文書檔案的現(xiàn)代化管理對策分析

夏永強

云南新世紀(jì)滇池國際文化旅游會展投資有限公司，云南　昆明　650000

?

文書檔案的現(xiàn)代化管理對策分析

夏永強

云南新世紀(jì)滇池國際文化旅游會展投資有限公司，云南昆明650000

摘要：現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，檔案管理逐漸趨向于現(xiàn)代化，檔案記錄方法以及信息承載形態(tài)等發(fā)生了巨大的變化。在此背景下，文書檔案管理的要求也更高。本文主要通過對文書檔案管理的現(xiàn)代化方法進行探索，進而為文書檔案工作提供參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案；現(xiàn)代化管理；對策

文書檔案管理歷來以傳統(tǒng)紙質(zhì)形式存在，存儲量小而且信息更新速度緩慢，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對于文書檔案的管理提出了新的要求和挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案管理已經(jīng)無法滿足時代對于文書檔案管理的要求，因此，對文書檔案進行現(xiàn)代化管理迫在眉睫。

一、文書檔案現(xiàn)代化管理的必要性分析

通過有效運用現(xiàn)代化技術(shù)，能夠不斷提高檔案信息管理的水平，具有重要的應(yīng)用意義。文書檔案管理是一項比較復(fù)雜的工作，需要政府給與統(tǒng)一管理，同時對檔案管理人員的要求比較高。實現(xiàn)文書檔案現(xiàn)代化管理，能夠有效提高服務(wù)的快捷性，同時能夠有效實現(xiàn)供需結(jié)合，不斷促進檔案管理與信息需求者之間良好關(guān)系的建立，從而能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)功能，提高信息服務(wù)的質(zhì)量以及效率[1]。在現(xiàn)代化管理中，可以有效應(yīng)用信息輸入工具實現(xiàn)輸入檢索，從而實現(xiàn)對信息的整理以及檢索，通過對信息目錄的編制，提高信息服務(wù)管理的效率。

文書檔案管理人員可以通過信息技術(shù)的運用，實現(xiàn)對信息的整理，并通過編制目錄，提高系統(tǒng)的信息存儲能力。信息化文書檔案管理方法具有比人工文書檔案管理更加有效，所具備的信息存儲量也比較大，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的長久保存。現(xiàn)代化的文書檔案管理在信息技術(shù)的應(yīng)用下，能夠不斷提高文書檔案管理的效率，同時提高信息的準(zhǔn)確度，實現(xiàn)信息之間的共享，具有重要的應(yīng)用意義。

二、文書檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)涵

(一)管理人才的現(xiàn)代化

文書檔案管理的現(xiàn)代化，必須要實現(xiàn)管理人才的現(xiàn)代化，通過對人才先進信息技術(shù)素養(yǎng)的培養(yǎng)，提高文書檔案管理工作的現(xiàn)代化水平?，F(xiàn)代化的文書檔案管理人員應(yīng)該能夠?qū)崿F(xiàn)技術(shù)設(shè)備的熟練操作，同時能夠有效應(yīng)用管理才能，并具備相關(guān)聯(lián)的學(xué)科知識，同時可以不斷更新自身的素質(zhì)水平。因此，文書檔案管理必須要注重新型人才的引入，重視人才專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，實現(xiàn)檔案管理人才的現(xiàn)代化。

(二)管理思想的現(xiàn)代化

思想是指導(dǎo)人行動的靈魂，現(xiàn)代化管理思想是檔案管理現(xiàn)代化的中心內(nèi)涵。文書檔案管理人員應(yīng)該樹立正確的文檔管理思想，及時更新自身的思想水平，提高自己的認(rèn)識水平。現(xiàn)代化的管理思想要求具有科學(xué)的認(rèn)識觀，應(yīng)該落實在宣傳上，通過對文書檔案管理現(xiàn)代化重要性的宣傳，培養(yǎng)文書檔案管理人員的現(xiàn)代化思想，促進檔案管理的優(yōu)化。

(三)管理方法與手段的現(xiàn)代化

企業(yè)可以通過建設(shè)現(xiàn)代化的管理規(guī)章制度，實現(xiàn)對文書檔案的現(xiàn)代化管理，同時應(yīng)該注意引進現(xiàn)代化的管理方法以及手段，注重積極應(yīng)用現(xiàn)代化的管理工具，實現(xiàn)對管理設(shè)備以及工具的及時更新，加大文書檔案管理工作的技術(shù)投入，促進文書檔案管理全方位的現(xiàn)代化，進而不斷促進檔案管理的自動化水平的提高[2]。

三、提高文書檔案管理的策略

(一)促進管理者理念轉(zhuǎn)變

管理者的決策決定了工作重心的傾向，文書檔案管理者要認(rèn)識到文書檔案管理的重要性，積極主動做好文書檔案工作的宣傳工作，確保領(lǐng)導(dǎo)層能夠重視文書檔案工作，為文書檔案部門工作人員提供培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機會，促進員工使用現(xiàn)代化手段來進行工作，并在工作過程中不斷進行創(chuàng)新。

(二)加強文書和檔案規(guī)范

文書檔案在進行整理的時候應(yīng)該有明確的規(guī)定，確保文書檔案在進行整理的過程中有章可循，避免各行其是，這樣能夠保證文書檔案在各個部門之間進行移交的過程中不會因為不同的規(guī)范而出現(xiàn)問題[3]。在進行文書檔案管理工作規(guī)范化過程中需要文書檔案工作人員具有很強的大難意識，進行素材整理的時候嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，并且及時對于文件進行收發(fā)、登記，并對文書立案歸檔，加強文書工作和檔案工作的銜接。

(三)增強部門之間合作

檔案工作人員要主動了解其他部門的工作，確保檔案管理工作能夠圍繞單位的核心工作來開展，增強不同部門之間的合作交流，能夠確保信息透明公開，便于進行檔案資料的收集和整理工作。各個部門之間的合作有利于為文書檔案管理部門提供有力的證據(jù)和情報，可以保證歸檔資料的合理性和及時性。

(四)進行專業(yè)知識培訓(xùn)

對于文書檔案管理部門的工作人員進行專業(yè)知識培訓(xùn)，幫助他們掌握現(xiàn)代化的文書檔案管理工作專業(yè)技能，促進其使用現(xiàn)代化管理手段進行文書檔案管理的專業(yè)能力的不斷提高。不斷進行先進管理手段和知識技能的學(xué)習(xí)，可以有效促進文書檔案管理的現(xiàn)代化管理水平。

四、結(jié)束語

文書檔案管理的專業(yè)性比較強，信息技術(shù)對于文書檔案的管理工作提供了輔助作用，在進行文書檔案管理工作中使用先進的信息技術(shù)手段來進行管理，需要文書檔案管理人員不斷更新理念，提高專業(yè)知識和自身綜合素質(zhì)，促進檔案文書管理工作信息化、智能化發(fā)展。

[參考文獻]

[1]王雅慧.20世紀(jì)30年代以來國民政府文書檔案工作改革研究(1933-1949)[D].上海師范大學(xué)，2014.

[2]謝曉平.德爾菲法在文書檔案進館鑒定中的應(yīng)用研究[D].廣西民族大學(xué)，2010.

[3]劉旭瑩.元清中央行政中樞機構(gòu)文書檔案工作比較研究[D].廣西民族大學(xué)，2015.

中圖分類號：G271

文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1006-0049-(2016)08-0228-01