閉環(huán)管理在電網(wǎng)企業(yè)項(xiàng)目管理中的應(yīng)用*

邢金峰 袁翰青 張晶 康之增 邢楠楠

(國網(wǎng)河北省電力公司，河北 石家莊 050021)

0 引言

企業(yè)中一次性且具有明確目標(biāo)、預(yù)算和進(jìn)度要求，多任務(wù)的活動(dòng)可以被視為項(xiàng)目。項(xiàng)目管理就是將各種知識、手段、技能和技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目中，以達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。從20 世紀(jì)50 年代以來，項(xiàng)目管理學(xué)逐漸成為一門熱門科學(xué)，其理論和方法廣泛應(yīng)用于各個(gè)工程領(lǐng)域。同時(shí)，越來越多的工作是以項(xiàng)目形式進(jìn)行的，項(xiàng)目管理已成為改進(jìn)工作的一個(gè)突破點(diǎn)。

隨著市場經(jīng)濟(jì)體系逐漸完善，在電力企業(yè)競爭市場的開放化及電力行業(yè)間競爭壓力日益增大等各種不利因素的影響下，電網(wǎng)企業(yè)更加關(guān)注向管理要效益，即強(qiáng)調(diào)如何運(yùn)用好項(xiàng)目管理，如何使項(xiàng)目管理成為一種常態(tài)化管理，將以往強(qiáng)調(diào)結(jié)果的績效考核變成強(qiáng)調(diào)過程與結(jié)果并重的方式。項(xiàng)目管理已經(jīng)超越了對項(xiàng)目進(jìn)行管理的本身，上升為一種企業(yè)經(jīng)營運(yùn)作模式和管理思想。應(yīng)用閉環(huán)管理理論，全面實(shí)施資金項(xiàng)目閉環(huán)管理，不僅能夠提升企業(yè)的內(nèi)部管理控制能力和經(jīng)營執(zhí)行能力，還能夠使企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益得到最大提升，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營管理目標(biāo)［1-2］。

1 現(xiàn)狀分析

1.1 項(xiàng)目種類和管理部門多

目前，在電網(wǎng)領(lǐng)域，根據(jù)項(xiàng)目內(nèi)容和對象的不同，一般可分為電網(wǎng)基建、小型基建、生產(chǎn)技改、非生產(chǎn)技改、零星購置、營銷投入、信息化投入、生產(chǎn)大修、非生產(chǎn)大修、研究開發(fā)、管理咨詢11 類，且每類項(xiàng)目的實(shí)施形式又有所不同。例如:有些生產(chǎn)大修、技改要結(jié)合設(shè)備停電才能實(shí)施;小型基建項(xiàng)目在建設(shè)過程中的各階段都具有較強(qiáng)的技術(shù)性，各建設(shè)環(huán)節(jié)不僅要符合國家有關(guān)管理規(guī)定，還要從工程實(shí)際情況出發(fā);信息化項(xiàng)目與IT 行業(yè)發(fā)展關(guān)系較為緊密，目前業(yè)務(wù)一體化、數(shù)據(jù)共享及流程貫通等高端集成應(yīng)用呈跨越式發(fā)展，多個(gè)子項(xiàng)目同時(shí)實(shí)施且相互影響［3-6］。

同時(shí)，11 類項(xiàng)目又分屬7 個(gè)專業(yè)部門管理，雖然由項(xiàng)目綜合管理部門統(tǒng)一下發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃，但過程管控主要依靠各專業(yè)管理部門，對發(fā)現(xiàn)的問題和異動(dòng)缺少統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

1.2 節(jié)點(diǎn)責(zé)任和任務(wù)不明確

一是節(jié)點(diǎn)任務(wù)不明確。除電網(wǎng)基建外，其他項(xiàng)目只是明確了項(xiàng)目的開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間，執(zhí)行過程中的物資供應(yīng)、實(shí)施、竣工等階段節(jié)點(diǎn)完成時(shí)間要求均未明確，容易造成進(jìn)度控制剛性不夠，執(zhí)行過程前松后緊。

二是節(jié)點(diǎn)責(zé)任不明確。項(xiàng)目順利實(shí)施，涉及節(jié)點(diǎn)較多，需要各個(gè)專業(yè)相互配合才能完成。由于節(jié)點(diǎn)責(zé)任未明確，各專業(yè)間協(xié)調(diào)配合壓力小，欠缺主動(dòng)服務(wù)意識，一旦出現(xiàn)問題，解決效率不高。

1.3 人工填報(bào)和手工統(tǒng)計(jì)為主

統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目進(jìn)展多數(shù)靠人工填報(bào)和手工統(tǒng)計(jì)方式，結(jié)果受人為主觀因素影響較大，有時(shí)無法反映實(shí)際項(xiàng)目進(jìn)展，因而檢查考核也較為困難。

2 內(nèi)涵

2.1 閉環(huán)管理

閉環(huán)管理是一個(gè)完整的管理體系，它將企業(yè)內(nèi)部的管理過程作為一個(gè)封閉系統(tǒng)，根據(jù)管理者制定的目標(biāo)明確運(yùn)營措施的優(yōu)先順序，同時(shí)面對不斷變化的客觀實(shí)際及外部環(huán)境，做出相應(yīng)決策并能夠較好地實(shí)施控制，從而解決工作中存在的問題，促進(jìn)企業(yè)不斷超越自我、向前發(fā)展。

隨著企業(yè)越來越關(guān)注管理，閉環(huán)管理的理念如今已在企業(yè)日常經(jīng)營管理中的各個(gè)方面被廣泛應(yīng)用，如產(chǎn)品質(zhì)量、安全生產(chǎn)、資金管理等，有些還與戴明循環(huán)(PDCA)結(jié)合應(yīng)用，并取得了良好效果。當(dāng)閉環(huán)管理逐漸成為企業(yè)的一個(gè)習(xí)慣性工作流程時(shí)，它將慢慢地激發(fā)企業(yè)所具有的更多潛能，從而能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來更大的管理和經(jīng)營效益［7-10］。

2.2 項(xiàng)目閉環(huán)管理

電網(wǎng)企業(yè)資金項(xiàng)目閉環(huán)管理即是以公司整體效益最優(yōu)為目標(biāo)，進(jìn)一步明確各類項(xiàng)目的閉環(huán)管理節(jié)點(diǎn)，編制各項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)計(jì)劃并以此為依據(jù)，以信息系統(tǒng)為支撐，構(gòu)建全方位、全過程的閉環(huán)管理監(jiān)控體系，確保閉環(huán)管理落到實(shí)處、發(fā)揮實(shí)用。

根據(jù)項(xiàng)目類別及業(yè)務(wù)處理實(shí)際情況，將各類項(xiàng)目分為兩部分:

一是電網(wǎng)基建項(xiàng)目，包括主網(wǎng)和配網(wǎng)。自項(xiàng)目前期開始至關(guān)閉，分為五個(gè)階段、17 個(gè)環(huán)節(jié)。

二是其他專項(xiàng)，包括小型基建、生產(chǎn)技改、非生產(chǎn)技改、零星購置、營銷投入、信息化投入、生產(chǎn)大修、非生產(chǎn)大修、研究開發(fā)、管理咨詢共10 類。自項(xiàng)目計(jì)劃下達(dá)開始至關(guān)閉，共分為四個(gè)階段、11 個(gè)環(huán)節(jié)(表1)。以其他專項(xiàng)說明監(jiān)控節(jié)點(diǎn)，表中大修包括生產(chǎn)大修和非生產(chǎn)大修，技改包括生產(chǎn)技改和非生產(chǎn)技改。

表1 其他專項(xiàng)資金項(xiàng)目閉環(huán)監(jiān)控節(jié)點(diǎn)

3 構(gòu)建監(jiān)控體系

從信息系統(tǒng)支撐方面看，公司資源管理系統(tǒng)(ERP 系統(tǒng))自2010 年已上線運(yùn)行，涵蓋了公司所屬各單位，項(xiàng)目管理模塊包括了所有項(xiàng)目的管理流程，為構(gòu)建監(jiān)控體系提供了系統(tǒng)支撐。

從公司內(nèi)部管理看，河北省地兩級運(yùn)營監(jiān)控體系于2013 年建成并開始運(yùn)轉(zhuǎn)。運(yùn)營監(jiān)測(控)中心(以下簡稱“運(yùn)監(jiān)中心”)建設(shè)是國家電網(wǎng)公司在管理創(chuàng)新方面做出的重大決策，已經(jīng)將其定位為公司經(jīng)營活動(dòng)的綜合管理部門，重點(diǎn)關(guān)注跨部門、跨專業(yè)的管理流程中存在的問題，為構(gòu)建監(jiān)控體系提供了管理平臺。

3.1 明確節(jié)點(diǎn)計(jì)劃

為徹底解決項(xiàng)目管理中節(jié)點(diǎn)任務(wù)、節(jié)點(diǎn)責(zé)任不明確的突出問題，根據(jù)項(xiàng)目閉環(huán)管理節(jié)點(diǎn)要求，各類項(xiàng)目各節(jié)點(diǎn)均編制計(jì)劃完成時(shí)間，做到項(xiàng)目實(shí)施的有序和規(guī)范，并由公司項(xiàng)目綜合管理部門統(tǒng)一發(fā)布，將其作為項(xiàng)目監(jiān)控的依據(jù)。

同時(shí)，根據(jù)項(xiàng)目管理相關(guān)要求，項(xiàng)目在ERP系統(tǒng)中完工后，依據(jù)結(jié)算、決算轉(zhuǎn)資、關(guān)閉節(jié)點(diǎn)的完成時(shí)限要求，設(shè)定自動(dòng)轉(zhuǎn)入下一節(jié)點(diǎn)，并通過資金流嚴(yán)格控制項(xiàng)目在各節(jié)點(diǎn)的完成時(shí)限，全面加強(qiáng)節(jié)點(diǎn)計(jì)劃執(zhí)行過程的剛性。例如，項(xiàng)目完工后30d 內(nèi)應(yīng)完成結(jié)算，即在ERP 系統(tǒng)中只要點(diǎn)擊完工狀態(tài)，那么30d 后將自動(dòng)轉(zhuǎn)入結(jié)算狀態(tài)，禁止項(xiàng)目再發(fā)生任何費(fèi)用，以此來推動(dòng)項(xiàng)目單位30d 內(nèi)必須完成結(jié)算。

3.2 明確工作方法

對每一類項(xiàng)目，按照確定的監(jiān)控點(diǎn)，從及時(shí)性、準(zhǔn)確性、全面性、合規(guī)性等多個(gè)視角明確異動(dòng)或問題識別標(biāo)準(zhǔn)，采用比對判斷、關(guān)聯(lián)分析等方法，以ERP (企業(yè)資源管理)系統(tǒng)為主、相關(guān)業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)為輔進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控(圖1)。改變了過去依靠人工填報(bào)、手工統(tǒng)計(jì)的工作模式，工作效率大幅提高。

圖1 統(tǒng)計(jì)分析平臺模型圖

同時(shí)，基于J2EE 架構(gòu)設(shè)計(jì)，搭建統(tǒng)計(jì)分析平臺，按監(jiān)控視角確定的邏輯規(guī)則，對數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾、提取、整合、分析，實(shí)現(xiàn)了“問題自動(dòng)識別、結(jié)果統(tǒng)一發(fā)布”，大大減少了人為主觀因素的參與，進(jìn)一步提高了此項(xiàng)工作的科學(xué)性與規(guī)范性。

以項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)完成及時(shí)性為例。數(shù)據(jù)來源為從ERP 系統(tǒng)中抽取的節(jié)點(diǎn)實(shí)際完成時(shí)間、編制的節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間，問題判定邏輯規(guī)則為將實(shí)際完成與計(jì)劃時(shí)間比對，超前為及時(shí)、滯后為不及時(shí)。該平臺可以實(shí)現(xiàn)對此類問題的自動(dòng)識別，無人為干擾環(huán)節(jié)。

3.3 明確工作流程

一是事前提醒。根據(jù)節(jié)點(diǎn)計(jì)劃，在時(shí)限要求的前10d，由省級運(yùn)監(jiān)中心統(tǒng)一發(fā)布提醒事項(xiàng)。

二是事中糾偏。對于監(jiān)控發(fā)現(xiàn)的異動(dòng)或問題，每月在公司月度例會(huì)上統(tǒng)一發(fā)布，并督促責(zé)任單位和部門限期解決。對于涉及環(huán)節(jié)、部門較多的問題，由項(xiàng)目綜合管理部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)解決。

三是事后評估。問題糾偏完畢后10d 內(nèi)，各項(xiàng)目單位進(jìn)行評估，深入分析問題根源，提出改進(jìn)措施，避免今后再發(fā)生類似問題。

4 應(yīng)用實(shí)例

根據(jù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則要求，對于已達(dá)到預(yù)定可使用狀態(tài)的固定資產(chǎn)或者設(shè)備，應(yīng)及時(shí)辦理預(yù)估轉(zhuǎn)資，并按規(guī)定計(jì)提折舊。轉(zhuǎn)資若不及時(shí)或者不真實(shí)，從會(huì)計(jì)角度上看，少提折舊影響當(dāng)期損益的真實(shí)性;從內(nèi)部控制角度看，存在賬外經(jīng)營的可能性。

電網(wǎng)基建工程預(yù)估轉(zhuǎn)資應(yīng)在竣工驗(yàn)收當(dāng)月估價(jià)轉(zhuǎn)增固定資產(chǎn)，并按照規(guī)定計(jì)提折舊。轉(zhuǎn)資過程涉及項(xiàng)目管理部門、設(shè)備管理部門、財(cái)務(wù)管理部門，環(huán)節(jié)還分為線下和線上。

自2014 年1 ～3 月份連續(xù)出現(xiàn)新投產(chǎn)設(shè)備預(yù)估轉(zhuǎn)資未在竣工驗(yàn)收當(dāng)月完成問題以來，河北省地兩級運(yùn)監(jiān)中心聯(lián)動(dòng)，深入剖析問題根源，發(fā)現(xiàn)主要是由預(yù)估轉(zhuǎn)資前后環(huán)節(jié)銜接不順暢所致。為徹底解決此類問題，在原有流程基礎(chǔ)上進(jìn)一步優(yōu)化，按照閉環(huán)管理監(jiān)控明確的事先提醒(投產(chǎn)前10d)、事中糾偏(預(yù)估轉(zhuǎn)資過程中)、事后評估(預(yù)估轉(zhuǎn)資完畢后10d 內(nèi))工作流程，督促按期完成(圖2)。自工作流程優(yōu)化以后，新投產(chǎn)設(shè)備均在投產(chǎn)當(dāng)月完成預(yù)估轉(zhuǎn)資。

5 結(jié)語

項(xiàng)目閉環(huán)管理在電網(wǎng)企業(yè)項(xiàng)目管理中的應(yīng)用，解決了制約項(xiàng)目執(zhí)行過程中的問題，使項(xiàng)目實(shí)施有序、高效，充分發(fā)揮了項(xiàng)目應(yīng)有的效益，有效促進(jìn)了電網(wǎng)企業(yè)精益化管理水平的提高。

圖2 設(shè)備預(yù)估轉(zhuǎn)資監(jiān)控流程

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