淺談人事檔案管理存在的問題及對策

曲歆彤

云南省地質(zhì)調(diào)查院，云南　昆明　650216

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淺談人事檔案管理存在的問題及對策

曲歆彤

云南省地質(zhì)調(diào)查院，云南昆明650216

摘要：人事檔案管理工作是一項具有專業(yè)性、政策性的管理工作，各單位應要充分認識到檔案管理工作的重要性和意義性。管好、用好人事檔案，對單位的人事管理工作起著重要作用。

關鍵詞：檔案管理；問題；對策

檔案是信息的重要載體，加強對檔案的管理工作的重視，研究解決檔案管理工作中遇到的各種問題，對單位的人事管理工作起著重要作用。

一、人事檔案管理工作中存在的問題

(一)檔案室的設施及設備缺乏

部分單位依沒有單獨的檔案室，依然存在“三室”合一的現(xiàn)象；部分單位檔案室沒有防潮、防濕、防盜等設備，檔案管理意識差；一些單位檔案管理的必備用品，如切刀、統(tǒng)一的檔案夾、檔案盒等未配備齊全。

(二)檔案管理意識淡薄，檔案管理能力欠缺

1.部分檔案管理人員缺乏業(yè)務培訓，對人事檔案重要性認識不足

現(xiàn)在大部分單位人事檔案管理人員都不是專職的，缺乏相對較為專業(yè)的業(yè)務培訓，導致其哪些材料需要歸檔、哪些材料不需要歸檔劃分不清，歸檔材料需要劃分到第幾類也是模糊不清，一些應該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。

2.檔案管理宣傳工作欠缺，對檔案管理工作重視不夠

由于檔案管理的宣傳工作不到位，導致單位職工對人事檔案的重視程度不夠，對人事檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；部分職工對人事檔案材料的補充工作不配合，認識程度不夠，導致材料補充耗時長、難度大，大大地影響了人事檔案材料的完整性和準確性。

(三)人事檔案管理工作缺乏制度保障

各單位想管理好人事檔案，就需要有一套完整的、完善的人事檔案管理制度。然而部分單位缺乏這樣的制度。從檔案的收集、借閱、歸檔、裝訂等各方面制定詳細的、具有可操作性的管理制度，防止檔案管理人員執(zhí)行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時的現(xiàn)象，才能保障人事檔案管理工作規(guī)范化，促使人事檔案為單位的各項工作服務。

(四)人事檔案管理的信息化程度欠缺

在人事檔案管理上，部分單位信息化程度不高，缺乏專門用于人事檔案管理的計算機及檔案管理軟件，未能將人事檔案信息數(shù)據(jù)化、信息化。導致查閱人事檔案信息仍采用手工查找，費時大、難度大。

二、人事檔案管理對策及思考

針對以上存在的問題，就干部人事檔案管理工作提出以下幾點思考及對策。

(一)加強人事檔案管理的基礎性工作建設

1.完善人事檔案材料的收集與歸檔

由于每年人事檔案中的獎罰、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，人事檔案管理人員必須按照相關要求及時、準確的分類歸入檔案，檔案管理人員需認真完善相關材料、將職工年度考核、學歷變化、聘任、晉升等各種材料及時收集齊并準確地歸入人事檔案中，確保人事檔案的完整性、準確性、可靠性。

2.建立健全檔案室的硬件設施

未有專門檔案室的單位，應設立專用的檔案室，并增加完善檔案管理硬件設備，購買統(tǒng)一的檔案柜、檔案盒、檔案夾、切刀、除濕機、滅火等設備。盡量使檔案室的設施做到“六防”。即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。引進相關的人事管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。

(二)加強對檔案管理人員的培訓工作，提高檔案管理人員的政治和業(yè)務素質(zhì)

加強對人事管理工作人員的培訓工作，定期對檔案管理的新政策、新制度及相關基礎知識進行培訓，提高其檔案管理的業(yè)務知識及業(yè)務素質(zhì)，并選擇政治上可靠、責任心強的共產(chǎn)黨員從事人事檔案工作管理工作，定期加強其政治理論的培訓，提高其責任意識、管檔意識、不斷加強檔案管理人員的政治素質(zhì)。

(三)促進人事檔案管理信息化，建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

人事變動工作、提拔工作的復雜性，導致每一年度形成的人事檔案材料數(shù)量巨大，在查閱和查找人事檔案相關信息時，僅僅靠查閱原始檔案的方式費時費力，難度極大，且不能較好地保護原始檔案的完整性。因此，各單位應加快信息化建設，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，將人事檔案中的各項重要材料進行掃描，使其成為電子數(shù)據(jù)檔案，并嚴格規(guī)定將其數(shù)據(jù)進行規(guī)范整理和運用，建設單位內(nèi)部局域網(wǎng)，設置人事檔案管理系統(tǒng)相關用戶名及密碼，嚴格控制可進入系統(tǒng)的人事檔案管理人員，促使查詢檔案相關信息更加快捷、準確、方便。逐步使人事檔案的管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化。通過對檔案資料通過電子文件和紙質(zhì)文件的方式進行雙軌制管理，也在一定程度上為人事檔案的完整性檔案提供了可靠地保證。

人事檔案信息對社會來說是一筆寶貴的財富。在促進人事管理工作、為社會主義現(xiàn)代化建設提供信息服務方面，做好人事檔案管理工作具有重要的意義。要使檔案工作有新的進展和突破，就要提高管理意識、不斷改革創(chuàng)新管理方式，才能適應檔案事業(yè)的發(fā)展。.

[參考文獻]

[1]李多.市場經(jīng)濟下的信用檔案及其管理和利用[D].安徽大學，2005.

中圖分類號：G275.9

文獻標識碼：A

文章編號：1006-0049-(2016)07-0242-01