信息化條件下檔案安全工作研究

曲美蘭

（太原市碑林公園，太原 030000）

信息化條件下檔案安全工作研究

曲美蘭

（太原市碑林公園，太原 030000）

檔案安全是檔案工作的基本任務之一，在信息化高速發(fā)展的今天，檔案安全工作尤為重要。本文著重分析了影響檔案安全的因素，并提出了加強檔案安全工作的具體措施，保障檔案安全。

信息化；檔案安全；因素；措施

檔案的安全保管和有效利用，是檔案工作最基本的兩項任務。檔案的安全保管，關系到檔案信息資源的長久保存。只有在充分保障檔案絕對安全的前提下，才能開展檔案信息資源的利用工作，體現(xiàn)檔案的內在價值，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，在檔案信息化高速發(fā)展的今天，檔案安全工作是一個重要的課題，從理論和實踐層面對檔案安全工作進行全面總結和深入研究，進一步提升檔案安全保障能力，具有重要意義。

1　信息化條件下檔案安全工作

隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案信息化水平的提高，檔案管理和維護水平需要不斷提高。新技術的應用、人為破壞、自然災害、管理低效等因素導致檔案面臨著日益嚴峻的安全威脅。檔案安全工作是建立在積極預防、綜合防范下的一種長效的安全工作機制。這種長效機制基于組織協(xié)調能力、體系支撐力度和主管部門支持力度，依據(jù)具體的法規(guī)、制度和標準，采取一定的措施，加強風險評估，最終形成四個核心能力，即檔案安全的保管維護保障能力，檔案安全的基礎支撐能力，檔案開放利用駕馭的能力和檔案安全保障的社會影響力。檔案安全包括檔案實體安全和檔案信息資源的安全。檔案安全工作非常繁瑣，涉及檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等各個環(huán)節(jié)，貫穿于檔案管理的整個過程。

2　影響檔案安全的因素

2.1自然災害因素和基礎設施環(huán)境因素

自然因素是指自然界發(fā)生的，人力不可抗拒的因素，包括自然災害和一些非人為的突發(fā)事件。自然災害包括火災、水災、地震、臺風、山體滑坡、泥石流等。這些自然災害和一些非人為的突發(fā)事件等，嚴重威脅檔案安全。就拿地震來講，建國后的幾次大地震都給造成巨大損失。1976年唐山大地震使唐山地區(qū)的檔案館受到了毀滅性破壞。2008年汶川大地震中，當?shù)卦S多檔案館都不同程度受損。其中北川縣檔案館館藏的8.5萬卷檔案在地震中全部被埋，經(jīng)過搶救后，該檔案館最珍貴的檔案《石泉縣志》仍未被挖出來，而且搶救出來的檔案遭到了極大損失，只有60%可用。

基礎設施環(huán)境因素是存放檔案的檔案庫房內的設施環(huán)境因素，包括檔案庫房內的溫度、濕度、防蟲防蛀等。檔案庫房實施添置不全，導致檔案長期存放在潮濕、陰暗、溫差巨大甚至還有蛀蟲的環(huán)境中，檔案時刻面臨著危險，安全根本得不到保證。

2.2管理制度不健全

我國檔案事業(yè)經(jīng)過多年發(fā)展，已基本建立起一套完整的檔案法規(guī)體系，包括檔案法律法規(guī)、各種檔案規(guī)章制度和檔案操作規(guī)程等。但是關于檔案安全的相關法律法規(guī)比較少，即使有的地區(qū)有相關的法律法規(guī)，其主要內容也僅僅是涉及檔案保管和保密管理，內容比較簡單。檔案安全管理無法可依，更談不上違法必究，檔案安全根本得不到保障，阻礙了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

2.3檔案本身的安全漏洞

檔案實體存在的安全隱患。第一，由于檔案管理方面的缺失，部分檔案是用圓珠筆、鉛筆、紅水筆、藍水筆等填寫的，時間長了，字跡變得模糊不清，難以辨認。第二，紙質檔案經(jīng)過長期保存、利用，紙張發(fā)生霉變、破損，沒有及時進行搶救、修復，造成檔案損失。第三，音響制品檔案和照片檔案保管不當。由于技術限制，磁盆、磁帶錄制的音像制品檔案保存期比現(xiàn)在利用數(shù)字技術刻錄的音像制品檔案保存期短。以前音像制品檔案保管不當，保存期限則大大縮短。照片檔案保管不當易發(fā)黃、粘連、霉變，降低了照片檔案的效果。由于檔案具有唯一性和不可再生性，檔案一旦造成損失，將無可挽回。

電子檔案存在的安全隱患。隨著檔案信息化程度越來越高，產(chǎn)生的電子檔案會越來越多，但保存電子檔案的技術、方法和措施等沒有及時到位，使電子檔案隨時存在信息丟失的危險。電子檔案在收集、整理時操作不規(guī)范，造成信息接收不全或遺漏。特別是在信息化過程中，由于操作不規(guī)范、工作人員疏忽等原因，檔案信息錄入不準確，使電子檔案信息失去真實性。另外，由于不按相關標準和程序操作，生成的電子檔案質量過關，導致檔案信息無法長時間保存。

2.4利用服務過程中操作不規(guī)范

檔案在利用服務過程中，經(jīng)常要對檔案信息進行處理，操作不規(guī)范對檔案信息安全造成威脅。紙質檔案在利用過程中，需要進行掃描、復印等方法處理，操作不當導致紙張損壞或信息被刪改，就使檔案信息失真和不完整。另外，檔案在外借、展覽等脫離檔案館室的利用方式過程中，操作不規(guī)范，審核不嚴，都會威脅到檔案信息的安全。電子檔案在提供利用時，需要將檔案信息進行復制拷貝或網(wǎng)上傳輸?shù)忍幚?，不按?guī)范操作造成復制拷貝信息不全或丟失，電子文檔中毒導致信息被破壞。這些都破壞了檔案信息的完整性，嚴重威脅檔案信息安全。

3　加強檔案安全工作的措施

3.1加強基礎設施建設

檔案館室是檔案安全的重要保障。加強檔案安全相關基礎設施建設，首先要堅持不懈地抓好檔案館室建設，改善檔案館室設施和檔案保管條件。在檔案館室建設過程中，要高度重視抗震烈度、防火等能抵御自然災害方面的剛性要求，要充分考慮堅固、安全、環(huán)保、實用等因素，把檔案館室建設好，筑起保障檔案安全的堅固防線。在設施設備方面，要根據(jù)要求配齊基礎設施設備，并安裝視頻監(jiān)控、火災報警、溫濕度監(jiān)控、電子巡查、計算機信息安全等新技術防范系統(tǒng)，切實保障檔案安全。

3.2樹立檔案安全責任意識

每個檔案工作者要樹立檔案安全意識。檔案安全無小事，檔案安全事關全局，事關國家和人民的利益。第一，我們檔案工作者要樹立正確的檔案安全觀，這是確保檔案安全的關鍵所在。必須要認識到檔案安全是檔案工作者的基本職責和重大責任，要始終堅持以防為主、防治結合的基本原則，提高每個人的檔案安全意識和技能，牢記檔案安全責任，樹立檔案安全人人有責的思想，保障檔案安全。第二，加強檔案設施設備的日常安全維護工作，只有保證檔案設施安全正常工作，才能是檔案及檔案信息長期存在于正常的安全環(huán)境，利于檔案長期保存，維護檔案安全。

3.3加強檔案安全工作管理制度建設

為了維護檔案安全，促進檔案事業(yè)健康發(fā)展，必須加強檔案安全工作管理規(guī)章制度建設，做到有法可依，違法必究。建立專門的檔案安全管理制度，從檔案的收集、整理、歸檔到檔案信息化管理和利用，每一步都要制訂安全操作規(guī)范，建立一套完整的操作流程和標準。并建立檔案安全工作領導負責制和崗位安全責任制，明確各自的職責。細化檔案安全工作崗位考核制度，將考核結果與工資福利掛鉤。使所有檔案工作人員明白檔案安全責任重大，工作中嚴格按規(guī)范操作，絲毫不得馬虎，保障檔案安全。

3.4加強檔案信息利用安全管理和網(wǎng)絡安全管理

檔案信息化后，大量的檔案信息被保持在檔案管理系統(tǒng)中，一旦安全得不到保證，檔案信息發(fā)生泄密或被非法獲取，后果不堪設想。因此，必須要加強檔案信息利用安全管理和網(wǎng)絡安全管理。

第一，對在網(wǎng)絡上資源共享利用的檔案信息進行加密和訪問控制，防止檔案信息在傳輸和利用時被非法利用和惡意破壞。

網(wǎng)上檔案信息加密主要包括通信加密、脫機存儲加密和聯(lián)機加密。檔案信息加密后，檔案在網(wǎng)上傳輸就不會發(fā)生失密和被篡改問題，非授權用戶就不能獲取不對其開放的檔案信息。

對利用檔案信息用戶進行訪問控制。根據(jù)檔案信息資源的公開和保密性質不同、利用對象的不同，對檔案信息資源進行分類管理，控制用戶只能利用各自授權利用的范圍內利用檔案信息資源。比如，可通過對用戶身份進行認證、密碼認證等。

第二，加強病毒防治。在檔案信息化條件下，計算機技術、網(wǎng)絡技術的廣泛應用，必須要加強病毒防治，安裝與檔案信息管理系統(tǒng)相匹配的防毒、殺毒軟件和防火墻等工具，保障檔案信息安全。在檔案管理信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)之前必須要安裝防火墻，在系統(tǒng)、主機設備與外部網(wǎng)絡之間形成一道屏障，防止網(wǎng)絡病毒和非法入侵。系統(tǒng)安裝后就要安裝防毒軟件，防止利用復制拷貝信息時病毒感染。在發(fā)現(xiàn)設備、系統(tǒng)中毒后，及時安裝強效殺毒軟件及時清除病毒。

3.5建立檔案電子文檔備份及定期備份制度

由于檔案電子信息具有易被遠程控制與改動、易于消失等特點，必須要對電子信息資源進行備份。2008年國家檔案局要求各級國家檔案館通過建立異地備份庫等形式，對本級重要檔案及電子信息資源實行異地備份，確保電子信息資源的長期可讀，確保檔案信息的絕對安全。不僅是國家檔案館，所有各級各類檔案館室都應建立檔案及電子信息資源備份制度，保證各類檔案安全。另外，還必須建立檔案及電子文檔定期備份制度。檔案信息化開展后，收集的檔案主要是電子文檔，每天都會產(chǎn)生大量的電子文檔，必須定期進行備份，以一周備份一次為宜，保證每一份檔案的安全。

3.6建立檔案安全保障應急防范機制

檔案安全保障應急防范機制是指在自然災害和突發(fā)事件中能根據(jù)不同的情況做出快速應急反應，盡可能維護檔案安全的一種防范機制。主要包括事前預防和準備措施、事發(fā)后的應急響應機制和步驟和事發(fā)后的搶救措施等。首先，要健全應對各類災害應急防范機制。要與氣象部門保持信息暢通，根據(jù)本地區(qū)的氣象特點，分析可能發(fā)生的各類災害，并制定相應的預防措施和應對措施，形成機制化。應急防范機制的內容要明確、具體，有可操作性。其次，要加強應急防范機制的演練工作。檔案安全應急防范機制能貫徹實施的關鍵在于平時的演練，否則就是紙上談兵。平時經(jīng)常進行應急演練，在面對突發(fā)災害時做到臨危不亂、沉著應戰(zhàn)。而且，在演練過程中，可發(fā)現(xiàn)應急機制中的不足，并加以完善。只有建立了完善的檔案安全應急防范機制，對可能發(fā)生的危機與各種后果進行事先估計，做好應急準備，才能在突發(fā)事件發(fā)生時，協(xié)調各方面并及時果斷地進行處理，盡可能保證檔案及檔案信息安全。

3.7培養(yǎng)高素質的檔案安全管理人才

保障檔案安全，人是第一要素。檔案人員及相關人員的檔案安全保密意識、能力直接影響到檔案信息的安全程度。因此，要加強檔案安全管理人才隊伍建設，制訂檔案安全人才培養(yǎng)計劃，打造一支高素質的檔案安全管理人才。首先，要讓檔案專業(yè)工作人員接收全面的檔案安全教育，接收檔案安全管理知識，掌握檔案安全管理技能。其次，要吸引各層次的安全管理人才投入到檔案安全管理工作中，主要是碩士、博士等高層次安全管理人才，成為檔案安全管理工作研究的學術帶頭人，重點做好檔案安全管理方面的研究，提升檔案安全管理工作的水平。第三，對所有與檔案工作相關的工作人員進行檔案安全管理知識普及，掌握最基本的檔案安全管理常識，全方位確保檔案安全。

4　結 語

檔案安全事關個人利益和國家安全，檔案安全工作是檔案工作最重要的環(huán)節(jié)之一。沒有檔案的安全，也就談不上檔案利用。我們每個檔案工作者必須要有檔案安全重于泰山的意識，做好檔案安全工作，促進檔案事業(yè)安全健康、可持續(xù)發(fā)展。

主要參考資料

［1］張美芳.檔案安全保障體系的構建［J］.中國檔案，2010（4）.

［2］萬玲玲.檔案館抵御災害事件之策略研究［J］.蘭臺世界，2009（4）.

［3］晏紅蓮.檔案館社會化服務中檔案信息安全問題研究［J］.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2013（2）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.24.148

G271

A

1673-0194（2015）24-0190-02

2015-11-18