編寫(xiě)檔案志中的學(xué)用與思考

■呂新民

編寫(xiě)檔案志中的學(xué)用與思考

■呂新民

檔案志是綜合記述一個(gè)地區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展情況的著作，內(nèi)容包括檔案的行政管理、宣傳教育、接收征集、鑒定整理、保管利用、法制建設(shè)、信息化建設(shè)、編研開(kāi)發(fā)、企業(yè)農(nóng)村檔案工作等，大多以行政區(qū)域?yàn)閱挝?。方志作為短語(yǔ)，始見(jiàn)于《周禮》，“外史掌書(shū)外令，掌四方之志”。漢代鄭玄作注：“方者四方也，志者記也”。方志作為專有名詞，最早見(jiàn)于北魏酈道元（北魏范陽(yáng)人，今河北涿州市）所著的《水經(jīng)注·汝水》：“余以永平中，蒙除魯陽(yáng)太守，會(huì)上臺(tái)下，列山川圖，以方志參差，遂令尋其源流?！贝撕?，方志一詞沿用至今。而方志學(xué)一詞，最早見(jiàn)于梁?jiǎn)⒊摹肚宕鷮W(xué)者整理舊學(xué)之總成績(jī)——方志學(xué)》。根據(jù)編纂的客體不同，方志編纂又分為綜合方志編纂和專業(yè)方志編纂，《河北省志·檔案志》即是專業(yè)志。要寫(xiě)志，就要了解志書(shū)撰寫(xiě)的基本常識(shí)，并與行業(yè)特點(diǎn)相結(jié)合，才能寫(xiě)好志。本文僅就檔案志撰寫(xiě)過(guò)程中所學(xué)所用和思考與大家交流。

一、檔案志的屬性與作用

方志的屬性，學(xué)術(shù)上歷來(lái)有不同意見(jiàn)，一是以清代章學(xué)誠(chéng)為代表的歷史學(xué)派，認(rèn)為方志屬于歷史學(xué)范圍，另一是以戴震為代表的地理學(xué)派，認(rèn)為方志屬于歷史地理學(xué)的的范疇。目前越來(lái)越多的人認(rèn)為，方志學(xué)來(lái)自地理學(xué)、歷史學(xué)，但是它已發(fā)展成為一門(mén)獨(dú)立的綜合性學(xué)科。就檔案志的性質(zhì)而言，則有著地方性、廣泛性、資料性、時(shí)代性和連續(xù)性等特征。檔案志記述的是一個(gè)地域范圍內(nèi)的檔案工作，地方性是其特征之一。所謂地方性：一是有特定的空間范圍，二是有鮮明的地方色彩。檔案志既是地方性的文獻(xiàn)，故無(wú)論記人、記事、記物都不能脫離本鄉(xiāng)本土，事事緊扣地方，“審名以紀(jì)地”，“據(jù)地以書(shū)人”，反映“一方之情”。檔案志記載的范圍雖限于一個(gè)區(qū)域，但其內(nèi)容卻極為廣泛。從縱的角度看，既記古又記今，從橫的角度看既記檔案的行政管理、接收征集，又述開(kāi)發(fā)利用、整理保管等，可謂當(dāng)代“地方檔案志的百科全書(shū)”。從某種意義上說(shuō)，檔案志又是一部資料書(shū)、工具書(shū)。檔案志不直接探索檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)律，反對(duì)宣傳色彩、空話套話，只提供資料，如實(shí)記述，為科研或需要者使用。方志撰寫(xiě)有“隔代修史，當(dāng)代修志”之說(shuō)，故檔案志亦以記當(dāng)代為主。時(shí)代變了，檔案志的內(nèi)容、形式、風(fēng)格也要隨之改變，所以，每部檔案志都不可避免地要打上時(shí)代的烙印。檔案志的連續(xù)性主要表現(xiàn)在，一部檔案志在首次編成刊印后，間隔一段時(shí)間，一般就要進(jìn)行續(xù)修。另一方面，檔案志在記述事物時(shí)，要按時(shí)間順序記述其起源、發(fā)展變化，特別注意轉(zhuǎn)折性的變化和現(xiàn)狀，做到記述不斷線。上述特點(diǎn)，也就決定了檔案志必然具有“資治、存史"”之功能。所謂資治，就是對(duì)地方行政領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，檔案志是施政必備之書(shū)，正所謂“治郡國(guó)者以志為鑒”。所謂存史，是指檔案志具有“補(bǔ)史之缺、參史之錯(cuò)、詳史之略、續(xù)史之無(wú)”的存史價(jià)值。當(dāng)今時(shí)代，檔案志的作用更顯著地體現(xiàn)在科學(xué)資源、地方年鑒、鄉(xiāng)土教材、旅行指導(dǎo)四方面。

二、檔案志的體例

體例就是著作編寫(xiě)的規(guī)范格式，用以保證書(shū)稿的規(guī)格整齊和內(nèi)容層次分明。具體體現(xiàn)在著作的體裁與凡例，即組織歸納材料的形式與編纂方法。檔案志的體例由體裁、結(jié)構(gòu)、章法三方面構(gòu)成。

1.檔案志的體裁。體裁有述、記、志、傳、圖、表、錄，以志為主。述 ，即綜述、概述、無(wú)題述。它提綱挈領(lǐng)展現(xiàn)一地檔案事業(yè)的整體面貌，不是概況的羅列，不求面面俱到，是全書(shū)的“眼”，既要突出當(dāng)?shù)貦n案工作的主要特點(diǎn)，又要分析當(dāng)?shù)貦n案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的優(yōu)勢(shì)劣勢(shì)和前景，有著畫(huà)龍點(diǎn)睛的作用，讓人讀過(guò)“述”就能對(duì)當(dāng)?shù)貦n案事業(yè)的發(fā)展有一個(gè)鮮明深刻的印象。志首的概述是全志的總綱，獨(dú)立成篇，內(nèi)容攝取各篇之精華而勾勒出一個(gè)地區(qū)檔案事業(yè)發(fā)發(fā)展、變化的軌跡，要求縱述歷史，橫陳現(xiàn)狀，梗概全貌，揭示規(guī)律。唯一與志體不同的是可以適當(dāng)?shù)厥鲋袔ёh，使事實(shí)和議論渾為一體。但各編無(wú)題概述不主張述議結(jié)合，而是堅(jiān)持述而不議。記，即大事記、大事年表。它是述的必要補(bǔ)充。縱記區(qū)域內(nèi)檔案事業(yè)各個(gè)方面發(fā)生的大事、要事、首次出現(xiàn)之事。大事記的體裁一般有編年體、紀(jì)事本末體、編年與紀(jì)事本末結(jié)合體。 編年體完全按時(shí)間逐年、逐月、逐日記載本地本事業(yè)有影響的大事及人物活動(dòng)。紀(jì)事本末體以事件為中心標(biāo)立題目記大事，按時(shí)間順序一個(gè)事件一個(gè)事件地記敘，要求將事件記述完整，有始有終。編年體與紀(jì)事本末體結(jié)合的大事記，以編年體為主，輔以紀(jì)事本末體，對(duì)某些重要的時(shí)間跨度較長(zhǎng)的事件簡(jiǎn)記其始末。該體裁集中了編年體與紀(jì)事本末體的長(zhǎng)處，兩種體裁互補(bǔ)，可以靈活運(yùn)用。志 ，是全書(shū)的主體，以記述為主，資料翔實(shí)，結(jié)構(gòu)完整，條理清楚，詳今略古，詳近略遠(yuǎn)，

具有鮮明的時(shí)代特色和地方特色。志是記實(shí)之作，志體集中體現(xiàn)了志書(shū)為資料性著述的本質(zhì)特征，以資料說(shuō)話，通過(guò)資料的科學(xué)排比，反映事業(yè)的興衰起伏。行文只敘不議、不論，不事夸張和形容，但決不是寫(xiě)成資料匯集，做成大拼盤(pán)，有聞必錄，不分主次。傳， 即人物傳記、人物表。堅(jiān)持“生不立傳”的原則，古今兼收，以今為主，只要是對(duì)當(dāng)?shù)貦n案事業(yè)發(fā)展有重大影響的人物，均可為之立傳。以正面人物為主，褒貶分明。有重要貢獻(xiàn)的生者，可在門(mén)類(lèi)志的有關(guān)章節(jié)中以事系人加以記述。在世人物按照入志標(biāo)準(zhǔn)，以簡(jiǎn)介、表的形式予以記載。 寫(xiě)人物傳要求記述傳主的生卒年月、性別、民族、籍貫、生平事跡、社會(huì)影響、公認(rèn)的社會(huì)評(píng)價(jià)，且必須以事實(shí)為依據(jù)，不能自行發(fā)揮。一般以時(shí)為序記述，以反映其一生的軌跡和全貌。圖 ，即圖示、照片。凡檔案工作重大活動(dòng)、新舊館庫(kù)設(shè)施、特色珍貴館藏、編研成果展示等，都可拍成照片；館藏量的變化、利用數(shù)量等各種檔案工作進(jìn)度均可以繪制成柱狀圖示。圖生動(dòng)直觀，形象而綜括，配合文字記述，可起到豐富志書(shū)內(nèi)容、提高志書(shū)價(jià)值、美化志書(shū)版面、增強(qiáng)志書(shū)可讀性的作用，可謂“無(wú)言之史”。圖有插頁(yè)圖和配文圖之分，一般與文字相輔而行。入志圖要精選，要從存史和具鑒賞性的角度出發(fā)，選擇圖面醒目、美觀大方、與志書(shū)內(nèi)容密切相關(guān)的圖片。圖的編制一般應(yīng)抓好以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：確定內(nèi)容，選擇形式，擬定提綱，搜集資料，編繪或精選，確定圖的位置、尺寸。注意宜圖則圖，設(shè)計(jì)科學(xué)合理，使圖文互補(bǔ)，圖文互證。忌移花接木，文圖相悖，以圖擠文， 圖的位置要安排適當(dāng)。表 ，即統(tǒng)計(jì)表、結(jié)構(gòu)分析表等。表是檔案志文字記述的一種重要輔助手段?？煞譃閮深?lèi)：一是無(wú)數(shù)據(jù)的類(lèi)目表，又可分為人表、物表、事表。二是統(tǒng)計(jì)表，是系統(tǒng)地表述數(shù)字資料的表格。廣義地說(shuō)，凡是統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)整理、統(tǒng)計(jì)分析中所用的表格，如一覽表、匯總表以及公布資料所用的表格都是統(tǒng)計(jì)表。表格的應(yīng)用，要注重化繁為簡(jiǎn)，反映全貌，條理清晰，反映事物發(fā)展變化的本質(zhì)。 錄 ，即附錄， 也是志書(shū)體裁不可缺少的組成部分。附錄通過(guò)承載正文不宜容納而又確有記載必要的具有地方特色的重要文獻(xiàn)、精選的原始資料，能幫助讀者了解一地檔案事業(yè)發(fā)展的背景、緣由和軌跡，從而提高檔案志的使用價(jià)值。附錄收錄的文獻(xiàn)和史料需體現(xiàn)一地檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵點(diǎn)，如重要決定、紀(jì)要、規(guī)劃、規(guī)定，重要的調(diào)查資料、工作報(bào)告，重要的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和史料等。

除以上七種體裁外，還需掌握序凡例、后記、索引的編纂方法。凡例用于說(shuō)明志書(shū)的指導(dǎo)思想、原則、時(shí)空范圍、體裁、體例、行文規(guī)范、資料來(lái)源、特殊問(wèn)題處理等要求。后記，安排于志末，用于交代修志始末。索引，安排在后記之前，根據(jù)檢索需要編制。

2.檔案志的結(jié)構(gòu)。 包括志書(shū)的基本框架、結(jié)構(gòu)形式及層次安排。其基本框架就是橫分門(mén)類(lèi)，縱述事實(shí)。檔案志要求檔案的發(fā)展史，側(cè)重從橫的方面來(lái)體現(xiàn)事物的廣泛性和全面性，并分門(mén)別類(lèi)記述一方檔案工作的歷史和現(xiàn)狀。因?yàn)橹挥袡M分門(mén)類(lèi)，才便于記述和查找包羅萬(wàn)象的內(nèi)容，只有縱述始末，才便于看出檔案事業(yè)發(fā)展的歷史與現(xiàn)狀。橫分門(mén)類(lèi)一般遵守事以類(lèi)從的原則，歸屬講究得當(dāng)，排列要求有序，所謂“事以類(lèi)從，類(lèi)為一志”。橫分門(mén)類(lèi)、縱述始末的基本框架是從總體上說(shuō)的，具體來(lái)講又是以橫為主，以縱為輔，因?yàn)榕c檔案志并列的大事記是縱向記述檔案發(fā)展史，一般不再橫分，而志首概述為補(bǔ)檔案志偏于橫剖而設(shè)，故一般也是縱述。檔案志的結(jié)構(gòu)形式，按照河北省方志辦的要求，統(tǒng)一采用章節(jié)體。章節(jié)體志書(shū)將志書(shū)的大類(lèi)改為編，中類(lèi)改為章，小類(lèi)改為節(jié)，具體事物改為目，其設(shè)置要合乎科學(xué)分類(lèi)和檔案管理分工的實(shí)際，突出時(shí)代特點(diǎn)和地方特色，做到門(mén)類(lèi)設(shè)置合理，歸屬得當(dāng)，層次分明，排列有序。

3.檔案志的章法。 章法即文字編寫(xiě)的一般原則。檔案志的編寫(xiě)要求使用規(guī)范的語(yǔ)體文、記述體。 語(yǔ)體文，指運(yùn)用現(xiàn)代漢語(yǔ)著述的文體。 除引用歷史著作原文外，力戒用文言文。記述體，指把事物的特點(diǎn)，事情的發(fā)展、變化過(guò)程和人物的經(jīng)歷，如實(shí)表述出來(lái)的一種文章體裁。 記述體有六個(gè)不可缺少的要素，即：時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因和結(jié)果。在記述體中，作者必須直接或間

接地交代清楚這六個(gè)要素，否則就不能圓滿達(dá)到記載和敘述人物、事件的目的，存史價(jià)值將大打折扣。 檔案志最顯著的特點(diǎn)是地方性和資料性。在撰寫(xiě)方法上，采用記述體，始終堅(jiān)持“述”字當(dāng)頭，“寓觀點(diǎn)于記述之中”，據(jù)事直書(shū)。 “重在記述，述而不論、不議，不評(píng)”，通過(guò)記述把觀點(diǎn)讓讀者理解，正所謂“志者記也”，記事成文，結(jié)文成志。志書(shū)文體不同于史書(shū)。志書(shū)一般采用橫排豎寫(xiě)的結(jié)構(gòu)形式，先橫排各門(mén)類(lèi)，再縱寫(xiě)各類(lèi)發(fā)展變化的始末，而史書(shū)一般采用豎排橫寫(xiě)的結(jié)構(gòu)形式，先按時(shí)間順序縱排篇章，再在每篇或章橫寫(xiě)各類(lèi)目的情況。志書(shū)保存真實(shí)、準(zhǔn)確的歷史資料，讓讀者從中了解歷史發(fā)展的軌跡、得失，進(jìn)而總結(jié)規(guī)律，而史書(shū)通過(guò)記述并論述歷史，向讀者闡述社會(huì)發(fā)展的規(guī)律。 志書(shū)要求作者把觀點(diǎn)和傾向性，寓于史料的記述之中，不需要作者出面評(píng)論功過(guò)是非，而史書(shū)在記述歷史的同時(shí)必須表達(dá)作者對(duì)歷史的評(píng)價(jià)，評(píng)論歷史，史論結(jié)合。

三、應(yīng)注意規(guī)范處理的幾個(gè)問(wèn)題

1.檔案志的篇目設(shè)置不是隨意的，更不是一蹴而就的，需要有一個(gè)不斷修改和完善的過(guò)程。編與章、章與節(jié)、節(jié)與目之間，是上下層層相轄的領(lǐng)屬關(guān)系，不是平行、平等的關(guān)系，不能排在同一層次上。如果篇目領(lǐng)屬關(guān)系錯(cuò)亂，就沒(méi)有志書(shū)結(jié)構(gòu)上的嚴(yán)謹(jǐn)性和內(nèi)容上的科學(xué)性，就會(huì)影響志書(shū)的質(zhì)量。同時(shí)，編、章、節(jié)、目的設(shè)置，還直接決定著搜集材料的難易與成敗，影響志書(shū)的寫(xiě)作進(jìn)度。

2.編、章、節(jié)、目標(biāo)題，要求準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、樸實(shí)，盡量簡(jiǎn)短、精當(dāng)，不用形容詞、副詞修飾，醒目而不隱晦；標(biāo)題一般由主謂詞組、動(dòng)賓詞組、偏正詞組、聯(lián)合詞組等詞組構(gòu)成。如河北省檔案局執(zhí)法檢查、建立健全規(guī)章制度、社會(huì)檔案征集等。

3.規(guī)范機(jī)構(gòu)名稱。記述機(jī)構(gòu)，在檔案志第一次出現(xiàn)時(shí)，使用全稱并括注簡(jiǎn)稱，以后一律使用簡(jiǎn)稱。如河北省檔案局簡(jiǎn)稱“省檔案局”，中共河北省委簡(jiǎn)稱“省委”等，但中共中央不能簡(jiǎn)稱“黨中央”。

4.規(guī)范人物名稱。檔案志記述人物直書(shū)姓名，不冠褒貶詞語(yǔ)，不在姓名后加身份詞，不加“同志”。必須說(shuō)明身份的，首次出現(xiàn)時(shí)在姓名前冠以職務(wù)或職稱，如河北省財(cái)政局局長(zhǎng)李××，若使用“×××副廳長(zhǎng)”則是不符合志書(shū)的記述規(guī)則。

5.規(guī)范準(zhǔn)確時(shí)間、省略時(shí)間表述。一是盡量不用“目前”、“以前”、“當(dāng)月”、“當(dāng)時(shí)”、“最近”、“今年”、“×××?xí)r期”、“×××初期”、“××世紀(jì)末”、“上個(gè)世紀(jì)”等模糊時(shí)間概念，而用準(zhǔn)確的時(shí)間概念表述，如“19世紀(jì)”、“1980年7月”等。二是同一段落中連續(xù)列舉發(fā)生在同一年（或月）的事情時(shí)，在不產(chǎn)生歧義的前提下，承前省略后面的年份（或月份），只寫(xiě)月份（或日期）。如果連續(xù)使用幾個(gè)年、月、日：則不能寫(xiě)作“1995年和1996、1998年”，而應(yīng)寫(xiě)作“1995年和1996年、1998年”；不能寫(xiě)作“1993年5、7、9月”，而應(yīng)寫(xiě)作“1993年5月、7月、9月”；不能寫(xiě)作“6月4、5、8日”，而應(yīng)寫(xiě)作“6月4日、5日、8日”。三是表示年（月、日）份起訖，全志統(tǒng)一省略前一“年（月、日）”字，如“2000——2005年”、“1999年5——8月”、“1998年7月1——4日”等，但在表述“日”時(shí)，不同月份的不能省略，如“1986年2月12日——3月8日”。四是表述時(shí)間，前后單位對(duì)等的，用“—”字線，如“2001——2003年”；前后單位不對(duì)等的用“至”，如“1987年6月至1988年秋”。6、規(guī)范助詞的使用。應(yīng)去掉習(xí)慣用語(yǔ)中過(guò)多使用的“也”、“了”、“的”等助詞，可少用一字絕不多用一字，在不影響內(nèi)容表述的前提下，盡可能做到語(yǔ)言精練。

（作者單位：河北省檔案局）