信息化背景下的檔案管理體制及優(yōu)勢分析

王　瑩

黑龍江省第二醫(yī)院，黑龍江　哈爾濱　150000

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信息化背景下的檔案管理體制及優(yōu)勢分析

王瑩

黑龍江省第二醫(yī)院，黑龍江哈爾濱150000

摘要：我國的檔案管理體制要想繼續(xù)發(fā)展，就要積極的進(jìn)行體制創(chuàng)新，使得檔案管理體制符合時代發(fā)展要求，有著時代的烙印，本篇文章就從信息時代的角度出發(fā)分析我國檔案管理體制。

關(guān)鍵詞：信息時代背景；檔案管理體制；創(chuàng)新；適應(yīng)發(fā)展

21世紀(jì)以來，發(fā)展最快的信息技術(shù)行業(yè)，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化被廣泛被應(yīng)用于各個領(lǐng)域，在一定程度上推動了我國積極的發(fā)展，提高社會的整體發(fā)展水平。信息行業(yè)的高速發(fā)展帶來的不全是好事，信息化也給我國的各項事業(yè)的發(fā)展造成了沖擊，尤其是對我國的檔案事業(yè)，檔案事業(yè)受到的沖擊最大。在信息時代發(fā)展的大背景下，傳統(tǒng)的檔案管理體制已經(jīng)不能滿足當(dāng)今社會的需要，因此，未來滿足需求必須對檔案事業(yè)進(jìn)行體制改革，才能夠符合時代的發(fā)展，也促進(jìn)我國現(xiàn)代檔案事業(yè)的發(fā)展。

一、檔案管理體制概念

檔案管理體制是我國在對檔案進(jìn)行管理的過程中產(chǎn)生的一種制度體系。檔案管理工作的主要職責(zé)就是對檔案信息進(jìn)行整理歸檔，然后進(jìn)行保存，為利用者提供準(zhǔn)確的參考信息。檔案管理體制就是使檔案管理工作的內(nèi)容更具規(guī)范化和系統(tǒng)化，使得檔案利用者可以根據(jù)各項檔案的信息對工作進(jìn)行全面的把控。

檔案是我國各企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營活動的重要依據(jù)，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)制定發(fā)展決策的重要參考憑證，對于企業(yè)的營銷和管理都有著重要的影響。但是檔案管理工作在實際的操作中，存在有很多的不確定因素，這些因素會影響檔案的質(zhì)量。因此，要制定嚴(yán)格的檔案管理體系，在進(jìn)行檔案管理工作時，要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)章制度執(zhí)行。使得檔案的管理規(guī)章制度符合企業(yè)的發(fā)展需求，可有效提高檔案的利用率。檔案管理工作人員是檔案管理的直接負(fù)責(zé)人，其要嚴(yán)格按照有關(guān)的管理規(guī)章條例來規(guī)范自己的行為，使得檔案管理工作能夠有效的開展。

二、我國檔案管理體制的研究現(xiàn)狀

近幾年，檔案管理事業(yè)作為一個新興的行業(yè)正在逐漸進(jìn)入大家視線，檔案管理起步晚，發(fā)展慢，但是也取得了一定的發(fā)展成果，但是與其他發(fā)達(dá)國家相比，我國整體的檔案管理事業(yè)存在著弊端，我國的檔案管理體系在整體運(yùn)行上存在著很大的缺陷。在我國大部分企業(yè)的檔案管理工作的模式比較單一，企業(yè)自主管理檔案，管理體系采用的是分級管理制度，與條塊運(yùn)行原則相結(jié)合，在這種運(yùn)行狀態(tài)下的檔案管理工作就格外沉悶缺乏創(chuàng)新性，也阻礙了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

檔案管理工作采用的是集中統(tǒng)一的管理形式，這種形式主要應(yīng)用于企業(yè)的檔案管理工作的運(yùn)行過程中。企業(yè)建立了一個專門的檔案管理部門，對內(nèi)部的檔案管理工作進(jìn)行集中管理，使得企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)者能夠全面把控檔案管理工作。這種集中統(tǒng)一的管理形式能夠在一定程度上使得管理效果突出，發(fā)揮一定積極的作用，為企業(yè)的發(fā)展提供良好的管理服務(wù)。但是在實際的操作中，其還存在著很多的不足和缺陷，而且由于企業(yè)的自身技術(shù)水平和企業(yè)規(guī)模的限制，使得集中統(tǒng)一的管理形式在實際的執(zhí)行當(dāng)中會遇到諸多的困難，從而阻礙了其功能的發(fā)揮，進(jìn)而使得企業(yè)檔案管理事業(yè)的發(fā)展出現(xiàn)停滯。

三、檔案管理信息化的主要優(yōu)勢

信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛的應(yīng)用到各個行業(yè)中。增加了各行業(yè)的信息量，推動了各領(lǐng)域行業(yè)的發(fā)展，也因此出現(xiàn)了信息化的文檔。這種信息化的文檔是當(dāng)今社會的發(fā)展的反映。這種信息化的文檔存在形式是以文檔的形式存在的，方便檔案管理人員對其進(jìn)行管理。信息化的發(fā)展加快，使得傳統(tǒng)的檔案管理體系已經(jīng)不能夠滿足發(fā)展需求。

為了滿足檔案管理發(fā)展的需要，檔案管理中還增加了技術(shù)，但是這些技術(shù)與傳統(tǒng)的檔案管理有很大不同，這使得我國的檔案事業(yè)需要改革創(chuàng)新來面對巨大的挑戰(zhàn)，這種挑戰(zhàn)并且給我國的檔案管理的工作也帶來了極大的困難。從目前來看，檔案管理人員必須具備超高的綜合素質(zhì)，而且能夠掌握專業(yè)的管理技術(shù)，才能進(jìn)行檔案管理工作，并且對檔案管理工作的重要性有著深刻認(rèn)識，能夠服從現(xiàn)代檔案管理工作的要求，優(yōu)化檔案管理體系，發(fā)揮出現(xiàn)代化檔案管理工作的優(yōu)勢，從而為社會的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

(一)有效的解決了傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足

在我國目前的檔案管理而言，從事檔案管理的工作人員沒有接受到正規(guī)的教育，工作人員缺少對檔案知識的掌握，檔案管理技能不嫻熟，對檔案管理的認(rèn)識不夠深刻，因此在檔案管理工作中存在有很多的問題。

隨著社會飛速的發(fā)展，檔案中需要進(jìn)行的管理數(shù)據(jù)和內(nèi)容都在持續(xù)增加，并且檔案中內(nèi)容隨時變化，檔案管理中的數(shù)據(jù)也在不斷增大，因此，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)就不能滿足發(fā)展需要，在檔案管理工作中要采用新興技術(shù)，而便于更新數(shù)據(jù)，管理內(nèi)容。

(二)檔案管理現(xiàn)代化有利于順應(yīng)時代發(fā)展潮流

首先，檔案在我國社會發(fā)展中有著收藏和保護(hù)國家各個歷史時期所形成的檔案內(nèi)容與任務(wù)，更是一項造福子孫的宏偉事業(yè)。其次，檔案管理工作還負(fù)擔(dān)著為其他行業(yè)發(fā)展提供信息資料的重任，是為現(xiàn)代化社會建設(shè)提供信息資源的主要方式。檔案的開展是各項工作得以順利進(jìn)行的前提和必然條件，只有充分的發(fā)揮檔案資源應(yīng)有價值和效益，才能夠科學(xué)合理的為社會發(fā)展做貢獻(xiàn)。

四、結(jié)語

綜上所述，為了適應(yīng)社會大發(fā)展腳步，要不斷加強(qiáng)對檔案的管理模式創(chuàng)新，檔案資源是非常重要的，是信息化檔案管理工作中的核心部分，檔案資源的充分開發(fā)和有效利用可以推動檔案管理工作的發(fā)展。因此，要利用信息化技術(shù)手段進(jìn)行創(chuàng)新，改革檔案管理的方式，優(yōu)化檔案管理體系，實現(xiàn)檔案管理體系的可持續(xù)發(fā)展，加強(qiáng)檔案信息的完整性，提高信息保存安全系數(shù)，從而提高檔案的利用率，推動我國社會的發(fā)展。

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中圖分類號：F270

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1006-0049-(2016)08-0230-01