分析高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新模式

鄧榮娟　羅曉霞

信陽學(xué)院，河南　信陽　464000

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分析高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新模式

鄧榮娟*羅曉霞*

信陽學(xué)院，河南信陽464000

摘要：教學(xué)檔案為高校教學(xué)管理的各項工作提供了理論支持，教學(xué)檔案的科學(xué)化管理對順利開展高校教育工作十分重要?，F(xiàn)階段我國高校教學(xué)檔案的重要性與檔案管理水平還不成正比，教學(xué)檔案管理的問題主要表現(xiàn)為管理模式陳舊化、服務(wù)態(tài)度形式化，遠(yuǎn)不能滿足高校教學(xué)活動的多種工作需求。本文分析了高校教學(xué)檔案管理中的諸多問題，以信息科技的發(fā)展為平臺，緊抓教育制度的更新機(jī)遇，從五方面對高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新模式進(jìn)行探討，旨在提升我國高校檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案管理；檔案管理人員；模式創(chuàng)新

建立科學(xué)規(guī)范的高校檔案管理系統(tǒng)，能規(guī)范檔案管理中的各項工作，進(jìn)一步提升高校的教育教學(xué)水平。對我國高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析、提出針對性策略，是檢驗高校教育成果，促進(jìn)高校健康發(fā)展的重要課題。

一、高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

教學(xué)檔案的管理水平和高校教育發(fā)展空間緊密相關(guān)，如何實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、民主化是教育界的關(guān)注重點(diǎn)。經(jīng)眾多檔案管理人員的不懈努力，我國高校在檔案管理方面取得了顯著成績，很多高校都設(shè)立了專門的教學(xué)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案管理工作，為高校的教學(xué)管理活動提供了可靠保障。盡管高校檔案管理水平有所提升，但管理體系沒有實現(xiàn)真正的科學(xué)化，不能滿足社會發(fā)展對檔案管理的民主化需求，有些高校的檔案管理工作暴露出很多問題，阻礙了高校教育的發(fā)展步伐。

(一)檔案管理體系不科學(xué)

很多高校針對檔案管理中的諸多問題，已經(jīng)采取了一些措施來完善管理體系，對實施規(guī)范化辦學(xué)具有積極意義?？晌覈咝１姸?，高校之間的辦學(xué)水平參差不齊，在教學(xué)檔案的科學(xué)化管理上差距較大。部分高校嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范辦學(xué)的指導(dǎo)方針，建立了較為科學(xué)的檔案管理體系。另一部分高校依然延續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理不科學(xué)，檔案管理工作人員態(tài)度不積極，沒有認(rèn)真完成檔案管理中的資料收集、錄入工作，缺乏有效的監(jiān)督監(jiān)管機(jī)制，這種缺乏規(guī)范化的檔案管理模式影響檔案管理作用的有效發(fā)揮；有些檔案管理人員對部門領(lǐng)導(dǎo)檢查時提出的問題敷衍了事，沒有切實完成規(guī)定的工作內(nèi)容[2]。此種狀況對實現(xiàn)我國高校教育的規(guī)范化、民主化建設(shè)步目標(biāo)還有很長一段距離，不利于我國高校教育的長遠(yuǎn)發(fā)展。

(二)檔案管理體系不民主

在一些高校的檔案管理體系中，檔案管理的主要地點(diǎn)仍然是辦公室，和其它管理工作一樣體現(xiàn)出很強(qiáng)的行政色彩，忽略了檔案管理為人服務(wù)的理念，然而這種不符合社會發(fā)展趨勢的檔案管理體系最終會被改變。目前已經(jīng)有越來越多的管理工作者開始關(guān)注檔案管理體系的民主化建設(shè)，他們發(fā)現(xiàn)檔案管理工作不僅是簡單的信息采集、錄入工作，而是要把師生作為主體服務(wù)對象，強(qiáng)化檔案管理的民主化意識。但高校檔案管理工作依然停留在淺顯表面工作上，工作人員只側(cè)重于師生材料的采集工作，縮小了信息的提升空間；以行政心態(tài)參與到檔案管理工作中，忽略了檔案管理以人為本的服務(wù)理念?？v觀全國高校的檔案管理狀況，科學(xué)民主的檔案管理體系還不夠健全，有很多需要改進(jìn)的地方。

(三)檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)低

教學(xué)檔案管理是高校教育健康發(fā)展的必要前提，可仍有很多人對檔案管理的認(rèn)識不夠透徹，并且很多檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不高。分析這種現(xiàn)象不難發(fā)現(xiàn)，很多檔案管理人員都是學(xué)校的行政工作者或為資質(zhì)較高的教師，他們負(fù)責(zé)檔案管理工作缺乏專業(yè)檔案管理知識和積極的服務(wù)態(tài)度，使檔案管理工作差強(qiáng)人意。從檔案管理的重要性看，很多工作人員對檔案管理工作的重心不了解，誤認(rèn)為檔案管理工作就是單純資料采集、歸檔，是對學(xué)生在校生活的簡單記錄，所以在管理工作中態(tài)度松懈，甚至有些檔案管理人員并非全職工作，而是業(yè)余兼職，這使他們對檔案管理工作有所怠慢。

二、如何實現(xiàn)檔案管理模式創(chuàng)新

我國教育事業(yè)的發(fā)展備受矚目，高等教育面臨著挑戰(zhàn)的同時，也迎來了新機(jī)遇。近幾年，很多高校紛紛更新教學(xué)理念，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)提高辦學(xué)水平，尤其在學(xué)生日常管理工作中自動化技術(shù)嶄露頭角，為創(chuàng)新高校教學(xué)檔案管理模式提供了寶貴的實踐經(jīng)驗。在高校開展標(biāo)準(zhǔn)化辦學(xué)的進(jìn)程中，對學(xué)生的準(zhǔn)確評估工作能在一定程度上檢驗教學(xué)成果，是高校教學(xué)檔案管理工作的重要內(nèi)容。也就是說檔案管理工作的核心是和學(xué)生相關(guān)的一切教學(xué)活動，只有公正、科學(xué)的學(xué)生評估體系才能推動高校教學(xué)檔案管理模式的創(chuàng)新，為提高檔案管理質(zhì)量、規(guī)范辦學(xué)打下堅實基礎(chǔ)。

(一)加強(qiáng)檔案分類的內(nèi)在聯(lián)系

高校教學(xué)檔案是學(xué)生在校期間各種生活和學(xué)習(xí)活動的簡單記錄，是學(xué)生個人的第二張名片，決定了用人單位對學(xué)生的印象，對學(xué)生的未來發(fā)展有一定影響，如今檔案管理人員的社會地位也隨著社會各界對檔案的重視程度而提高。傳統(tǒng)的檔案管理模式早已不能滿足高校教育工作的需求，對檔案管理模式創(chuàng)新是時代發(fā)展、教育進(jìn)步的必經(jīng)之路。但目前仍有很多高校的檔案分類工作延續(xù)傳統(tǒng)的工作模式，根據(jù)檔案的主要作用、重點(diǎn)特征等分類后再進(jìn)行存檔工作。這種檔案管理的分類方式存在兩面性，一面它將不同類型的檔案清楚的分隔開，使檔案的分類管理工作十分便捷，很同意容易突出一些重點(diǎn)檔案，適合具有真針對性的檔案篩查。另一面它精確的分門別類又忽視了各種檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系，不能體現(xiàn)所有教學(xué)檔案之間的統(tǒng)一性。權(quán)衡傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理模式的特點(diǎn)，在檔案管理模式的創(chuàng)新工作中要引用檔案橫向分類的管理特點(diǎn)，使各種檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系更加緊密，保證不同檔案的主要作用正常發(fā)揮，進(jìn)而高效準(zhǔn)確的落實檔案管理的基礎(chǔ)工作，以科學(xué)、高效的管理模式完善檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)工作。

(二)創(chuàng)新檔案管理思路

檔案管理的主要服務(wù)對象是師生，如果管理人員在工作中沒有秉承以人為本的管理思路，使檔案管理的模式過于形式、機(jī)械化，則會影響檔案管理功能的發(fā)揮，阻礙高校教學(xué)質(zhì)量的提高。要創(chuàng)新檔案管理思路，就要求檔案管理人員在工作中堅持服務(wù)師生的管理理念，各項工作都緊系高校的各種教學(xué)活動，真正做到“取之于民，用之于民”。在檔案管理工作的具體實施中，負(fù)責(zé)人員要注意結(jié)合師生的群眾力量，讓資質(zhì)較高的教師與學(xué)生參與到管理機(jī)制的建設(shè)中，幫助管理負(fù)責(zé)人完成教學(xué)檔案資料的歸檔工作，讓師生們對檔案管理工作的性質(zhì)及作用有更深一步的了解。當(dāng)然檔案管理的專職工作人員還要重視檔案服務(wù)于師生的管理理念，切實貫徹檔案的人性化管理思路，為師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，加強(qiáng)廣大師生對檔案管理工作的理解與支持，使教學(xué)檔案的管理工作落到實處，為高校教學(xué)的健康發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

(三)借助科學(xué)技術(shù)的信息管理創(chuàng)新

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展迎來了信息時代的春天，為高校自動化辦公提供了可靠的技術(shù)支持。高校教學(xué)檔案的建設(shè)工作涉及內(nèi)容廣泛，有很多數(shù)據(jù)的收集整理工作，信息技術(shù)的發(fā)展為教學(xué)檔案管理模式的創(chuàng)新提供了廣闊的發(fā)展空間。高校教學(xué)檔案要想適應(yīng)時代的發(fā)展步伐，借助先進(jìn)的科學(xué)信息技術(shù)十分必要。在檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建中，要適應(yīng)信息快速調(diào)動、傳輸?shù)榷喾N需求[1]，建設(shè)一個高度信息化的檔案管理平臺，提高檔案管理效率，為高校的健康發(fā)展做好基礎(chǔ)工作。

如今辦公自動化已經(jīng)十分普及，很多高校領(lǐng)導(dǎo)也看準(zhǔn)這一契機(jī)，把檔案管理的信息化建設(shè)列為重點(diǎn)工作，很多高校早已提出檔案管理的自動化設(shè)想，但實施起來絕非易事。在很多高校的檔案管理中，紙質(zhì)檔案已經(jīng)延續(xù)多年，盡管網(wǎng)絡(luò)信息化的管理方案具有很多優(yōu)勢切實可行，可現(xiàn)實的檔案管理仍以紙質(zhì)管理為主，網(wǎng)絡(luò)信息只起了輔助作用，最后依舊要以紙質(zhì)檔案的形式進(jìn)行轉(zhuǎn)移，在用人單位進(jìn)行檔案交接時需要負(fù)責(zé)人的紙質(zhì)簽章。很顯然在信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天，紙質(zhì)檔案為主的管理模式大大降低了檔案管理的自主職能，遠(yuǎn)不能滿足高校、用人單位與學(xué)生本人之間的信息傳遞需求。

針對上所述問題，檔案的信息管理創(chuàng)新在尊重紙質(zhì)檔案必要性的前提下，借助高校教育現(xiàn)代化的發(fā)展平臺，依靠信息技術(shù)的便利條件，把網(wǎng)絡(luò)作為檔案存儲途徑，信息技術(shù)作為檔案存儲載體，建造一個自動化的數(shù)據(jù)管理平臺，把紙質(zhì)檔案的數(shù)量最大程度降低。檔案的自動化管理要重視檔案的真實性、有效性，高校領(lǐng)導(dǎo)要支持檔案管理的安全保障工作，采用最新的防盜軟件，防止檔案信息被竊取、篡改。同時要建立有效的獎懲制度，防止管理人員在工作中利用職位之便以權(quán)謀私，督促管理人員以認(rèn)真的態(tài)度投入到日常工作中，使檔案的職能高效發(fā)揮。

(四)豐富檔案管理機(jī)構(gòu)

高校教學(xué)檔案的信息采集工作涉及很多內(nèi)容，需要學(xué)校多個部之間的有效配合，如果各部門之間的合作不合理、默契，就會使檔案管理冗長復(fù)雜，難以制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。高校檔案管理工作的各部門要明確本部門的工作職能，有機(jī)協(xié)調(diào)各部門之間的重點(diǎn)工作。在多項檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)中，高校領(lǐng)導(dǎo)要把握好檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)方向，把教務(wù)部門作為管理核心，改變檔案管理的集權(quán)制度，把檔案管理的重點(diǎn)工作分配到高校各機(jī)構(gòu)。

這種分散的管理方式起到橋梁、紐帶的作用，將檔案管理部門和其它機(jī)構(gòu)部門之間的工作有效聯(lián)接起來，緩解了檔案管理部門的工作壓力，提升檔案管理的建設(shè)速度和質(zhì)量。高校各部門的檔案建設(shè)工作要把提升教育質(zhì)量作為終極目標(biāo)，并充分發(fā)揮教育研究機(jī)構(gòu)人員的職業(yè)優(yōu)勢，把檔案管理的技術(shù)性工作順利解決，以完成高校檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作，為完善檔案管理細(xì)節(jié)工作、拓寬檔案管理空間提供基礎(chǔ)保障[3]。除此之外，高校各部門機(jī)構(gòu)要理解檔案管理協(xié)調(diào)工作的重要性，在工作中多加溝通、重視合作，避免出現(xiàn)重復(fù)的教學(xué)檔案建設(shè)工作，大幅度提高檔案建設(shè)效率。

(五)提升檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)

在促進(jìn)高校辦學(xué)質(zhì)量的各項工作中，檔案管理工作發(fā)揮了不可替代的作用，基礎(chǔ)工作為檔案的資料收集、分類、歸檔等工作上，反映了教育教學(xué)工作中的各種活動。正因為教學(xué)檔案的重要性，很多高校的教育政策開始向檔案管理傾斜，檔案工作人員的社會地位也隨之提高。盡管很多高校成立了專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，建立了科學(xué)的獎勵晉升制度，來提升檔案管理人員的工作積極性，促進(jìn)高校檔案管理水平的進(jìn)步，為實現(xiàn)高效的檔案管理工作提供新動力。但在高校檔案管理的日常工作中，很多專職人員的工作積極性不高，服務(wù)意識不強(qiáng)，不但影響了高校檔案管理職能的發(fā)揮，而且讓廣大師生對檔案管理人員產(chǎn)生了不滿心理，對教學(xué)檔案管理的工作十分不利。

為此，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)工作，對檔案管理知識薄弱的工作人員組織培訓(xùn)，學(xué)習(xí)本國或者國外高校教學(xué)檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗，再根據(jù)本校具體情況“取其精華，去其糟粕”，以此提升檔案管理人員的理論知識和實踐技能。在檔案管理人員的工作態(tài)度上，要不定期進(jìn)行民意調(diào)查，對服務(wù)態(tài)度差、工作狀態(tài)散漫的工作人員予以適當(dāng)批評、進(jìn)行心理疏導(dǎo)，對工作熱情、態(tài)度認(rèn)真的工作人員書面或適當(dāng)物質(zhì)獎勵[4]。當(dāng)然不論工作年限長短，所有負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員都應(yīng)以十倍的耐心投入到工作中，對工作中出現(xiàn)的各種問題總結(jié)反思，探討出合理的解決方案并上報校領(lǐng)導(dǎo)，再由校領(lǐng)導(dǎo)組織小組會議對方案的可行性進(jìn)行評估。

三、結(jié)束語

我國高校教學(xué)檔案的管理模式存在很多不足之處，影響了檔案管理職能的發(fā)揮，只有對教學(xué)檔案管理工作的各種問題進(jìn)行分析探討，才能提出具有針對性的解決方案，可見創(chuàng)新高校教學(xué)檔案的管理模式十分重要。高校領(lǐng)導(dǎo)要高瞻遠(yuǎn)矚，從加強(qiáng)檔案管理各部門工作之間的內(nèi)在聯(lián)系、創(chuàng)新檔案管理思路出發(fā)，然后借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對檔案的存儲方式進(jìn)行創(chuàng)新，然后是分散檔案管理工作內(nèi)容，促進(jìn)各教學(xué)機(jī)構(gòu)之間的協(xié)調(diào)配合，最后是檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)提升，以此體現(xiàn)教學(xué)檔案管理以人為本的服務(wù)理念。

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*作者簡介：鄧榮娟(1984-)，女，漢族，河南南陽人，信陽學(xué)院，講師，研究方向：語言文學(xué)；羅曉霞(1983-)，女，漢族，福建永安人，信陽學(xué)院，助教，研究方向：教育學(xué)。

中圖分類號：G647.24

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1006-0049-(2016)13-0006-02