溝通在項目管理中的重要作用

劉 君

（東北電力大學 經(jīng)濟管理學院，吉林 吉林市 132012）

溝通在項目管理中的重要作用

劉 君

（東北電力大學 經(jīng)濟管理學院，吉林 吉林市 132012）

隨著世界經(jīng)濟水平的提升，企業(yè)管理同樣也發(fā)生著越來越多的改變。溝通是人和人之間傳遞信息的重要過程，要想取得項目的成功，溝通是必不可少的，好的溝通是完成項目管理工作和實現(xiàn)項目目標的前提。因此，本文詳細研究了項目管理中溝通的作用。

項目管理；溝通；有效性

1　項目管理中溝通的方式和途徑

每一位項目經(jīng)理都應準確了解項目團隊中每一位成員需要什么種類的信息，并通過不同的溝通方式達到不同的項目目的。就目前的發(fā)展來講，越來越多的發(fā)達科技必將引導我們的生活朝著多方面發(fā)展，相應的，溝通的方式和種類必然會越來越多樣。其中包括書面材料、電子郵件、會議、電話、短信、留言板、實地溝通、正式的論壇、非正式溝通活動等。

1.1書面材料

對于一些重要的、雙方需要確認的信息可采取書面材料的方式進行溝通。例如，在項目管理中，對雙方溝通過的、達成一致的、重要的內(nèi)容等事項可通過書面材料形式作為備案保存。

1.2電子郵件

通過電子郵件這種方式可迅速、便利地傳遞和客戶、供應商、合作伙伴、項目團隊每一位成員之間、上下層管理者之間的文件，比如項目計劃、會議記錄、備忘錄、項目預算、工作報告、注意事項、項目文檔等。

1.3項目會議

通過項目會議可更直接地溝通項目狀況、項目存在的問題、便于及時溝通解決方案。

1.4電話會議

電話會議可為身處異地的項目成員、客戶、供應商等提供一個共同參與溝通的平臺，可更快捷的多方討論。

1.5留言板

可在內(nèi)部網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)的留言板中與全體成員溝通項目情況、項目的進展和項目的目標，同時可及時公布最新的通知。

1.6實地溝通

實地溝通可幫助項目團隊每位成員、客戶、供應商、上下層管理者等面對面地當場討論解決問題的方案。

1.7正式討論

在正式的論壇上，可公布工作程序、溝通政策。

1.8非正式溝通活動

非正式溝通活動包括聚會、聯(lián)誼活動、單獨溝通等，都能達到與項目團隊、項目雙方關系更加融洽，更好、快捷、有效順利地完成該項目。

對于項目管理當中溝通起到的主要作用就是建立一個由信息傳出者發(fā)出的參照和信息接收者獲取信息的一個平臺，例如，項目負責人與項目團隊中每一位成員就項目進展程度相互之間的信息展開討論互動。

2　溝通在項目管理中的作用

項目負責人在整個項目中擔任著溝通的重要職責，他的溝通能力是影響整個項目團隊的重要因素，在整個項目運行過程中，項目的負責人不能只追求一些技術性的管理，應花費更多的時間去與項目團隊中的人進行交流溝通。這樣可幫助項目負責人更好地審視整個項目存在的問題，可幫助項目負責人正確把客戶想表達的意圖傳達給項目實施的相關人員，同時又可準確了解項目實施相關人員的一些需求，使項目實施的相關人更好地完成布置的任務。

項目計劃和項目組織是項目管理重要的步驟。同時，一個優(yōu)秀的項目負責人應掌握如何計劃項目的溝通工作，這里應記住5條：清楚、簡短、文明、一致、自信。

項目管理的過程包含項目的啟動、確認客戶需求、計劃的安排、項目的實施、項目的驗收、項目的收款等。在每一個階段都是需要由項目負責人圍繞項目的進展、成本、質(zhì)量等要素與客戶、供應商、上層管理者、項目團隊成員和其他項目負責人等進行協(xié)調(diào)、溝通和掌控。與項目的每一個相關方相互之間保持持續(xù)有效的溝通，是可促成項目成功的諸多因素中最為重要的一個因素。作為項目負責人，為了調(diào)動項目團隊成員工作積極性、提高工作效率，可了解項目團隊成員的個人個性、興趣喜好等，并采用不同的溝通方式，使項目團隊成員的工作協(xié)調(diào)一致，可保證項目團隊成員按時、按質(zhì)、按量的完成預期的任務。

溝通的目的是為了人與人之間的交流，信息的傳遞，拓展思路，最后達成一致認識。在項目的執(zhí)行過程中可能存在慣例時間、財政問題和資源的限制影響，很容易在意見不統(tǒng)一時發(fā)生沖突。即便發(fā)生了沖突也應以整個項目為根本，用較為圓潤容易接受的溝通方式把問題解決，恢復并保持和諧的工作氣氛。

項目成果的使用者是客戶，因此在整個項目過程中，項目負責人及時有效的溝通，能獲得客戶的支持、參與和推動，尤其是項目的開始前期是最為重要的。良好的溝通可幫助雙方對項目目標和項目范圍達成統(tǒng)一共識，確保項目順利的進行。

在與上層管理者的溝通中還有很多細節(jié)需要注意，上層管理者普遍更加關心項目的工期、質(zhì)量、成本等。項目負責人應經(jīng)常主動的與上層管理者溝通和反饋信息，特別是有可能會延期、項目成本增加、質(zhì)量產(chǎn)生問題苗頭要提前匯報。這樣可使上層管理者及時調(diào)整，確保項目的順利進行。

項目負責人要保證溝通的有效性，任何的計劃都可能百密一疏，溝通也一樣，要想建立有效的溝通，樹立一定威信必不可少。想要得到別人的認可，就要做到在解決問題和處理事物的能力上勝人一籌。

項目管理溝通過程中正確的信息傳送是最重要的一點，傳送的信息一定要是雙向的。首先，必須確保傳遞的信息是正確的、有價值的，而不是傳送的信息是不相關的、過量的、重復性的?？偟膩碇v，傳送的信息質(zhì)量要高。其次，必須保證信息及時有效的傳送給被接收者，被接收者給予反饋信息。如果是一些重要的信息，可通過雙方會談的方式傳送給對方。

主要參考文獻

［1］謝鴻.項目管理中的溝通問題和溝通方法［J］.廣西科學院學報，2005（1）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.24.084

F272

A

1673-0194（2015）24-0106-01

2015-10-19