基于Excel 的工作分解和跟蹤

倪德強

(中國電子科技集團公司第二十八研究所，江蘇 南京 210007)

0 引言

項目計劃、進度和范圍管理是項目管理的重要內(nèi)容［1］。工作分解結(jié)構(gòu) (Work Breakdown Structure，WBS)是支撐項目計劃、進度和范圍管理的一種有效管理技術(shù)，它是一種面向可交付成果的項目元素分組，這個分組組織并定義了全部的項目工作范圍。每下降一級都表示一個更加詳細的項目工作的定義［2］。目前，支撐并實現(xiàn)WBS 的工具有專業(yè)辦公軟件Project 和企業(yè)自主開發(fā)的專用工具等，它們在工作的結(jié)構(gòu)化分解與跟蹤、關(guān)鍵路徑計算與優(yōu)化等方面具有較強的功能支撐。從適用性來看，這兩款工具一般適用于中大型或大型以上項目的進度和范圍管理。對中小型項目或小微型項目，項目管理也是必需的，但是管理的力度是輕量的或是適中的，其對項目計劃的策劃、對項目計劃的監(jiān)控，對項目進度和范圍的掌控，以及對數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析和展示等管理需求是特殊的，一般希望以上管理工作能夠基于一個工具平臺來實現(xiàn)，可操作性強且易上手，對工作的分解、查找定位和跟蹤分析方便、直觀。正是基于此管理需要，本文提出了一種基于Excel 的項目工作分解與計劃跟蹤的方法步驟，利用Excel 本身對數(shù)據(jù)排序、篩選、統(tǒng)計、組合和查詢等功能的支撐，實現(xiàn)計劃策劃、計劃監(jiān)控、項目進展展示等綜合性管理，提高小微型項目的管理效率。

1 基于Excel 的WBS 的構(gòu)建與跟蹤分析

依據(jù)項目管理理論，基于Excel 實現(xiàn)輕量化、完備化、一體化的項目計劃、進度和范圍等管理，主要就是在Excel 中，利用Excel 的組合、統(tǒng)計、排序、篩選等功能實現(xiàn)“項目計劃的策劃和細化”(不斷迭代)、“項目進展跟蹤”和“項目進展分析”這三塊關(guān)鍵管理內(nèi)容，每一塊內(nèi)容的實現(xiàn)有對應(yīng)的方法和步驟支撐。

1.1 基于Excel 的項目計劃的策劃和細化

“項目計劃的策劃和細化”實質(zhì)就是構(gòu)建適合項目特點、與項目過程一致的項目工作分解結(jié)構(gòu)，分解出所有的項目工作，并按樹形結(jié)構(gòu)科學地對所有工作任務(wù)進行分類和組織，以便于對項目進展情況進行跟蹤。項目計劃的策劃和細化是迭代進行的，即在項目開始時是對項目進行總體策劃，列出關(guān)鍵節(jié)點計劃，隨著項目的進展，在項目的每一階段或事件觸發(fā)或固定時機(如每周、每月、每季度等)基于關(guān)鍵計劃再進行分解，分解出能夠覆蓋和滿足關(guān)鍵計劃的各級子計劃。構(gòu)建WBS 的一般步驟如下［2］:

(1)確定項目目標，明確項目目標。項目最終交付的所有工作成果。

(2)圍繞最終工作成果進行識別。支撐最終成果的中間工作成果和/或項目工作領(lǐng)域，并確保100%支撐項目目標。

(3)對每一個中間工作成果和/或項目工作領(lǐng)域進一步細分，直至分解出可控可跟蹤的管理單元(工作包)，形成從根至葉子結(jié)點的結(jié)構(gòu)化的、層次化的邏輯組合。

基于Excel 構(gòu)建WBS 的具體方法步驟如下:

(1)明確工作包描述的屬性集，該屬性集合一般包括工作包編號、工作包名稱、計劃開始日期、計劃完成日期、計劃工作量、計劃執(zhí)行人、實際開始日期、實際完成日期、實際工作量、實際執(zhí)行人、工作包進度、工作量偏差率、開始日期偏差天數(shù)、結(jié)束日期偏差天數(shù)等屬性項，每一項對應(yīng)Excel 中的每一列。

(2)明確工作包編號規(guī)則，一般情況下根結(jié)點處(項目最終目標)設(shè)置為0，第一級工作任務(wù)的編號分別設(shè)為1、2、3、4 等自然數(shù)，第二級工作任務(wù)的編號分別設(shè)為1.1、1.2、2.1、2.2等字符組合，第三級工作任務(wù)的編號分別設(shè)為1.1.1、1.1.2、2.1.1、2.1.2 等字符組合，再下一級工作任務(wù)的編號以此類推。

(3)對作為父結(jié)點的每一級工作創(chuàng)建組合，使用Excel 的“創(chuàng)建組”功能為作為父結(jié)點的工作并其分解出的下一級工作創(chuàng)建組合，如工作包編號為1 的工作結(jié)點和分解出的工作包編號為1.1和1.2 的工作創(chuàng)建組合，以便于項目管理人員按需、按級別形成工作分解和跟蹤的展現(xiàn)視圖。

(4)根據(jù)需要，使用Excel 的排序和篩選功能，以“工作包編號” “計劃開始日期” “計劃完成日期”等為關(guān)鍵字實現(xiàn)計劃的排序和篩選，以便使項目管理者快速定位和查閱到指定計劃。

基于Excel 構(gòu)建的WBS 示例如圖1 所示。

1.2 基于Excel 的項目進展跟蹤

項目分解的工作包是項目進展跟蹤的基礎(chǔ)。工作包執(zhí)行人需要完成任務(wù)實際工作量和實際進度的記錄，項目管理者根據(jù)記錄的數(shù)據(jù)，可以按天、按周、按月或事件觸發(fā)式地對分解的各級工作包的進展情況進行跟蹤(包括進度安排和工作量花費等)，及時發(fā)現(xiàn)偏差，標識各級工作和項目總體進展狀態(tài)。基于Excel 的項目進展跟蹤的方法步驟如下:

(1)工作包執(zhí)行人針對分解的任務(wù)，在Excel 表中記錄該任務(wù)花費的實際工作量和任務(wù)執(zhí)行進度。

(2)項目管理者在Excel 表中篩選出需要關(guān)注的項目工作計劃，對各級工作的工作量花費、進度等進展情況進行跟蹤，獲得偏差數(shù)據(jù)，并以顏色標識和區(qū)分出各級工作和項目總體的進展狀態(tài)，如綠色表示狀態(tài)正常，黃色表示項目進展有偏差但還沒有超過控制的閾值，紅色表示項目進展有偏差且超過控制閾值。

圖1 基于Excel 構(gòu)建的WBS

基于Excel 實現(xiàn)的項目進展跟蹤示例如圖2所示。

1.3 基于Excel 的項目進展分析

項目管理者在項目里程碑點處，需要基于跟蹤的結(jié)果做進一步的數(shù)據(jù)分析，如項目進度偏差分析、項目工作量偏差分析等，并以圖表的形式直觀展現(xiàn)給更高管理者用于決策分析，對需要糾正的偏差采取措施，以避免偏差持續(xù)積累而影響項目進展。基于Excel 的項目進展分析的方法步驟如下:

(1)基于WBS，選擇需要分析的屬性項和對應(yīng)數(shù)據(jù)，如做項目工作量偏差分析時，則需要選擇“工作包名稱”和“工作量偏差率”屬性項及對應(yīng)的數(shù)據(jù)。

(2)利用Excel 表中匯總功能和圖表生成功能，生成折線圖或直方圖等，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為圖形，更加直觀地突顯出項目的偏差。

圖2 基于Excel 實現(xiàn)的項目進展跟蹤示例

圖3 基于Excel 實現(xiàn)的項目進展分析示例

基于Excel 實現(xiàn)的項目進展分析示例如圖3 所示。

2 結(jié)語

基于Excel 實現(xiàn)的項目計劃、進度和范圍等綜合性管理具有輕量化、完備化、一體化的特點，適合于小型、微型項目團隊開展項目管理工作，其友好性、便捷性和直觀性有效地提高了小微型項目的管理效率。

［1］ 王如龍，鄧子云，羅鐵清. IT 項目管理——從理論到實踐［M］.1 版. 北京:清華大學出版社，2008.

［2］ Haugan G T. 有效的工作分解結(jié)構(gòu)［M］.1 版. 北京廣聯(lián)達慧中軟件技術(shù)有限公司，譯. 北京:機械工業(yè)出版社，2005.