電子文件時代文檔管理一體化探討

王立江

（寧夏核工業(yè)地質(zhì)勘查院，銀川 750021）

電子文件時代文檔管理一體化探討

王立江

（寧夏核工業(yè)地質(zhì)勘查院，銀川 750021）

電子文件時代指的是一個利用計算機技術成立文件以及文件管理中心的時代。電子文件時代的文檔管理具有便利、快捷、永久性保存、不易損壞等優(yōu)勢，但人們在使用電子文件進行文檔管理時，對于其中的利弊認識不清。電子文件文檔管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比，在安全性、統(tǒng)籌管理、定位管理以及一體化管理方面具有很大缺陷。本文將對電子文件時代文檔管理一體化進行分析，提出電子文件時代文檔管理的缺失及補救方案，加快推動電子文檔的一體化管理進程。

電子文件；文檔管理；管理問題；補救措施

電子文件及管理中心是現(xiàn)代信息技術發(fā)展的產(chǎn)物。電子文件與紙質(zhì)文檔未來的發(fā)展形勢理當二存其一，必須對兩者進行融合，使之成為一個整體，實施一體化管理措施，才能保證文檔管理的安全、完整、真實以及秩序。這是任何個人、集體以及國家進行文檔管理的最佳方式。

1　文檔管理一體化的理論基礎

文檔管理一體化觀點的建立是基于對文檔生命周期以及不同文檔類型的認識上。從文檔生命周期來看，每一份文檔都需要歷經(jīng)采集、整理、形成、更改、使用、銷毀或永久性保存這一過程，針對其生命周期的一體化管理就是要針對文檔行為的每一個環(huán)節(jié)進行持久和不間斷的管理。非一體化文檔管理所實施的管理措施不能根據(jù)文檔生命周期的規(guī)律實施統(tǒng)籌管理，導致文檔在移動和使用的過程中，出現(xiàn)了損壞或缺失。而一體化管理則正與之相反，它能很好地銜接文檔的每一個階段，給與文檔持續(xù)性的保護和管理，詳細的記述文檔生命周期的每一次改變和挪動。

2　文檔一體化管理的缺失

陳舊的文檔管理模式遵循了一動一錄的規(guī)則，只要文件存在變化，就會對其進行記述，但記述方式和內(nèi)容過于粗糙，不便于文件今后的調(diào)用和研究參考。這給文檔以后的使用帶來了不少麻煩。總體而言，文檔一體化管理的缺失主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1管理制度的制約

文書是文件管理的主體和重要操作者。我國現(xiàn)行的檔案管理制度中規(guī)定了文書工作的職責，檔案部門對指導文書工作只承擔指導職責，但在實際的管理工作中，檔案部門常出現(xiàn)越俎代庖之舉。很多時候，檔案館文書工作與檔案工作交互不清，并沒有明確進行分類，造成檔案管理與文件管理出現(xiàn)混亂，同時也給文件轉(zhuǎn)檔案制造了一些困難。

2.2缺少標準化、規(guī)劃化制度

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理在管理標準和規(guī)范的制定上本就存在一些缺陷和漏洞，包括文件提取權限、文件抽取記錄等，都缺乏嚴謹統(tǒng)一的標準。在使用電子文件之后，檔案館也沒有制定關于電子文件管理的制度和規(guī)范，很多時候，檔案館管理人員幾乎可以毫無限制地對電子文件進行提取、查閱，甚至是傳輸，這勢必會對文件的安全造成一定危害。

2.3文檔管理技術落后

電子文件管理的重要載體和工具就是計算機軟件和相關的技術。電子文件誕生后，考慮到其用于文檔管理的優(yōu)勢，很多檔案館都開始了電子文件儲存和使用改革。但檔案館在進行改革時候，卻忽略了計算機軟件與技術的開發(fā)和引進，隨著計算機技術的不斷發(fā)展及人們對文檔管理要求的提升，陳舊的計算機軟件和落后的技術，根本不能為文檔管理提供優(yōu)質(zhì)的服務。在此期間，檔案館也并沒有對外引進先進的技術與軟件，檔案館所使用的管理軟件常常無法為電子文件提供有效的保護和防御措施。

3　電子文件時代文檔一體化管理的補救措施

3.1強化文檔一體化管理意識

文件管理部門和檔案管理部門共同對文檔管理負責，因此，雙方部門的高層應當加強溝通和交流，首先要認識到文檔一體化管理的重要意義，探究分析文檔一體化管理的有效措施，通過高層的交流，消除文檔管理與檔案管理之間的芥蒂，幫助基層管理人員樹立起文檔一體化管理意識，發(fā)揮部門之間的協(xié)作與交互能力，雙方共同參與文檔的一體化管理。

3.2實施一體化管理體制

傳統(tǒng)的文檔管理不是文件與檔案分化管理，就是文件與檔案的混亂化交互管理，管理界限與層次極度模糊。為了盡快實現(xiàn)文檔一體化管理，有關部門應當盡快制定文檔一體化管理體制，重新規(guī)定各部門關于文檔一體化管理的部門職責、崗位職責。實施一體化管理體制同時需要設立專業(yè)的管理部門，承擔文件管理部門和檔案管理部門媒介角色，并對文檔管理負責。

3.3提升軟件研究與開發(fā)力度

電子文件時期文檔管理難以實現(xiàn)一體化管理的重要原因之一就是管理軟件的缺失。先進的文檔管理軟件，能為對象提供更好的文件管理服務，單就文件檢索而言，一款能按照輸入制定，搜尋檔案庫中類似文件，并可做到時間篩選、類目篩選等多種個性篩選的軟件才符合當前大批量文件管理的要求。因此，文件管理部門和檔案管理部門應共同致力于開發(fā)先進的文檔管理軟件，并在一體化發(fā)展要求的基礎上進行開發(fā)，開發(fā)文檔管理與檔案管理的系列軟件，以提升兩種管理工作的交互性，同時注意提升軟件的安全性能，此外，還可以開發(fā)一些個性服務，如文檔定時抽取、文件抽取轉(zhuǎn)移等。

4　結(jié) 語

電子文件時代下的文檔管理工作與計算機技術緊密相連。因此，在實現(xiàn)一體化管理的進程當中，必須要從軟件開發(fā)、計算機技術培訓等方面入手，提升檔案館電子化水平，輔助以思想培訓、制度約束，加快一體化管理步伐。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.24.154

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A

1673-0194（2015）24-0199-01

2015-10-29