探討檔案信息化建設(shè)及檔案服務(wù)工作問(wèn)題

譚鑫大慶市讓胡路區(qū)麗水社區(qū)

探討檔案信息化建設(shè)及檔案服務(wù)工作問(wèn)題

譚鑫
大慶市讓胡路區(qū)麗水社區(qū)

摘要：隨著我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，這也對(duì)企業(yè)提出了更高的要求，企業(yè)若想在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中求得生存，就必須，在企業(yè)方案信息化管理的問(wèn)題上創(chuàng)新，檔案信息化的與時(shí)俱進(jìn)也是我國(guó)企業(yè)發(fā)展的一個(gè)體現(xiàn)，檔案的服務(wù)水平也反應(yīng)了一個(gè)企業(yè)的工作水平，是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要途徑，本文從現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題出發(fā)，提出了規(guī)范方案信息化建設(shè)和方案服務(wù)工作的舉措，希望可以供企業(yè)的決策者參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；檔案服務(wù)；隊(duì)伍建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不適用于新時(shí)代條件下的企業(yè)發(fā)展，檔案的信息化建設(shè)以及方案的服務(wù)工作是企業(yè)管理的一部分，其主要內(nèi)容包括文書(shū)方案以及企業(yè)日?；顒?dòng)的記錄，是對(duì)企業(yè)發(fā)展的一個(gè)指導(dǎo)，目前，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，企業(yè)的檔案信息化建設(shè)已經(jīng)不依賴于紙質(zhì)文書(shū)，而是更加傾向于智能化、數(shù)字化的發(fā)展方向，這樣不僅解決了檔案難于管理的問(wèn)題，還提升了檔案的真實(shí)性和可靠性和管理效率，提高了企業(yè)的檔案管理水平和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

1　提高檔案信息化建設(shè)及檔案服務(wù)工作水平的意義

檔案記錄著人類的生產(chǎn)生活，幫助人們認(rèn)識(shí)世界和改造世界，也為后世的發(fā)展提供指導(dǎo)，檔案的信息化管理對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)可以指導(dǎo)企業(yè)的決策，可以及時(shí)的糾正問(wèn)題，檔案的信息化建設(shè)更方便了檔案的管理，提升了檔案的服務(wù)水平，我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，這對(duì)于企業(yè)自身來(lái)說(shuō)既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，企業(yè)需要與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新、抓住機(jī)遇、迎接了挑戰(zhàn)、才能在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中繼續(xù)發(fā)展，需要把檔案信息化的建設(shè)和方案的服務(wù)水平做為工作的重點(diǎn)，未來(lái)我國(guó)的檔案建設(shè)更應(yīng)該朝著智能化、信息化的方向發(fā)展。所以，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)是現(xiàn)階段我們應(yīng)該解決的艱巨任務(wù)，只有這樣才能促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步，才能讓檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

2　檔案信息化建設(shè)的特點(diǎn)

2.1檔案信息內(nèi)容多樣性

企業(yè)檔案信息的內(nèi)容多元化，檔案的種類數(shù)目都很龐大，因?yàn)槠髽I(yè)的檔案信息涵蓋著企業(yè)各個(gè)方面的內(nèi)容，這些內(nèi)容普遍具有綜合性，也給管理帶來(lái)了一定的難度，這樣多元化的檔案信息內(nèi)容包括企業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)、企業(yè)未來(lái)發(fā)展的走向，還包括企業(yè)重要的資料和文獻(xiàn)，這些檔案信息都是企業(yè)的機(jī)密，需要被妥善的保管。

2.2檔案信息內(nèi)容保密性

企業(yè)的檔案信息不僅是對(duì)企業(yè)日常活動(dòng)的記錄，還包括著企業(yè)未來(lái)的規(guī)劃，企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)、企業(yè)的人事安排個(gè)機(jī)密等，企業(yè)的檔案信息事關(guān)整個(gè)企業(yè)的興衰成敗，一旦因?yàn)椴徽?dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)被不法分子竊取，就可能導(dǎo)致企業(yè)的倒閉，所以檔案信息的內(nèi)容和形式上都采取了高級(jí)的保密制度，由于企業(yè)的特殊性，檔案信息內(nèi)容的查看必須對(duì)人員有著嚴(yán)格的限制。

2.3檔案信息內(nèi)容動(dòng)態(tài)性

企業(yè)檔案信息的管理具有很強(qiáng)的時(shí)效性，企業(yè)的信息內(nèi)容并不是自稱不便的，而是隨著市場(chǎng)的變化而變化，具有很強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，在檔案的管理上必須要經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的積累和不斷的整理，才能保證檔案的更新速度，才能保證檔案信息系統(tǒng)的可靠性，便于企業(yè)在面臨緊急問(wèn)題時(shí)能迅速的做出決斷，促進(jìn)了檔案信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性，提升了檔案信息的管理水平。

3　檔案服務(wù)工作的現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題

我國(guó)檔案信息化的建設(shè)和服務(wù)工作，工作已經(jīng)開(kāi)展了多年，從總體上來(lái)說(shuō)已經(jīng)取得了不小的成效，但是因?yàn)闄n案管理工作沒(méi)有直接涉及到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，所以沒(méi)有充分的引起企業(yè)管理者的重視，許多企業(yè)還存在著應(yīng)付了事的現(xiàn)象，在檔案服務(wù)工作的實(shí)施上存在著一定的漏洞，這勢(shì)必會(huì)阻礙企業(yè)的發(fā)展，不利于提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，目前我國(guó)檔案服務(wù)工作存在的問(wèn)題如下:首先，檔案服務(wù)管理工作混亂，沒(méi)有一套完備的體系規(guī)范檔案的管理工作，其次，檔案歸檔沒(méi)有按照規(guī)范的格式和要求書(shū)寫(xiě)，檔案歸檔的信息簡(jiǎn)單化，無(wú)法詳細(xì)的反應(yīng)企業(yè)現(xiàn)階段的狀況，此外，檔案信息管理和服務(wù)工作缺乏相應(yīng)的制度來(lái)保障，管理制度不健全的現(xiàn)象也是檔案服務(wù)工作效率地下的原因之一，最后，檔案服務(wù)的工作人員還沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案服務(wù)工作的重要性，自身的專業(yè)素質(zhì)不高，責(zé)任心不強(qiáng)等原因也制約了檔案信息管理和服務(wù)的發(fā)展，新時(shí)代下，檔案管理工作已經(jīng)發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，需要黨和國(guó)家以及企業(yè)管理人員共同努力規(guī)范檔案信息建設(shè)的流程，培養(yǎng)檔案服務(wù)工作的人才，只有這樣才能提升檔案服務(wù)工作的水平。

4　提高信息化建設(shè)及服務(wù)工作的有效策略

4.1樹(shù)立完善的檔案管理理念

企業(yè)檔案信息化建設(shè)和服務(wù)要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家規(guī)定，要提升歸檔的準(zhǔn)確性，加強(qiáng)檔案管理，企業(yè)要充分重視檔案信息化建設(shè)和服務(wù)，認(rèn)識(shí)到他們的重要性和必要性，企業(yè)要將檔案服務(wù)工作做為企業(yè)日常管理的重要內(nèi)容，提升檔案信息化有效性和時(shí)效性，提升檔案服務(wù)工作的質(zhì)量和水平，在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，還要保證檔案信息的真實(shí)性，檔案管理服務(wù)人員要嚴(yán)格監(jiān)察檔案信息的準(zhǔn)確性，保證檔案信息真實(shí)可靠，抵制虛假信息，對(duì)于信息的來(lái)源要逐一的進(jìn)行核實(shí)，仔細(xì)閱讀檔案找出存在的漏洞，企業(yè)還要將責(zé)任分配到個(gè)人，建立專門(mén)的檔案服務(wù)部門(mén)，實(shí)施“專人專部門(mén)的檔案信息管理辦法”，只有這樣才能保證檔案服務(wù)工作的順利實(shí)施，規(guī)范檔案服務(wù)工作的內(nèi)容，促進(jìn)檔案信息管理工作的發(fā)展。

4.2培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才

創(chuàng)新是檔案服務(wù)工作的靈魂，新時(shí)代下的檔案服務(wù)工作更應(yīng)該適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，在注重實(shí)踐過(guò)程的基礎(chǔ)上融入創(chuàng)新精神，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)工作已經(jīng)不適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)需要?jiǎng)?chuàng)新檔案服務(wù)，優(yōu)化檔案服務(wù)，賦予檔案服務(wù)以新的內(nèi)容新的思想，利用科學(xué)技術(shù)手段結(jié)合計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提高檔案信息化建設(shè)的水平，此外，人才是一個(gè)企業(yè)進(jìn)步的源泉，企業(yè)若想提高檔案服務(wù)工作的水平就必須組建專業(yè)的隊(duì)伍，在檔案服務(wù)人員的篩選上要嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)檔案服務(wù)工作人員實(shí)行崗前培訓(xùn)和上崗培訓(xùn)，積極組織工作人員學(xué)習(xí)國(guó)外先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，提升檔案服務(wù)人員的知識(shí)水平和專業(yè)素質(zhì)，還要對(duì)檔案服務(wù)人員的思想道德素質(zhì)進(jìn)行考核，培養(yǎng)檔案服務(wù)工作人員的責(zé)任感和使命感，宣傳檔案服務(wù)工作對(duì)企業(yè)的重要性增強(qiáng)檔案服務(wù)人員主人翁的地位，提升檔案服務(wù)工作的質(zhì)量和水平。

5　結(jié)語(yǔ)

企業(yè)日常檔案管理的重要環(huán)節(jié)就是檔案信息化建設(shè)和檔案服務(wù)工作，這兩項(xiàng)任務(wù)對(duì)于企業(yè)今后的發(fā)展有著指導(dǎo)意義，因此，企業(yè)必須充分重視檔案信息化建設(shè)以及檔案服務(wù)工作，必須深化落實(shí)工作，加快檔案信息化建設(shè)，提升檔案服務(wù)工作的水平，對(duì)于檔案管理人員，應(yīng)該做到嚴(yán)格的約束，在人才選擇和培養(yǎng)上應(yīng)該把好關(guān)，建立健全檔案信息化管理制度，實(shí)施科學(xué)有效的管理方法，讓檔案發(fā)揮出自己的價(jià)值服務(wù)于人民，要想做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)及檔案服務(wù)工作，必須要從黨和國(guó)家、企業(yè)決策人員、檔案管理人員的角度出發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理。

參考文獻(xiàn)：

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