新時(shí)期提高檔案管理科學(xué)化水平途徑探討

王楠

摘 要：我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，這是順應(yīng)信息化時(shí)代的必然趨勢(shì)，為此，簡(jiǎn)單分析了新時(shí)期我國(guó)檔案管理工作存在的主要的問(wèn)題，重點(diǎn)探討了實(shí)現(xiàn)其科學(xué)化水平的有效途徑。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案管理；科學(xué)化水平

中圖分類號(hào)：F27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：16723198（2015）25008701

1 檔案管理存在的問(wèn)題分析

1.1 檔案管理理念滯后

大部分企業(yè)錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理工作不能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，平時(shí)只要做好檔案的搜集、保管、整理等工作就可以了。這種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)很有可能導(dǎo)致檔案管理人員在具體工作中敷衍了事，使得檔案管理工作仍然停留在原始方法，與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展要求不能適應(yīng)。除此之外，檔案管理的價(jià)值在于利用，但是大部分企業(yè)不同程度存在“重藏輕用”的現(xiàn)象，檔案價(jià)值得不到充分發(fā)揮，對(duì)檔案管理的發(fā)展極其不利。

1.2 規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化有待提高

只有在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的前提下開(kāi)展檔案數(shù)字化管理工作，才能充分發(fā)揮檔案的重要作用。大部分企業(yè)長(zhǎng)期以來(lái)忽視檔案管理工作，檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高、管理能力差，導(dǎo)致案卷質(zhì)量不高，尤其是各類檔案的著錄細(xì)則相容性較弱，軟件移植性較差；從現(xiàn)階段來(lái)看，多數(shù)行業(yè)還沒(méi)有制定檔案數(shù)字化統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，大部分系統(tǒng)主要是根據(jù)個(gè)別部門或者具體事項(xiàng)進(jìn)行建設(shè)，尚未形成全面的檔案數(shù)管理系統(tǒng)，不利于提升檔案管理的科學(xué)化水平。此外，檔案管理各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)與計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)不協(xié)調(diào)，大部分檔案被歸為磁盤，這種做法已經(jīng)不能滿足新時(shí)期對(duì)檔案管理工作提出的要求。

1.3 檔案數(shù)字化管理人員素質(zhì)有待提高

要想提高檔案管理科學(xué)化水平，最主要的就是要具備一支現(xiàn)代化的管理隊(duì)伍，不僅要具備較高的檔案管理能力，還要掌握一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)。從現(xiàn)階段來(lái)看，各企業(yè)的檔案管理人員流動(dòng)性較弱，現(xiàn)有的檔案管理人員，科學(xué)化管理意識(shí)較為薄弱，缺乏檔案數(shù)字化管理能力。有些企業(yè)為了提高檔案管理科學(xué)化水平早已引進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備，但是大部分管理人員并不會(huì)使用，導(dǎo)致設(shè)備無(wú)法發(fā)揮其重要作用，更不要說(shuō)實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理。

2 新時(shí)期提高檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑

2.1 轉(zhuǎn)變檔案管理理念

目前仍然有大多數(shù)企業(yè)仍然采用“死檔案”，這是當(dāng)前檔案管理工作面臨的重大問(wèn)題。新時(shí)期，企業(yè)必須要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，建立“活檔案”，充分考慮信息提取的快捷、方便、準(zhǔn)確。所以企業(yè)要對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行重新處理，將檔案的潛在價(jià)值挖掘出來(lái)，使用戶能夠更加便捷、準(zhǔn)確的獲取其所需資料。在檔案搜集過(guò)程中，要做到合理整理、科學(xué)分類、按照不同主題進(jìn)行歸檔。此外的還要做好檔案管理部門和企業(yè)其它部門的資源共享。

2.2 不斷改進(jìn)管理體制

集中管理是通實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理的必經(jīng)之路?？茖W(xué)化系統(tǒng)建設(shè)的方針是人和計(jì)算機(jī)的有機(jī)結(jié)合，也就是說(shuō)，檔案管理人員通過(guò)計(jì)算機(jī)能夠直接開(kāi)展檔案管理工作，這也是對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)提出的基本要求。因此，必須對(duì)現(xiàn)有體制進(jìn)行改進(jìn)，保證集中管理和方便使用相結(jié)合。目前，我國(guó)檔案數(shù)字化管理存在的主要問(wèn)題就是缺乏集中、統(tǒng)一的管理制度和系統(tǒng)使用不便，具體體現(xiàn)在集中統(tǒng)一管理的力度不足，這主要與企業(yè)檔案是在各部門基礎(chǔ)上形成的以及系統(tǒng)建設(shè)從“微機(jī)起步”有關(guān)。這就要求企業(yè)必須打破分散現(xiàn)象，制定統(tǒng)一的管理制度，對(duì)業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用進(jìn)行規(guī)定，必須將企業(yè)各個(gè)部門的檔案的信息納入到統(tǒng)一的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，進(jìn)行統(tǒng)一管理。

2.3 重視人才建設(shè)

人才在檔案科學(xué)化管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用。企業(yè)一方面應(yīng)該提高檔案管理人員的選拔門檻，不僅要對(duì)其專業(yè)水平和管理能力進(jìn)行考核，還要考核其是否具備檔案科學(xué)化管理能力。對(duì)于企業(yè)現(xiàn)有檔案管理人員，進(jìn)行專門的科學(xué)化管理培訓(xùn)，為企業(yè)培養(yǎng)出一支高能力、高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人才。

檔案科學(xué)化系統(tǒng)建設(shè)最為重要的是計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，當(dāng)前各行業(yè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人才流失現(xiàn)象較為嚴(yán)重。因此，企業(yè)要定期對(duì)其開(kāi)展思想教育培訓(xùn)，在生活上給予關(guān)心，解決技術(shù)人員的生活困難，研究專門人才成長(zhǎng)和流動(dòng)的規(guī)律，實(shí)現(xiàn)最佳人才結(jié)構(gòu)。同時(shí)，還要通過(guò)豐富多彩的活動(dòng)企業(yè)活動(dòng)，提高技術(shù)人員的活力。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，伴隨我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各行各業(yè)也取得了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大、業(yè)務(wù)種類不斷增加，檔案數(shù)量和種類也越來(lái)越多。因此，在新形勢(shì)下，企業(yè)必須做好檔案管理工作，只有做好檔案科學(xué)化建設(shè)和管理工作，才能與社會(huì)發(fā)展相協(xié)調(diào)，進(jìn)而保證企業(yè)的健康發(fā)展。檔案管理工作科學(xué)化水平的不斷提升，不僅是單位領(lǐng)導(dǎo)所要面臨的問(wèn)題，更是作為檔案管理人員不可推卸的責(zé)任。作為一名檔案管理人員，要樹(shù)立正確的科學(xué)化檔案管理意識(shí)，不斷提升自身檔案管理水平和綜合素質(zhì)，為實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理貢獻(xiàn)力量。

參考文獻(xiàn)

[1]李國(guó)蘭.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].山東社會(huì)科學(xué)，2011，（01）：174176.

[2]葉萍.試析提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].教育教學(xué)論壇，2015，（40）：1617.

[3]羅許慧.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展研究，2014，（11）：235.