檔案不可能形成在前

嚴(yán)永官

摘 ?要： “檔案形成在前”觀在論述過(guò)程中將“概念”與其所指代的“事物”相互混淆、將“記憶”與“記錄”混為一談、分析問(wèn)題的方法片面而孤立。不管是從人們認(rèn)識(shí)的角度，還是從人們社會(huì)活動(dòng)的目的性，抑或是從概念產(chǎn)生的順序來(lái)看，檔案都不可能形成在前。

關(guān)鍵詞：檔案;形成;研究

自劉東斌先生在《檔案管理》2007年第2期上發(fā)表了近萬(wàn)字的長(zhǎng)篇文章《論檔案形成在前》（以下簡(jiǎn)稱“劉文”）以來(lái)，對(duì)這一觀點(diǎn)的討論從未間斷。在再次拜讀原文和若干商榷文章之后，突然產(chǎn)生了如下想法：一是確定“文件”和“檔案”到底哪個(gè)形成在前的實(shí)際意義何在？二是在同一時(shí)段內(nèi)，我們還有可能將在實(shí)踐上已經(jīng)視為一體保管的事物割裂為“文件”與“檔案”嗎？三是“文件”和“檔案”作為兩個(gè)基本概念，難道它們?cè)诋a(chǎn)生乃至指導(dǎo)實(shí)踐的過(guò)程中就不會(huì)有“人為”的因素?fù)诫s嗎？四是因?yàn)椤皺n案”的概念形成在前，就能認(rèn)為是“檔案形成在前”嗎？為此，筆者特撰寫此文與“劉文”商榷。

1 ?論述過(guò)程不合規(guī)范

按照常理來(lái)說(shuō)，劉先生既以《論檔案形成在前》作為論文的題目，無(wú)疑這就是本文的論點(diǎn)。那么提出論點(diǎn)之后，最為需要的就是圍繞這一論點(diǎn)，采用諸多的論據(jù)并經(jīng)過(guò)作者合乎邏輯的論述，待到水到渠成時(shí)論點(diǎn)自然出現(xiàn)，這就不但使其論點(diǎn)得到了確立，還能毋庸置疑。

然而，綜觀劉先生的論述思路則往往是首先提出一些問(wèn)題，如“劉文”就在擺出一些問(wèn)題之后再?gòu)摹皺n案是記憶工具，所以形成在前”、“檔案之義形成在前，而文件之意產(chǎn)生在后”，從而得出結(jié)論：“檔案形成在前，是文件的前身，文件則是檔案的復(fù)制件”，再分析“把文件與檔案看成是‘前身與‘轉(zhuǎn)化關(guān)系的原因”及論述“檔案形成在前說(shuō)對(duì)數(shù)字時(shí)代檔案管理的意義”。從而得出結(jié)論：“檔案一形成就是檔案，就該是最初的，根本不存在‘前身的問(wèn)題。”“劉文”的論述方式正像鄭文、關(guān)素芳二位指出的一樣： “對(duì)于該觀點(diǎn)，筆者從文中并未看到系統(tǒng)嚴(yán)密的論證和闡述，而更多的是作者大量引用國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)檔案記憶性或記憶工具特性和重要性的觀點(diǎn)及看法?！盵1]

至于隨后在《檔案管理》2007年第3、第4期和2008年的第1、第2、第3、第4期上，從《檔案形成在前說(shuō)對(duì)電子檔案管理的啟示》等6篇文章，給予讀者的感覺(jué)更是其在論述方式上有問(wèn)題。每篇文章基本都是先羅列檔案學(xué)理論中的一些無(wú)法得到解決或解釋的問(wèn)題，再拿出“檔案形成在前”這個(gè)論點(diǎn)給予解釋，于是問(wèn)題就得到了解決。其實(shí)，這里既存在一個(gè)行文不合常理、沒(méi)有按照常規(guī)出牌的問(wèn)題;又是在人們對(duì)“檔案形成在前”這一觀點(diǎn)尚未得到基本一致的認(rèn)識(shí)之時(shí)，就只顧順著自己的思路將這個(gè)觀點(diǎn)作為解釋實(shí)踐中諸多現(xiàn)實(shí)問(wèn)題的依據(jù)，這也未免太過(guò)于急切了一些。

2 ?將“概念”與其所指代的“事物”相互混淆

“劉文”在論述“檔案形成在前”觀的過(guò)程中主要涉及“文件”和“檔案”這兩個(gè)概念?！拔募焙汀皺n案”是兩個(gè)書面的概念，各自都指代著具體的事物，它們之間既是有區(qū)別的，又是相互聯(lián)系和不可分割的。但“劉文”卻將“概念”與“事物”混為一談。

首先，我們來(lái)看概念?！案拍睿↖dea，Notion，Concept）是反映對(duì)象的本質(zhì)屬性的思維形式。人類在認(rèn)識(shí)過(guò)程中，從感性認(rèn)識(shí)上升到理性認(rèn)識(shí)，把所感知的事物的共同本質(zhì)特點(diǎn)抽象出來(lái)，加以概括，就成為概念?！盵2]概念是一種人為確定的對(duì)于某一類事物的稱謂，以至讓人們一看見這個(gè)概念就知道其所對(duì)應(yīng)的事物。由于概念是由人類“把所感知的事物的共同本質(zhì)特點(diǎn)抽象出來(lái)，加以概括”而成的，所以人們?cè)谄涿^(guò)程中必定會(huì)摻雜入很多的人為因素，比如屬概念采用什么？種差又需要加入哪些？可以說(shuō)沒(méi)有人為的因素，就無(wú)法產(chǎn)生具體的概念。就像伍振華、賈燕華二位說(shuō)的一樣：“檔案事實(shí)上是從檔案材料轉(zhuǎn)化而成——形成實(shí)踐給檔案留下了實(shí)實(shí)在在的烙印?！盵3]

“文件”和“檔案”是兩個(gè)經(jīng)過(guò)相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期的歷史發(fā)展和無(wú)數(shù)理論研究者的努力而形成的兩個(gè)基本概念，它們本身就是人們認(rèn)識(shí)過(guò)程的結(jié)晶。而劉先生卻在《信息時(shí)代：檔案形成在前說(shuō)的理論意義》（刊于《檔案管理》2007年第4期）一文中指出：“不僅使檔案成了人們可以任意指定的東西，而且人為地造成了檔案概念的混亂?！彪y道在這兩個(gè)概念的產(chǎn)生乃至指導(dǎo)實(shí)踐的過(guò)程中就不會(huì)有“人為”的因素?fù)诫s嗎？這種摻雜難道是可以避免或者說(shuō)是不應(yīng)該允許的嗎？據(jù)我國(guó)目前的研究認(rèn)為，“檔案”一詞出自清代楊賓的《柳邊紀(jì)略》中的記載。從楊賓的論述可以看出，我國(guó)的造詞與造字一樣具有象形、會(huì)意、假借等多種方式?！皺n案”一詞從“木”為始，以“木”而終，符合會(huì)意造字法則。既然是人們通過(guò)對(duì)工作實(shí)踐研究而產(chǎn)生的概念，所以人們把“文件”與“檔案”這兩個(gè)概念人為地認(rèn)識(shí)為一個(gè)事物的不同階段，這是完全符合人的認(rèn)識(shí)過(guò)程的。

其次，我們?cè)賮?lái)看具體事物。具體的事物是客觀的存在，不管這個(gè)事物是如何形成的。而人們對(duì)各類事物歸納的概念和所下的定義則完全是綜合考慮了各種有關(guān)原因后人為地組織并命名的。故此，筆者以為就“檔案”和“文件”而言，雖然它們?cè)谡Z(yǔ)義上是兩個(gè)不同的概念，但就其針對(duì)的具體事物而言，卻又是整體的、統(tǒng)一的。即在被人們認(rèn)為是“文件”階段，其草稿、修改稿、定稿和下發(fā)的正式文本都被認(rèn)定為是“文件”的一個(gè)整體;而在人們出于以備日后查考需要而歸檔保存，成為語(yǔ)義上的“檔案”之后，這些草稿、修改稿、定稿和下發(fā)的正式文本則又是一個(gè)作為“檔案”的整體，且留下了檔案工作者在對(duì)其進(jìn)行整理過(guò)程中留下的印記。

當(dāng)然，作為“文件”和“檔案”這兩個(gè)概念所指代的具體事物的本身是無(wú)法也不應(yīng)該摻入人為因素的，因?yàn)橐坏饺肴藶橐蛩鼐蜁?huì)使其或脫離了“檔案”的“直接形成”“原始記錄”“備以查考”（有關(guān)檔案的本質(zhì)屬性問(wèn)題也是近年在《檔案管理》和《檔案界論壇》中討論熱烈的問(wèn)題，本人將另文專論）等檔案的基本屬性;或是變成偽檔案，如我們?cè)谏?jí)評(píng)審或創(chuàng)建衛(wèi)生城區(qū)等評(píng)審中制作出來(lái)的有些所謂的文件，就不是真正意義上的檔案。

3 ?將“記憶”與“記錄”混為一談

“劉文”講：“也就是先有記憶活動(dòng)后有其他活動(dòng)，否則，其他活動(dòng)將無(wú)法進(jìn)行?！瓩n案作為記憶工具，就是為了滿足人類記憶備忘的要求而產(chǎn)生的，它的產(chǎn)生延伸了人腦信息的貯存記憶功能?！边@里講的實(shí)際不是記憶，而是人們的認(rèn)識(shí)或是意識(shí)。人類是先有認(rèn)識(shí)后有實(shí)踐，然后由于為了留下這個(gè)實(shí)踐才需要記憶。

《辭海》對(duì)“記憶”的定義是：“人腦對(duì)經(jīng)驗(yàn)過(guò)的事物的識(shí)記、保持、再現(xiàn)或再認(rèn)?！盵4]“劉文”則誤把“記錄”當(dāng)“記憶”，指出“檔案是記憶工具，所以形成在前”，這里劉先生要么錯(cuò)把“記錄”當(dāng)成了“記憶”、要么將“記錄”和“記憶”等同了起來(lái)。其實(shí)“記憶”和“記錄”的區(qū)別是顯而易見的，記錄是科學(xué)研究的基本方法之一;而“記憶”是人類心智活動(dòng)的一種，屬于心理學(xué)或腦部科學(xué)的范疇。記憶代表著一個(gè)人對(duì)過(guò)去活動(dòng)、感受、經(jīng)驗(yàn)的印象累積。

人們當(dāng)時(shí)形成文件，只是為了某種必須多人開展的活動(dòng)的需要，由此而形成的具體事物如各種草稿、初稿、定稿，直至正式下發(fā)給需要實(shí)施這一活動(dòng)的人們的文件，都是為了人類行動(dòng)能達(dá)到一致的目的。而這些材料自然就“記錄”著這一活動(dòng)整個(gè)過(guò)程的相關(guān)內(nèi)容。隨后因?yàn)橐阉幸炎龅氖虑榱舸院蠹爸梁笕私梃b時(shí)，則需要通過(guò)“記憶”的方式來(lái)進(jìn)行，于是乎就被通過(guò)各種方法保存了下來(lái)，這正是被今人稱為“檔案”的事物。

正是由于劉先生錯(cuò)把“記錄”當(dāng)成了“記憶”或是將“記錄”和“記憶”等同起來(lái)的原因，才會(huì)自然而然地得出先有“檔案”、后有“文件”即“檔案形成在前”的觀點(diǎn)。

4 ?分析問(wèn)題的方法片面、孤立

“劉文”在論述中將事實(shí)上在同一階段為反映同一事物整體面貌的草稿、修改稿、定稿和正本，硬性地分割為“文件”與“檔案”，即前面部分為檔案，只有正本才是文件，且被“劉文”稱為“檔案的復(fù)制件”?；鶎?shí)，正像伍振華教授指出的一樣：“別忘了，定稿只是記錄運(yùn)動(dòng)中的一個(gè)片斷，而我們講某一檔案是歷史記錄時(shí)，至少通常對(duì)應(yīng)的是對(duì)某一相對(duì)獨(dú)立完整的活動(dòng)的相對(duì)獨(dú)立完整的記錄?！盵5]明明是相互緊密聯(lián)系、不可割裂的內(nèi)容，“劉文”卻硬要將其分做兩個(gè)內(nèi)容，這也許就是“檔案形成在前”觀之所以能提出的關(guān)鍵所在。

讓我們來(lái)看具體事物的客觀情況到底如何。當(dāng)人們出于某種認(rèn)識(shí)需要而進(jìn)行針對(duì)性的社會(huì)實(shí)踐時(shí)，便需要用于統(tǒng)一、指揮實(shí)踐行為的工具，包括這一事物產(chǎn)生過(guò)程中形成的草稿、修改稿、定稿等各種材料（其實(shí)“材料”也是今人給予的稱謂）和真正用于統(tǒng)一、指揮實(shí)踐行為的工具，即今人所稱的“文件正本”。此時(shí)這一整套反映這一事物整個(gè)過(guò)程的材料，今人就統(tǒng)稱為“文件”。由于人們的社會(huì)活動(dòng)又是連續(xù)不斷以至永遠(yuǎn)的，所以為了便于記錄和再現(xiàn)歷史，就需要一種記憶的工具。于是人們將這一整套材料經(jīng)過(guò)必要的整理保存成為今人所稱的“檔案”。而此時(shí)的這一整套材料同樣又是不可分割的，其中的文件正本是檔案，而這個(gè)文件的草稿、修改稿、定稿則是其不可割裂的附件。

由此可見，被“劉文”稱為“檔案”的歷次稿本和“文件”正本是一個(gè)不可分割的整體。在文件正本發(fā)揮現(xiàn)行效用時(shí)，它是依賴于歷次稿本而存在的;同樣，歷次稿本是誰(shuí)的呢？它們無(wú)疑是依附于文件正本的，即是某某文件的草稿、修改稿和定稿。兩者是無(wú)法分開而單獨(dú)存在的，因?yàn)橐坏┓珠_，那它們的價(jià)值就是不完整的，要么失去了證據(jù)價(jià)值，要么就無(wú)法具體實(shí)施。只是這一整套材料在不同的階段被人們賦予了不同的概念而已。

5 ?“檔案形成在前”觀之我見

首先，從人們的認(rèn)識(shí)角度來(lái)看，檔案不可能形成在前。人們的一切社會(huì)活動(dòng)都是人類認(rèn)識(shí)的必然結(jié)果，即有了認(rèn)識(shí)才會(huì)有行動(dòng)。人們?cè)谶M(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程中，總會(huì)受人類認(rèn)識(shí)的左右，如結(jié)繩、刻石、占卜等，其都是為了某種認(rèn)識(shí)的實(shí)現(xiàn)。隨著人類社會(huì)的發(fā)展，凡需要群體參與方能完成的活動(dòng)，為了達(dá)到認(rèn)識(shí)的一致，便需要發(fā)出被后人歸納命名的“文件”，以統(tǒng)一人們的行動(dòng)來(lái)實(shí)現(xiàn)共同的認(rèn)識(shí)。而各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)在其過(guò)后又為了記憶或是以后參照，便要將這些東西留存下來(lái)，被今人稱為“檔案”。當(dāng)然，這些檔案中的一部分是人為因素留存下來(lái)的，如多種歸檔保存下來(lái)的檔案;另一部分則是由自然因素留存下來(lái)的，如石刻等。

到了一定的時(shí)候，人們出于對(duì)某類具有共同屬性（如直接形成性、記錄性、記憶性、憑證性、查考性）的事物給予一個(gè)比較統(tǒng)一的名稱時(shí)，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的摸索，到了清代便正式形成了“檔案”這一概念，即凡是直接形成的原始記錄，又需要為日后查考利用的材料，都統(tǒng)稱為檔案。這是人類對(duì)這一事物認(rèn)識(shí)的發(fā)展。

其次，從人們社會(huì)活動(dòng)的目的性上來(lái)看，檔案不可能形成在前。人類社會(huì)的一切活動(dòng)都是有目的的，這一切活動(dòng)的過(guò)程都是為了達(dá)到這一目的而進(jìn)行的實(shí)踐。試以現(xiàn)代的科技檔案中的產(chǎn)品檔案為例，各種產(chǎn)品的設(shè)計(jì)圖紙都是為了生產(chǎn)出一種能夠滿足人們?nèi)粘９ぷ?、生活需要的產(chǎn)品而設(shè)計(jì)的，這是活動(dòng)的目的。而在設(shè)計(jì)過(guò)程中又需要經(jīng)過(guò)不斷的試驗(yàn)和修改，這就是過(guò)程。最終才能形成完全能夠達(dá)到目的的整套設(shè)計(jì)，才可以依照?qǐng)D紙來(lái)成批生產(chǎn)。由于人類的生產(chǎn)是循環(huán)往復(fù)以至無(wú)窮，直到被該產(chǎn)品的升級(jí)換代所取代，這整套圖紙需要作為以后再次加工此類產(chǎn)品的依據(jù)而備以查考，于是就被作為“檔案”加以保存。

每一個(gè)具體的實(shí)踐過(guò)程都是為了目的的達(dá)到，是一個(gè)不可分割的有機(jī)組成部分。只有將圍繞其目的所形成的所有材料完整地保存，才能還原歷史過(guò)程，才能起到憑證作用。所以說(shuō)“文件”和“檔案”只是同一事物在不同階段人們對(duì)其稱謂的不同，而根本不可能是“檔案形成在前”。

最后，從概念產(chǎn)生的順序看，也不能說(shuō)明“檔案形成在前”?！皠⑽摹闭J(rèn)為，“從概念的產(chǎn)生時(shí)間順序上講，檔案之義形成在前，而文件之意產(chǎn)生在后”。按《大辭書·文化新聞出版卷》所載，“文件”是“組織或個(gè)人為履行法定職責(zé)或處理事務(wù)而制作的記錄有信息的一切材料。是人們記錄、固定、傳遞和儲(chǔ)存信息的一種工具。漢語(yǔ)中的‘文件一詞，初見于清末”。[6]又據(jù)現(xiàn)在的研究，“清末”一般系指1840年鴉片戰(zhàn)爭(zhēng)開始至1912年民國(guó)建立，而鄭觀應(yīng)的生卒年份也為1842年至1922年。而“檔案”一詞則于現(xiàn)存清代檔案康熙十九年（1680年）的《起居注》中就已經(jīng)出現(xiàn)。如此說(shuō)來(lái)，“檔案”一詞的形成確實(shí)要早于“文件”一詞的形成約200年。

但問(wèn)題是我們即使從概念產(chǎn)生的順序來(lái)看，也還是不能說(shuō)明“檔案形成在前”的。因?yàn)椤案拍畹漠a(chǎn)生時(shí)間順序”反映的是人們對(duì)這一事物的認(rèn)識(shí)發(fā)展過(guò)程及這個(gè)概念所屬學(xué)科的發(fā)展情況和成熟程度，而并非指這一概念所指代的具體事物的產(chǎn)生時(shí)序。這就像檔案從起源到今天經(jīng)過(guò)了幾千年的歷史，而“檔案”一詞使用的歷史卻并不久遠(yuǎn)一樣。所有具體的事物從其存在起就是一成不變的客觀事實(shí)，至于對(duì)其在不同時(shí)期所被定義出不同的概念，則是人們對(duì)這一客觀事物產(chǎn)生的主觀認(rèn)識(shí)不斷深化過(guò)程的反映。從“文件”（還包括其他一些難以被稱為文件的載體）到“檔案”也同樣只是人們認(rèn)識(shí)的發(fā)展，并在具體事物上留存的人們?cè)趯?duì)其進(jìn)行統(tǒng)一整理中形成的編號(hào)等一系列印記。

其實(shí)“檔案”與“文件”究竟哪個(gè)形成在前，這個(gè)問(wèn)題的提出本身就是一個(gè)悖論，因?yàn)檎裆厦嫠f(shuō)的，所謂的“檔案”與“文件”，其實(shí)就是反映某一具體事物的一組完整的材料，誰(shuí)都無(wú)法，也不應(yīng)離開誰(shuí)而單獨(dú)成立。只是當(dāng)這些材料在其現(xiàn)行效用期被人們稱為“文件”，而當(dāng)其被人們出于備以查考等目的而歸檔保存起來(lái)后又被稱為“檔案”而已。

參考文獻(xiàn)：

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2009-07-27/2015-04-28.

[6]《大辭書·文化新聞出版卷》[M].上海辭書出版社，2013.267.

（作者單位：上海市奉賢區(qū)檔案館 ?來(lái)稿日期：2015-06-15）