關于事業(yè)單位人事檔案歸檔內(nèi)容發(fā)展變化趨勢研究

馮艷

1991年中組部、國家檔案局修訂下發(fā)的《干部檔案工作條例》（以下簡稱《條例》），對于人事檔案的內(nèi)容和作用做了明確規(guī)定：即干部檔案是組織人事等有關部門，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料。長期以來，事業(yè)單位人事檔案參照《條例》管理，并且作為專業(yè)技術人員晉升和調(diào)資的重要依據(jù)。隨著事業(yè)單位人事制度改革和工資制度改革，事業(yè)單位的人事檔案歸檔內(nèi)容發(fā)生了很大變化，成為檔案研究的新課題。

1991版的《干部檔案工作條例》中規(guī)定：干部檔案由正本和副本組成（副本根據(jù)工作需要建立），正本內(nèi)容包括：履歷材料;自傳材料;鑒定、考核、考察材料;學歷和評聘專業(yè)技術職務材料;政治歷史情況的審查材料;參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料;獎勵材料;處分材料;錄用、任免材料;其他材料。副本是干部檔案正本主要材料的復制件。

1996年中組部、原人事部頒布的《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》（以下簡稱《暫行規(guī)定》），規(guī)定流動人員的檔案是由人才流動服務機構管理，流動人員檔案材料按照干部檔案整理工作的有關規(guī)定整理。至今，人事檔案管理仍然按照上述兩個規(guī)定管理。

1 ?文獻研究

以1994年1月至2014年12月為期限，以“事業(yè)單位人事檔案歸檔內(nèi)容改革”為主題檢索《知網(wǎng)》全文數(shù)據(jù)庫收錄期刊發(fā)現(xiàn)223篇文獻，從文獻學科分類、文獻來源、研究層次、發(fā)表年度、作者、關鍵詞等多個角度，對有關人事檔案內(nèi)容發(fā)展變化進行了統(tǒng)計分析。

1.1 ?高校和醫(yī)院研究集中，涉及行業(yè)廣泛。按照知網(wǎng)分類標準，研究文獻涉及的學科共分為15大類。其中檔案及博物館類168篇，占75.3%，高等教育38篇，占17% ;醫(yī)藥衛(wèi)生方針政策與法律法規(guī)研究18篇，占8.7% ;剩余行業(yè)只占不到4%。統(tǒng)計分析表明：人事檔案內(nèi)容改革研究集中在檔案學科內(nèi)，占比例較高的是高等教育和醫(yī)藥衛(wèi)生行業(yè)。

1.2 ?檔案學期刊研究較多，核心期刊發(fā)文量較小。文獻來源涉及的期刊共有40種刊物。在所有的刊物中，檔案學期刊14種，占17.5%，發(fā)表文獻80篇，占全部文獻量的 35.9%;在檔案學期刊中核心期刊3種，占40種刊物的 7.5%;刊均載文量（5.7篇），高于其他刊物均載文量（5.5篇）。說明刊載關于人事檔案內(nèi)容發(fā)展變化研究的主要是檔案類期刊，并得到檔案學核心期刊的關注。

1.3 ?社科類、理論性文章較多，核心研究群尚未形成。從研究層次上分析，屬于社會科學類基礎研究的107篇，占50%;屬于行業(yè)指導的53篇，占23.8%;屬于職業(yè)指導的16篇，占7.2%;屬于政策研究的3篇，占1.3%。研究主要集中在社科類的基礎性研究和行業(yè)指導，理論性研究多于實踐性指導。

從作者分布上看，從署名的46篇文獻中，發(fā)表文獻2篇以上的作者有周啟元3篇，駱衛(wèi)華、王玉武、任春霞、韓鳳鳴2篇，其余作者均為1篇;獨著的22 篇，占47.8%;2人合著的16篇，占34.7%;3人及以上合著的3篇，占6.5%;46篇署名文獻共涉及作者63名，人均載文量為1.36篇。研究人員分布比較分散，尚未形成核心研究群。

1.4 ?文獻發(fā)表年度集中在2006年以后。從文獻發(fā)表的年度分布看，1994年1月至2014年12月期間，發(fā)表最高年份是2014年，平均年發(fā)表文獻量為13.5篇。從2006年開始，進入快速發(fā)文期，在2009年至2014年期間，這一階段共發(fā)表文獻155篇，年平均發(fā)表文獻量為25.8篇。表明對于這一問題的關注在2006年以后，特別是近5年有明顯提高，文獻量大幅度提高。與事業(yè)單位人事制度和工資制度改革變動不無關系。

1.5 ?關鍵詞主要是人事檔案、管理和改革。出現(xiàn)在相關文獻里使用頻率較高的關鍵詞是：人事檔案69次，管理34次，改革16次，檔案管理16次，人事檔案管理14次，高校14次，對策10次，創(chuàng)新8次，檔案8次、問題8次，醫(yī)院8次。反映研究與人事檔案管理改革密切相關。

2 ?實地調(diào)查研究

對河南省人口計生科研院（財政全供事業(yè)單位）、濟源文化廣電新聞出版局（事業(yè)差供）、駐馬店市中心醫(yī)院（事業(yè)差供）、周口沈丘檔案局（事業(yè)參公）等不同類型的事業(yè)單位進行了實地考察和個人訪談，并針對單位發(fā)放了調(diào)查問卷。經(jīng)過實地考察調(diào)研和對問卷的綜合分析研究，發(fā)現(xiàn)：

2.1 ?事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀

2.1.1 ?人事檔案管理模式改變。事業(yè)單位普遍存在在職人員和聘用人員人事檔案管理，分為單位人事檔案管理和人事代理機構管理兩種模式;單位人事管理又分為上級人事主管部門管理和本單位自主管理兩種模式。

2.1.2 ?事業(yè)單位聘用員工數(shù)量快速增加，聘用員工占職工總數(shù)相當大的比例。

2.1.3 ?形成于上世紀90年代的《暫行規(guī)定》法規(guī)內(nèi)容較為陳舊，與現(xiàn)實脫節(jié)。

2.1.4 ?聘用員工和聘用單位管理檔案意識不強。員工認為是臨時聘用，有沒有檔案都一樣;聘用單位認為聘用員工工資沒有統(tǒng)一規(guī)定，也沒有上級單位審批，與人事檔案關系不大，要求不嚴。

2.2 ?存在的主要問題

2.2.1 ?專業(yè)技術人員檔案內(nèi)材料不夠充分。目前分類方法不能有效收集能夠反映專業(yè)技術人員專業(yè)特長的材料，大量存在著入黨申請書、研究生考試成績、實習鑒定等材料，與專業(yè)技術人員以后的職稱晉升沒有關系，卻占用了大量空間，加重了裝訂的困難;反映專業(yè)特長的材料比如外聘學會專家的聘書復印件卻不知放在哪類材料內(nèi)。

2.2.2 ?聘用員工的檔案存放較為混亂。人事檔案有的轉到工作單位或戶口所在地的人才服務機構;有的檔案一直留在學校;有的自己存放;檔案流失較為嚴重，建檔不全。部分聘用員工沒有自己的人事檔案，重新建檔后，只能收集到新單位后的工作經(jīng)歷材料，來單位前的材料缺失無法彌補。

2.2.3 ?檔案轉交接率低。聘用單位在招聘員工時一般只要求提供學歷、獎懲、成果、個人工作學習經(jīng)歷等證明，錄用后對于轉移檔案，沒有硬性要求，轉接率較低。

2.2.4 ?用人單位利用檔案不方便。比如聘用人員在職稱評聘、調(diào)整工資、人才培養(yǎng)、入黨、“五險一金”辦理等方面都需要查閱檔案，檔案利用率相對較高，到人才流動服務機構查閱或者遞交檔案材料很不方便，影響對聘用員工的培養(yǎng)使用和相關待遇的落實。

3 ?建議和措施

3.1 ?加強人事檔案重要性的宣傳，實行動態(tài)化管理。加強對聘用員工人事檔案重要性的宣傳，強調(diào)人事檔案是證明個人學習經(jīng)歷、政治面貌、社會實踐等狀況的重要依據(jù)，幫助他們樹立檔案意識，也可以通過檔案實例講解人事檔案的重要性，制定相關流程，發(fā)放取檔流程表，督促他們按照要求辦理，做到“檔隨人走”，減少“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象。同時實行動態(tài)化管理。人事檔案應隨著招工、聘用而構建，隨著辭職、辭退而調(diào)轉。要及時隨勞動合同的續(xù)約或終止及時地確立人事檔案歸屬，以避免出現(xiàn)勞務糾紛問題。

3.2 ?盡快出臺專業(yè)技術人員人事檔案管理辦法，統(tǒng)一標準，分類管理?，F(xiàn)在人事檔案管理辦法發(fā)布于上個世紀90年代，目前的情況與當年有很大不同。國家應當適時出臺新的管理辦法，利于管理。事業(yè)單位崗位管理制度實行后，單位內(nèi)部存在兩類人員，一類是專業(yè)技術人員，一類是行政管理人員，對于專業(yè)技術人員應當出臺《專業(yè)技術人員檔案管理規(guī)定》，用于專業(yè)技術人員職稱的晉升和工資調(diào)整，其他材料可以省略或者裁掉。

建議新的專業(yè)技術人員人事檔案歸檔內(nèi)容主要有五大類：1.基礎材料。個人基本情況;學歷、學位證明;繼續(xù)教育及專業(yè)技術進修證明、證書;專業(yè)技術工作總結。2.專業(yè)技術資格任職材料。專業(yè)技術職務任職資格申請表、申報表、考核表和審批表;專業(yè)技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同。3.科研技術成果材料。著作專題研究報告，學術（分級），專業(yè)技術成果鑒定書等。4.其他材料。在學會任職證書;優(yōu)秀工作者的材料、證書和獎狀;專業(yè)技術失誤差錯材料。5.社會保險類。勞動合同書、辦理各類社會保險的材料等，方便利用。對于聘用員工，除人事代理的正本外，單位建立和存放副本，只收集與本人工資定級相關的和反映個人綜合能力的材料，對于行政管理人員的人事檔案，仍然按照《條例》管理。

3.3 ?建立健全聘用員工人事檔案管理制度。細化《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，參照在編員工檔案管理辦法，完善收集、鑒定、整理、保管、利用的檔案流程，確保其檔案完整、安全;規(guī)范轉交接程序。事業(yè)單位在招聘人員后應及時與存放檔案的各級人才交流中心取得聯(lián)系，開具相應調(diào)檔函，堅決杜絕檔案由個人私自轉遞情況發(fā)生;高校畢業(yè)生檔案應由各高校固定專人派送，轉接時間應在用人單位與畢業(yè)生簽訂勞動就業(yè)協(xié)議書后;建立統(tǒng)一管理模式，按規(guī)范建檔，按照有關手續(xù)登記借閱。如發(fā)現(xiàn)編外人員人事材料或材料內(nèi)容缺失，應及時與畢業(yè)院?；蛘咴萌藛挝宦?lián)系，進行補充、補救或催交。

4 ?加快人事檔案數(shù)字化建設，實現(xiàn)科學規(guī)范管理。

建議盡快建立全國人才交流服務機構及用人單位在內(nèi)的人事檔案信息網(wǎng)絡平臺，各地人才交流服務機構和聘用員工使用統(tǒng)一的人事軟件，可以實現(xiàn)全國在線聯(lián)網(wǎng)查詢、監(jiān)督和管理，登錄和查閱都有固定的程序和密碼，沒有授權不能更改，保障聘用員工人事檔案信息安全。在事業(yè)單位盡快普及人事檔案數(shù)字化，設計專用軟件，錄入檔案信息，利于查找和核對。地方的人事檔案軟件與國家信息系統(tǒng)實現(xiàn)對接，傳輸數(shù)據(jù)和校驗數(shù)據(jù)，利于永久保存，為以后實現(xiàn)個人網(wǎng)上查詢打下基礎。

近20年來人事檔案內(nèi)容發(fā)展變化研究隨著機構改革而變，可以預見隨著事業(yè)單位人事制度和工資制度的改革，人事檔案內(nèi)容還將發(fā)生諸多變化，可能成為檔案學理論與實踐研究新的熱點，產(chǎn)生更多的研究成果，從而推進整個人事檔案工作的進步與發(fā)展。

﹡本文系2013年度河南省檔案局科技項目《事業(yè)單位人事檔案內(nèi)容發(fā)展變化趨勢研究》的階段性成果，項目批準號為：2013-R-33。

（作者單位：河南省人口和計劃生育科研院 ?來稿日期：2015-06-12）