信息化助推卓越管理

北京建筑大學(xué)黨委副書(shū)記 張啟鴻

信息化助推卓越管理

北京建筑大學(xué)黨委副書(shū)記 張啟鴻

一、對(duì)信息化重要性的再認(rèn)識(shí)

黨的十八大以來(lái)，特別是中央網(wǎng)絡(luò)安全和信息化領(lǐng)導(dǎo)小組成立后，黨中央、國(guó)務(wù)院對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全和信息化工作的重視程度前所未有，國(guó)家推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃、促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動(dòng)綱要等有關(guān)政策密集出臺(tái)，網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略已經(jīng)列入國(guó)家“十三五”計(jì)劃重要戰(zhàn)略，信息化已升級(jí)為國(guó)家戰(zhàn)略，教育信息化迎來(lái)重大歷史發(fā)展機(jī)遇。全世界、全社會(huì)都相繼進(jìn)入信息化社會(huì)，信息技術(shù)的發(fā)展勢(shì)必促使教育發(fā)生革命性變化，信息化建設(shè)勢(shì)在必行，事關(guān)全局。

全球化和信息化正驅(qū)動(dòng)高等教育的變革發(fā)展。當(dāng)前國(guó)內(nèi)重點(diǎn)高校相繼掀起了信息化建設(shè)的熱潮，高等教育事業(yè)的快速發(fā)展也給教育信息化發(fā)展提供了強(qiáng)烈的需求。一批985等重點(diǎn)高校提出全面深化綜合改革方案中，信息化帶動(dòng)教育現(xiàn)代化，以信息化提供全面改革的重要支撐。當(dāng)前信息化在高校蓬勃開(kāi)展，對(duì)高校教育教學(xué)、科學(xué)研究和管理服務(wù)起到了較大的促進(jìn)作用。其主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：即信息化促進(jìn)教育教學(xué)和科學(xué)研究、信息化促進(jìn)學(xué)校管理和服務(wù)。

二、科學(xué)謀劃“十三五”信息化發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃

學(xué)校在制定“十三五”發(fā)展規(guī)劃時(shí)，明確提出將學(xué)校建設(shè)為“國(guó)內(nèi)一流、國(guó)際知名、具有鮮明建筑特色的高水平、開(kāi)放式、創(chuàng)新型大學(xué)”作為發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)。為了支撐學(xué)校實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，學(xué)校制定了確定了六大發(fā)展戰(zhàn)略（質(zhì)量立校、人才強(qiáng)校、創(chuàng)新領(lǐng)校、特色興校、信息助校、開(kāi)放辦校）和六大工程（兩高校園建設(shè)、一流學(xué)科建設(shè)、高端平臺(tái)建設(shè)、創(chuàng)新人才培養(yǎng)、卓越管理服務(wù)、全面從嚴(yán)治黨）。其中提出實(shí)施“信息助?！睉?zhàn)略，探索創(chuàng)建面向互聯(lián)網(wǎng)的信息化大學(xué)。以推進(jìn)“卓越管理服務(wù)”工程，以加強(qiáng)信息化平臺(tái)建設(shè)為載體，進(jìn)一步提升學(xué)校管理服務(wù)水平。

北京建筑大學(xué)專門(mén)制定“十三五”信息化發(fā)展規(guī)劃，并將信息化發(fā)展規(guī)劃作為重要子規(guī)劃納入到學(xué)?！笆濉卑l(fā)展規(guī)劃中。明確提出打造“智慧北建大”，創(chuàng)造“易用、便捷、智能”的信息化環(huán)境，實(shí)現(xiàn)在線學(xué)習(xí)資源豐富、網(wǎng)絡(luò)文化豐富多彩、大數(shù)據(jù)分析決策支持、校務(wù)管理卓越高效、服務(wù)便捷周到的信息化發(fā)展目標(biāo)。卓越管理服務(wù)是“智慧北建大”中管理服務(wù)信息化的重要內(nèi)容。主要包括以下幾個(gè)方面：

1.提升教育教學(xué)、科研信息化服務(wù)水平

完善教學(xué)管理綜合服務(wù)平臺(tái)；建設(shè)智慧學(xué)習(xí)環(huán)境，全面普及信息化教學(xué)；開(kāi)發(fā)課程資源，大力推進(jìn)以“綠色建筑+智慧城市”為特色的在線開(kāi)放課程平臺(tái)。全面升級(jí)科研管理信息系統(tǒng)，建成建筑類科研信息共享服務(wù)平臺(tái)，繼續(xù)加強(qiáng)專題特色資源庫(kù)建設(shè)。建設(shè)以本科生、研究生為主的全流程綜合服務(wù)平臺(tái)。

2.加強(qiáng)校級(jí)信息平臺(tái)建設(shè)

深入開(kāi)展業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再造，統(tǒng)籌推進(jìn)“一張表”工程，大力推進(jìn)人事綜合管理服務(wù)平臺(tái)、財(cái)務(wù)資產(chǎn)綜合管理服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)；建設(shè)智慧移動(dòng)門(mén)戶，建成數(shù)據(jù)共享中心、資源共享中心和大數(shù)據(jù)決策支持平臺(tái)等應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共建共享、線上線下協(xié)同辦公，校務(wù)管理卓越高效、服務(wù)便捷周到。

3.加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施與公共服務(wù)體系建設(shè)

建設(shè)完善智慧圖書(shū)館、智慧安防系統(tǒng)、智慧后勤、校園一卡通系統(tǒng)、智慧弱電系統(tǒng)等公共服務(wù)體系，建成一流的校園網(wǎng)絡(luò)高速公路和云數(shù)據(jù)中心。優(yōu)化統(tǒng)一存儲(chǔ)系統(tǒng)、災(zāi)備體系和網(wǎng)絡(luò)信息安全保障體系，建立信息系統(tǒng)安全監(jiān)測(cè)常態(tài)化機(jī)制。

三、實(shí)施卓越管理行動(dòng)計(jì)劃

為全面實(shí)施學(xué)校內(nèi)部管理體制機(jī)制改革，切實(shí)提升學(xué)校管理品質(zhì)，構(gòu)建科學(xué)高效、師生滿意的管理服務(wù)體系，為全面實(shí)現(xiàn)學(xué)?！疤豳|(zhì)、轉(zhuǎn)型、升級(jí)”的發(fā)展任務(wù)提供堅(jiān)實(shí)的管理服務(wù)保障。2015年7月，北京建筑大學(xué)結(jié)合學(xué)校綜合管理的改革，提出實(shí)施卓越管理行動(dòng)計(jì)劃。

卓越管理行動(dòng)計(jì)劃作為學(xué)校體制機(jī)制改革的牽引線，是貫徹落實(shí)中央“四個(gè)全面”戰(zhàn)略布局，推進(jìn)管理服務(wù)體制機(jī)制改革的現(xiàn)實(shí)要求，是學(xué)校貫徹落實(shí)市委教育工委、市教委對(duì)學(xué)校更名大學(xué)后各項(xiàng)事業(yè)上層次、上水平，打造市屬高校管理典范的重要舉措，是學(xué)校綜合改革在管理服務(wù)領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，是學(xué)?！疤豳|(zhì)、轉(zhuǎn)型、升級(jí)”發(fā)展策略在管理服務(wù)領(lǐng)域的具體實(shí)施方案，是帶動(dòng)學(xué)校其他各項(xiàng)改革向前有序推進(jìn)的火車頭，旨在通過(guò)科學(xué)構(gòu)架學(xué)校管理機(jī)構(gòu)，系統(tǒng)梳理學(xué)校管理體制機(jī)制，全面理順各方面關(guān)系，大力提升管理服務(wù)水平，推動(dòng)學(xué)校治理體系和治理能力現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)管理卓越和師生滿意。

實(shí)施卓越管理行動(dòng)計(jì)劃中，信息化是一個(gè)重要的載體和抓手。其中關(guān)于信息化工作的內(nèi)容主要為以下幾點(diǎn)：

（1）搭建專業(yè)化、信息化服務(wù)平臺(tái)，打造統(tǒng)一門(mén)戶、統(tǒng)一平臺(tái)、統(tǒng)一數(shù)據(jù)、統(tǒng)一安控、統(tǒng)一管理的一流信息化工作體系；

（2）推進(jìn)管理工作業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再造，以BPMN2.0規(guī)范梳理學(xué)校各職能部處業(yè)務(wù)流程；

（3）促進(jìn)管理規(guī)范化與信息化建設(shè)的結(jié)合，以管理信息化作為支撐手段，將管理服務(wù)業(yè)務(wù)流程納入信息化平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的便捷高效運(yùn)行；

（4）構(gòu)建IT治理體系，加強(qiáng)IT治理，構(gòu)建信息化協(xié)同推進(jìn)機(jī)制，加強(qiáng)信息化頂層設(shè)計(jì)，建設(shè)智慧校園，提升學(xué)校信息化建設(shè)上層次、上水平；

（5）建設(shè)系列服務(wù)師生的便捷式信息平臺(tái)。充分運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公、信息化管理，轉(zhuǎn)變學(xué)校傳統(tǒng)工作方式，便于服務(wù)師生需求，提高工作效率、降低辦公成本、提升管理與服務(wù)水平；

（6）建立學(xué)校網(wǎng)絡(luò)信息安全保障體系加快建立完備的網(wǎng)絡(luò)信息安全保障體系，不斷增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全保障能力。

四、高校業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再造的基本方法

圍繞著卓越管理行動(dòng)計(jì)劃提出的任務(wù)，學(xué)校深入開(kāi)展業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再造工程，通過(guò)信息化手段提高學(xué)校管理的服務(wù)和水平。通過(guò)落實(shí)卓越管理行動(dòng)計(jì)劃中提出的任務(wù)，梳理流程、優(yōu)化與再造流程、管理流程和效果評(píng)估，通過(guò)對(duì)各單位進(jìn)行BPMN方法集中培訓(xùn)與專題培訓(xùn)，梳理業(yè)務(wù)事項(xiàng)目錄、繪制業(yè)務(wù)流程圖，規(guī)劃建設(shè)基于業(yè)務(wù)流程的信息平臺(tái)，提升辦事效率和服務(wù)水平。

“業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再造工程”是充分借鑒先進(jìn)管理思想和互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)思維，堅(jiān)持“目標(biāo)導(dǎo)向、績(jī)效導(dǎo)向、服務(wù)為本、優(yōu)化管理、便捷高效”的基本理念，通過(guò)對(duì)全校各單位、各部門(mén)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理、優(yōu)化和再造，進(jìn)一步梳理出各單位、各部門(mén)業(yè)務(wù)事項(xiàng)與流程清單，對(duì)現(xiàn)有不合理、不夠規(guī)范甚至冗余繁雜的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化和重新設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)各單位、各部門(mén)業(yè)務(wù)事項(xiàng)及對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)流程更加清晰、規(guī)范，更加高效。在業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再造工作成果的基礎(chǔ)上，以管理信息化作為支撐手段，加強(qiáng)管理信息系統(tǒng)等信息平臺(tái)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的便捷高效，促進(jìn)管理的規(guī)范化與信息化建設(shè)相結(jié)合，達(dá)到促進(jìn)和提升管理服務(wù)水平、提升師生滿意度的目標(biāo)。

業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再造工程以師生需求為導(dǎo)向，以業(yè)務(wù)流程優(yōu)化為核心，通過(guò)對(duì)我校各單位、各部門(mén)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行系統(tǒng)性梳理、根本性的再思考和徹底的再設(shè)計(jì)，促進(jìn)我校整體管理服務(wù)水平和辦學(xué)效益的顯著提高。所有經(jīng)過(guò)梳理和優(yōu)化、再造的流程必須以最有利于服務(wù)師生、滿足師生需求為根本出發(fā)點(diǎn)，各單位、各部門(mén)要從思想上改變管理理念，強(qiáng)調(diào)“服務(wù)即管理”，將以往“管事”的工作理念轉(zhuǎn)變?yōu)椤胺?wù)師生”的工作理念、以“服務(wù)驅(qū)動(dòng)”的管理模式；以信息化技術(shù)為手段，構(gòu)建面向服務(wù)的管理信息系統(tǒng)和便捷式信息平臺(tái)。

業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再造工程，一般遵循梳理流程、優(yōu)化和再造流程、管理流程和評(píng)估流程四位一體的基本方法與步驟。

1．梳理流程

各單位首先要建立包括單位負(fù)責(zé)人、副職干部、科長(zhǎng)、職員共同組成的業(yè)務(wù)流程梳理工作團(tuán)隊(duì)，確定工作目標(biāo)，對(duì)主要涉及的業(yè)務(wù)事項(xiàng)清單、業(yè)務(wù)流程進(jìn)行系統(tǒng)性梳理，進(jìn)一步明確、清晰各崗位業(yè)務(wù)事項(xiàng)、業(yè)務(wù)流程的運(yùn)行規(guī)律。通過(guò)梳理流程，將各單位主要涉及的關(guān)鍵業(yè)務(wù)事項(xiàng)、業(yè)務(wù)流程進(jìn)行登記、分析，為流程優(yōu)化與再造做好準(zhǔn)備。

2．優(yōu)化與再造流程

在梳理出原有業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，分析思考如何改進(jìn)、簡(jiǎn)化、合并或重新設(shè)計(jì)、構(gòu)造新的業(yè)務(wù)流程，以業(yè)務(wù)流程從面向管理到面向服務(wù)的轉(zhuǎn)變?yōu)樵瓌t、以最有利于師生用戶辦事便利快捷為目的、以業(yè)務(wù)流程如何與管理信息系統(tǒng)相結(jié)合為手段，優(yōu)化與再造流程。

優(yōu)化與再造是在業(yè)務(wù)流程梳理基礎(chǔ)上的變革與升級(jí)，是對(duì)當(dāng)前管理工作的根本性思考、徹底性變革，目標(biāo)是要達(dá)到對(duì)本部門(mén)管理與服務(wù)工作水平、效果的顯著性改變。在優(yōu)化過(guò)程中，要注重討論、分析、思考和研究最合理、最優(yōu)化的流程，站在全局的角度，以業(yè)務(wù)流程優(yōu)化推動(dòng)管理的改革，進(jìn)一步理順各部門(mén)之間的協(xié)作關(guān)系。

業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再造階段要求要針對(duì)每一個(gè)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，繪制出完整的業(yè)務(wù)流程圖，并清楚描述各流程所設(shè)計(jì)的部門(mén)、人員、表單等，定義各個(gè)業(yè)務(wù)流程的工作步驟、工作規(guī)范，明確各流程的控制點(diǎn)，清晰規(guī)范、便捷高效。

3．管理流程

對(duì)于優(yōu)化與再造后的業(yè)務(wù)流程，能借助信息平臺(tái)能實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)流程，要充分考慮采用信息平臺(tái)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。各單位要加強(qiáng)流程的管理，對(duì)所有業(yè)務(wù)事項(xiàng)，做到每一個(gè)事項(xiàng)都有規(guī)范的業(yè)務(wù)流程，并考慮崗位設(shè)置和人員保障，進(jìn)一步明確權(quán)責(zé)，全程跟蹤業(yè)務(wù)流程的運(yùn)行情況，實(shí)現(xiàn)管理與服務(wù)的一體化，并且極大提升管理服務(wù)水平，提高辦事效率。

4．效果評(píng)估，持續(xù)改進(jìn)

流程梳理改進(jìn)完成后應(yīng)該進(jìn)行持續(xù)的監(jiān)控評(píng)估，評(píng)價(jià)其是否達(dá)到當(dāng)初各單位所設(shè)定的目標(biāo)，并且在運(yùn)行過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)不同的變化情況，需要對(duì)流程持續(xù)的迭代優(yōu)化、調(diào)整完善。

五、基于流程優(yōu)化的管理服務(wù)信息平臺(tái)建設(shè)

1.建成了業(yè)務(wù)功能齊全的OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)黨政辦公室業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，極大地提升了辦公效率

2015年開(kāi)始，學(xué)校已實(shí)現(xiàn)除保密文件以外，所有的辦公文件或者老師提交申請(qǐng)文件都在網(wǎng)上進(jìn)行，公文流轉(zhuǎn)、重要活動(dòng)安排、校內(nèi)請(qǐng)示、印信管理、黨委常委會(huì)、校長(zhǎng)辦公會(huì)、會(huì)議室預(yù)定等，領(lǐng)導(dǎo)還可以用手機(jī)實(shí)時(shí)批示，真正實(shí)現(xiàn)了辦公智能化。

2.互聯(lián)網(wǎng)+迎新，讓新生報(bào)到流程簡(jiǎn)化、便捷高效

新學(xué)生拿到錄取通知書(shū)后，可在網(wǎng)上進(jìn)行選宿舍、分班級(jí)，進(jìn)行網(wǎng)上繳匯。學(xué)校輔導(dǎo)員也可根據(jù)學(xué)生信息，提前介入學(xué)生的教育和管理，更好地學(xué)生了解學(xué)生。

3.報(bào)銷系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)銷+無(wú)現(xiàn)金系統(tǒng)，流程簡(jiǎn)化、師生點(diǎn)贊

老師報(bào)賬在網(wǎng)上提交申請(qǐng)，最后把相關(guān)的單據(jù)遞交給財(cái)務(wù)留存就行了，無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷，真正實(shí)現(xiàn)線上、線下結(jié)合，能在線上做一定不在線下做，能在線下做我們實(shí)現(xiàn)一站式服務(wù)，不讓老師和學(xué)生再為辦事而到處跑。

4.服務(wù)學(xué)生：通過(guò)愛(ài)生網(wǎng)絡(luò)社區(qū)、1-3-5工程，及時(shí)響應(yīng)學(xué)生訴求

在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)1-3-5的訴求系統(tǒng)：老師和學(xué)生對(duì)維修以及學(xué)校其他方方面面有什么困難或意見(jiàn)和建議，可在網(wǎng)上提交，具體分管的科長(zhǎng)負(fù)責(zé)答復(fù)，如果沒(méi)有答復(fù)或者答復(fù)不了，系統(tǒng)會(huì)在三天后上交到主管處長(zhǎng)或者副處長(zhǎng)，五天后上交到分管的校長(zhǎng)。通過(guò)近半年多時(shí)間的運(yùn)行，師生們反應(yīng)非常好，服務(wù)水平也得到極大提高。

（編輯：王曉明）