小型民營(yíng)企業(yè)ERP實(shí)施淺談

張曄

一、引言

作為能輔助企業(yè)提升管理能力的信息管理系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)運(yùn)用得當(dāng)可以提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率，促進(jìn)企業(yè)精細(xì)化管理，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部信息管理與控制，做到資源共享，實(shí)時(shí)為管理者提供當(dāng)期數(shù)據(jù)，以在變化莫測(cè)的市場(chǎng)環(huán)境中提供及時(shí)反饋與快速調(diào)整。ERP作為一種管理工具，對(duì)使用企業(yè)的基礎(chǔ)環(huán)境要求很高，如組織架構(gòu)，工藝流程，控制與溝通，執(zhí)行與監(jiān)督，風(fēng)險(xiǎn)與防范等；在實(shí)踐中則涉及事前開發(fā)，事中運(yùn)行，事后維護(hù)的過程，每一個(gè)環(huán)節(jié)都影響整體系統(tǒng)的應(yīng)用效果。

ERP作為現(xiàn)代企業(yè)有力的管控工具，在中小型企業(yè)普及的同時(shí)，在使用過程中存在大量問題，要做到最大限度地減少問題的發(fā)生，ERP用戶需做到管理模式標(biāo)準(zhǔn)化，前期開發(fā)工作中需求公司與開發(fā)公司之間的互動(dòng)質(zhì)量直接影響ERP的實(shí)施與效果，后期優(yōu)質(zhì)服務(wù)與日常維護(hù)至關(guān)重要。本文結(jié)合實(shí)踐對(duì)此進(jìn)行探究。

二、重視系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境

生產(chǎn)大型電機(jī)民營(yíng)企業(yè)，2006年購(gòu)置軟件，只有財(cái)務(wù)與倉(cāng)庫(kù)兩板塊得到使用，沒有達(dá)到預(yù)期的使用效果。因?yàn)楫?dāng)時(shí)運(yùn)用的基礎(chǔ)環(huán)境不成熟，企業(yè)實(shí)際管理水平?jīng)]有達(dá)到軟件管理模塊標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)現(xiàn)實(shí)環(huán)境與標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式不匹配，如部門的設(shè)置沒有細(xì)化，工藝流程沒有標(biāo)準(zhǔn)化，內(nèi)控意識(shí)薄弱，計(jì)算機(jī)運(yùn)用沒有普及和人才短缺，如按軟件的模式會(huì)導(dǎo)致業(yè)務(wù)的脫節(jié)，而按業(yè)務(wù)的模式則軟件失去其意義。正是因?yàn)檫@個(gè)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，促使企業(yè)逐步開始重視基礎(chǔ)管理環(huán)境的規(guī)范化。

企業(yè)內(nèi)部更新管理模式，引入了國(guó)際先進(jìn)的管理理念。公司領(lǐng)導(dǎo)層多次去德國(guó)、荷蘭、日本等國(guó)考察訪問，學(xué)習(xí)引進(jìn)先進(jìn)管理理念。公司于2009年通過了ISO9001、ISO14001和OHSAS18001的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)三體系認(rèn)證。公司以人才為根本，以科技為基礎(chǔ)，以市場(chǎng)為導(dǎo)向。公司開始著手精細(xì)化管理策略，增強(qiáng)內(nèi)部管控意識(shí)，通過優(yōu)化公司內(nèi)部業(yè)務(wù)流程，逐漸與標(biāo)準(zhǔn)管理模塊相匹配。與此同時(shí)，制定規(guī)范的部門職責(zé)制度，配置相關(guān)軟件設(shè)施，招賢納士，進(jìn)行人員操作培訓(xùn)。

需要重視前期的選型、開發(fā)、設(shè)計(jì)工作。通過廣泛的市場(chǎng)調(diào)研與洽談，確定一家實(shí)力強(qiáng)且能夠充分理解企業(yè)思路的成熟ERP團(tuán)隊(duì)，來負(fù)責(zé)前期開發(fā)、中期實(shí)施與后期服務(wù)工作。在整個(gè)過程中，雙方的溝通充分與否成為項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵，如各部門要專人積極協(xié)同參與，提出自己部門的需求與要求；方案成型時(shí)需要每個(gè)部門參與審議。

同時(shí)開發(fā)公司需要對(duì)需求公司的業(yè)務(wù)流程、工藝流程與核算流程了如指掌，ERP團(tuán)隊(duì)不僅需要深入開展實(shí)地勘察，咨詢，與各部門交流，不斷完善合理建議，理順工藝流程與各部門管控要塞，還要兼顧核算部門的核算流程，才能設(shè)計(jì)出適合需求企業(yè)的產(chǎn)品。

鑒于第一次軟件應(yīng)用的不成功教訓(xùn)，筆者所在單位對(duì)第二次軟件前期開發(fā)工作過程相當(dāng)重視。在企業(yè)現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)模式化的管理基礎(chǔ)上，竭力地與開發(fā)商協(xié)商溝通，盡最大努力開發(fā)出適合企業(yè)在實(shí)際生產(chǎn)過程中可以順利執(zhí)行的軟件。ERP先期投入的財(cái)力物力人力相當(dāng)高，業(yè)務(wù)流程的每一個(gè)環(huán)節(jié)與信息鏈的完善吻合必須符合實(shí)際操作及核算流程。反之會(huì)給企業(yè)造成很大損失。

三、關(guān)注系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)

系統(tǒng)運(yùn)行期初會(huì)出現(xiàn)大量預(yù)想不到的問題，既來自于設(shè)計(jì)層面又來自于實(shí)施層面，需要一個(gè)過渡期，在此期間 ERP服務(wù)人員需要及時(shí)跟蹤指導(dǎo)，公司操作人員要做到及時(shí)反饋問題。主要出現(xiàn)的問題是具體崗位執(zhí)行不到位，不按規(guī)定進(jìn)行操作。

管理出問題導(dǎo)致的現(xiàn)象：計(jì)劃采購(gòu)車間倉(cāng)庫(kù)銷售財(cái)務(wù)，環(huán)節(jié)脫鏈，不按流程操作，造成財(cái)務(wù)整理數(shù)據(jù)時(shí)出現(xiàn)負(fù)數(shù)。計(jì)劃部門產(chǎn)品增補(bǔ)計(jì)劃多，單據(jù)遺漏，造成質(zhì)檢部門有貨無單入庫(kù)。生產(chǎn)部門領(lǐng)料成本對(duì)象不明確，造成個(gè)體產(chǎn)品料工費(fèi)不齊全。倉(cāng)庫(kù)實(shí)務(wù)操作與軟件輸入不同步，顯示不出實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)。生產(chǎn)部門出入庫(kù)單據(jù)不齊全，不按計(jì)劃執(zhí)行，后道平臺(tái)無法正常操作。非合格品入合格品庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)收發(fā)人員嚴(yán)重失職。退貨處理不當(dāng)，不及時(shí)上報(bào)處理。平臺(tái)式的界面，公司的技術(shù)機(jī)密很容易暴露。

操作出問題導(dǎo)致的現(xiàn)象：車間產(chǎn)品入庫(kù)時(shí)串庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)人員審核不嚴(yán)格。產(chǎn)品編碼重復(fù)，數(shù)據(jù)錄入人員不仔細(xì)。商務(wù)部不及時(shí)更新價(jià)格，銷售價(jià)格不實(shí)，增加勾兌工作量。工藝組不及時(shí)更新工藝單，無法保證BOM單的準(zhǔn)確性與及時(shí)性。倉(cāng)庫(kù)沒有實(shí)物入庫(kù)也審核通過。手工賬與ERP環(huán)境下處理方式不一致。錄入人員與審核人員的職責(zé)權(quán)限不清晰。上述情況導(dǎo)致無法利用信息技術(shù)實(shí)施有效管理。

ERP軟件問題導(dǎo)致的現(xiàn)象：軟件本身不穩(wěn)定，數(shù)據(jù)莫名遺失。核算系統(tǒng)勾稽關(guān)系不明確，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)的金額忽上忽下。軟件內(nèi)部的表與表之間數(shù)值有差異。開發(fā)期間生產(chǎn)工序核算次序不清，倉(cāng)庫(kù)間移庫(kù)數(shù)據(jù)沒有取數(shù)。沒有設(shè)置特殊進(jìn)退出庫(kù)單。既有直接生產(chǎn)又有后期加工核算功能無法完全匹配。以上情況無法達(dá)到完全內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)。

上述問題可歸于兩方面的原因，一方面是執(zhí)行問題。如平臺(tái)信息鏈上的操作人員責(zé)任心不強(qiáng)、對(duì)軟件管理的物質(zhì)沒有明細(xì)概念、精細(xì)化管理的標(biāo)準(zhǔn)不完善等等，大多是流程操作不清晰、授權(quán)不當(dāng)、考核不明確等原因。

對(duì)這些問題要從制度層面去考慮解決，如實(shí)行內(nèi)部監(jiān)督制度，安排定期盤點(diǎn)抽查，每日對(duì)信息鏈動(dòng)態(tài)觀察，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾偏。采取績(jī)效考核制度，對(duì)工作制定項(xiàng)目，考核打分，實(shí)施獎(jiǎng)罰；不斷完善操作規(guī)范，明確職責(zé)分工，專人定崗；加強(qiáng)部門間的溝通與協(xié)調(diào)，定期組織部門針對(duì)問題提出整改建議；設(shè)定嚴(yán)格的權(quán)限制度，減少數(shù)據(jù)傳輸風(fēng)險(xiǎn)；定期技術(shù)維護(hù)與操作指導(dǎo)培訓(xùn)等。需要從細(xì)節(jié)開始嚴(yán)格規(guī)范與考核，養(yǎng)成操作層面的按規(guī)定操作的習(xí)慣，盡快度過適應(yīng)期。這也是單位審視自身提升管理能力的機(jī)遇，可借此完善管理規(guī)章制度。

另一方面是軟件設(shè)計(jì)問題，如內(nèi)部信息系統(tǒng)陳舊老化、開發(fā)中內(nèi)部控制設(shè)計(jì)與核算流程不匹配。雙方無法預(yù)測(cè)到運(yùn)行過程中的所有問題等等。

針對(duì)這些問題需要考慮其產(chǎn)生的根源和影響的范圍，判斷出是臨時(shí)問題還是長(zhǎng)期問題，以及解決需要投入的資源。筆者建議不能夠因?yàn)閷?shí)施費(fèi)用問題選擇報(bào)價(jià)低的軟件廠商，這會(huì)帶來無止境的各種各樣的問題。一定要選擇優(yōu)秀穩(wěn)定的開發(fā)商。對(duì)于前期開發(fā)過程中沒有預(yù)測(cè)到的問題要及時(shí)處理。特別需要強(qiáng)調(diào)良好周到的售后服務(wù)。與開發(fā)商簽訂合同時(shí)要充分預(yù)測(cè)并留有余地，譬如：付款模式要留保證金。

四、加強(qiáng)后續(xù)管理與溝通

使用ERP需要時(shí)時(shí)維護(hù)，對(duì)售后服務(wù)要求高。在ERP操作過程中總會(huì)出現(xiàn)一些異常事故，需要及時(shí)與售后服務(wù)人員溝通聯(lián)系，及時(shí)解決問題確保工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。公司要專人負(fù)責(zé)管理與檢查信息系統(tǒng)。軟件負(fù)責(zé)專管人員有工作調(diào)動(dòng)時(shí)需書面交接。本公司曾出現(xiàn)維護(hù)人員離職時(shí)沒有書面交接，正逢新舊廠區(qū)搬家，結(jié)果造成數(shù)據(jù)丟失。像日常備份數(shù)據(jù)等都要專人專管，減少使用風(fēng)險(xiǎn)。還要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)指出的是：一定要在當(dāng)期使用中的服務(wù)器外再備份，這一點(diǎn)很重要，防止服務(wù)器壞了，數(shù)據(jù)消失。

民營(yíng)企業(yè)運(yùn)用ERP平臺(tái)有其特定的需求，希望借助此能迅速整合公司內(nèi)部信息，提升公司整體管控能力。通過兩套軟件的實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，軟件運(yùn)用的成功與否，與前期開發(fā)、事中運(yùn)行和事后維護(hù)密切相關(guān)。針對(duì)當(dāng)下因服務(wù)器導(dǎo)致的數(shù)據(jù)遺失，提醒筆者所在單位，管理不能忽視細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)決定成敗。

五、ERP應(yīng)用變化與成效

公司目前運(yùn)用ERP主要變化是：?jiǎn)T工操作層面做到了熟能生巧和隨機(jī)應(yīng)變；管理操作層面管控自如?；诠揪?xì)化管理的需求，ERP既滿足了內(nèi)控管理的要求，又滿足了生產(chǎn)流程的需要，且讓財(cái)務(wù)人員成功轉(zhuǎn)型，成為集操作與管理并進(jìn)的復(fù)合性人才。

與此同時(shí)，此軟件的運(yùn)用，增強(qiáng)了公司的團(tuán)體協(xié)作與凝聚力，增強(qiáng)了部門間的相互溝通理解與配合度。使公司能夠適時(shí)推進(jìn)工作進(jìn)度，實(shí)行上下層監(jiān)督制約與發(fā)現(xiàn)問題、認(rèn)識(shí)問題、解決問題，達(dá)到了動(dòng)靜結(jié)合的管理模式。公司每年針對(duì)市場(chǎng)變化，會(huì)有多重調(diào)整，降本增效會(huì)對(duì)各部門施加壓力，如工藝調(diào)整就會(huì)帶來一系列更新問題，ERP運(yùn)用的過程，是不斷賦予細(xì)節(jié)圓滿與淘汰的過程。與軟件后期服務(wù)公司是長(zhǎng)期的合作關(guān)系。變中有序，序中有變，公司與服務(wù)人員的溝通配合呈良性發(fā)展態(tài)勢(shì)，雙方在運(yùn)用過程中的更新需求與補(bǔ)給能夠得到及時(shí)的回應(yīng)與解決。