淺議加強(qiáng)院級(jí)學(xué)籍管理信息化建設(shè)的重要性

◆趙雅妮

(天津商業(yè)大學(xué)信息工程學(xué)院)

一、院級(jí)學(xué)籍管理特點(diǎn)及現(xiàn)狀分析

1.院級(jí)學(xué)籍管理特點(diǎn)

高校學(xué)籍管理工作主要集中在學(xué)院，由學(xué)院負(fù)責(zé)進(jìn)行學(xué)生學(xué)習(xí)和實(shí)踐活動(dòng)的組織，并且負(fù)責(zé)由此產(chǎn)生的學(xué)籍檔案材料的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用。從學(xué)生入學(xué)注冊(cè)開始，學(xué)院就要完成學(xué)生學(xué)籍檔案的建立，并直至學(xué)生畢業(yè)都要負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的管理。在學(xué)生在校的3～5年內(nèi)，學(xué)院將組織學(xué)生開展豐富教學(xué)活動(dòng)，產(chǎn)生內(nèi)容豐富且瑣碎的學(xué)籍檔案資料，包含學(xué)生基本信息、學(xué)籍異動(dòng)材料、體檢表、各項(xiàng)活動(dòng)材料、成績表、入黨(團(tuán))材料、畢業(yè)鑒定表等，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生在校情況的全面反映。

2.院級(jí)學(xué)籍管理現(xiàn)狀

學(xué)校在學(xué)生管理方面，普遍完成了教務(wù)管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等各種系統(tǒng)地建設(shè)。但在學(xué)籍管理方面，學(xué)院依然主要采用手動(dòng)操作方式進(jìn)行學(xué)籍檔案資料的管理，學(xué)院辦理的休學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等手續(xù)大多為紙質(zhì)資料，辦理過程中不僅需要在相應(yīng)匯總表中進(jìn)行信息地填寫，還要對(duì)年級(jí)表格中進(jìn)行信息變更。在檔案保存方面，紙質(zhì)材料容易出現(xiàn)破損，導(dǎo)致材料信息不全。而各學(xué)院的學(xué)籍檔案相互封閉，各成體系，難以實(shí)現(xiàn)信息溝通和交流。在檔案管理方面，從現(xiàn)有情況來看，一些學(xué)院在學(xué)籍檔案管理方面按照學(xué)期歸檔，一些則按照年度歸檔，導(dǎo)致學(xué)籍檔案資料管理不統(tǒng)一，容易出現(xiàn)重復(fù)勞動(dòng)的情況。而在檔案利用上，采用手工查找檔案方式進(jìn)行信息查找和進(jìn)行個(gè)人學(xué)籍異動(dòng)等事項(xiàng)的辦理，往往需要花費(fèi)較長的時(shí)間，造成學(xué)籍檔案利用率和準(zhǔn)確率均較低。

二、院級(jí)學(xué)籍管理信息化建設(shè)的重要性分析

1.實(shí)現(xiàn)院級(jí)學(xué)籍統(tǒng)籌管理

在信息化發(fā)展背景下，各種各樣的現(xiàn)代化教學(xué)管理手段得到了利用。加強(qiáng)院級(jí)學(xué)籍檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，則能使學(xué)籍檔案管理人員利用系統(tǒng)進(jìn)行學(xué)生學(xué)籍信息的管理和維護(hù)，從而規(guī)范的進(jìn)行學(xué)籍收集、整理等工作。在實(shí)際工作中，管理人員利用系統(tǒng)可以將各種分散的學(xué)籍檔案資料信息進(jìn)行分類整理和優(yōu)化整合，即按照檔案材料性質(zhì)、作用，分別利用學(xué)生基本信息模塊、學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)模塊、學(xué)生能力信息模塊、學(xué)生成績信息模塊等模塊進(jìn)行材料的整理和歸檔。針對(duì)多媒體文件、電子文件等各種信息資料，采用系統(tǒng)也能實(shí)現(xiàn)學(xué)籍信息統(tǒng)一管理，從而與學(xué)校各種信息應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行順利對(duì)接，成為學(xué)校信息管理中心重要組成部分，繼而使各學(xué)院學(xué)籍檔案得到統(tǒng)籌管理。

2.提高院級(jí)學(xué)籍管理水平

加強(qiáng)院級(jí)學(xué)籍管理信息化建設(shè)，可以促使原本學(xué)籍管理方式得到改變，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)各種學(xué)生學(xué)籍信息的錄入，使相關(guān)材料得以用電子形式保存下來，為后續(xù)材料查找和使用提供便利。采用該種管理方式，可以通過網(wǎng)絡(luò)完成各種學(xué)籍異動(dòng)事項(xiàng)的辦理，利用電子手續(xù)進(jìn)行紙質(zhì)手續(xù)的替代，從而有效預(yù)防信息丟失，使學(xué)籍檔案準(zhǔn)確性和管理效率得到提高。借助信息管理系統(tǒng)，學(xué)生、管理人員可以實(shí)現(xiàn)學(xué)籍工作的在線申請(qǐng)和辦理，有效提升工作效率。伴隨著高校辦學(xué)模式的細(xì)化和學(xué)校不斷擴(kuò)招，學(xué)院學(xué)籍管理也將面臨更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，通過信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍高效管理，則能使學(xué)生學(xué)籍管理成本得到減少，繼而促使高校學(xué)籍管理水平得到提高。

3.加強(qiáng)院級(jí)學(xué)籍檔案利用

采取信息化建設(shè)的方法途徑，也能使院級(jí)學(xué)籍檔案得到更好的利用。因?yàn)榻柚畔⑾到y(tǒng)，院級(jí)之間能夠在學(xué)生學(xué)籍管理方面實(shí)現(xiàn)交互。借助網(wǎng)絡(luò)，則能實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案資料數(shù)據(jù)的共享，為相關(guān)管理人員查閱資料提供便利。在學(xué)生日常管理方面，教師可以通過查詢學(xué)籍信息確定學(xué)生獎(jiǎng)懲情況、學(xué)習(xí)成績和社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)開展情況等各方面的信息，有針對(duì)性的對(duì)學(xué)生進(jìn)行指導(dǎo)和教育，促使學(xué)生得到更好地發(fā)展。因此加強(qiáng)院級(jí)學(xué)籍管理信息化建設(shè)，可以通過規(guī)范收集學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)信息和科學(xué)整理學(xué)籍檔案資料，使學(xué)籍檔案得到更好的利用，繼而為學(xué)生、教師和學(xué)校提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

三、加強(qiáng)院級(jí)學(xué)籍管理信息化建設(shè)的路徑

1.建設(shè)院級(jí)學(xué)籍管理系統(tǒng)

明確院級(jí)學(xué)籍管理信息化建設(shè)的重要性，還要加強(qiáng)相應(yīng)學(xué)籍管理系統(tǒng)的建設(shè)，才能滿足新時(shí)期院級(jí)學(xué)籍管理工作開展需求。為此，學(xué)院還應(yīng)加大學(xué)籍管理系統(tǒng)建設(shè)投資，聘請(qǐng)互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域?qū)＜覍W(xué)者進(jìn)行適合學(xué)院開展學(xué)籍管理工作的信息系統(tǒng)地開發(fā)，以便采用先進(jìn)系統(tǒng)高效開展學(xué)籍管理工作。而在軟件投入方面，現(xiàn)階段市面上有較多智能化檔案管理軟件，質(zhì)量參差不齊，學(xué)院還應(yīng)按照國家提出的學(xué)籍檔案管理要求和自身情況做好軟件地選擇，保證系統(tǒng)采用的接口軟件能夠順利與學(xué)校各種應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，為學(xué)習(xí)檔案管理信息化建設(shè)提供保障。

2.完善院級(jí)學(xué)籍管理制度

為保證院級(jí)學(xué)籍管理信息化建設(shè)工作能夠落實(shí)，還應(yīng)對(duì)院級(jí)學(xué)籍管理制度進(jìn)行完善，加強(qiáng)對(duì)院級(jí)學(xué)籍管理現(xiàn)狀與問題的分析，通過建設(shè)規(guī)范的學(xué)籍信息化管理體制實(shí)現(xiàn)資源共享，為學(xué)籍協(xié)同管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。在人員培訓(xùn)和考核方面，都要建立相應(yīng)的制度，督促院級(jí)學(xué)籍管理人員加強(qiáng)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和得到信息素養(yǎng)的培養(yǎng)，更好的利用信息化手段開展學(xué)籍管理工作。在學(xué)籍信息錄入方面，則要對(duì)學(xué)籍電子檔案格式進(jìn)行規(guī)范，要求各學(xué)院能夠按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行學(xué)籍檔案編制，從而為學(xué)校實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案統(tǒng)籌管理提供保障。為此，還要加強(qiáng)審核制度的建立，在學(xué)籍檔案信息被錄入到系統(tǒng)中后，由專人進(jìn)行嚴(yán)格審核，保證各項(xiàng)信息正確無誤，保證學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確性，繼而為各項(xiàng)學(xué)籍管理工作的開展提供依據(jù)。

3.建設(shè)大容量學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫

在學(xué)籍檔案信息共享方面，學(xué)院還應(yīng)完成大容量學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍信息資源共同建設(shè)。在學(xué)院學(xué)生數(shù)量不斷增多的情況下，學(xué)籍信息量也將隨之增加，所以需要完成大容量數(shù)據(jù)庫建設(shè)，滿足未來學(xué)籍管理工作需求。學(xué)生根據(jù)學(xué)號(hào)，可以通過校園網(wǎng)登錄數(shù)據(jù)庫，對(duì)學(xué)籍信息進(jìn)行查詢和補(bǔ)充完善。在學(xué)籍信息得到確認(rèn)后，學(xué)院可以將信息上傳至數(shù)據(jù)庫進(jìn)行保存。采用云技術(shù)，學(xué)籍管理人員可以完成服務(wù)器的設(shè)置，促使學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)信息的上傳，使云存儲(chǔ)器信息始終與數(shù)據(jù)庫檔案保持同步。一旦數(shù)據(jù)庫信息出現(xiàn)變動(dòng)，云端學(xué)籍檔案信息也將得到更新。各學(xué)院在進(jìn)行學(xué)籍信息收集和整理時(shí)，則能直接通過云端進(jìn)行信息下載，不僅能夠避免數(shù)據(jù)信息丟失，也能實(shí)現(xiàn)學(xué)籍資料共享，因此能夠更好的實(shí)現(xiàn)學(xué)籍資料信息的利用。

在數(shù)據(jù)信息呈爆發(fā)式增長的背景下，高校學(xué)籍信息量也得到了不斷增加。面對(duì)這種形勢(shì)，學(xué)院應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到學(xué)籍管理信息化建設(shè)的重要性，需要通過建設(shè)學(xué)籍管理信息系統(tǒng)、完善學(xué)籍信息管理制度和建設(shè)大容量數(shù)據(jù)庫推動(dòng)學(xué)籍管理信息化建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)院級(jí)學(xué)籍材料統(tǒng)籌管理，提高院級(jí)學(xué)籍管理水平，使院級(jí)學(xué)籍檔案得到更好的利用，繼而更好的滿足學(xué)院學(xué)籍管理需求。