高職院校共享型檔案資源庫建設(shè)研究

張海燕

摘 要：檔案資源庫建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要部分，是檔案信息科學(xué)管理和高效共享的必然要求。高校檔案資源庫是將高校各類檔案信息作為資源庫的基本單位，建設(shè)內(nèi)容包括教學(xué)科研、管理各個(gè)方面，涵蓋一次、二次、三次、多媒體各種類型檔案信息，以滿足師生員工網(wǎng)絡(luò)利用檔案的需要，為高技能人才的培養(yǎng)搭建檔案公共服務(wù)平臺。

關(guān)鍵詞：高職 檔案 資源庫 建設(shè)研究

中圖分類號：G434 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）02（b）-0026-02

1 高職院校共享型檔案資源庫建設(shè)的意義

1.1 從宏觀方面，是國家檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的基本要求

國家檔案局中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展十二五規(guī)劃》（2011—2015年）以及近日中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的、《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》指出，各級檔案管理部門要圍繞黨和國家工作大局，推進(jìn)覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系和確保檔案安全保密的檔案安全體系建設(shè)。要加強(qiáng)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和數(shù)據(jù)庫為主要內(nèi)容的檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)，加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件接收、重要數(shù)字信息采集等數(shù)字檔案資源建設(shè)，打造“一站式”檔案信息資源共享和服務(wù)平臺；加強(qiáng)檔案管理工作，做好本單位本系統(tǒng)的文件收集、整理、歸檔工作，集中收集保管本單位各類檔案并提供利用，開展檔案數(shù)字化、編研、業(yè)務(wù)交流、人員培訓(xùn)等。檔案資源庫建設(shè)是在國家宏觀政策規(guī)范指引下，著眼于學(xué)校對檔案信息利用需求，本著集中管理，高效利用的原則，推行管理數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、利用自助化的檔案室工作新格局。

1.2 從中觀層面，是高校教育信息資源共享的需要

現(xiàn)代高職教育是建立在信息平臺上的教育，教師組織教學(xué)和學(xué)生自主學(xué)習(xí)，各級行政部門業(yè)務(wù)管理都是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，各類教育信息通過網(wǎng)上流動，為各級用戶所存儲管理和利用。高校檔案是在教學(xué)、科研、管理工作中直接形成的不同載體形式的歷史記錄，集知識性、信息性、憑證性等多種屬性于一體，是總結(jié)教育經(jīng)驗(yàn)、探索教育規(guī)律的重要資源，是高校教育信息資源的重要組成部分。檔案信息資源庫的構(gòu)建，可實(shí)現(xiàn)檔案信息收集、管理、利用等功能的一體化，及時(shí)有效滿足高校教育信息資源共享的需要。

1.3 從微觀角度，是創(chuàng)新檔案室檔案服務(wù)機(jī)制的重要手段

基于共享模式的檔案資源庫建設(shè)，根本出發(fā)點(diǎn)是為學(xué)校開展各項(xiàng)工作提供信息資源支撐。通過全校檔案信息的充分采集、有效組織、系統(tǒng)整合和統(tǒng)一開發(fā)，平臺內(nèi)容全面、系統(tǒng)、真實(shí)、準(zhǔn)確，及時(shí)，能緊跟時(shí)代步伐，保持檔案內(nèi)容的豐富性、專深性、集成性以及優(yōu)質(zhì)資源上網(wǎng)，可使用戶同時(shí)瀏覽多方面的檔案信息，檢索方便快捷，不受時(shí)空限制，安全可靠，用戶可通過計(jì)算機(jī)、3G手機(jī)、ipaid等網(wǎng)絡(luò)終端隨時(shí)上網(wǎng)查閱檔案信息，也可通過二維碼技術(shù)，博客、網(wǎng)上在線、郵件方式獲取檔案信息，有利于改革服務(wù)內(nèi)容，豐富服務(wù)模式和方法。并且通過平臺開展部門檔案人員管理技術(shù)培訓(xùn)，技術(shù)交流、檔案信息資源共建等項(xiàng)目合作，實(shí)現(xiàn)雙方良性互動，推動檔案室服務(wù)功能的拓展。

2 高職院校共享型檔案資源庫建設(shè)的思路

高職院校檔案資源庫建設(shè)是開發(fā)檔案資源，為教育教學(xué)提供高質(zhì)量、高效率服務(wù)的重要手段，建設(shè)的內(nèi)容包括檔案資源平臺建設(shè)和檔案資源建設(shè)，重點(diǎn)主要在于檔案資源的開發(fā)、收集、整理和錄入數(shù)據(jù)庫等大量的工作。在進(jìn)行資源建設(shè)時(shí)，應(yīng)遵循以用戶需求為導(dǎo)向、規(guī)范性、安全性和動態(tài)化原則，要與各職能部門一起共同建立起比較順暢的資源收集渠道和開發(fā)整理基地，做到建設(shè)內(nèi)容充實(shí)、載體多樣、科學(xué)準(zhǔn)確、與部門工作、與學(xué)校中心工作緊密結(jié)合；平臺建設(shè)做到合理性、易用性和可擴(kuò)展性，方便操作和使用。檔案資源庫建設(shè)要統(tǒng)籌策劃，逐步推進(jìn)，保持檔案信息資源的長期穩(wěn)定和不斷更新和維護(hù)。

（1）以檔案工作目標(biāo)管理項(xiàng)目帶動，重點(diǎn)突破。實(shí)施地方檔案行政管理部門制定的《企事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)管理考評標(biāo)準(zhǔn)》為項(xiàng)目帶動戰(zhàn)略，支撐共享型檔案信息資源庫建設(shè)和發(fā)展，以獲得學(xué)校和各部門的重視和投入，集中人力、物力和財(cái)力有針對性地重點(diǎn)解決檔案信息資源庫建設(shè)中的所涉及的各項(xiàng)核心問題。

（2）檔案館（室）與部門合作，共建共享。聯(lián)合校內(nèi)各職能部門，共同開發(fā)高職院校檔案資源庫。聘請部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員共同參與組織制定檔案資源庫內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)，如黨政類、教學(xué)類、科技類、多媒體類、專題類等，以確保靈活多樣，符合用戶需求。

應(yīng)健全歸檔機(jī)制。建立員工—兼職檔案員—部門領(lǐng)導(dǎo)—檔案館（室）四級檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將檔案信息資源建設(shè)工作納入部門工作計(jì)劃和人員崗位職責(zé)中并進(jìn)行考核，在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)，要同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，做到每一項(xiàng)工作活動的開展都應(yīng)形成相應(yīng)的檔案材料，對做得好的單位和個(gè)人給予表揚(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)，與單位績效掛鉤，使檔案材料的形成、積累和歸檔工作渠道暢通。資源庫建成后，在做好身份認(rèn)證安全管理基礎(chǔ)上，可為校內(nèi)各部門共享。

（3）以館（室）為中心，穩(wěn)步推進(jìn)。發(fā)揮檔案館（室）藏優(yōu)勢，依據(jù)統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行一次、二次、三次檔案資源開發(fā)，同時(shí)以部門網(wǎng)絡(luò)電子文件為抓手進(jìn)行資源庫信息的采集，便于資源整合，防止條塊分割，重復(fù)建設(shè)。檔案資源庫建設(shè)要統(tǒng)籌策劃，分步實(shí)施，首先進(jìn)行目錄數(shù)據(jù)庫資源建設(shè)，其次是對重要檔案、特色檔案及利用頻率較高的檔案進(jìn)行全文數(shù)字化，并掛接相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫，再次是對多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及專題匯編的資源庫建設(shè)。

3 高職院校共享型檔案資源庫建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息資源庫建設(shè)包括基于校園網(wǎng)的服務(wù)平臺開發(fā)和檔案信息資源的設(shè)計(jì)開發(fā)。

（1）基于校園網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺建設(shè)。校園網(wǎng)檔案信息服務(wù)平臺是以信息共享為目的，面向海量信息處理、集信息采集、存儲、管理、利用和數(shù)據(jù)挖掘分析、信息跨媒體傳播為一體的集中式資源管理平臺。從功能上主要包括系統(tǒng)管理、資源管理、資源利用和互動交流。系統(tǒng)管理功能主要包括檔案資源庫系統(tǒng)的初始化、訪問控制、安全控制、功能擴(kuò)展接口。系統(tǒng)管理的主要用戶是系統(tǒng)管理員，主要提供管理用戶以及管理維護(hù)系統(tǒng)及發(fā)布公告所需要的功能。資源管理主要包括資源上傳、資源下載、資源鑒定、資源刪除、資源編研、資源使用率的統(tǒng)計(jì)分析等功能。資源利用功能模塊的主要用戶對象是師生員工。各類用戶檢索、下載自己所需資源用于組織開展工作?；庸芾砟K提供在線訪問、郵件訪問、微博、微信問題解答的互動功能。問題解答主要提供檔案館（室）回答各類用戶資源利用過程中各種疑問的相關(guān)功能，主要由常見問題解答和提問留言兩部分功能組成。常見問題解答是對用戶利用過程中常見問題的收集與分類，用于引導(dǎo)用戶自主查找、解決問題。

（2）基于校園網(wǎng)的檔案信息資源庫內(nèi)容組織。高職院校檔案資源庫是為高職院校教育教學(xué)管理服務(wù)的，所以檔案信息資源不僅僅是基本素材和積件，更應(yīng)該是承載先進(jìn)教育思想和管理方法的工具，成為院領(lǐng)導(dǎo)決策、管理的參謀助手。

一是目錄數(shù)據(jù)二次檔案信息建設(shè)。是將大量分散、無序的檔案信息，利用《歸檔文件整理規(guī)則》以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號之后，按件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)進(jìn)行目錄數(shù)據(jù)著錄。使之產(chǎn)生有序化、濃縮化特征的信息。目錄數(shù)據(jù)庫檔案信息對高校教學(xué)、科研、管理各類檔案的內(nèi)容和外形特征進(jìn)行描述，不僅能提供大量檔案信息，還能從不同角度提供查找全文檔案信息的線索。對各類檔案進(jìn)行目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，可以比較全面地反映館（室）藏檔案信息，有助于實(shí)現(xiàn)全方位、動態(tài)的、完整的檔案信息服務(wù)。

二是全文數(shù)據(jù)一次檔案信息建設(shè)。是指未經(jīng)任何人為加工的檔案內(nèi)容，高校檔案是在教、科研、管理各項(xiàng)工作中直接形成的原始記錄，是一所學(xué)校的創(chuàng)業(yè)史、發(fā)展史和奮斗史，匯集了廣博的知識和豐富的信息，全文檔案信息比較全面和詳細(xì)，具有獨(dú)特的憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值，能直接在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究等工作中起到查考和借鑒作用。選擇上級和本校指令性、指導(dǎo)性文件、本校專業(yè)設(shè)置、課程建設(shè)、校內(nèi)外實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)、招生錄取材料、畢業(yè)生就業(yè)信息、學(xué)生學(xué)籍、課堂教學(xué)和教學(xué)實(shí)踐等進(jìn)行全文數(shù)字化掃描，也可直接通過OA系統(tǒng)、部門網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的電子文件，掛接相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫內(nèi)，提供利用。

三是匯編型三次檔案信息建設(shè)。檔案人員要善于分析研究用戶的利用心理、利用習(xí)慣，圍繞當(dāng)前工作和一個(gè)時(shí)期的工作需要，在利用二次檔案信息的基礎(chǔ)上，選擇一次全文檔案信息，經(jīng)過綜合研究和分析歸納形成的綜述性的專題檔案信息，為師生員工利用。包括本校規(guī)章制度匯編、大事記、教育成果匯編、教育統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯編、發(fā)文匯編、院內(nèi)外獲獎(jiǎng)名錄等檔案信息，便于領(lǐng)導(dǎo)在較短時(shí)間內(nèi)了解多方面的信息。

四是專題檔案信息建設(shè)。檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)，針對某一專題提供廣度和深度上的服務(wù)。如就我國高職教育人才培養(yǎng)模式、專業(yè)設(shè)置、課程建設(shè)、社會對高職教育需求等方面進(jìn)行篩選國內(nèi)外高職教育資訊，提供具有指導(dǎo)性的意見和建議。擴(kuò)大利用者對檔案信息的占有程度，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)通過專題檔案信息資源可全面了解目前高職教育基本情況，提高決策的及時(shí)性、科學(xué)性和前瞻性，提高教育質(zhì)量。

五是多媒體檔案信息建設(shè)。多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)可將學(xué)校視頻、音頻、圖像和計(jì)算機(jī)技術(shù)集成到一個(gè)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，作為一種新型數(shù)據(jù)庫技術(shù)，可為高職多媒體教學(xué)資源庫提供支撐，豐富校園網(wǎng)資源類型，滿足高職教育教學(xué)對信息息資源的多樣需求。高職院校可將教學(xué)、科研、管理各項(xiàng)工作活動中形成的照片檔案拍攝成數(shù)字信息，通過著錄相關(guān)字段建成多媒體檔案信息資源庫。

4 結(jié)語

檔案信息資源庫建設(shè)是一項(xiàng)長期的系統(tǒng)工程，需要結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，從可持續(xù)發(fā)展的角度統(tǒng)籌規(guī)劃、規(guī)范有序地進(jìn)行，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，保障必要的資金投入；同時(shí)需要全體專兼職檔案人員投身于建設(shè)過程中，以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的密切配合。