現(xiàn)代信息管理技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用研究

牛函娟

（咸陽師范學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)與繼續(xù)教育學(xué)院，陜西 咸陽 712000）

現(xiàn)代信息管理技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用研究

牛函娟

（咸陽師范學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)與繼續(xù)教育學(xué)院，陜西 咸陽 712000）

信息技術(shù)的發(fā)展為各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開展提供了極大便利，其應(yīng)用為社會(huì)工作提供了一個(gè)更加高效的平臺(tái)，更新了其技術(shù)手段。當(dāng)前，信息技術(shù)在資料信息類管理中的運(yùn)用最為廣泛。文章將對(duì)信息技術(shù)于高校檔案管理中的運(yùn)用進(jìn)行研究，提出高校實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的具體措施。

信息技術(shù)；檔案管理；標(biāo)準(zhǔn)化

高校檔案管理包括了高校自身的發(fā)展、管理與建設(shè)信息以及學(xué)生檔案管理，檔案管理類型和容量復(fù)雜繁多。傳統(tǒng)的管理模式效率低，且不利于檔案信息的更新、使用和保存，現(xiàn)代信息技術(shù)則為其提供了有效的管理平臺(tái)和管理手段，保障了高校檔案管理的完整性、高效性和安全性。但部分高校在信息化檔案管理的道路上也遇到一些問題。

1　信息技術(shù)對(duì)于高校檔案管理的意義

高校檔案管理類目繁多、復(fù)雜，檔案容量較大，傳統(tǒng)的檔案管理方式在當(dāng)前的檔案管理工作中顯得很混亂，信息技術(shù)的引進(jìn)，使得各項(xiàng)檔案管理工作都變得更加輕松，人們只需要借助于檔案管理的計(jì)算機(jī)平臺(tái)，就可實(shí)現(xiàn)的檔案的檢索和提取，并快速、準(zhǔn)確的找到對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案。從管理手段上來講，現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)錄入和手工抄錄相比，有著絕對(duì)優(yōu)勢，且保密度和安全度更高。

從人事管理上來講，信息技術(shù)的使用，克服了人工管理的缺陷，革新了檔案管理人員的工作方式，極大減輕了大檔案館的工作強(qiáng)度。工作強(qiáng)度的降低和工作方式的革新，提升了人員的工作積極性。

2　高校檔案管理中存在的問題

2.1檔案信息化管理改革不徹底

很多高校在實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的道路上，始終無法實(shí)現(xiàn)全面的信息化管理，由于資金和人事方面的原因，高校信息化檔案管理改革始終是進(jìn)程緩慢。比如，很多高校在進(jìn)行信息化檔案管理改革時(shí)，隨著信息化管理程度的加深，由于人工依賴程度的降低，必定會(huì)涉及人事調(diào)動(dòng)或裁員問題，但很多從事檔案管理的人員或高校退休教師，對(duì)學(xué)校有過貢獻(xiàn)，或有過勞動(dòng)合同的人員，他們既自己不愿意調(diào)動(dòng)離開，學(xué)校對(duì)此事也難以出面處理，給高校的信息化檔案管理改革造成了較大的阻礙。

2.2信息化檔案管理改革還未開始

目前，由于資金限制，很多高校還沒有進(jìn)行和信息化管理改革，依舊采用傳統(tǒng)人工管理的方式開展檔案管理工作。但人工管理效率極低，且高校檔案更替速度快、更替容量大，人工進(jìn)行檔案管理勢必會(huì)有漏洞和力不從心的時(shí)候，很多年事久遠(yuǎn)的檔案信息殘缺、字跡也不清晰，甚至檔案書籍都出現(xiàn)了蟲蛀或破損，而人員在進(jìn)行檔案更替時(shí)，根本無暇顧及這些檔案的管理和修復(fù)工作。

2.3人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低

實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的一項(xiàng)基本要求是人員必須具備熟練的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，但當(dāng)前高校用于信息化檔案管理的人員都是老一批的工作人員，有些甚至年事已高，計(jì)算機(jī)操作水平很低，無法迎合信息化檔案管理的需求。

2.4缺失完善的檔案管理機(jī)制

很多高校在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，都忽略了新管理機(jī)制的訂立。由于缺少對(duì)應(yīng)的檔案管理機(jī)制，部分高校在實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理之后，都出現(xiàn)了管理秩序混亂的問題，尤其是檔案的安全管理，面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，由于沒有相應(yīng)的安全管理機(jī)制，導(dǎo)致管理系統(tǒng)軟件和程序未定期更新，造成檔案的混亂和信息丟失。同類的問題還有很多，如缺少檔案維護(hù)制度、缺少檔案館計(jì)算機(jī)管理制度等。

3　高校如何實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理

3.1更新管理理念，加強(qiáng)信息化建設(shè)

很多高校領(lǐng)導(dǎo)人員并不認(rèn)為檔案管理工作中存在業(yè)績競爭，因此，在制定檔案管理工作和薪資發(fā)放制度時(shí)，未引入競爭理念，導(dǎo)致人員從事檔案管理出現(xiàn)懈怠和放任自流的現(xiàn)象。未來加強(qiáng)人員管理意識(shí)，高校領(lǐng)導(dǎo)必須更新管理理念，通過開展責(zé)任意識(shí)教育會(huì)議等活動(dòng)，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任心，同時(shí)，以制度的訂立，規(guī)制工作人員的工作行為，不斷深入到檔案管理基層人員當(dāng)中，了解檔案管理存在的問題并有效解決。

3.2加大信息化檔案管理建設(shè)投資

很多高校忙于教育設(shè)施建設(shè)，無法抽調(diào)資金用于檔案的信息化建設(shè)，這對(duì)信息化檔案管理的改革造成了很大影響。因此，高校必須盡快引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和信息管理技術(shù)，保障院校信息化檔案管理的設(shè)備條件。同時(shí)招聘一部分從事檔案管理的專業(yè)人才，帶動(dòng)老員工發(fā)展，維護(hù)信息化建設(shè)進(jìn)程，解決信息化檔案管理中的技術(shù)問題和安全問題。

3.3強(qiáng)化人員培訓(xùn)工作

高校檔案管理要想全面實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，就必須實(shí)現(xiàn)人才隊(duì)伍信息技術(shù)水平的整體提升，對(duì)此，學(xué)校必須通過技能培訓(xùn)和技能考核等方式，扎實(shí)提升人員素質(zhì)。學(xué)?？蓪⒎峙鷮n案館工作人員，派遣至相關(guān)單位學(xué)習(xí)、進(jìn)修，或開設(shè)培訓(xùn)班，內(nèi)部組織技術(shù)培訓(xùn)。制定人員技能考核機(jī)制，同時(shí)對(duì)人員的業(yè)務(wù)技能和職業(yè)操守、理論知識(shí)以及安全意識(shí)等進(jìn)行考核。

3.4標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

所謂標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)就是指檔案館信息化管理網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)是信息化檔案管理運(yùn)作的基礎(chǔ)，同時(shí)也是保障學(xué)校檔案管理安全的重要措施，保障網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)化，學(xué)校必須要為檔案管理單獨(dú)開設(shè)一個(gè)局域網(wǎng)，防止外網(wǎng)的進(jìn)入，同時(shí)，每臺(tái)計(jì)算機(jī)設(shè)備所使用的管理軟件、程序版本等都必須一致。

4　結(jié) 語

高校檔案管理的信息化建設(shè)是高校發(fā)展與改革的信息保障。實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，全面推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展，必須要從制度上、設(shè)備上入手，對(duì)其進(jìn)行改革和優(yōu)化。

主要參考文獻(xiàn)

［1］傅永珍.現(xiàn)代信息管理技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用探析［J］.科教導(dǎo)刊，2011（12）.

［2］賴麗麗.進(jìn)一步加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)在高校檔案管理中應(yīng)用的對(duì)策思路［J］.太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（6）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.24.152

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1673-0194（2015）24-0197-01

2015-10-09