國企檔案管理的重要性及工作措施探討

朱紅宇|文

本文基于筆者自身的實際工作與學(xué)習(xí)經(jīng)驗，站在國有企業(yè)的角度上，首先簡單分析了國企檔案管理的重要性，然后主要對做好國企檔案管理工作的關(guān)鍵措施提出了部分探討性意見，以期能提升國企檔案管理工作的質(zhì)量與有效性，促進(jìn)國企良好、長遠(yuǎn)、穩(wěn)定發(fā)展。

在知識經(jīng)濟時代下，企業(yè)檔案的價值意義不可小視，對企業(yè)的發(fā)展具有極大的影響，因此國有企業(yè)必須要重視自身的檔案管理工作開展，不斷提升自身檔案管理工作的質(zhì)量與有效性。本文基于筆者自身的實際工作與學(xué)習(xí)經(jīng)驗，站在國有企業(yè)的角度上，首先簡單分析了國企檔案管理的重要性，然后主要對做好國企檔案管理工作的關(guān)鍵措施提出了部分探討性意見，以期能提升國企檔案管理工作的質(zhì)量與有效性，促進(jìn)國企良好、長遠(yuǎn)、穩(wěn)定發(fā)展。

國企檔案管理的重要性分析

企業(yè)檔案信息資料的形成，來源于其管理、運營和生產(chǎn)等各個方面，記錄了企業(yè)的成長與發(fā)展歷程。值得一提的是，企業(yè)檔案雖然屬于是一種歷史性的記錄材料，對于企業(yè)而言具有歷史價值，但其價值還遠(yuǎn)不止于此。在當(dāng)前的社會市場環(huán)境和技術(shù)條件下，企業(yè)檔案內(nèi)容的形式多種多樣，除了傳統(tǒng)的文字檔案外，還包括圖片、錄音、錄像和其他各種專業(yè)化的圖紙等等，這些檔案內(nèi)容記錄了企業(yè)在過去的一切歷史活動，對于企業(yè)的未來發(fā)展可以作為憑證、參考和指導(dǎo)。

例如，在企業(yè)的行政管理工作當(dāng)中，可以基于相關(guān)的檔案資料，來擬定管理計劃、做出管理決策，提高行政管理的科學(xué)性、可操作性，提高行政管理工作的水平和效率；在企業(yè)的經(jīng)濟運營過程當(dāng)中，可以參考過往的財務(wù)檔案，制定經(jīng)濟財務(wù)風(fēng)險管理方案，保證企業(yè)經(jīng)濟財務(wù)的健康穩(wěn)定；在企業(yè)的文化建設(shè)過程當(dāng)中，可以通過對檔案資料的總結(jié)，來提煉企業(yè)精神、思想，讓所有人銘記企業(yè)的發(fā)展歷程，不忘本，增強企業(yè)的凝聚力、競爭力；最后，在企業(yè)的法律活動當(dāng)中，有了檔案的存在，便能提供出有力的憑證，幫助企業(yè)抵御市場法律風(fēng)險。總之，通過做好企業(yè)檔案管理，可以對企業(yè)各方面的工作開展起到積極的推動作用，有利于企業(yè)實現(xiàn)更加良好、長遠(yuǎn)、穩(wěn)定的發(fā)展。

做好國企檔案管理工作的關(guān)鍵措施

1.加快完善企業(yè)檔案管理信息化

信息化是檔案管理工作在未來的必然發(fā)展趨勢，這一點已經(jīng)非常的明確，通過實現(xiàn)信息化的檔案管理，可以顯著提升檔案管理的質(zhì)量和效率。當(dāng)前，國企已經(jīng)實現(xiàn)了基礎(chǔ)水平的信息化檔案管理，為什么說是基礎(chǔ)呢？因為還大多停留在用計算機存儲檔案信息資料這一水平上，信息化技術(shù)的更大效用還沒有在國企檔案管理工作當(dāng)中發(fā)揮出來，例如國企可以利用云計算、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)的信息技術(shù)，來擴大檔案資料的收集范圍，建立更加高效的檔案共享途徑，挖掘更加深層次的檔案價值，提升對企業(yè)檔案的利用效率等等。

為此，國企必須要加快完善企業(yè)檔案管理信息化，加強硬件平臺和軟件平臺的構(gòu)建，為檔案管理信息化奠定良好的平臺基礎(chǔ)。同時要加快對云計算和大數(shù)據(jù)技術(shù)的融合應(yīng)用，從本質(zhì)上提升檔案管理信息化水平，將國企檔案管理信息化推上一個新的臺階。最后還需要加強對相關(guān)人才的培養(yǎng)，要求檔案管理人員不僅要掌握傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)技能，還要能夠?qū)n案管理信息化技術(shù)進(jìn)行熟練的操作應(yīng)用，這樣才能確保企業(yè)檔案管理信息化的有效推進(jìn)。

2.規(guī)范文書檔案管理

國企在日常的管理、運營和生產(chǎn)過程當(dāng)中，會產(chǎn)生大量的文書檔案，這些文書檔案雖然煩瑣，但是價值意義卻非常大，在某些特定的時刻，可以為企業(yè)提供參考、指導(dǎo)。由于文書檔案量大、煩瑣，為了確保其管理效率和管理質(zhì)量，我們必須要從嚴(yán)格、規(guī)范的角度出發(fā)對其進(jìn)行管理。

例如公文用紙的尺寸、質(zhì)量、排版、裝訂等，必須要符合相關(guān)的統(tǒng)一規(guī)范，內(nèi)容字跡必須要清晰易辨，文種必須要合理，格式不能有出入，行文更要流暢。同時，要制定和實施文書檔案管理的規(guī)范化制度，從收集、整理到編號、歸檔和價值鑒定，都必須要有明確的規(guī)范依據(jù)，讓企業(yè)文書檔案管理工作有章可循，防止因為檔案資料量大、煩瑣，而導(dǎo)致管理混亂的情況出現(xiàn)，科學(xué)、有序、規(guī)范的推進(jìn)企業(yè)文書檔案管理。

3.抓好重大項目建設(shè)工程檔案管理

但凡涉及重大項目建設(shè)工程，國企必須要做好對應(yīng)的檔案管理工作，一是為企業(yè)自身積累檔案資料和知識財富，方便今后的工程使用和管理，二是為了向國家和社會提供證明材料，使建設(shè)工程透明化、陽光化。

為抓好重大項目建設(shè)工程檔案管理，首先是要做到建設(shè)項目文件材料收集與工程建設(shè)管理流程同步進(jìn)行，確保檔案材料信息的即時性、完整性、準(zhǔn)確性、客觀性，避免發(fā)生材料信息遺漏，或是一次性堆積過多的材料信息，增加收集、整理的工作壓力，降低工作質(zhì)量；其次是要利用項目建設(shè)業(yè)務(wù)流程控制和規(guī)范檔案材料歸檔管理流程，讓檔案管理能夠在內(nèi)容上、進(jìn)度上、形式上與項目建設(shè)保持一致，這能夠使檔案資料信息在未來最大化的還原工程建設(shè)實際情況，提升檔案管理的質(zhì)量與有效性。

結(jié)語

在知識經(jīng)濟時代下，對于現(xiàn)代企業(yè)而言各種各樣的檔案都可以被看作是一種財富，企業(yè)必須要予以足夠的重視力度，要通過做好檔案管理工作，將這些財富收集、整理和保管利用起來，使其發(fā)揮出更大的作用價值，促進(jìn)自身實現(xiàn)更加良好、長遠(yuǎn)、穩(wěn)定的發(fā)展。