的角度分析，民警對檔案工作的不重視，折射出單位主管對檔案工作的不青睞，主管不想抓、不想管的結(jié)果，造成檔案管理崗位隨意性大，專業(yè)檔案管理員流失增加，隊(duì)伍結(jié)構(gòu)嚴(yán)重縮水，阻礙了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

三是管理方式老舊。隨著公安檔案工作的完善和規(guī)范，檔案管理信息化、數(shù)字化建設(shè)的要求日益加強(qiáng)，但一些基層檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平不能與之匹配，仍然停留在以前紙質(zhì)檔案的收、存、閱管理模式，這些檔案管理人員對新的檔案業(yè)務(wù)知識和電腦技能的操作方法存在不想學(xué)、不愿學(xué)、不愛學(xué)的思想，滿足于應(yīng)付，習(xí)慣于推諉，致使檔案管理工作得不到新的發(fā)展。思想守舊，沒有及時更新觀念，使檔案管理跟不上新形勢的發(fā)展要求，檔案管理方式老舊，直接影響了基層檔案管理人員的積極性、創(chuàng)新性。

四是資源整合不力。當(dāng)前，很多基層派出所的檔案工作仍然停留在看門守?cái)偂⒈粍臃?wù)的模式，僅僅滿足于被動等待利用者上門查閱，很少主動進(jìn)行綜合分析和研判的情況。大部分情況下，基層派出所檔案室只是應(yīng)付上級考評檢查，檔案室只是一個門面、一種擺設(shè)，檔案工作在打擊犯罪、偵察破案、維護(hù)穩(wěn)定、服務(wù)群眾等方面利用率偏低，檔案的實(shí)用價(jià)值未能得到有效整合、利用。檔案資源整合的不力，造成檔案作用單一，無法發(fā)揮其應(yīng)有的重要作用。

2 國外警方檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)

國外警方的檔案管理經(jīng)驗(yàn)是：使用了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)等設(shè)備輔助管理檔案，還充分利用信息化技術(shù)將檔案資料細(xì)化分類、整理和歸檔，做到檔案資料分類明確、檢索方便快速高效、保存安全永久，使檔案工作更加規(guī)范化、細(xì)致化、信息化。

以加拿大為例，警方有專門的檔案管理工作人員，他們把檔案管理分成開放性文件、限制性文件和保密性文件3種，采取檔案管理法制化的方式，推進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。英國警方檔案管理最大的特點(diǎn)是它的服務(wù)性。一是檔案管理周全、親切、貼民。警方作為社會服務(wù)管理機(jī)構(gòu)，在檔案管理設(shè)施方面，檔案管理部門更多地考慮如何服務(wù)大眾，在警務(wù)查詢服務(wù)廳中設(shè)置了殘疾人專用通道，為公眾提供了免費(fèi)的紙張和筆等，并提供查檔全免費(fèi)服務(wù)。二是檔案管理透明、方便、快速。公眾可以利用網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)等聯(lián)系工具與檔案管理機(jī)構(gòu)取得聯(lián)系，可以查閱相關(guān)檔案資料問題，檔案管理機(jī)構(gòu)會及時根據(jù)公開或秘密等級回復(fù)問題。三是檔案管理公開、公平、平等。其規(guī)定無論什么學(xué)籍、年齡、身份、地位的人，只要是有合法的身份證明或手續(xù)，都可以查詢檔案資料。

3 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的途徑

借鑒國外警方檔案管理理念，把國外檔案管理提及的“公眾”縮影為“民警”這個特定人群，基層公安機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)應(yīng)從“裝備、服務(wù)、制度”3個層面推動實(shí)施。

（1）頂層設(shè)計(jì)、分步推進(jìn)。這也是檔案信息化建設(shè)工作的“裝備”，上級公安機(jī)關(guān)應(yīng)制定一套建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，從硬件、軟件兩方面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。一是強(qiáng)化檔案人員隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理中最積極、最主要的因素是人，在公安檔案檔案信息建設(shè)中尤為突出。因此，基層公安部門要挑選一些懂警方業(yè)務(wù)、懂檔案管理、懂電腦操作的民警，充實(shí)到基層公安民警檔案隊(duì)伍中，并保持隊(duì)伍相對穩(wěn)定。對表現(xiàn)優(yōu)異的檔案民警，要在表彰獎勵、優(yōu)先考慮提拔使用，提高民警檔案管理隊(duì)伍的向心力。二是強(qiáng)化檔案人員定期培訓(xùn)。利用每月召開的內(nèi)勤會議，組織各單位檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)；利用每次內(nèi)務(wù)條令檢查，對各單位檔案的歸檔、著錄等工作進(jìn)行檢查；利用每季度下基層，對各派出所在歸檔中存在的問題進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，傳授檔案整理基本技能，及時解決檔案信息化建設(shè)中存在的問題，切實(shí)提高基層檔案民警的實(shí)際操作能力。三是強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)設(shè)施投入?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展的基本條件，是檔案信息化開發(fā)利用的基礎(chǔ)。要想搞好基層公安檔案工作，就必須解決檔案管理中存在的硬件問題，落實(shí)檔案庫房、辦公室、閱覽室“三室”分開，落實(shí)檔案管理“八防”措施的必要用品，并將檔案信息化管理及設(shè)備購置、維護(hù)等方面的經(jīng)費(fèi)列入預(yù)算，落實(shí)每卷檔案保管費(fèi)的使用，確保檔案信息化能順利推進(jìn)。endprint

（2）借鑒做法、創(chuàng)新改革。通過信息化改革，整合檔案資源，服務(wù)基層一線執(zhí)法辦案的民警。一是開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，引入社會檔案公開資源。加強(qiáng)對申請出入境人員，民警日常偵查、特種行業(yè)、企事業(yè)管理等人員信息的充實(shí)、更新，確保人員信息的鮮活的質(zhì)量，確保檔案資料的完整、真實(shí)。重視檔案資料的積累，凡是群眾反映的、秘密力量提供的、值班記錄的、外單位反映的情況，都要及時調(diào)查核實(shí)，形成材料，按照檔案管理要求，分門別類進(jìn)行整理歸檔，更好地服務(wù)于公安日常工作。二是整合公安多個系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)。當(dāng)前基層公安機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)是，要把公安檔案信息系統(tǒng)納入公安信息警務(wù)平臺中，對常用的戶籍信息、治安、禁毒、刑偵、重點(diǎn)人員以及監(jiān)所在押人員等現(xiàn)存檔案資料，全部整合到檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)地區(qū)全局聯(lián)網(wǎng)，共享眾多資源，充分挖掘有價(jià)值的檔案資源，同時建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范。開發(fā)具有良好系統(tǒng)兼容性的數(shù)據(jù)庫，開通檔案網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)，提供遠(yuǎn)程查詢和瀏覽服務(wù)，對非涉密檔案進(jìn)行全文檢索，徹底改變以往人工查找的模式，實(shí)現(xiàn)檔案利用高效服務(wù)，減少民警查檔時間，提高服務(wù)效能。

（3）夯實(shí)基礎(chǔ)、規(guī)范管理。檔案基礎(chǔ)工作是檔案作用得以發(fā)揮的保證，只有堅(jiān)持基礎(chǔ)工作先行，把提供利用主體范圍內(nèi)的準(zhǔn)備工作做好，通暢信息開發(fā)渠道，建立規(guī)范、長效的管理機(jī)制，才能有條件、有能力、高效能地為民警服務(wù)。一是建立警務(wù)檔案系統(tǒng)。在基層進(jìn)行推廣使用，使之以最快的速度服務(wù)于一線民警，使檔案信息化建設(shè)有所依托。二是采集檔案基礎(chǔ)信息。組織人員集中力量對常用的治安、勞教、刑偵、重口、看守所在押人犯等重點(diǎn)監(jiān)控人員的檔案資源全部錄入警務(wù)檔案系統(tǒng)，共享信息資源，為打擊現(xiàn)行犯罪搶得先機(jī)。三是擴(kuò)大檔案收集載體。廣泛收集各項(xiàng)工作中形成的各類視聽檔案和電子檔案，最大限度地?cái)U(kuò)充利用渠道和領(lǐng)域。四是轉(zhuǎn)變民警的思想觀念。變被動查檔為主動提供，提高參與意識，要在檔案收集齊全、科學(xué)編目、妥善保管的基礎(chǔ)上，充分利用綜合檔案室所藏的各門類檔案信息資源，挖掘其特殊的價(jià)值，服務(wù)于基層公安機(jī)關(guān)的斗爭工作和保家為民的職責(zé)。

主要參考文獻(xiàn)

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