醫(yī)院人事檔案管理探討

摘要：人事檔案，是對(duì)一個(gè)人的品德作風(fēng)、政治面貌、主要經(jīng)歷等個(gè)人情況進(jìn)行記錄的文件資料，它是人事部門(mén)或組織考察、了解以及任用一個(gè)人的重要憑證和依據(jù)。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的不斷深化，醫(yī)院人事檔案管理工作顯得越來(lái)越重要。因此，加強(qiáng)人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，更好地為醫(yī)院選拔和使用人才提供更加真實(shí)可靠的材料，顯得更為重要。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；管理分析

人事檔案，是對(duì)一個(gè)人的品德作風(fēng)、政治面貌、主要經(jīng)歷等個(gè)人情況進(jìn)行記錄的文件資料，它是人事部門(mén)或組織考察、了解以及任用一個(gè)人的重要憑證和依據(jù)。醫(yī)院人事檔案，是指醫(yī)護(hù)人員在科學(xué)研究、醫(yī)療過(guò)程中所形成的文字資料，它是醫(yī)護(hù)人員思想品德、工作業(yè)績(jī)、科研水平、專(zhuān)業(yè)能力等情況的集中反映[1]。隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷深化和醫(yī)院服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，人事檔案管理在醫(yī)療、教學(xué)、科研活動(dòng)中的作用日漸顯著，醫(yī)院人事檔案的利用越來(lái)越高，同時(shí)，人事檔案的一次性特征，決定了人事檔案管理工作的不可恢復(fù)性，對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。因此，適應(yīng)時(shí)代需要，做好人事檔案管理工作，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，更好地為醫(yī)院、社會(huì)提供更加真實(shí)全面的材料。本文就做好醫(yī)院人事檔案管理工作進(jìn)行了分析，并提出了一些建議。

1 醫(yī)院人事檔案管理的重要性

醫(yī)院的人事檔案，體現(xiàn)了醫(yī)院人才隊(duì)伍的現(xiàn)狀，是保障醫(yī)院人才隊(duì)伍的建設(shè)與發(fā)展的重要手段，醫(yī)院可以根據(jù)人事檔案，制定人才引進(jìn)與培養(yǎng)方案，確保醫(yī)院健康發(fā)展。同時(shí)，人事檔案也是醫(yī)院職工學(xué)歷、資歷、身份的體現(xiàn)，與職工的組織關(guān)系、工資待遇等有著重要的聯(lián)系，是記載職工人生軌跡的重要依據(jù)，具有法律效用[2]。人事檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，人事檔案是職工晉升和業(yè)績(jī)考核的重要依據(jù)，職工的工作調(diào)動(dòng)、工齡計(jì)算、職稱(chēng)評(píng)審、轉(zhuǎn)正定級(jí)、辦理社會(huì)保險(xiǎn)等等都離不開(kāi)人事檔案?？梢?jiàn)，醫(yī)院人事檔案管理工作相當(dāng)重要。

2 醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理意識(shí)淡薄 醫(yī)院的工作重心是提高醫(yī)療、防疫、保健的技術(shù)水平，改善診療環(huán)境和醫(yī)療設(shè)備，努力為患者提供安全、優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)[3]。醫(yī)院管理人員普遍重視醫(yī)療業(yè)務(wù)發(fā)展和醫(yī)療質(zhì)量的提升，過(guò)于看重行政后勤服務(wù)于臨床一線，對(duì)類(lèi)似于檔案管理之類(lèi)的后勤保障工作沒(méi)有引起足夠重視。檔案管理意識(shí)淡薄，檔案管理人員僅限于一般工作任務(wù)的完成，滿(mǎn)足于人事檔案資料保存完整、不丟失，沒(méi)有積極主動(dòng)構(gòu)建人才管理信息庫(kù)的觀念和意識(shí)，員工或科室不積極將各種工作業(yè)績(jī)、科研成果、進(jìn)修培訓(xùn)等特色材料歸檔，人事檔案中未體現(xiàn)出個(gè)人工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力等方面的動(dòng)態(tài)信息，影響檔案內(nèi)容的完整性，無(wú)法全面、真實(shí)反映醫(yī)院職工的現(xiàn)狀。

2.2 檔案管理方式落后 人事檔案管理工作具有極高的機(jī)密性、政治性和專(zhuān)業(yè)性。在科技飛速發(fā)展的今天，檔案管理數(shù)字化、電子化必將成為檔案管理的必然趨勢(shì)。但醫(yī)院的設(shè)備引進(jìn)主要在醫(yī)療設(shè)備方面，在檔案管理方面投入的資金相對(duì)不足，檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施差、信息化程度較低，檔案管理還停留在整理紙質(zhì)文件材料的層面，靠人工完成檔案的收集、整理保存等，加上紙張容易損壞，安全性低，需較大的儲(chǔ)藏空間，缺少電子網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，造成查閱檔案困難，給人事檔案的管理工作帶來(lái)極大的不便，不利于人事檔案管理的科學(xué)化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化。

2.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平欠佳 檔案管理人員的能力水平直接影響檔案管理工作質(zhì)量[4]。醫(yī)院一般只重視提高醫(yī)務(wù)人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)和素質(zhì)，對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)提高未納入計(jì)劃中，多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員均為兼職，且缺少正規(guī)的檔案專(zhuān)業(yè)教育、培訓(xùn)經(jīng)歷，缺乏檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和檔案法律意識(shí)，有些人員安于現(xiàn)狀，缺乏積極進(jìn)取、學(xué)習(xí)提升的意識(shí)，陳舊的知識(shí)體系無(wú)法促進(jìn)檔案管理水平的提高。

3 醫(yī)院人事檔案管理的策略

3.1 強(qiáng)化檔案管理意識(shí) 良好的檔案意識(shí)是人事檔案工作順利開(kāi)展的前提和基礎(chǔ)，要使醫(yī)院的檔案工作有起色，領(lǐng)導(dǎo)和職工都必須重視檔案管理工作[5]，因此把檔案管理工作納入重要議事日程，通過(guò)會(huì)議、院報(bào)、院內(nèi)網(wǎng)等渠道宣傳檔案法的有關(guān)法律、法規(guī)，宣傳檔案的重要性，使院領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、職工增強(qiáng)檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案與自身利益息息相關(guān)，是自己的職位調(diào)動(dòng)、提拔、晉升、調(diào)資的重要依據(jù)，增強(qiáng)職工的歸檔意識(shí)，自覺(jué)、更好地支持檔案管理工作。樹(shù)立檔案管理者的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，明白其工作責(zé)任是保持人事檔案信息的及時(shí)、全面和完整，增強(qiáng)其工作責(zé)任感和緊迫感，發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，主動(dòng)對(duì)檔案信息進(jìn)行了解、收集、鑒別、歸檔，確保檔案管理工作的質(zhì)量。

3.2 改革檔案管理模式 ①建立、健全、完善檔案管理制度，實(shí)施科學(xué)規(guī)范的檔案管理。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《干部檔案工作條例》等有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合單位實(shí)際，制定科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的人事檔案歸檔、保管、借閱、保密、鑒定、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出、銷(xiāo)毀制度和崗位責(zé)任制，建立檔案庫(kù)房溫濕度登記本、查閱、借閱、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出、銷(xiāo)毀登記本，使檔案管理工作有章可循。②引進(jìn)新型網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，實(shí)行科學(xué)的信息化管理。利用計(jì)算機(jī)建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、分析和預(yù)測(cè)，可以迅速地為醫(yī)院提供符合要求的人員詳細(xì)信息[6]。在把職工信息錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)的同時(shí)，建立職工的檔案信息平臺(tái)，以姓名、崗位、工作牌號(hào)作為查詢(xún)標(biāo)簽，提高了查詢(xún)和檢索的速度，使檔案管理工作更加便捷。檔案管理的信息化建設(shè)，可在完善個(gè)人資料的同時(shí)，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理的不足，實(shí)現(xiàn)了檔案內(nèi)容的動(dòng)態(tài)管理。

3.3 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì) 檔案管理是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，要提升檔案管理水平，必須配備專(zhuān)職的檔案管理人員，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，通過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)、學(xué)術(shù)交流等方式，培養(yǎng)具有扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)和工作技能的多元化、復(fù)合型人才，全力提高檔案管理人員的人事政策水平，使其掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)，運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段、先進(jìn)的管理方法管理檔案，真正讓人事檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、高效化、規(guī)范化。

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編輯/許言