高校干部人事檔案專項(xiàng)審核中的問題及對(duì)策

文/李雪云 饒 圓

高校干部人事檔案專項(xiàng)審核中的問題及對(duì)策

文/李雪云 饒 圓

從干部“三齡兩歷一身份”的角度分析了本次高校干部人事檔案專項(xiàng)審核中出現(xiàn)的問題，表現(xiàn)為檔案材料不完整齊全、“三齡兩歷”填寫前后不一致、檔案管理工作不規(guī)范等。進(jìn)而分析了產(chǎn)生這些問題的主客觀原因，最后提出了解決問題的對(duì)策和建議：強(qiáng)化檔案意識(shí)、嚴(yán)遵相關(guān)文件政策法規(guī)、完善檔案管理制度，逐步推進(jìn)高校干部人事檔案規(guī)范化管理。

高校；干部人事檔案；專項(xiàng)審核

2014年，安徽省委組織部下發(fā)了《關(guān)于印發(fā)〈安徽省干部人事檔案專項(xiàng)審核工作實(shí)施方案的〉通知》。筆者所在的高校作為安徽省地方本科院校，嚴(yán)格按照文件要求，對(duì)學(xué)校的處級(jí)干部檔案認(rèn)真逐卷查閱、審核他們的“三齡兩歷一身份”。在對(duì)處級(jí)干部以上信息審核過程中，發(fā)現(xiàn)部分干部的人事檔案中存在材料不完整、信息前后不一致、填寫不規(guī)范等問題。本文通過分析高校干部人事檔案審核過程中出現(xiàn)的問題及其產(chǎn)生的原因，提出自己的見解和看法，以便更好的管理干部人事檔案。

一、高校干部人事檔案專項(xiàng)審核中存在的問題

（一）“三齡兩歷”基本信息填寫不一致

“三齡”是指年齡、工齡、黨齡，“兩歷”是指學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷，“一身份”是指干部身份。高校干部的“三齡兩歷”是高校干部人事檔案中的基本信息和主要參考依據(jù)，高校干部人事檔案“三齡兩歷”的審核確認(rèn)是干部人事檔案管理工作的重中之重，在干部選拔任用、職稱評(píng)審、退休等方面發(fā)揮著重要作用。［1］

但是，在審核中我們發(fā)現(xiàn)，有些干部在不同材料中填寫的“三齡兩歷”的信息內(nèi)容是不一致的。特別是年齡的填寫比較混亂，有些干部在年度考核表、職稱評(píng)審材料中關(guān)于年齡的填寫是越填越小。有些干部填寫的最高學(xué)歷為碩士研究生，實(shí)際上他們上的只是在職的研修班，只有所謂的結(jié)業(yè)證。這些信息的不一致導(dǎo)致了審核的難度增大。

（二）檔案材料收集不完整

檔案材料的完整齊全是干部人事檔案管理的基本要求。目前，人事檔案內(nèi)容缺失現(xiàn)象普遍存在，材料并不齊全完整。［2］例如：有些干部缺少轉(zhuǎn)正定級(jí)工資表；很多檔案都缺少大學(xué)生登記表，這些材料的缺失導(dǎo)致了工齡認(rèn)定的難度。

（三）干部人事檔案管理不規(guī)范

檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、科學(xué)性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)繁瑣、細(xì)致的工作。［3］但是，由于地方本科院校的特殊性，人事檔案在收集、整理過程中就出現(xiàn)了很多不規(guī)范的現(xiàn)象。

此外檔案專項(xiàng)審核工作是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，審核認(rèn)定的信息量大，涉及范圍廣，內(nèi)容復(fù)雜，專業(yè)性強(qiáng)。但是，檔案審核者由于專業(yè)性、政策性把握的不透徹，也導(dǎo)致檔案審核存在一定程度上的誤差，造成干部人事檔案中的信息錯(cuò)誤等等。

二、主客觀原因分析

（一）檔案管理制度不完善

在干部“三齡兩歷”出現(xiàn)不一致時(shí)，檔案管理部門不能及時(shí)調(diào)查并糾正錯(cuò)誤，只是自己部門保存，不了了之。在審核過程中發(fā)現(xiàn)，有些干部的“三齡一歷”在2005年已經(jīng)認(rèn)定，但是檔案管理部門沒有及時(shí)將信息反饋給本人，也沒有將認(rèn)定的“三齡一歷”材料與本人見面簽字確認(rèn)，檔案管理人員與干部之間缺乏溝通。所以在以后的材料填報(bào)過程中，干部本人還是按照自己的想法填寫，這就導(dǎo)致填寫的內(nèi)容與組織人事部門填寫的干部任免審批表等材料中的“三齡兩歷”出現(xiàn)不一致。

（二）干部自身檔案意識(shí)淡薄

在審核過程中，筆者發(fā)現(xiàn)，有些干部對(duì)人事檔案缺乏基本的了解，對(duì)于什么材料入檔，什么不入檔并不知道。相當(dāng)一部分材料如獎(jiǎng)勵(lì)、訪學(xué)、出國等，都是干部自己保存。

其次是檔案填寫的隨意性，由于一些干部對(duì)人事檔案的重要性缺乏基本的認(rèn)識(shí)，使得他們?cè)谔顚懖牧蠒r(shí)態(tài)度不嚴(yán)肅不認(rèn)真。如對(duì)出生日期，有時(shí)候填陽歷，有時(shí)候填陰歷，從而導(dǎo)致出生日期不一致。對(duì)入黨時(shí)間和入團(tuán)時(shí)間也隨意填寫。

此外，一些干部從自身利益出發(fā)故意填報(bào)錯(cuò)誤，有些人為了自身的利益，如在招工、參軍、入學(xué)等方面故意將年齡填大，而在提干、退休等時(shí)期又故意將年齡填小?？傊?，為了自身的利益，年齡是越填越小、工齡是越填越早、學(xué)歷是越填越高、身份是越造越假。

（三）檔案管理者素質(zhì)參差不齊

干部人事檔案工作是一項(xiàng)涉及面廣和政策性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作。人事檔案該收集什么，怎么歸檔，這些都需要檔案管理人員有一定的專業(yè)素養(yǎng)，并適應(yīng)人事檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。但是一些高校的檔案管理人員不是專業(yè)出身，對(duì)檔案管理的新知識(shí)和新技術(shù)也不能得到及時(shí)的了解，檔案管理者專業(yè)知識(shí)更新慢，政策法規(guī)把握不準(zhǔn)，使得檔案材料收集不夠完整齊全、檔案整理也不夠規(guī)范。

三、建議與對(duì)策

從這次專項(xiàng)審核工作開展的情況來看，問題較多，針對(duì)以上問題，本文提出幾點(diǎn)自己的建議和看法，以便為以后的干部人事檔案審核工作奠定基礎(chǔ)。

（一） 強(qiáng)化檔案意識(shí)

干部人事檔案是組織人事等部門在干部人事工作中形成的，是一個(gè)人人生經(jīng)歷的濃縮， 個(gè)人的出生時(shí)間、工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)資格、各種考核等證明材料都與個(gè)人提拔、任免、工資福利以及退休等密切相關(guān)。［4］所以我們要充分意識(shí)到人事檔案的重要性。

從學(xué)校層面來說，要重視檔案工作，配備具有檔案專業(yè)知識(shí)背景的專職人員。

從檔案管理部門這一層面來講，除了積極主動(dòng)地做好檔案的收集、整理、轉(zhuǎn)遞等工作，還要面對(duì)全校教職工做好人事檔案重要性的宣傳。保持與高校教職工良好的檔案信息交流，了解他們的個(gè)人發(fā)展動(dòng)態(tài)，及時(shí)收集補(bǔ)充他們手里的材料。

在干部自身層面，要增強(qiáng)檔案意識(shí)，可以通過網(wǎng)絡(luò)、書籍等多途徑了解檔案材料的歸檔范圍及相關(guān)知識(shí)。本著即對(duì)自己負(fù)責(zé)也要對(duì)單位負(fù)責(zé)的態(tài)度，做到對(duì)各類材料的規(guī)范填寫，確保干部人事檔案的真實(shí)性、規(guī)范性和完整性。

（二）嚴(yán)守檔案法律法規(guī)以及檔案管理的相關(guān)文件和政策

首先，檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它和干部個(gè)人的利益息息相關(guān)。因此，一定要遵循公平、公正、實(shí)事求是的原則，確保干部人事檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，維護(hù)干部人事檔案工作的嚴(yán)肅性和公信力。［5］如關(guān)于年齡的認(rèn)定。2006年以前認(rèn)定的年齡要嚴(yán)格按照中組部、人事部、公安部1990年印發(fā)的《關(guān)于辦理干部退（離）休手續(xù)時(shí)認(rèn)定出生日期問題的通知》（組通字［1990］24號(hào)文件執(zhí)行。2006年以后認(rèn)定的要遵照中組部、人事部、公安部《關(guān)于認(rèn)真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字［2006］41號(hào)）文件執(zhí)行。

其次，關(guān)于干部工齡的認(rèn)定。關(guān)于工齡的認(rèn)定主要依據(jù)轉(zhuǎn)正定級(jí)材料、招工審批表、入伍審批表、知青上山下鄉(xiāng)登記表、軍校登記表等表上記載的時(shí)間為準(zhǔn)。對(duì)于現(xiàn)在出現(xiàn)的大學(xué)生村官工齡則是以到基層報(bào)到時(shí)間算起。

第三，關(guān)于入黨時(shí)間的認(rèn)定。我們現(xiàn)在審核的處級(jí)干部，一般都是在70年以后入黨的，入黨時(shí)間的認(rèn)定有一般以入黨志愿書里的支部大會(huì)通過時(shí)間為準(zhǔn)，而對(duì)于1977年8月12日到1982年9月5日這段時(shí)間則是以上級(jí)黨委批準(zhǔn)之日算起。

第四，學(xué)歷（學(xué)位）的認(rèn)定。學(xué)歷學(xué)位的認(rèn)證主要以各類招生考核表、各類畢業(yè)生登記表、學(xué)歷學(xué)位授予材料、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件為準(zhǔn)。在國（境）外取得學(xué)歷學(xué)位的，要有教育部留學(xué)服務(wù)中心出具的認(rèn)證材料為準(zhǔn)。

第五，工作經(jīng)歷的認(rèn)定。工作經(jīng)歷的認(rèn)定一般以最新的《干部履歷表》和《干部任免審批表》來確定工作經(jīng)歷，此外還要參照轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表和招工登記表等材料為準(zhǔn)。

第六，干部身份的認(rèn)定。干部身份的認(rèn)定主要參照轉(zhuǎn)正定級(jí)表、公開招考錄用審批表、軍轉(zhuǎn)干部審批表、轉(zhuǎn)錄干審批表、聘用制干部審批表等為準(zhǔn)。

（三） 完善干部人事檔案管理制度

高校干部人事檔案的審核認(rèn)定是一項(xiàng)嚴(yán)肅性、原則性很強(qiáng)的工作，所以要在制度上逐步完善，做到有章可循。

首先，干部人事檔案的認(rèn)定要嚴(yán)格遵循干部管理權(quán)限和“誰管理、誰把關(guān)，誰審核、誰負(fù)責(zé)”的原則開展工作。［6］其次，建立溝通機(jī)制，要把審核認(rèn)定的結(jié)果和本人見面并簽字確認(rèn)，以保證以后信息填寫的準(zhǔn)確和統(tǒng)一。第三，制定一系列檔案制度。如檔案室工作職責(zé)、庫房管理制度、檔案借閱制度等，從檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都做好建章立制，并在日常工作中認(rèn)真貫徹落實(shí)。第四，建立電子檔案，檔案電子化有利于查詢和監(jiān)管，根據(jù)實(shí)際情況開放干部的一些基本信息，為社會(huì)監(jiān)督創(chuàng)造條件。對(duì)于提拔到不同高校交流的干部，也能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查詢，以便新單位了解和掌握其基本情況，便于監(jiān)督。改變過去人事檔案的封閉式管理模式，逐步實(shí)現(xiàn)干部檔案規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化。［7］

四、結(jié)語

綜上所述，高校干部人事檔案的專項(xiàng)審核工作，不僅僅是對(duì)干部個(gè)人人事檔案的一次核查，也是對(duì)單位干部人事管理工作的一次大檢查。干部人事檔案專項(xiàng)審核工作是全國組織部門直接向干部人事檔案造假現(xiàn)象“亮劍”［8］，能有效促進(jìn)干部人事檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。我們一定要借此機(jī)會(huì)，大力宣傳，使廣大干部教職工充分認(rèn)識(shí)到干部人事檔案在選拔干部等方面的重要性，從而為高校的發(fā)展提供有價(jià)值的參考資料。

（責(zé)任編輯：李淑芳）

［1］ 鄭亞輝.高校干部人事檔案"三齡一歷"失真現(xiàn)象研究［J］.淮北師范大學(xué)學(xué)報(bào)；哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版，2014，（12）.

［2］ 劉紅.高校干部人事檔案管理工作存在的問題及對(duì)策［J］.邊疆經(jīng)濟(jì)與文化，2015，（11）.

［3］ 明文梅.高校干部人事檔案"三齡兩歷一身份"認(rèn)定審核的有效途徑［J］.中國冶金教育，2014，（6）.

［4］ 楊碧倩.高校人事檔案管理工作中的若干問題及改進(jìn)措施 ［J］.揚(yáng)州教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2009，（3）.

［5］ 韓玲.加強(qiáng)干部人事檔案管理工作的對(duì)策［J］.黑龍江檔案，2011，（5）.

［6］ 童旭霞 .加強(qiáng)干部人事檔案審核工作的思考［J］.人才資源開發(fā)，2015，（8）.

［7］ 任春霞.干部人事檔案專項(xiàng)清理的探討［J］.山西經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2014，（4）.

［8］ 李斌、陳尚營(yíng)、李近峰.全國組織部門向干部人事檔案造假"亮劍"審核干部檔案：有官員只有性別是真的［EB/OL］.新華網(wǎng)http：//www.dzwww.com/xinwen/shehuixinwen/201502/t20150226_11940518.htm.

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Li xue-yun Rao Yuan

G273

A

1005-9652（2016）02-0124-03

李雪云（1979—），女，安徽靈璧人，宿州學(xué)院館員，碩士研究生。饒 圓（1980—），女，安徽馬鞍山人，廣西民族大學(xué)教師，博士研究生。