如何科學(xué)管理科技館科普展品檔案

文/高艷萍

如何科學(xué)管理科技館科普展品檔案

文/高艷萍

隨著我國科技館科普展品數(shù)量的不斷增加，如何對科普展品檔案進(jìn)行科學(xué)管理成為了科技館發(fā)展中面臨的一項重大課題。科普展品檔案的科學(xué)管理不僅可以為新一代科普展品的研發(fā)提供依據(jù)，而且對科技館管理水平的提升也具有重要意義。因此，對科技館科普展品檔案管理工作進(jìn)行探索與創(chuàng)新，以科學(xué)的態(tài)度和理念對檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化與完善非常重要

信息化社會的到來奠定了信息在社會發(fā)展中的重要地位。在信息時代，人們對信息的需求量進(jìn)一步增加，信息的獲取除了要及時、全面之外，還要合理、準(zhǔn)確。若想滿足人們的這一需求，需要我們將這些文字性、圖像性以及實物性的信息進(jìn)行科學(xué)、合理的保管，以此來供人們使用，這些信息組合起來構(gòu)成的資料就是所謂的科普展品檔案。作為科技館管理工作的重要組成部分，科普展品檔案的管理直接關(guān)系著科技館未來的長足發(fā)展，因此，必須對其給予高度重視。

一、提高科普展品檔案管理意識

科普展品檔案管理水平的高低對科技館發(fā)展帶來的影響是毋庸置疑的。對于科普展品檔案管理工作而言，管理意識的提升有助于各項檔案管理工作的順利開展，對整體管理水平的提升具有推動意義。管理意識包含的內(nèi)容有很多，除了服務(wù)意識、責(zé)任意識、檔案意識之外，還包括主動意識和信息化管理意識。結(jié)合我國當(dāng)前科技館的現(xiàn)狀來看，提高科普展品檔案管理意識，可以從以下幾個方面著手：

1、增強科普人員的服務(wù)意識

服務(wù)意識是科普展品檔案管理者必須具備一項基本素養(yǎng)，管理者需要對文字、圖像、影像以及實物等多種形式的文件材料和物品進(jìn)行詳細(xì)搜集、整理、審核、歸檔，以此來為公眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在上述環(huán)節(jié)中，最重要的就是審核工作，管理者只有對文件材料進(jìn)行嚴(yán)格審核，才能夠切實提高科普展品檔案的整體質(zhì)量。由此可見，為了促進(jìn)科技館建設(shè)的蓬勃發(fā)展，必須對檔案管理的方式和方法進(jìn)行不斷創(chuàng)新。

2、增強科普人員的檔案意識

將有價值的科普展品檔案進(jìn)行搜集、整理、審核、歸檔是當(dāng)前科技館工作人員的分內(nèi)工作，如果無法完成這一工作，那就是不稱職。所以，作為科技館檔案管理者，必須要做到對科普展品檔案充分掌握，并且了解公眾的實際需求，有意識的為其提供所需服務(wù)，特別是要求科技館檔案管理者要將各類科普材料的整理和歸檔作為自己的責(zé)任和義務(wù)，全身心的投入到工作中，努力做好展品檔案管理工作，為廣大群眾帶來方便。

3、增強科普檔案人員的主動意識

檔案管理人員對工作的態(tài)度是積極還是消極，直接關(guān)系著科普展品檔案作用是否能夠充分發(fā)揮。所以，要求管理人員必須具有主動意識，積極投入到檔案管理工作中，不斷創(chuàng)新和完善檔案管理手段和方法，最大限度提高檔案管理水平。為了達(dá)到這一目的，科技館應(yīng)鼓勵檔案人員積極參與到各類科普展品活動中，以此來了解和掌握更多的科普展品資料，為更好的開展檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。

4、增強科普檔案人員的責(zé)任意識

科普檔案管理具有復(fù)雜性和系統(tǒng)性，需管理人員樹立強烈的責(zé)任意識，時刻都以職業(yè)道德為工作原則，對各項管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，力求做到最好，用優(yōu)質(zhì)的服務(wù)促進(jìn)科普展品發(fā)展。這樣一來，與科普展品相關(guān)的檔案資料才會越來越豐富，進(jìn)而為科技館日后科普展品的開發(fā)提供依據(jù)，更有利于推動科技館的可持續(xù)發(fā)展。

5、增強信息化管理意識

計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用給科普展品檔案管理水平的提升提供了平臺，一直以來，科普展品檔案信息化管理的改革都是科技館的一項重要內(nèi)容，經(jīng)過長時間的探索與研究，科普展品檔案管理信息化已基本完成，大大提高了檔案管理的效率和質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上，為了使信息化管理最大限度的發(fā)揮作用，增強管理人員信息化意識至關(guān)重要。管理人員除了要熟練運用計算機和多媒體等先進(jìn)設(shè)備之外，還要將其與科普展品檔案管理工作有效融合，利用信息化手段提升檔案管理水平。

6、提高領(lǐng)導(dǎo)科普檔案管理意識

提高領(lǐng)導(dǎo)科普檔案管理意識也是意識提升的一項重要內(nèi)容?？破照蛊窓n案管理是開展科普展品工作的基礎(chǔ)，若想做好此項工作，必須得到科技館領(lǐng)導(dǎo)部門的支持。因此，提高領(lǐng)導(dǎo)科普檔案管理意識同樣至關(guān)重要。領(lǐng)導(dǎo)部門要針對科技館運營和發(fā)展的實際情況，建立健全的科普檔案管理制度，注重對管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)和先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備的引用。對于檔案管理而言，領(lǐng)導(dǎo)的重視不僅是工作順利開展的保障，而且也是管理水平提升的根本。

二、建立健全科普展品檔案管理制度

任何一項管理工作都需要有健全的制度作為支撐，科普展品檔案管理也不例外。盡管當(dāng)前大部分科技館對科普展品檔案管理的重要性都有了充分的認(rèn)識，并且對管理制度的完善給予了高度重視，但仍然存在一些有待完善的地方。結(jié)合實際情況，完善工作可以從以下兩個方面著手：

首先，管理者要做好科普展品知識產(chǎn)權(quán)維護(hù)工作。近年來，科普展品知識產(chǎn)權(quán)糾紛問題時有發(fā)生，不僅給展品持有人造成了困擾，同時也影響了科技館的長足發(fā)展。因此，做好產(chǎn)權(quán)維護(hù)工作至關(guān)重要。一方面，科普展品檔案管理者需要對館內(nèi)全部科普展品的相關(guān)檔案進(jìn)行整理、歸檔，展品采購入館之后，檔案管理者要對其購置方式進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，同時在日后工作中詳細(xì)記錄與展品相關(guān)的各類信息。根據(jù)入館的先后順序?qū)φ蛊愤M(jìn)行編號，為了避免將展品弄混，引發(fā)知識產(chǎn)權(quán)問題，檔案管理人員還要在此基礎(chǔ)上根據(jù)采購地和持有人進(jìn)行二級科目的編號設(shè)置?？破照蛊吩谌腽^后如果存在位置移動、壞損修補等情況，應(yīng)該檔案中進(jìn)行詳細(xì)記錄，并將其歸置到展品的檔案中。在展品離館之后，應(yīng)確保其不再送回科技館之后，再對與之相應(yīng)的檔案予以銷毀，如果又被送回的可能，則應(yīng)將檔案保留。此外，為了避免由于檔案丟失造成的產(chǎn)權(quán)問題發(fā)生，檔案管理者需要將每個科普展品的檔案進(jìn)行備份，使科普展品能夠有據(jù)可查。另一方面，完善檔案管理負(fù)責(zé)人的管理責(zé)任制度。每一個科技館都應(yīng)該設(shè)置科普展品檔案管理部門，并制定相應(yīng)的責(zé)任制度，每天都需要安排相應(yīng)的管理責(zé)任人，管理責(zé)任人需要做好分內(nèi)的各項管理工作，對由于檔案管理人員引起的問題，要追究到具體的人，并根據(jù)具體情況給予相應(yīng)的懲罰。

其次，為了更好的為觀展人提供服務(wù)，使其更加詳細(xì)的了解展品信息。檔案管理人員需要盡可能多的收集與展品相關(guān)的資料信息，并對其進(jìn)行分析、整理，形成對展品全面、系統(tǒng)的介紹。同時要將這些資料作為附加檔案放在展品檔案中進(jìn)行有效保管。

三、加強科普展品檔案管理工作隊伍建設(shè)

科普展品檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的高低對管理水平具有直接影響。在科技館飛速發(fā)展的今天，為了切實提高科普展品的檔案管理水平，建設(shè)一批具有高素質(zhì)、綜合能力強的管理工作隊伍勢在必行。結(jié)合我國當(dāng)前科技館科普展品檔案管理的現(xiàn)狀來看，管理隊伍的建設(shè)應(yīng)該從以下幾個方面著手：首先，要根據(jù)科普展品的不同類型，培養(yǎng)與之相應(yīng)的管理隊伍，使每個檔案管理者的工作都有針對性和指向性，這樣更有利于管理效率和質(zhì)量的提升。其次，要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，培訓(xùn)工作開展的形式有很多，比如說，座談會、演講會、交流會等。為了使培訓(xùn)工作得以長期、有效的開展，應(yīng)該在不同類型的管理隊伍中選擇綜合能力強的一人擔(dān)任隊長，其主要職責(zé)就是定期組織本組人員開展檔案管理工作的學(xué)習(xí)，同時對本階段管理工作開展的現(xiàn)狀進(jìn)行分析、總結(jié)，進(jìn)而不斷實現(xiàn)自我提升，推動檔案管理工作向著更好的方向發(fā)展。為了提高管理人員學(xué)習(xí)的積極性和主動性，館內(nèi)可以建立健全的獎懲機制，根據(jù)每組人員在某一階段的工作表現(xiàn)進(jìn)行評判，工作效率高的一組成員可獲得相應(yīng)獎勵，反之，則給予相應(yīng)懲罰。這樣一來，檔案管理人員的積極性就會被充分調(diào)動，進(jìn)而以更好的狀態(tài)投入到管理工作中，這對管理效率與質(zhì)量的提升是非常有利的。最后，科技館應(yīng)該加大對優(yōu)秀管理人才的吸納力度，從科技館可持續(xù)發(fā)展的角度出發(fā)，招賢納士，為科技館未來的長足發(fā)展積累軟實力。

從本文的分析我們能夠看出，科普展品檔案管理是一項全面而又系統(tǒng)的工作，不僅需要管理人員樹立較強的管理意識，提升自身的綜合素質(zhì)，而且還要結(jié)合科技館運營的實際情況，制定科學(xué)、完善的管理制度。只有從上述幾個方面著手完善科普展品檔案的管理工作，才能夠切實提高檔案管理水平，為科技館的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

(作者單位：延安科技館)