醫(yī)療設(shè)備檔案管理的探討

徐明　鹽城市中醫(yī)院采供中心?。}城　224001）

醫(yī)療設(shè)備檔案管理的探討

徐明鹽城市中醫(yī)院采供中心（鹽城224001）

探討醫(yī)療設(shè)備檔案的組成、分類、管理的難點，了解醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作。

醫(yī)療設(shè)備檔案檔案管理

醫(yī)療設(shè)備檔案真實的紀錄著醫(yī)療設(shè)備從申購、立項、論證、考察、選型、采購、安裝、使用、報廢等每一個環(huán)節(jié)的事項［1］，因此能夠讓每一位接觸到該臺設(shè)備的人都可以通過對檔案的查詢從而獲得對設(shè)備的客觀、全面的了解。因此醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)療設(shè)備全生命周期管理的重要組成部分［2］。

1.醫(yī)療設(shè)備檔案的基本組成

醫(yī)療設(shè)備檔案一般由商務(wù)、技術(shù)和使用記錄三個部分組成［3］。

1.1商務(wù)部分

（1）申購表：科室申購該設(shè)備的原因以及初步的可行性分析，這是設(shè)備立項的基本要素。

（2）審批表：根據(jù)各地衛(wèi)生主管部門財務(wù)管理規(guī)定，對相應(yīng)單價的設(shè)備要實行購置審批，批復(fù)后方可落實采購程序。

（3）論證報告：落實采購工作前的選型、調(diào)研、考察報告。

（4）合同：和供應(yīng)商簽訂的供貨合同（一般以醫(yī)院自有格式合同簽訂）。

（5）發(fā)票復(fù)印件。

（6）設(shè)備照片：設(shè)備開箱驗收、安裝調(diào)試時的影像資料。

（7）相關(guān)證件：供貨商提供的營業(yè)執(zhí)照（組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證）、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證、產(chǎn)品注冊證、設(shè)備出廠合格證、進口設(shè)備需提供進口報關(guān)單、商檢報告。所有證件都要仔細核對時間范圍，防止超期經(jīng)營；經(jīng)營許可證經(jīng)營范圍和產(chǎn)品注冊證要對應(yīng)起來審核，防止供貨商超范圍經(jīng)營；報關(guān)單和商檢報告一定要查驗設(shè)備序列號，防止供貨商提供虛假單據(jù)；《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》第四十條明確規(guī)定“醫(yī)療器械經(jīng)營企業(yè)、使用單位不得經(jīng)營、使用未依法注冊、無合格證明文件以及過期、失效、淘汰的醫(yī)療器械”［4］，因此設(shè)備合格證要注意保存留檔。

（8）驗收表：設(shè)備到貨安裝驗收紀錄包括培訓(xùn)紀錄，紀錄要詳實，使用科室要簽字確認。

（9）招投標材料：設(shè)備招投標代理公司一般會將招投標材料匯編成冊裝訂，所以招投標材料可另行存檔。招投標材料無論是統(tǒng)一歸檔在檔案中，還是另行單獨歸檔存放，都要保存完好，因為部分大型設(shè)備的招投標材料是醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)離任審計的要素之一。

商務(wù)部分可使用活頁裝訂，便于后期再簽訂保修合同或其他協(xié)議時裝訂歸檔。

1.2技術(shù)部分

（1）設(shè)備說明書或光盤。

（2）設(shè)備安裝場地設(shè)計圖紙（一般大型設(shè)備涉及）。

1.3使用紀錄部分

（1）日常維修保養(yǎng)紀錄。

（2）廠方的派工維修工單。

（3）計量報告（非強制檢定設(shè)備除外）。

2.醫(yī)療設(shè)備檔案分類

醫(yī)療設(shè)備檔案一般實行分類管理，有助于日常管理、也方便查詢。分類方式一般有如下：

（1）按設(shè)備單價分類：1萬元以下、1萬元～5萬元、5萬元～50萬元、50萬元以上四類，這類分類方式便于了解各類價格檔次的設(shè)備配備狀況，尤其是50萬元以上的貴重設(shè)備。

（2）按使用科室分類，這類分類方式對于各使用科室而言，設(shè)備配置狀況一目了然，也便于各科室在面臨各種評審檢查時涉及到設(shè)備管理條款的迎查準備。

（3）按設(shè)備用途分類：影像設(shè)備、檢驗設(shè)備、光學(xué)設(shè)備、血液凈化設(shè)備、醫(yī)用電子類設(shè)備、特種設(shè)備（壓力容器）、手術(shù)設(shè)備等，這類分類方式有利于了解和調(diào)配醫(yī)院設(shè)備資源。

3.醫(yī)療設(shè)備檔案管理措施

3.1建立健全醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度

為使醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作標準化、格式化、流程化，首先必須建立健全設(shè)備檔案管理制度，明確專人負責(zé)設(shè)備檔案的收集、整理、匯總、歸檔，從制度上保障設(shè)備檔案管理工作的可持續(xù)進行。

3.2各司其職、加強部門間的合作

設(shè)備檔案管理是一項動態(tài)管理工作，要做好檔案的管理工作，必須要求使用科室、采購部門、設(shè)備（檔案）管理部門間加強橫向聯(lián)動、緊密合作。采購部門要及時收集匯總申購表、可行性論證報告、審批批復(fù)、采購合同、證件、驗收紀錄、設(shè)備照片等商務(wù)資料交由設(shè)備（檔案）管理部門及時歸檔，設(shè)備管理部門也要及時將日常使用過程中發(fā)生的維修保養(yǎng)紀錄、廠方的派工維修工單以及強制檢定計量報告收集歸檔。

3.3報廢設(shè)備的檔案留存

對于報廢設(shè)備的檔案留存，《醫(yī)療器械使用質(zhì)量監(jiān)督管理辦法》第十五條明確規(guī)定“對使用期限長的大型醫(yī)療器械，應(yīng)當逐臺建立使用檔案，記錄其使用、維護等情況［5］。記錄保存期限不得少于醫(yī)療器械規(guī)定使用期限屆滿后5年或者使用終止后5年”。為區(qū)別其他正常使用的設(shè)備，報廢設(shè)備的檔案盒正面或側(cè)面可加蓋“報廢”章。

4.醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點

4.1檔案資料歸檔的及時性

檔案的日常管理是動態(tài)化的，很多資料都需要管理人員及時跟進后進行匯總歸檔，但目前很多廠方已實行無紙化辦公，各類派工維修工單都是利用PDA傳入后臺進行保存，如不主動索取，一般廠方并不提供紙質(zhì)報告，這時設(shè)備日常維修的資料就出現(xiàn)了缺失，所以，這就要求檔案管理人員要督促醫(yī)院醫(yī)工人員及時向廠方索取紙質(zhì)報告進行歸檔。

4.2檔案管理缺少有效的信息化方式

盡管當前社會已進入高速發(fā)展的信息化時代，但設(shè)備檔案管理工作的重點內(nèi)容仍然要依靠手工方式來完成，工作量依舊很大，如何依托信息化手段來實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化是目前亟待解決的技術(shù)問題。

5.小結(jié)

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)療設(shè)備全生命周期管理的重要組成部分，把醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作做細、做實、做精，將會使醫(yī)療設(shè)備管理工作提升到更高的層次，從而使各類醫(yī)療設(shè)備在臨床醫(yī)、教、研工作中發(fā)揮更大、更強的作用。

［1］張魯閩. 醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)院管理中的作用［J］. 中國醫(yī)療設(shè)備， 2009， 24（5）：84-86.

［2］陳宏文. 醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的探討［J］. 醫(yī)療衛(wèi)生裝備， 2007， 28（3）：46-47.

［3］ 王青.醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理研究［J］.醫(yī)學(xué)信息，2013，26（20）：57-58.

［4］劉偉.加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理提高設(shè)備的使用效益［J］.中國醫(yī)療設(shè)備， 2010， 25（9）：75-76.

［5］王萍. 全過程管理模式下醫(yī)療設(shè)備檔案的管理［J］. 醫(yī)療衛(wèi)生裝備， 2005， 26（7）：45.

Discussion On Management of Medical Equipment Archives

XU MingYancheng TCM Hospital（Yancheng224001）

To explore the composition， classifcation and management of medical equipment archives， and to understand the fle management of medical equipment.

medical equipment archives，archives management

1006-6586（2016）03-0123-02

R197.3

B

徐明，工程師，主要從事設(shè)備維修、設(shè)備管理、設(shè)備采購方面的研究。