依法管理檔案事務管什么

管先海+李興利

李興利（焦作市檔案局副研究館員）：中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》提出：各級黨委和政府要“支持檔案行政管理部門依法管理本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)、單位的檔案事務”。這一表述，在以往《檔案法》、《檔案法實施辦法》中是沒有的。請大家結(jié)合實際談談依法管理檔案事務管什么、怎么管？

郭東升（臨清市檔案館研究館員）：依法應當管理的檔案事務主要有八個方面：其一是，本行政區(qū)域內(nèi)檔案工作計劃、規(guī)劃的制定與落實。這是檔案行政管理部門的首要檔案事務。其二是，依法監(jiān)督各國家機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位建立檔案工作并逐步實現(xiàn)規(guī)范化。這其中最為重要的有三點：一是監(jiān)督其檔案工作實行集中統(tǒng)一管理;二是監(jiān)督其年度歸檔的實施完成;三是監(jiān)督其到期檔案進館工作。其三是，推廣區(qū)域內(nèi)檔案工作規(guī)范化、標準化先進典型，依法對其進行獎勵。其四是，對檔案學會、檔案服務團體、企業(yè)等單位進行監(jiān)督，對其服務資質(zhì)、服務規(guī)范進行審查監(jiān)督，對其業(yè)務進行指導。其五是，協(xié)調(diào)立檔單位之間檔案事務關(guān)系，諸如單位文件中心的設立，某些權(quán)屬不明檔案的歸屬，等等。其六是，查處檔案違法案件。其七是，明確本行政區(qū)域內(nèi)檔案事務重點立檔單位，監(jiān)督其檔案規(guī)范化文件的制定與印發(fā)，強化檔案行政管理部門對這些規(guī)范化文件的審批權(quán)。其八是，強化檔案宣傳，讓《檔案法》關(guān)于任何單位、公民都有保護檔案的義務的法律規(guī)定深入人心、見諸行動。

劉子芳（許昌縣檔案局）：“檔案事務”相對于“檔案工作”而言，應該更寬泛一些。說“檔案事務”，包括職責內(nèi)和職責外的檔案事務;說“檔案工作”，多是指職責內(nèi)的檔案業(yè)務。個人認為，檔案行政管理部門要管理好“檔案事務”，在做好職責內(nèi)正常工作的同時，具體應該加強以下幾個方面的工作：一是加強對非主管業(yè)務涉及檔案事務的監(jiān)督。按照部門職責分工要求，有些涉及檔案的事務并不歸檔案行政管理部門領導和主管，如近幾年見諸報端的人事干部檔案案件，檔案行政管理部門不能視而不見，應該依據(jù)檔案法律法規(guī)的規(guī)定，行使監(jiān)督權(quán)，包括制度、案件查處的監(jiān)督，必要時可以發(fā)出行政監(jiān)督建議或者限期改正通知書。二是加強對法律法規(guī)尚未規(guī)定檔案的監(jiān)督。如對非國家所有檔案中涉及對國家和社會有保存價值的檔案范圍如何劃分、如何監(jiān)管，目前還沒有一套完整的法律、法規(guī)規(guī)定，這就需要檔案行政管理部門根據(jù)當?shù)氐木唧w情況，制定具體的地方行政規(guī)章，切實負起監(jiān)管責任，不能任其處置。三是切實做好權(quán)力清單、責任清單的梳理和清理工作。檔案行政管理部門擁有哪些權(quán)力、應該有哪些責任都要做到心中有數(shù)，工作流程、辦事程序都要程序化、清晰化。

王建祥（河南省檔案局）：提到依法管理檔案事務，我認為首先要依法，2011年國家檔案局發(fā)布了《國家檔案法規(guī)體系方案》，將檔案法規(guī)體系分了4個層次，然后又分別列舉了60余項法律、規(guī)定、辦法，看著很系統(tǒng)，但是很多項目不是待修訂就是待制定，成熟完善的很少，可見就目前來講我們的法規(guī)體系還不是很完善，因此要想完全做到依法管理檔案事務，從客觀上來講還有一段路要走。其次是要梳理好我們檔案部門的權(quán)力清單，現(xiàn)在各級政府都在提權(quán)力清單，可能有人認為檔案部門提檔案清單似乎有點不合實際，但是盡管我們的權(quán)力十分有限也要梳理一下自己的權(quán)力清單，主要是梳理一下哪些事務該我們做，哪些事務不該我們做，只有這樣才能做到有的放矢，工作起來才能夠得心應手，也才能夠減少漏洞、更好地履行我們的職責。

李宗富（吉林大學圖書情報與檔案管理專業(yè)在讀博士）：對于這個話題，首先應該弄清楚檔案事務管理的依據(jù)究竟應該是什么，我認為應包括以下三個方面：一是依據(jù)《檔案法》及有關(guān)法律法規(guī)。盡管《檔案法》與當前檔案工作的新形勢、新變化、新要求不相適應，但依然是檔案工作的根本大法，在檔案工作的諸多領域起著重要的規(guī)范和保障作用，不適應的只是某些環(huán)節(jié)、領域等。因此，目前依據(jù)《檔案法》及有關(guān)法律法規(guī)來確定檔案事務管理的內(nèi)容和范圍必須注意各項條款的適用與否問題。二是依據(jù)國家對檔案館的功能定位。2009年10月全國檔案館工作會議上明確提出檔案館的功能定位，即檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文件中心“五位一體”的公共檔案館。毫無疑問，此功能定位也應該是檔案事務管理內(nèi)容和范圍劃分的依據(jù)之一。若按此功能定位，顯然各級國家檔案館的任務就不僅僅是“建好檔、管好檔、用好檔”了。三是依據(jù)當前我國檔案工作領域出現(xiàn)的新情況和新要求。諸如大量涌現(xiàn)的電子文件的收集、管理、控制與利用問題，非國有檔案的管理問題以及大量民生檔案的收集管理和利用等問題。這些自然也應該成為檔案事務管理的一個參考依據(jù)。

吳翠英（唐山市豐潤區(qū)檔案館）：作為一個縣級檔案行政管理部門，關(guān)鍵是應該調(diào)查摸清本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)發(fā)展狀況，根據(jù)實際制定出長遠規(guī)劃、年度工作安排。如唐山新區(qū)作為20世紀80年代新建制縣級區(qū)，既無檔案館，也沒有規(guī)范的基層檔案工作，1995年底新局長潘貴存上任后通過調(diào)查了解，找到了存在問題的癥結(jié)，理清了新區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展的思路。首要任務就是規(guī)范基層檔案工作，抓好檔案源頭;二是抓緊籌建檔案館，盡快結(jié)束有館無庫的歷史。到1998年9月，投資140萬元、建筑面積1400平方米的館庫建成并投入使用，基層單位年度立卷合格率達到95%;1999年接收檔案2萬多卷進館，并晉升為省二級先進檔案館，被省檔案局評為依法建館先進區(qū)，并就如何依法立項、籌資、選址、籌建在全省作經(jīng)驗介紹。也正是在此基礎上，依法提出“誰形成誰錄入”，僅用一年時間完成館藏檔案數(shù)據(jù)百萬條目的錄入工作;現(xiàn)在千萬頁的檔案掃描任務也將完成。

亓曉華（濮陽市檔案局館員）：我認為，第一，應該依法加強對檔案工作的領導，明確分管領導，解決實際問題。濮陽市委、市政府歷屆領導都十分重視檔案工作，依法加強對檔案工作的領導，明確由市委常委、市委秘書長和市委常委、常務副市長分管檔案工作，嚴格落實檔案事業(yè)經(jīng)費，多次協(xié)調(diào)各部門解決檔案工作中的重點和難點問題。第二，應該依法加強檔案基礎設施建設，確保檔案安全。近年來，濮陽市檔案局高度重視檔案的安全保管工作，按照以人為本、預防為主的原則，配備必要的設施設備，及時采取措施，堅決消滅事故隱患，確保檔案安全，做到了思想到位、領導到位、措施到位。第三，依法履行法定職責，努力推動檔案事業(yè)發(fā)展。一是依法制定規(guī)劃，組織實施。近年來，我市制定了濮陽市檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃，同時每年制訂工作計劃，突出工作重點，分年度組織實施。二是依法加強監(jiān)督指導，提高檔案工作水平。近年來，濮陽市檔案局依據(jù)檔案法律、法規(guī)所授予的職能，不斷增強指導工作的針對性，保證全市機關(guān)、團體、企事業(yè)單位依法建立檔案工作。

王鳳珍（臺前縣檔案局館員）：檔案工作的中心是檔案的收集整理與保管利用，因此檔案行政管理部門依法管理檔案事務也應該圍繞這個中心開展。在檔案的收集整理方面，要針對目前大部分單位只重視紅頭文件、忽略了對其他門類和載體（如電子檔案）的檔案的收集整理的狀況，檢查是否對本單位形成的檔案進行了全面的收集整理，同時檢查檔案分類是否科學、整理是否規(guī)范、排列是否有序、是否存在沒有及時歸檔整理而散存于各職能科室沒有集中歸檔統(tǒng)一保管的現(xiàn)象。在檔案的安全保管利用方面除正常的檢查機關(guān)檔案室是否達到“三鐵”、“十防”要求的同時，還要重點查閱各機關(guān)檔案室的檔案利用登記簿，看看是否存在檔案長期外借不還或是因外借而導致檔案丟失的現(xiàn)象。

李正平（榮縣檔案局）：干了二十幾年檔案工作了，對新常態(tài)下的一些新的檔案事務不知怎么管，對以前的一些檔案事務也不知怎么管了。舉個例子：我剛到檔案局（館）時整天在館內(nèi)從事館務工作，當時業(yè)務指導股同志一年內(nèi)絕大多數(shù)時間都在外面指導工作;后來我到了業(yè)務指導股，一年下單位指導工作的時間正好相反，整天坐在辦公室無事做。我們股長有句名言：“不告不理?！币馑际钦f，你不請我，我就不下去指導。所以，明確哪些檔案事務該管、哪些不該管極其迫切和必要?！霸摴艿牟还芫褪鞘殻辉摴艿墓芰司褪怯脵?quán)任性。”

劉艷茹（濮陽市檔案局副研究館員）：我認為依法管理檔案事務可歸納為以下幾方面：一是實施依法治檔，對全國檔案工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃和宏觀管理;二是制定國家檔案管理法律、法規(guī)、規(guī)章、政策，擬定相應的實施辦法，并負責監(jiān)督、檢查;三是依法監(jiān)督、指導、協(xié)調(diào)全國檔案業(yè)務工作;四是制定全國檔案館網(wǎng)絡布局規(guī)劃，并負責其安全、便民、有序運行的監(jiān)督、檢查。

王富忠（濮陽縣檔案局副局長）：就縣級檔案行政管理部門而言，我認為應該在《檔案法》和其他檔案法規(guī)許可的范圍內(nèi)依法管理本行政區(qū)域內(nèi)檔案事務，在做好檔案業(yè)務指導、檔案業(yè)務培訓、檔案法制宣傳、檔案行政監(jiān)督、檔案查閱利用、檔案資源開發(fā)、檔案接收（包括征集）、檔案信息化建設、檔案的安全與保護等工作前提下，著重開拓檔案工作新領域，研究檔案工作在新形勢下出現(xiàn)的新問題，真正做到“經(jīng)濟社會發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里”，做到檔案工作無空白區(qū)。

王建珍（新鄭市檔案局）：依法管理檔案事務，從大的方面來說，就是檔案法律法規(guī)涉及的和未涉及的有關(guān)檔案工作的事情都要管理;簡言之，可概括為九個字：建好檔、管好檔、用好檔。以新鄭市為例，在“建好檔”方面，我們的具體做法有二：一是做好常規(guī)性建檔工作;二是做好新成立單位的建檔工作。在“管好檔”方面，我們的具體做法有五：一是通過培訓學習、宣傳教育提高檔案管理人員及社會公眾保護檔案的意識，發(fā)揮社會力量保護檔案;二是加強保管保護檔案的硬件和軟件措施;三是加大檔案執(zhí)法檢查力度，增強依法治檔意識，確保檔案的完整與安全;四是扎實開展檔案規(guī)范化管理及認證工作，使單位檔案管理逐漸步入制度化、規(guī)范化、科學化軌道;五是對重要檔案實行異地異質(zhì)備份保管。在“用好檔”方面，我們的具體做法有二：一是積極做好提供利用工作，為經(jīng)濟社會發(fā)展，尤其是各級領導決策、糾正工齡、編史修志、解決經(jīng)濟民事糾紛等提供及時有效的服務;二是拓展服務渠道，積極主動開發(fā)檔案信息資源，增強為經(jīng)濟社會發(fā)展服務的能力。新鄭市檔案館利用保存的檔案進行編研、舉辦專題展覽、制作電視節(jié)目、送檔案信息進農(nóng)村和社區(qū)等多種形式，全方位為社會提供檔案信息服務。

（摘自《檔案界》網(wǎng)站）