淺談辦公室行政管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化建議

摘 要：為了適應(yīng)新時期發(fā)展的需要，國家對于高等院校辦學(xué)的規(guī)模、教學(xué)的內(nèi)容、師資的力量和管理機制等的要求逐步嚴(yán)格，面對高等教育的新變化，高校作為高等教育的一個重要的部分，該如何在開放的教育環(huán)境中促進(jìn)高等教育的發(fā)展，在招生規(guī)模、院校規(guī)模持續(xù)壯大的當(dāng)下，如何能更好的管理好獨立學(xué)院的學(xué)生工作和各院系的管理統(tǒng)籌工作，就需要辦公室行政管理的高效運轉(zhuǎn)和整體統(tǒng)籌，本文結(jié)合當(dāng)下辦公室的實際情況，就辦公室行政管理當(dāng)前的現(xiàn)狀進(jìn)行深入的剖析，并針對說存在的問題提出相關(guān)優(yōu)化的建議，希望本文對辦公室行政管理的人員的工作能起到輔助作用。

關(guān)鍵詞：獨立學(xué)院;辦公室;行政管理

1 辦公室行政職能的概述

辦公室是一個有著協(xié)調(diào)多方，上傳下達(dá)，溝通內(nèi)外等多職能的綜合性管理組織，在組織和單位扮演者重要角色，是一個牽連眾多環(huán)節(jié)的中心樞紐部門。其中協(xié)調(diào)職能、輔助職能、管理職能等在日常的辦公室工作中起著核心的作用。

1.1 協(xié)調(diào)職能

所謂協(xié)調(diào)，就是將總體中的事務(wù)進(jìn)行梳理，將各部門、各單位匯總到辦公室的事務(wù)都進(jìn)行有序安排，加強組織、單位間的內(nèi)外交流，實現(xiàn)信息的對稱，對接相關(guān)人員從而達(dá)到統(tǒng)一各部門、單位的步伐一致。從更細(xì)致的層面看，協(xié)調(diào)作為一個中心點，是從中心散發(fā)將上級領(lǐng)導(dǎo)、下級單位以及其他沒有隸屬關(guān)系的單位連接起來，通過協(xié)調(diào)職能，處理好單位間的關(guān)系，有序的進(jìn)行工作從而實現(xiàn)總體的目標(biāo)。

1.2 輔助職能

在辦公室的內(nèi)部組織中，起著決定性作用的雖然是領(lǐng)導(dǎo)，但是辦公室的行政人員也是對于組織的整體性決策起著輔助性作用。因此，在行政工作中，要在緊張繁忙的工作中深入組織內(nèi)部留心觀察，調(diào)查研究，收集資料進(jìn)行分析總結(jié)，以便在關(guān)鍵時刻為領(lǐng)導(dǎo)做決策提供依據(jù)，做到想領(lǐng)導(dǎo)所想;領(lǐng)導(dǎo)制定出決策后，辦公室的行政人員也需要發(fā)揮輔助職能，將決策落實下去，進(jìn)行決策的執(zhí)行與監(jiān)督，同時再進(jìn)行從下至上的反饋，將決策的執(zhí)行情況反饋給上級領(lǐng)導(dǎo)以供領(lǐng)導(dǎo)對決策進(jìn)行情況的了解和及時作出調(diào)整。

1.3 管理職能

管理職能與協(xié)調(diào)職能在辦公室的工作處理中是魚水關(guān)系，辦公室行政人員要站在全局的高度去對待每一件事情，要系統(tǒng)的去處理好人、事、物的關(guān)系，人就是行政人員，行政人員要有計劃有目標(biāo)的辦公，就得制定一套適用的制度，依靠這項制度來堅持處理好辦公室的事務(wù)與事物，制度是每一位職員實行好自己的職責(zé)的依據(jù)，根據(jù)制度，行政人員順利完成職責(zé)工作;在完成自己分內(nèi)工作后，再充分運用協(xié)調(diào)職能將相關(guān)事務(wù)、決策上傳下達(dá)后順利完成。

2 辦公室行政管理中存在的問題

辦公室行政管理要做得好，需要清晰明確辦公室行政管理與服務(wù)的職能，提高辦公室行政人員的綜合素質(zhì)，盡可能達(dá)到量化管理、有效辦公。

從實際工作中來看，辦公室的行政管理確實還是存在一些問題，這些現(xiàn)象導(dǎo)致員工工作效率低，辦事結(jié)果不盡人意。

2.1 行政人員的綜合素質(zhì)低、專業(yè)技術(shù)不對口

辦公室的行政人員的綜合素質(zhì)影響著工作的成果的執(zhí)行，一般在單位或者組織中，辦公室的行政人員都是通過研讀了相關(guān)專業(yè)畢業(yè)或者積累之前的工作經(jīng)驗就進(jìn)入崗位工作，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的、有針對性的崗前培訓(xùn)，行政人員對于工作性質(zhì)理解不透，無法有效的進(jìn)行辦公，工作效率低，不能為領(lǐng)導(dǎo)或者下層單位提供切實有效的服務(wù)。

2.2 行政人員對其涉及工作沒有清晰的界定

辦公室的行政管理是涉及一個單位大大小小的事情，行政人員處理的事務(wù)也是繁多雜亂，行政人員沒有按照事務(wù)的類型進(jìn)行工作，工作事情雜多混亂，行政工作人員還要先將工作進(jìn)行歸類，花費較多的精力來了解和熟悉工作內(nèi)容，沒有形成一套成熟的解決方案，一旦出現(xiàn)人員缺位，將直接影響辦公室事務(wù)的完成情況，加大了辦公室行政管理工作的難度和辦公室行政人員工作的壓力。

2.3 辦公室工作無氛圍、個體松散、各自為體

一個團(tuán)隊不可避免總是要互相交流溝通來共同完成工作，工作中出現(xiàn)的個體松散、零交流等會導(dǎo)致團(tuán)隊成員之間缺乏默契，除了工作之余沒有感情，各自為體，這將影響辦公室業(yè)務(wù)的開展，長期以往如此，員工工作的環(huán)境也影響人員心情，導(dǎo)致影響工作，對外來講，也會給前來辦公室辦理業(yè)務(wù)的人員帶來不好的體驗。

3 辦公室行政管理工作順利開展的應(yīng)對之策

辦公室的行政管理工作要順利開展，需要明確辦公室行政管理的相關(guān)職能，厘清辦公室相關(guān)工作人員的工作類別，對癥下藥，提高辦公室工作人員的綜合素質(zhì)能力，從而達(dá)到事半功半的結(jié)果。

3.1 保持不斷學(xué)習(xí)的意識，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和創(chuàng)新能力

文化的快速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷前進(jìn)，知識在日新月異的更替變換，唯有日常工作實踐中常保持學(xué)習(xí)狀態(tài)，與時俱進(jìn)，不斷提升自我，才能更好的完成工作。

首先是強化辦公室行政人員的政治學(xué)習(xí)，特別是在單位組織中，辦公室行政人員要充分利用習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想來武裝頭腦，堅持多關(guān)注新聞時事，多翻閱黨報黨刊來提高自身的理論水平，從而了解最新的政治政策與國家發(fā)展的動向，以便更好推進(jìn)工作進(jìn)展。與此同時，辦公室行政人員應(yīng)該與時俱進(jìn)，不斷提高自身的修養(yǎng)與黨性，樹立正確的三觀意識。

其次是辦公室行政人員個人的崗位業(yè)務(wù)能力學(xué)習(xí)，要對辦公室的行政人員進(jìn)行專業(yè)崗前培訓(xùn)，最基本的行政辦公管理軟件使用、會務(wù)工作的安排、公文寫作知識、專業(yè)技能運用、黨團(tuán)建設(shè)認(rèn)識等，這些眼看基礎(chǔ)性的工作，掌握的程度熟悉與否往往能起到關(guān)鍵的影響作用，雖然都是小事務(wù)，但是有專業(yè)的指導(dǎo)再工作的方式，事務(wù)處理也能達(dá)到事半功倍的效果。

3.2 針對性的分類工作，歸類處理辦公室事務(wù)

辦公室行政人員分為綜合科、秘書科、檔案科、黨建科、督辦科，針對各個科室的工作性質(zhì)，有針對性的對辦公室的事務(wù)進(jìn)行分類，專人負(fù)責(zé)相關(guān)的事務(wù)，歸類處理，這樣既提高辦事效率，積累經(jīng)驗，又可以追責(zé)到人，避免推諉、敷衍，切實做好行政工作。

3.3 辦公室行政人員要加強溝通，樹立好的工作氛圍

辦公室人員之間的相互聯(lián)系十分緊密，辦事人員內(nèi)部要著力營造一種團(tuán)結(jié)互助、溫馨和諧的工作氛圍，溫馨的工作環(huán)境有利于影響行政人處理辦公室事務(wù)的態(tài)度，加強溝通，及時反饋，經(jīng)常反思自己工作中的不足，多學(xué)習(xí)他人的優(yōu)點、長處，辦公室間經(jīng)常組織開會議，增進(jìn)人員間的交流，分享工作經(jīng)驗，以一顆真誠的心，完成行政管理和服務(wù)的工作，這一過程中“溝通”起著重要的作用，無論對內(nèi)對外，好的工作氛圍還是一定程度上能帶動工作進(jìn)展。

4 結(jié)語

辦公室的行政管理在一個組織中起著至關(guān)重要的作用，就當(dāng)前階段的辦公室行政管理的現(xiàn)象來看，還是存在很多的經(jīng)驗不足，針對所存在的問題，我們要不斷的開拓新思路，用創(chuàng)新的管理方式來做好辦公室行政管理的事務(wù)，讓辦公室在組織的發(fā)展中發(fā)揮更大的作用，從而推動組織更好的發(fā)展。

作者簡介

林曉鈴（1991-），女，廣東汕頭，本科，漢族，研究方向：辦公室行政管理。