淺談醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)及其優(yōu)越性

摘要：數(shù)字檔案室建設(shè)是信息時(shí)代檔案工作的主題，是當(dāng)今社會(huì)檔案管理工作的必經(jīng)階段，也是醫(yī)院信息化技術(shù)發(fā)展的重要組成部分。如何應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)各類檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理，使檔案工作向規(guī)范化、數(shù)字化邁進(jìn)，已成為時(shí)代的必然要求。通過(guò)數(shù)字檔案室建設(shè)，利用電子計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)信息化功能，改善檔案歸檔方式，提高其檢索水平，完善資源整合共享，使得醫(yī)院檔案信息更具完整性、有效性、便捷性。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案室；建設(shè)內(nèi)容；優(yōu)越性

近年來(lái)，隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生體制和醫(yī)療保險(xiǎn)制度的不斷健全，以及現(xiàn)代醫(yī)學(xué)信息科技的飛速發(fā)展，在醫(yī)院各項(xiàng)管理工作中產(chǎn)生的信息日益增多。而檔案工作為醫(yī)院信息資源的重要組成部分，涉及方面囊括了醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理、醫(yī)療服務(wù)評(píng)價(jià)、疾病預(yù)防控制、社會(huì)醫(yī)療保障、保險(xiǎn)理賠、醫(yī)療糾紛和法律案件等領(lǐng)域，同時(shí)也為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供基礎(chǔ)性信息，它還是評(píng)估和衡量醫(yī)院管理，技術(shù)水平和醫(yī)療質(zhì)量的重要依據(jù)。

1數(shù)字檔案室的含義

所謂數(shù)字化，是指利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，把聲、光、電、磁等信號(hào)轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號(hào)，或把語(yǔ)音、文字、圖像等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼，用于快速傳輸與準(zhǔn)確處理的一種綜合性技術(shù)，數(shù)字化具有簡(jiǎn)單、直觀、速度快等優(yōu)點(diǎn)。數(shù)字檔案室是指以電子檔案為對(duì)象，以電子計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備為手段，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用，使其管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變。它是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，是\"利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫(kù)\"，它將各種傳統(tǒng)載體的館藏檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式傳輸，并利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)檔案信息快捷利用和共享的目的。

2數(shù)字檔案室建設(shè)的主要內(nèi)容

從對(duì)象來(lái)看，數(shù)字檔案室建設(shè)的內(nèi)容主要包括以下兩個(gè)方面：①對(duì)原有館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，即將原有傳統(tǒng)載體的檔案通過(guò)掃描、加工和處理，進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換；②對(duì)正在形成的電子文件進(jìn)行及時(shí)歸檔與保存，做到電子文檔的齊全完整、真實(shí)有效。從檔案數(shù)字化的程度來(lái)看，內(nèi)容分為以下兩個(gè)層次：①檔案目錄信息的數(shù)字化，即建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的著錄標(biāo)引，科學(xué)選定檔案目錄的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)；②檔案全文信息的數(shù)字化，即采用掃描錄入的方式將檔案全文按照原貌逐頁(yè)存儲(chǔ)為圖像文件并為其編制目錄索引，或是經(jīng)OCR（光學(xué)字符技術(shù)）識(shí)別后采用文本格式存儲(chǔ)檔案內(nèi)容，輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)。從數(shù)字化的過(guò)程來(lái)看，檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)包括數(shù)字化檔案的收集整理、存儲(chǔ)保管和查閱利用等方面。我們可以通過(guò)文件和檔案一體化的方式，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)及相關(guān)信息技術(shù)完成數(shù)字化檔案的收集整理；采用磁盤(pán)、光盤(pán)等數(shù)字存儲(chǔ)設(shè)備實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)保管；由計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的查閱利用。

3數(shù)字檔案室建設(shè)的優(yōu)越性

3.1有利于部門(mén)立卷制度落實(shí) 檔案室代替部門(mén)立卷的現(xiàn)象在我國(guó)大中型醫(yī)院很普遍。個(gè)別立卷科室、部門(mén)一年中分幾次乃至幾十次送一些零散材料給檔案室由檔案管理人員代為立卷，由于檔案管理人員對(duì)該科室、部門(mén)的工作不了解，無(wú)法判斷材料是否齊全完整，從而影響檔案卷的質(zhì)量。醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)以后，檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，由各歸檔部門(mén)工作人員將文件材料輸入網(wǎng)路系統(tǒng)，由檔案室管理人員統(tǒng)一負(fù)責(zé)立卷編碼保存，從根本上保證了檔案收齊收全的歸檔原則。

3.2改善文件的歸檔方式，使得檔案管理將不受時(shí)間和工作環(huán)境的限制，大大提高了工作效率 日常管理工作中，檔案工作人員要對(duì)各類文件進(jìn)行及時(shí)整理和錄入。紙質(zhì)文件時(shí)代，工作人員需采用手工及筆錄的方式，花費(fèi)大量的時(shí)間和精力在整理檔案和登記目錄上，工作量巨大且任務(wù)繁重。信息化時(shí)代，數(shù)字化檔案室建設(shè)后，工作人員只需利用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行工作，它會(huì)提供統(tǒng)一的信息格式，使各部門(mén)人員可以隨時(shí)隨地利用醫(yī)院聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)進(jìn)行錄入，并將錄入信息由后臺(tái)直接發(fā)往檔案管理人員處進(jìn)行統(tǒng)一立券編碼，改善了其他人員只能上班時(shí)間去檔案室才能歸檔整理。

3.3提高了檔案信息的檢索、利用水平，有利于檔案內(nèi)容信息的開(kāi)發(fā)，使醫(yī)院各項(xiàng)工作開(kāi)展更加便捷 傳統(tǒng)檔案管理查詢文件需進(jìn)行手工查詢檔案資料，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。某些檔案還不一定能夠順利查到。數(shù)字檔案室建設(shè)后，對(duì)檔案信息化處理，采用了電子目錄和電子文檔歸檔，提供了快捷的電信信息查詢系統(tǒng)，使用時(shí)只需輸入關(guān)鍵詞，可搜到體現(xiàn)同一事件（問(wèn)題）的若干歷史性聯(lián)系的電子文件，幫助利用者了解事情的來(lái)龍去脈，滿足利用者關(guān)于某一專題的深層次查詢需求。

3.4便于檔案資源的保護(hù)、整合和共享 現(xiàn)今社會(huì)隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及實(shí)施，電子計(jì)算機(jī)已大量應(yīng)用于醫(yī)院等事業(yè)單位，而醫(yī)院內(nèi)部電子政務(wù)的推進(jìn)使得醫(yī)院每日都有大量的電子公文產(chǎn)生。在傳統(tǒng)檔案管理時(shí)期，需將發(fā)文的電子公文直接打印成紙質(zhì)文件進(jìn)行原始?xì)w檔，大大浪費(fèi)了醫(yī)院各項(xiàng)資源及成本。而數(shù)字化檔案室建設(shè)以后，可應(yīng)用計(jì)算機(jī)通過(guò)掃描、照相等信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案全面數(shù)字化處理，這樣好處在于可以有效地保護(hù)檔案原件，也有效地降低和避免重要資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

將醫(yī)院檔案全面數(shù)字化處理后，檔案資源將全面整合，有利于促進(jìn)檔案信息質(zhì)量的提高，結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。利用計(jì)算機(jī)就可以隨時(shí)調(diào)閱所需要的檔案資源，使得更多的讀者可以同時(shí)利用同一份電子檔案，提供了檔案資源的利用率。

3.5檔案數(shù)字化管理更具有效性、完整性 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在識(shí)辨和保存上存在一定的弊端，由于人工字體不同，各時(shí)期相關(guān)檔案管理人員筆跡的不同，在利用閱讀時(shí)，就有可能無(wú)法識(shí)別當(dāng)時(shí)的文字，容易造成理解的偏差。而在醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)后，電子文件則不存在此問(wèn)題，它是標(biāo)準(zhǔn)化的字體，不會(huì)出現(xiàn)識(shí)別不出的現(xiàn)象。另傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保存上完整性、耐久性受限于紙質(zhì)、溫度、光照、酸堿性的影響，容易造成文件缺損、字體模糊等，而電子文件生產(chǎn)由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)，已沒(méi)有這種原始形態(tài)，通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行閱讀，則更加清晰有效識(shí)別。

4結(jié)論

隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的深入和醫(yī)院服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院檔案管理信息化日漸成為醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組成部分。如何才能建設(shè)高效、有序的數(shù)字化檔案室，使之形成科學(xué)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)是建設(shè)數(shù)字化檔案室的一個(gè)重要問(wèn)題，其發(fā)展趨勢(shì)既要考慮信息時(shí)代的要求，又要充分考慮現(xiàn)有檔案室的信息基礎(chǔ)和物質(zhì)基礎(chǔ)，從實(shí)際出發(fā)，采取傳統(tǒng)檔案室管理模式與開(kāi)展數(shù)字化管理建設(shè)工作同步進(jìn)行的方針，是切實(shí)可行的，數(shù)字檔案室建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，它并不是一蹴而就的。我們不僅要積極地推進(jìn)檔案數(shù)字化工作的開(kāi)展，還要應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)中出現(xiàn)的新的問(wèn)題給我們帶來(lái)的挑戰(zhàn)，樹(shù)立管理和服務(wù)新理念，促進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)健康、有序、高效地運(yùn)轉(zhuǎn)。編輯/孫杰