農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作存在的問題與建議

劉英 柴樹桔 初文紅 李萌

濰坊市農(nóng)業(yè)科學(xué)院

農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作存在的問題與建議

劉英 柴樹桔 初文紅 李萌

濰坊市農(nóng)業(yè)科學(xué)院

農(nóng)業(yè)科技檔案，是指在農(nóng)業(yè)科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中直接形成的、具有保存利用價值的、按歸檔制度集中統(tǒng)一管理起來的科技文件材料的總稱。包括文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表、照片、影片、錄像帶、錄音帶、計(jì)算機(jī)軟件、實(shí)物、標(biāo)本等。它是進(jìn)行農(nóng)業(yè)科研，生產(chǎn)基建等活動的重要依據(jù)，它對學(xué)術(shù)研究、技術(shù)改進(jìn)、推進(jìn)農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的發(fā)展有重要的參考價值。因此，做好農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作，有著非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、農(nóng)業(yè)科技檔案管理的具體任務(wù)

1.具體任務(wù)

收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)本單位的檔案，提供檔案為科研、生產(chǎn)、基建事務(wù)服務(wù)，督促、檢查、指導(dǎo)有關(guān)部門和各單位的文件材料的積累、立卷和歸檔工作，定期向檔案館移交檔案，組織檔案的鑒定工作。做好檔案資料的編研工作，積極主動提供、利用、嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，維護(hù)檔案的完整與安全。

2.歸檔范圍主要包括

（1）科研準(zhǔn)備階段。課題立項(xiàng)的申請書及上級審批的文件；計(jì)劃任務(wù)書、委托書、合同、協(xié)議書、開題報(bào)告方案論證、試驗(yàn)研究方案或大綱、計(jì)劃執(zhí)行情況；計(jì)劃調(diào)整或撤銷報(bào)告、課題投資和預(yù)決算材料。

（2）研究試驗(yàn)階段。重要的試驗(yàn)原始記錄、計(jì)算數(shù)據(jù)、理化分析報(bào)告；專題技術(shù)會議記錄、紀(jì)要；與課題有關(guān)的重要的來往信件、科技指導(dǎo)；研究工作階段小結(jié)、中期報(bào)告、年度報(bào)告；配套的電子類照片、視頻、幻燈片；招投標(biāo)文件。

（3）總結(jié)鑒定階段。研究報(bào)告、論文著作、鑒定會材料(鑒定代表名單、會議記錄，鑒定意見)；品種或產(chǎn)品推廣應(yīng)用意見、技術(shù)鑒定證書、驗(yàn)收報(bào)告、驗(yàn)收人員名單；樣品標(biāo)本、研究工作總結(jié)、技術(shù)報(bào)告。

（4）申報(bào)獎勵階段?？蒲谐晒怯洷?、科研成果報(bào)告表、科研成果申報(bào)材料、審批材料、獲獎證書及批準(zhǔn)文件、專利申請的有關(guān)材料及批準(zhǔn)文件。

（5）綜合。轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書；獲國家部委、省內(nèi)各廳局及濰坊市科技成果獎的獎狀原件、獎勵證書復(fù)印件；科研負(fù)成果（包括中途停止和失敗）文件材料整理歸檔；國家試驗(yàn)站、省體系檔案的收集整理、立卷歸檔；品種審定證書、植物新品種權(quán)證書、專利證書原件；成果宣傳指導(dǎo)材料、推廣應(yīng)用方案及實(shí)施情況、對外學(xué)術(shù)交流材料。

3.加強(qiáng)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)做法

檔案管理工作的主要目的是為了利用，檔案利用是實(shí)現(xiàn)檔案價值的重要途徑。為了提高檔案利用效率，積極開發(fā)檔案信息資源，我們編制了多種檔案檢索工具，其中有檔案總目錄、分類目錄、移交目錄、借閱目錄、檢索卡片等。編寫了大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、人事任免等編研材料。利用檔案信息資源，申報(bào)成功了山東省檔案信息獎，其中“開發(fā)利用檔案信息資源，促進(jìn)高產(chǎn)優(yōu)質(zhì)抗病蘆筍新品種選育及組培快繁技術(shù)研究與開發(fā)”、“運(yùn)用科學(xué)發(fā)展觀收集檔案信息促進(jìn)花生系列新品種選育與推廣”分獲山東省檔案成果二等獎，“開發(fā)利用檔案信息資源，促進(jìn)極早熟大果優(yōu)質(zhì)毛桃新品種選育”獲山東省檔案成果三等獎。在新品種選育與開發(fā)項(xiàng)目進(jìn)程中，檔案資料為編寫可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)論證提供了翔實(shí)材料，解決了組培苗生根率低和移栽不易成活等技術(shù)難題，節(jié)省了科研經(jīng)費(fèi)，加快了品種選育進(jìn)程，并保證了項(xiàng)目驗(yàn)收鑒定順利進(jìn)行。在新品種推廣過程中，檔案資料也發(fā)揮了重要作用。

二、農(nóng)業(yè)科技檔案管理現(xiàn)狀及問題

1.基礎(chǔ)設(shè)施不完善，檔案管理人員的專業(yè)知識更新緩慢

當(dāng)前，農(nóng)業(yè)科研檔案管理部門工作還存在許多弊端，很多檔案管理部門沒有獨(dú)立的檔案室，多與辦公室合并辦公，不能達(dá)到庫房、閱覽室、辦公室分開的要求；在檔案庫房管理方面，溫濕度的控制與“八防”不能達(dá)到理想的標(biāo)準(zhǔn)。農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會較少，缺少最新的科技檔案管理知識，工作環(huán)境相對比較閉塞，思想比較滯后。

2.科技檔案管理工作不太受重視，科研人員的歸檔工作意識有待進(jìn)一步提高

一部分科技人員對農(nóng)業(yè)科研檔案材料的收集、歸檔意識較薄弱，對檔案工作的重要性認(rèn)識不足；有些科研人員工作責(zé)任心不強(qiáng)，不重視科研實(shí)驗(yàn)原始記錄，把科研過程中形成的資料視為己有，不放心將科研資料交由檔案管理人員整理。有的領(lǐng)導(dǎo)及科技人員對科技文件的形成積累和作為檔案歸檔保存不夠重視，檔案歸檔的不完整造成了借鑒、集成無法進(jìn)行，使生產(chǎn)科研重復(fù)勞動。

3.科技檔案的信息化程度較低

科技檔案以紙本案卷為主,形成的周期長、數(shù)量大，檢索工具單一、查閱不便，僅以計(jì)算機(jī)為輔助工具建立機(jī)讀目錄、檔案目錄檢索。目前不少科研單位的檔案管理信息化程度低，未建立起來完善的電子目錄，檔案管理僅停留在立卷、保存的基礎(chǔ)上，檢索查閱難度大，影響了檔案開發(fā)服務(wù)的效果，無法實(shí)現(xiàn)便捷的網(wǎng)絡(luò)查詢檢索。

三、加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案建設(shè)的建議

1.建立健全檔案管理制度，完善管理機(jī)制

建立完善的檔案管理制度，將科學(xué)化、規(guī)范化檔案管理工作貫徹于整個科研管理過程中，嚴(yán)格按照管理制度的要求對科研成果資料進(jìn)行有序的收集、分類、歸檔，保證科研工作的連續(xù)性和完整性。單位領(lǐng)導(dǎo)要積極支持檔案工作，調(diào)動專兼職檔案人員的工作積極性。

2.加強(qiáng)科研人員的歸檔意識農(nóng)業(yè)科研檔案的收集整理首先要保證它的完整性，如果檔案資料不完全會影響到檔案資料的質(zhì)量和潛在的價值，要想辦法提高科技人員的檔案意識，讓他們真正認(rèn)識到檔案工作與科研工作是同等重要的，科研檔案是科技管理工作的重要組成部分。將科研工作中形成的檔案資料及時的進(jìn)行收集、整理并且移交檔案室立卷歸檔。

3.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案利用率

檔案管理人員要熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用的基本知識，建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對檔案信息的采集、檢索、傳輸、服務(wù)的功能，使檔案材料查詢更加便捷。進(jìn)一步完善電子檔案的各項(xiàng)管理制度，制定出電子文件的歸檔要求和歸檔范圍，確保電子文件歸檔的完整性，實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。