試析市縣檔案行政監(jiān)督檢查的內(nèi)容

管先海+王富忠+王鳳珍+劉艷茹

摘 ?要：文章重點(diǎn)圍繞市縣檔案行政監(jiān)督檢查的12個(gè)方面內(nèi)容的檔案法律、法規(guī)依據(jù)和具體監(jiān)督檢查時(shí)要查看哪些依據(jù)性材料或者設(shè)施、設(shè)備等，進(jìn)行了逐一分析與闡述。

關(guān)鍵詞：市縣;檔案行政監(jiān)督檢查;內(nèi)容;法律法規(guī)依據(jù);依據(jù)性材料

關(guān)于檔案行政監(jiān)督檢查概念問題，目前業(yè)界眾說紛紜、莫衷一是。筆者相對比較認(rèn)同劉子芳同志主編的《檔案行政執(zhí)法手冊》一書的觀點(diǎn)，即檔案行政監(jiān)督檢查，是指檔案行政管理機(jī)關(guān)依法定職權(quán)和法律授權(quán)對檔案管理行政相對人遵守檔案法律、法規(guī)和規(guī)章的情況進(jìn)行監(jiān)督檢查的行政執(zhí)法行為。[1]根據(jù)這一觀點(diǎn)，檔案行政監(jiān)督檢查的主體是享有檔案管理監(jiān)督權(quán)（職權(quán)性）和檔案法律、法規(guī)授權(quán)的檔案行政管理機(jī)關(guān)，亦即《中華人民共和國檔案法》（以下均簡稱《檔案法》）第六條所說的“國家檔案行政管理部門”和“縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府的檔案行政管理部門”;對象（客體）是作為行政相對人的國家機(jī)關(guān)、公民、法人或者其他組織，亦即《檔案法》第六條所說的“本行政區(qū)域內(nèi)（的）機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織”;檢查的內(nèi)容是行政相對人遵守檔案法律、法規(guī)的情況，亦即《檔案法》第六條所說的“本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作”情況。筆者結(jié)合市縣兩級(jí)檔案行政管理部門（亦即市、縣區(qū)檔案局）對本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查的情況，重點(diǎn)圍繞市縣檔案行政監(jiān)督檢查的12個(gè)方面內(nèi)容的檔案法律、法規(guī)依據(jù)和具體監(jiān)督檢查時(shí)要查看哪些依據(jù)性材料或者設(shè)施、設(shè)備等，談點(diǎn)個(gè)人認(rèn)識(shí)，以求教于檔案界諸同志。

1 ?檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹落實(shí)情況。其檔案法律、法規(guī)依據(jù)是《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》（以下均簡稱《檔案法實(shí)施辦法》）第二條第二款“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展”之規(guī)定。這里的“依法開展”中的“法”就是指“檔案法律、法規(guī)”。而“保障檔案工作依法開展”的前提就是學(xué)習(xí)好、宣傳好、貫徹落實(shí)好“檔案法律、法規(guī)”。具體檢查時(shí)需要查看的依據(jù)性材料主要有：①本單位學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹落實(shí)檔案法律、法規(guī)的工作計(jì)劃、各種會(huì)議記錄（包括黨組會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議記錄、專題會(huì)議記錄等）、工作總結(jié)等;②本單位學(xué)習(xí)檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)筆記、學(xué)習(xí)心得體會(huì)、學(xué)習(xí)材料、測試卷、競賽題等;③本單位宣傳檔案法律、法規(guī)的宣傳傳單、宣傳冊子、宣傳圖畫、宣傳條幅標(biāo)語、宣傳版面櫥窗、6月9日“國際檔案日”宣傳活動(dòng)內(nèi)容等;④本單位貫徹落實(shí)檔案法律、法規(guī)的情況報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)介紹等;⑤本單位學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹落實(shí)檔案法律、法規(guī)的相關(guān)圖片、聲像電子制品、文字依據(jù)等。

2 ?領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作、幫助解決困難與問題情況。其檔案法律、法規(guī)依據(jù)同“1”?！氨Ｕ蠙n案工作依法開展”的關(guān)鍵是單位主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)重視支持檔案工作，幫助解決檔案工作中遇到的困難與問題。具體檢查時(shí)需要查看的依據(jù)性材料主要有：①本單位主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)重視支持檔案工作的依據(jù)性材料，主要包括本單位成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)任組長的文字依據(jù)，本單位檔案工作五年發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃、總結(jié)的文字依據(jù)，本單位定期召開專題研究檔案工作的會(huì)議記錄或者會(huì)議紀(jì)要，本單位把檔案工作列入年度考核內(nèi)容的依據(jù)材料，本單位建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)的依據(jù)材料，本單位主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)重視支持檔案工作的重要批示、典型發(fā)言、重要講話以及相關(guān)圖片、聲像電子制品、文字依據(jù)等;②單位主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)幫助解決檔案工作中遇到的困難與問題的依據(jù)性材料，主要包括幫助解決檔案工作中遇到的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等困難與問題的文字依據(jù)、購物憑證復(fù)制證明以及相關(guān)圖片、聲像電子制品、實(shí)物等。

3 ?檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)置及人員配備、教育培訓(xùn)情況。其檔案法律、法規(guī)依據(jù)是《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第六條“機(jī)關(guān)必須建立檔案工作，成立相應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)”、第八條“各機(jī)關(guān)應(yīng)為檔案部門配備政治上可靠、具有高中或高中以上文化水平和一定專業(yè)知識(shí)、能夠勝任工作的相應(yīng)數(shù)量的干部”、第九條“檔案干部要熱愛檔案事業(yè)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高政治思想、科學(xué)文化和檔案業(yè)務(wù)水平，以保證工作任務(wù)的順利完成”和第二十四條“檔案保管人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)”之規(guī)定。培訓(xùn)教育是提高機(jī)關(guān)檔案干部政治思想、科學(xué)文化和檔案業(yè)務(wù)水平的重要途徑。具體檢查時(shí)需要查看的依據(jù)性材料主要有：①本單位檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)置情況的依據(jù)性材料，主要包括本單位檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)（包括檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組等領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)）成立及其成員調(diào)整變更的文字依據(jù)，本單位檔案工作辦事機(jī)構(gòu)（即檔案室等具體從事檔案工作的機(jī)構(gòu)）成立及其人員調(diào)整變更的文字依據(jù);②本單位檔案人員配備情況的依據(jù)性材料，主要包括本單位專兼職檔案人員配備及其調(diào)整變更文件、新老檔案人員交接工作時(shí)的交接清單及其簽字等文字依據(jù);③本單位檔案人員培訓(xùn)教育情況的依據(jù)性材料，主要包括本單位專兼職檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專題研討、學(xué)術(shù)交流、繼續(xù)教育等方面的結(jié)業(yè)證書、專題發(fā)言稿、學(xué)術(shù)論文以及相關(guān)圖片、聲像電子制品、文字依據(jù)等。

4 ?檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度建立、健全及落實(shí)情況。其檔案法律、法規(guī)依據(jù)是《檔案法》第十三條“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度”和《檔案法實(shí)施辦法》第九條“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立、健全本單位的檔案工作規(guī)章制度”、第十五條第二款“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案保管應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，逐步實(shí)現(xiàn)保管的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化”之規(guī)定。建立、健全本單位的檔案工作規(guī)章制度是單位檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)履行的法定職責(zé);實(shí)現(xiàn)單位檔案保管規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的前提是建立科學(xué)的檔案管理制度，關(guān)鍵是建立好、完善好、落實(shí)好檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。具體檢查時(shí)需要查看的依據(jù)性材料主要有：①本單位建立、健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度的依據(jù)性材料，主要包括本單位建立健全檔案人員崗位責(zé)任制和檔案歸檔、保管、保密、統(tǒng)計(jì)、借閱、室藏檔案保管應(yīng)急處置方案和計(jì)算機(jī)檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)急處置方案等工作制度的文字依據(jù)以及制度上墻情況;②本單位落實(shí)檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度的依據(jù)性材料，主要包括本單位組織學(xué)習(xí)和實(shí)施檔案人員崗位責(zé)任制等工作制度的文字依據(jù)以及是否有制度落實(shí)不力、室藏檔案發(fā)生災(zāi)害性事故情況;③本單位應(yīng)建立、健全、落實(shí)的各項(xiàng)檔案工作規(guī)章制度是否健全、內(nèi)容是否符合有關(guān)規(guī)定、制度張貼位置是否得當(dāng)?shù)惹闆r。

5 ?文件材料收集、歸檔整理及保管期限劃分情況。其檔案法律、法規(guī)依據(jù)是《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局8號(hào)令）和《檔案法》第十條“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔”、《檔案法實(shí)施辦法》第十二條“按照國家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定，應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理;任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔”、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第十二條“機(jī)關(guān)檔案部門接收的檔案，應(yīng)符合‘應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整、‘歸檔的文件材料，保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理要求”之規(guī)定。具體檢查時(shí)需要查看的依據(jù)性材料和檔案實(shí)體主要有：①本單位制定的經(jīng)過同級(jí)檔案行政管理部門審定認(rèn)可的本單位各種門類、各種載體的檔案分類大綱、編號(hào)方案、文件材料歸檔與不歸檔范圍、保管期限表等檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的依據(jù)材料;②本單位對外發(fā)文檔案整理實(shí)行兩套制（一套帶發(fā)文底稿的按文件級(jí)進(jìn)行整理;一套按不同發(fā)文字號(hào)進(jìn)行整理，加封面、歸檔文件目錄、備考表，并裝訂成發(fā)文匯集）情況依據(jù)材料;③本單位各門類歸檔文件材料齊全完整情況，可通過現(xiàn)場抽查單位收、發(fā)文登記本檢查是否有應(yīng)歸檔的文件沒有歸檔的情況，同時(shí)檢查收發(fā)文登記本上沒有登記的黨委黨組會(huì)議記錄、辦公會(huì)議記錄、民主生活會(huì)記錄、目標(biāo)管理責(zé)任書、主要領(lǐng)導(dǎo)述職述廉報(bào)告和各種年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表及人員編制名冊是否收集歸檔;④本單位各門類歸檔文件材料整理質(zhì)量情況，重點(diǎn)檢查檔案整理是否符合國家和地方檔案行政管理部門的有關(guān)規(guī)定，如文件裝訂排列是否存在次序顛倒（如請示在前批復(fù)在后，底稿在前印件在后等）的情況，分類是否準(zhǔn)確，保管期限劃分是否存在不準(zhǔn)確的情況，歸檔章的位置和項(xiàng)目填寫是否存在不規(guī)范的情況，是否存在沒有去掉金屬物、塑料物的情況，裝訂是否存在不規(guī)范的情況，發(fā)文處理簽與底稿、收文處理簽和原文是否存在沒有一并整理到檔案中去的情況，檔案資料上是否存在使用不規(guī)范的筆跡填寫的情況，是否存在沒有備考表的情況，會(huì)計(jì)、科技、照片、錄音、錄像、電子檔案的整理是否存在不符合要求的情況等;⑤本單位各種檔案目錄打印情況，主要檢查本單位各種檔案目錄是否統(tǒng)一采用打印件，手抄件目錄一般要求統(tǒng)一打印。

6 ?文書、會(huì)計(jì)、聲像、科技及電子檔案集中統(tǒng)一管理情況。其檔案法律、法規(guī)依據(jù)是《檔案法》第十條“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理”、《檔案法實(shí)施辦法》第九條“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)履行統(tǒng)一管理本單位的檔案的職責(zé)” 和《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第三條“各機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成的全部檔案均由本機(jī)關(guān)檔案部門集中統(tǒng)一管理”之規(guī)定。具體檢查時(shí)需要查看的依據(jù)性材料主要有：①本單位各類檔案實(shí)體集中統(tǒng)一管理情況，主要檢查本單位文書、會(huì)計(jì)、聲像、科技及電子檔案 （ 與紙質(zhì)文件對應(yīng)的電子版光盤、數(shù)碼照片光盤、多媒體光盤等 ） 和其他業(yè)務(wù)檔案實(shí)體是否實(shí)行集中統(tǒng)一管理;②本單位各類檔案檢索工具集中統(tǒng)一管理情況，主要檢查本單位文書、會(huì)計(jì)、聲像、科技及電子檔案和其他業(yè)務(wù)檔案目錄和專題目錄等檔案檢索工具是否實(shí)行集中統(tǒng)一管理;③本單位檔案建立全宗卷情況，主要檢查國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《全宗卷規(guī)范》規(guī)定的全宗卷主要內(nèi)容的7個(gè)方面（即檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案利用、新技術(shù)應(yīng)用等方面）的文件材料，主要檢查檔案接收和征集工作的辦法標(biāo)準(zhǔn)、交接文據(jù)及相關(guān)目錄，文件材料分類、保管期限和歸檔范圍的規(guī)定和檔案整理工作方案，檔案鑒定工作的制度、組織、方案、標(biāo)準(zhǔn)及銷毀清冊，檔案保管工作制度、安全檢查與搶救保護(hù)記錄、統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，檔案基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析材料，檔案利用制度、檢索工具、檔案開放、編研出版、展覽公布、利用效果情況，以及應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)管理檔案情況和檔案信息化與數(shù)字化工作情況等。

7 ?檔案室“三室”和檔案庫房“三鐵”、“十防”等設(shè)施設(shè)備配置情況。其檔案法律、法規(guī)依據(jù)是《檔案法》第十三條“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)配置必要的設(shè)施”、《檔案法實(shí)施辦法》第十五條第二款“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案保管應(yīng)當(dāng)配置適宜安全保存檔案的專門庫房，配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施” 和《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第十九條“機(jī)關(guān)的檔案庫房應(yīng)該堅(jiān)固，并力求逐步做到有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設(shè)施”之規(guī)定。具體檢查時(shí)需要查看的依據(jù)性設(shè)施設(shè)備主要有：①檔案室“三室”情況，即是否有單獨(dú)的檔案庫房、閱覽室和辦公室;②檔案庫房“三鐵”情況，即庫房檔案保管是否符合“三鐵”（ 鐵門、鐵窗戶、鐵柜子）要求;③檔案庫房“十防”情況，即檔案庫房是否達(dá)到“十防” （ 防盜、防火、防塵、防潮、防蟲、防鼠、防霉、防高低溫、防光、防污染等 ）要求;④檔案庫房設(shè)施設(shè)備配置情況，即檔案庫房是否配備有空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、滅火器、防磁柜、吸塵器、溫濕度表、遮光窗簾、防霉防蟲防鼠藥物等設(shè)備、藥物，有條件的單位還可配溫濕度自動(dòng)控制系統(tǒng)、消防監(jiān)測系統(tǒng)、防盜監(jiān)控系統(tǒng)等現(xiàn)代化檔案保管設(shè)備。

8 ?檔案裝具、排架、等級(jí)劃分、搶救等保管保護(hù)情況。其檔案法律、法規(guī)依據(jù)是《檔案法》第十三條“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)確保檔案的安全”、《檔案法實(shí)施辦法》第十五條第二款“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案保管應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的不同等級(jí)，采取有效措施，加以保護(hù)和管理”和《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第十九條“要定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理”之規(guī)定。具體檢查時(shí)需要查看的依據(jù)性材料和設(shè)施設(shè)備主要有：①本單位檔案裝具情況，主要檢查檔案案卷卷皮、卷盒、各種目錄表格的格式是否符合國家和地方檔案行政管理部門的規(guī)定，如單位自己訂做要事先征得同級(jí)檔案行政管理部門的審定和認(rèn)可，以確保其質(zhì)量;②本單位檔案排架情況，主要檢查庫房檔案管理是否按不同門類載體和不同保管期限分別上架排放，排架順序是否符合從左向右、自上而下等規(guī)定;③本單位檔案等級(jí)劃分情況，主要檢查是否劃分等級(jí)，是否根據(jù)不同等級(jí)采取相應(yīng)保管保護(hù)措施;④本單位檔案鑒定情況，主要檢查是否成立單位檔案鑒定工作小組，是否按規(guī)定對超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，檔案銷毀是否符合國家和地方檔案行政管理部門的有關(guān)規(guī)定;⑤本單位檔案搶救情況，主要檢查是否定期檢查檔案保管狀況，是否對破損或變質(zhì)的檔案及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。

9 ?檔案檢索工具、編研材料、信息開發(fā)及借閱利用情況。其檔案法律、法規(guī)依據(jù)是《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第二十條“機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)根據(jù)工作需要，編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯集和各種參考資料，積極主動(dòng)地開展檔案的利用工作，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)，并注意掌握檔案的利用效果”和第二十一條“機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)建立檔案的借閱制度，根據(jù)檔案的機(jī)密程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)”之規(guī)定。具體檢查時(shí)需要查看的依據(jù)性材料主要有：①本單位編制的文書、會(huì)計(jì)、聲像、科技及電子和其他業(yè)務(wù)檔案目錄和專題目錄等檔案檢索工具（包括目錄是否兩套制，是否實(shí)行手工和計(jì)算機(jī)雙檢索等）;②本單位編寫和續(xù)寫單位成立以來的《全宗介紹》《組織沿革》《大事記》《歷次主要會(huì)議簡介》《年鑒》等材料;③本單位編寫單位《基礎(chǔ)數(shù)字匯集》《發(fā)文匯集》和其他專題編研材料;④本單位檔案工作人員在報(bào)紙宣傳檔案工作、檔案雜志發(fā)表論文、獲得檔案科技成果獎(jiǎng)等情況依據(jù)材料;⑤本單位檔案人員熟悉室藏檔案的門類和數(shù)量情況文字及其他依據(jù);⑥本單位檔案借閱利用效果登記簿、檔案利用典型事例匯編和提供利用檔案取得明顯的社會(huì)效益或經(jīng)濟(jì)效益情況文字及其他依據(jù)。

10 ?單位按規(guī)定向同級(jí)國家綜合檔案館移交檔案情況。其檔案法律、法規(guī)依據(jù)是《檔案法》第十一條“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”、《檔案法實(shí)施辦法》第十三條“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)按照國家檔案局關(guān)于檔案移交的規(guī)定，定期向有關(guān)的國家檔案館移交檔案。屬于中央級(jí)和省級(jí)、設(shè)區(qū)的市級(jí)國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國家檔案館移交;屬于縣級(jí)國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級(jí)國家檔案館移交” 和《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第二十五條“省級(jí)以上機(jī)關(guān)應(yīng)將永久保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存二十年左右，省轄市（州、盟）和縣級(jí)以下機(jī)關(guān)應(yīng)將永久、長期保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存十年左右，連同案卷目錄（一式三份）和有關(guān)的檢索工具、參考資料，一并向有關(guān)的檔案館移交。一個(gè)機(jī)關(guān)的全部檔案是不可分割的整體，應(yīng)統(tǒng)一向一個(gè)檔案館移交”之規(guī)定。其中設(shè)區(qū)的市級(jí)國家檔案館接收范圍的檔案的移交期限，《檔案法實(shí)施辦法》和《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的規(guī)定有差異，應(yīng)遵從《檔案法實(shí)施辦法》之規(guī)定。具體檢查時(shí)需要查看的依據(jù)性材料主要是檔案移交清單或者檔案交接文據(jù)（主要包括移出單位名稱、接收單位名稱、交接性質(zhì)、檔案所屬年度、檔案類別、檔案保管期限及數(shù)量、檢索參考工具及數(shù)量、檔案數(shù)量合計(jì)、移出說明、接收意見、移出單位蓋章及領(lǐng)導(dǎo)人與經(jīng)辦人簽字、接收單位蓋章及領(lǐng)導(dǎo)人與經(jīng)辦人簽字等項(xiàng)目內(nèi)容），重點(diǎn)檢查檔案移交清單或者檔案交接文據(jù)項(xiàng)目內(nèi)容填寫是否準(zhǔn)確齊全、是否存在到期而未按時(shí)移交的檔案、是否存在移交檔案時(shí)參考資料沒有一起移交到檔案館等情況。

11 ?檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)設(shè)備配置及具體運(yùn)用情況。其檔案法律、法規(guī)依據(jù)是《檔案法》第十三條“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化”、《檔案法實(shí)施辦法》第十五條第二款“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案保管應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要和可能，配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的技術(shù)設(shè)備”和《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第二十三條“機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)需要和可能，采用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化”之規(guī)定。具體檢查時(shí)需要查看的依據(jù)性材料和設(shè)施設(shè)備主要有：①檔案信息化建設(shè)列入單位電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃并與之同步實(shí)施、同步發(fā)展情況;②配備計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、打字機(jī)、復(fù)印機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、服務(wù)器和購置檔案管理軟件情況;③實(shí)行文檔一體化管理及本單位發(fā)文的紙質(zhì)文件與電子文件一并歸檔情況;④紙質(zhì)文件收文掃描轉(zhuǎn)換成電子文件、網(wǎng)上收文下載轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件脫機(jī)保存和實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上實(shí)時(shí)在線存檔情況;⑤檔案管理聯(lián)網(wǎng)、建立專業(yè)網(wǎng)站及在網(wǎng)上發(fā)布檔案工作動(dòng)態(tài)、公布檔案業(yè)務(wù)文件、解答檔案業(yè)務(wù)問題、開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作情況;⑥現(xiàn)有室藏永久和長期檔案建立案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫和全文管理數(shù)據(jù)庫情況，重點(diǎn)檢查是否對室藏案卷級(jí)與文件級(jí)目錄數(shù)字化處理及其所占總室藏比例多少情況和是否對檔案全文進(jìn)行數(shù)字化掃描處理所占室藏比例多少情況;⑦服務(wù)器上是否安裝了檔案管理系統(tǒng)、檔案目錄與原文是否在檔案管理系統(tǒng)上進(jìn)行了掛接、日常是否利用計(jì)算機(jī)提供查閱利用等情況;⑧本單位形成的電子檔案是否進(jìn)行了收集、整理和異地備份等情況。

12 ?對所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)的情況。其檔案法律、法規(guī)依據(jù)是《檔案法》第七條“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)”、《檔案法實(shí)施辦法》第九條“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)履行監(jiān)督、指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作的職責(zé)”和《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第四條“中央和地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)的檔案部門，應(yīng)根據(jù)本專業(yè)的管理體制，負(fù)責(zé)對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查”之規(guī)定。具體檢查時(shí)需要查看的依據(jù)性材料主要有：①本單位對所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查的依據(jù)性材料，主要包括本單位對所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查的通知、筆錄、通報(bào)等文字依據(jù)以及相關(guān)圖片、聲像電子制品等，重點(diǎn)檢查本單位監(jiān)督檢查所屬機(jī)構(gòu)建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)情況、檔案工作開展所需的人財(cái)物支持情況、建立健全檔案工作規(guī)章制度情況、檔案工作規(guī)章制度落實(shí)情況、機(jī)構(gòu)文件材料的形成和歸檔整理情況、向有關(guān)檔案館移交檔案情況以及本單位組織對所屬機(jī)構(gòu)檔案工作進(jìn)行檢查評比及目標(biāo)管理情況，等等;②本單位對所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)的依據(jù)性材料，主要包括本單位對所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)的文字依據(jù)以及相關(guān)圖片、聲像電子制品等，重點(diǎn)檢查本單位制定本系統(tǒng)、本專業(yè)檔案工作規(guī)劃和計(jì)劃并統(tǒng)籌安排、組織實(shí)施情況，制定本系統(tǒng)專業(yè)檔案的具體管理辦法并組織實(shí)施情況，指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)檔案收集、整理、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)和提供利用等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作情況，組織對所屬機(jī)構(gòu)檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、不斷提高其檔案管理水平和業(yè)務(wù)能力情況，組織對所屬機(jī)構(gòu)檔案工作進(jìn)行協(xié)作交流情況，等等。

參考文獻(xiàn)

[1]劉子芳.檔案行政執(zhí)法手冊[M].鄭州：河南大學(xué)出版社，2013：8

（作者單位：管先海，劉艷茹，濮陽市檔案局;王富忠，濮陽縣檔案局;王鳳珍，臺(tái)前縣檔案局 ?來稿日期：2015-06-17）