搭建數(shù)字化不動產檔案管理利用發(fā)展平臺探索

梁書玉

1 ?現(xiàn)代化不動產檔案館的概念

1.1 ?不動產概念：《不動產登記暫行條例》第二條指出，不動產：是指土地、海域，以及房屋、林地等定著物。

1.2 ?現(xiàn)代化不動產檔案館：包含了狹義和廣義兩個概念。前者是指不動產檔案館技術方法、服務手段和技術設備的現(xiàn)代化，具體講就是指用計算機代替手工進行信息的收集、處理、傳輸，編目、流通、檢索，統(tǒng)計等各項流程工作，實現(xiàn)了自動化管理的不動產檔案館。后者是指不動產檔案館事業(yè)全面的現(xiàn)代化，包括藏檔結構、人員結構、管理、技術方法、服務手段和物資設備等。以多種檔案載體，如，紙質檔案、電子檔案、數(shù)字檔案為館藏特點。包含了傳統(tǒng)不動產檔案館、電子檔案館、數(shù)字檔案館等多元式混合型檔案館。館藏內容包括現(xiàn)實館藏（紙質原始檔案、電子檔案）、虛擬館藏（數(shù)字檔案）兩個方面。

現(xiàn)代化不動產檔案館基本內容包括設備技術的現(xiàn)代化和管理的現(xiàn)代化。但它不僅是技術現(xiàn)代化，還有思想觀念的現(xiàn)代化，也就是說，它不僅擁有先進的技術，更重要的是要有現(xiàn)代化的精神。

2 ?現(xiàn)代化不動產檔案館的構架

不動產檔案館作為信息產業(yè)重要組成部分，面對這場變革，將在網絡信息查詢與利用、服務大眾、媒體貯存等方面發(fā)生質的飛躍，主要體現(xiàn)在：

2.1 ?高效的計算機管理。采用計算機作為管理各種檔案信息資源的手段，這一點與當今各種自動化檔案館（室）是類似的。

2.2 ?新型的存貯技術：（1）采取先進的數(shù)字化貯存技術，如光盤。光盤作為一種新型的知識與信息的傳播載體，它不僅囊括了各種檢索工具和參考書，內容涉及面很廣，涵蓋工、農、商、教育、軍事等各個方面，而且具有容量大、使用方便、便于攜帶、價格低廉等特點。（2）如采用存貯和超文本（HY-pertext）技術等，對應信息資源建立分布式的大型信息庫及檢索系統(tǒng)。信息存貯的主要形式就從紙張印刷型資料變成了數(shù)字化電磁信號，這就給壓縮存貯空間，改進組織形式，提高檢索速度，方便用戶遠程檢索，加快更新升級，降低維護費用奠定了基礎，這是數(shù)字檔案館的基本特征。

基于上述光盤特點，我們可以采取具體措施將不動產檔案資料通過規(guī)定的工作流程，如，電子檔案錄入、攝像、掃描和照片的轉化使之成為圖文并茂的數(shù)字化電子檔案，而后再刻錄成光盤使用貯存。查詢利用檔案則通過計算機檢索和網絡傳遞，在幾秒鐘內即可完成調看利用全部過程。這種方式既方便查詢與利用，又便于安全保存，特別是對于年代久遠的房產檔案資料更加有利于保護。

2.3 ?多媒體信息檢索技術：是針對用戶對數(shù)值、文本、圖紙、表格、靜態(tài)與動態(tài)、圖像、聲形、音樂等多種信息的全方位需求而提供的信息查找技術。用戶采用國際流行的Internet網絡（國際互聯(lián)網可覆蓋一百多個國家和地區(qū)，已被確認為未來國際間信息高速公路主干道）輸入個人身份證號碼或個人在辦理產權證時的密碼免費訪問各種數(shù)據(jù)庫。外出人員利用筆記本電腦，插上一塊PC卡即可聯(lián)網查詢。利用多媒體觸摸屏技術，建立人機交互方式檢索系統(tǒng)，產權人利用桌面提示，觸摸屏上輕輕一點，隨意翻頁調看，就可得到所需各種信息，消除人們使用鍵盤和指令的障礙。真正做到“坐地日行八萬里，巡天遙看一千河”。

不動產檔案館在由傳統(tǒng)向現(xiàn)代職能轉變過程中，將朝著全新的、快速高效的聯(lián)機服務、海量信息貯存等方向發(fā)展。未來的不動產檔案館將是一幅由分布各處的電腦終端、通過高速的光纖網絡、調用中央服務器中豐富的電子檔案數(shù)據(jù)庫的圖像。

3 ?實例分析：安陽市房產檔案館

安陽市房產檔案館隸屬于安陽市房產管理局，于1992年組建。自組建以來，房產管理局先后向檔案館不斷投資，注入資金，僅房地產權屬檔案數(shù)字化軟件研發(fā)、升級、設備更新投資就有400余萬元。目前，房產檔案的綜合利用實現(xiàn)了房產檔案圖文一體化，檔案查閱、注銷不僅可滿足用戶多項查詢要求，而且由原來的幾天，縮短為幾秒，查閱檔案可隨意在觸摸屏上翻頁查檔，如需檔案內任意一頁圖表，可即時用激光打印機打出。為我市實現(xiàn)當日發(fā)證（房產證）工作奠定了基礎，2005年，安陽日報先后兩次以《從幾天到幾秒》和《手持鼠標輕輕點，覽盡廣廈千萬間》為題目，報道我市為查閱房地產權屬檔案的群眾，提供便民、快捷、高效服務，節(jié)省了群眾大量寶貴時間。

4 ?不動產產權檔案管理的現(xiàn)代發(fā)展：搭建不動產檔案管理數(shù)字化信息建設管理平臺

中國社會變化如燦爛的朝霞日新月異，不動產業(yè)如雨后春筍迅猛發(fā)展，辦理商品房合同備案登記、房屋所有權買賣登記、單位產權辦證登記、商品房預告、抵押登記、法院查解封登記、各類性質的房屋所有權滅失注銷登記，等等，房屋產權檔案利用日趨頻繁。然而不動產檔案管理自從西漢時期紙張的出現(xiàn)，到東漢蔡倫將造紙技術改進后直到現(xiàn)在，不動產檔案經歷了2000多年的歷史發(fā)展，多以傳統(tǒng)的紙質檔案為館藏，這種傳統(tǒng)的檔案管理模式面對新世紀受到了強烈信息革命的沖擊，已遠遠不能適應新社會發(fā)展的需求。為滿足人民群眾物質生活水平的快速提升和應對瞬息萬變的世界，不動產檔案的數(shù)字化管理已迫在眉睫，它必須突破技術瓶頸障礙，打破原有場地固定性和館藏檔案載體單一性，朝著輻射性、全方位、多元性的趨勢發(fā)展。迅速搭建“線上線下”互通共融、互動的全國互聯(lián)網信息建設平臺管理。以不斷引進高新技術，為房產檔案館發(fā)展提供日益先進的技術支撐。

數(shù)字化房地產檔案管理的必要性表現(xiàn)在：

4.1 ?不動產檔案的大量存儲需求。當前全國各城市的不動產權屬檔案，房屋、土地、宅基地、林地等證書都以紙質檔案為主。隨著諸如城市規(guī)劃、道路的擴寬、拆遷重建、老城改造，房地產開發(fā)事業(yè)的迅猛發(fā)展以及人們消費增長趨旺等因素，各類不動產檔案的數(shù)量急劇增加，檔案的利用率也大幅度提高，這使得傳統(tǒng)的以手工處理為主的房地產檔案管理方式越來越暴露出工作效率低下、信息共享困難、差錯率較高等問題，龐大的檔案庫和舊的管理模式已不能適應工作發(fā)展的需要。因此，利用現(xiàn)代化的電子技術，對不動產權屬檔案進行數(shù)字化管理已越來越必要。

4.2 ?更為方便快捷的查閱需求。由于不動產交易投資較大、涉及面廣、專業(yè)性強，所以交易雙方都希望在交易過程中及時、準確地掌握更多的不動產產權信息。以商品房銷售為例。政府職能部門、開發(fā)商希望隨時掌握全方位樓盤銷售情況，即便是兩者目的不一，前者希望隨時掌握后者用地、開發(fā)進展情況，以便對房地產市場進行嚴格監(jiān)控，如，有無囤積土地、是否存在捂盤現(xiàn)象，是否哄抬房價、壟斷房價，房價的暴利、商品房交易情況等現(xiàn)象;后者希望隨時掌握各個地段商品房開發(fā)利用價值，以便投標、競標，及時調整市場策略，合理制定房屋市場銷售價格。購房者則希望盡可能地了解開發(fā)商信譽、房屋上市是否合法、地段、價格、有無“一房兩賣”情況，等等。盡管三方要求不一，但歸根結底都是要及時了解有關商品房全方位的相關信息，以便迅速做出準確決策。

傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式已很難滿足此種需求。而電子文件檔案存到計算機網絡上之后，可以不受時間和空間限制隨時隨地進行查閱和利用。同一個電子文件中的申請、堪仗、審核、附件等檔案資料都可以在載體上連續(xù)存放且分布于不同地理位置，具有獨立性能。為此，有必要進行房地產檔案的數(shù)字化管理，以滿足新形勢下的查閱、利用需求。

4.3 ?數(shù)字化管理可產生新的優(yōu)勢功能。通過數(shù)字化管理，建立準確的不動產檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，與傳統(tǒng)的紙質檔案管理相比，可產生新的優(yōu)勢功能：一是預警預報功能，即通過對不動產交易、政府收回信息的分析，在宏觀層面上對不動產市場的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢做出準確的判斷，以便政府職能部門能夠及時運用相關調控手段，使市場需求保持基本平衡、結構基本合理，確保不動產市場能夠健康有序地發(fā)展;二是市場分析功能，即通過建立分析模型，對不動產交易信息進行綜合分析，從而在微觀層面上尋找不動產市場各項業(yè)務的現(xiàn)狀及發(fā)展前景，并及時向社會發(fā)布市場供求信息，引導房地產開發(fā)企業(yè)、林地、土地流轉、坑塘河湖、山地承包等進行理性投資，達到科學決策，回避風險的目的。

5 ?搭建數(shù)字化不動產檔案管理利用發(fā)展平臺的現(xiàn)實問題

5.1 ?資金欠缺。不動產檔案經數(shù)字化后，轉化為電子檔案，電子檔案的儲存就成為當今至關重要的問題。我們仍以安陽市房產檔案館為例，安陽市房產檔案館現(xiàn)存檔案50余萬卷，2003年底庫存檔案全部實現(xiàn)數(shù)字化管理，目前每年檔案還要以3萬～5萬卷速度遞增，但主服務器只有一臺，按照基本要求主服務器（數(shù)據(jù)儲存中心）應雙機熱備，由于資金問題，遲遲沒有到位，主服務器一有問題，只好停止一切工作。

5.2 ?人力不足。由于城市框架拉大，區(qū)域增加，建設力度日增，原有工作人員遠不能滿足實際工作要求，服務群眾就有點“牽強”，不能滿足多方需求，需要解決資金和人員方面的問題，適時放開檔案技術人員編制，求得財政資金支持，是徹底解決一線窗口單位服務群眾的熱點、難點問題。

（作者單位：安陽市房產檔案館 ?來稿日期：2015-06-15）