大數(shù)據(jù)環(huán)境下的項(xiàng)目管理方法改進(jìn)之探索

董嘉煒

(中國寰球工程公司，北京 100012)

0 引言

項(xiàng)目管理如同其他管理類學(xué)科一樣，包含了復(fù)雜的方法、理論和知識(shí)。美國的項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)(PMI)認(rèn)為，項(xiàng)目是為創(chuàng)造獨(dú)特產(chǎn)品、服務(wù)或成果而進(jìn)行的臨時(shí)性工作［1］。但是，每個(gè)人做的任何一項(xiàng)工作都是獨(dú)特的產(chǎn)品、服務(wù)或者成果，那么，在做這些工作的時(shí)候，也都可以運(yùn)用項(xiàng)目管理的方法制訂計(jì)劃和進(jìn)行運(yùn)作。在如今這個(gè)信息爆炸的時(shí)代，能否根據(jù)對(duì)人們?cè)陧?xiàng)目執(zhí)行過程中產(chǎn)生的大數(shù)據(jù)進(jìn)行的分析，從而得到對(duì)項(xiàng)目管理有用的信息呢?本文試圖針對(duì)這個(gè)問題展開分析。

1 大數(shù)據(jù)和項(xiàng)目管理的交集

什么是“大數(shù)據(jù)”?對(duì)此，研究機(jī)構(gòu)Gartner給出了這樣的定義:它是需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。大數(shù)據(jù)不僅是指數(shù)據(jù)體量大，數(shù)據(jù)類型繁多，處理速度快，價(jià)值回報(bào)較高，而且也指無法使用傳統(tǒng)的流程和工具處理信息，進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析需要多個(gè)并行的工作負(fù)載。大數(shù)據(jù)與云計(jì)算的關(guān)系密不可分，其原因就是因?yàn)闊o法對(duì)大數(shù)據(jù)采用獨(dú)立的計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。伴隨著云計(jì)算的發(fā)展，大數(shù)據(jù)也受到了越來越多的關(guān)注，在以云計(jì)算為代表的技術(shù)創(chuàng)建并發(fā)展后，那些原本很難處理和使用的數(shù)據(jù)開始變得容易利用起來。大數(shù)據(jù)的意義在于對(duì)龐大的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行“定制版”的加工處理，分析發(fā)現(xiàn)其中某些特定事物的關(guān)系或比例，從而指導(dǎo)人們對(duì)事務(wù)進(jìn)行決斷。

什么是“項(xiàng)目管理”?它是管理學(xué)的一個(gè)分支學(xué)科，就是將知識(shí)、技能、工具與技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目活動(dòng)，使項(xiàng)目能夠在有限資源限定條件下，實(shí)現(xiàn)或超過設(shè)定的需求和期望的過程。

圖1 平衡矩陣型組織結(jié)構(gòu)

目前國內(nèi)外比較通用的項(xiàng)目管理方式多為平衡式矩陣(見圖1)，即項(xiàng)目人員由公司和項(xiàng)目組雙重管理，公司層面?zhèn)戎赜谶M(jìn)行個(gè)人培養(yǎng)、考核薪酬，項(xiàng)目層面?zhèn)戎赜趯?duì)工作的安排指導(dǎo)、對(duì)個(gè)人的技能培養(yǎng)。

這種組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)可以概括為:①實(shí)施項(xiàng)目工作要有一個(gè)基本固定的團(tuán)隊(duì)，每項(xiàng)工作都有人負(fù)責(zé);②部門可以對(duì)每名員工進(jìn)行職業(yè)培養(yǎng)，讓員工對(duì)部門有“家”的感覺;③便于公司進(jìn)行資源調(diào)配，同時(shí)工作的要求和質(zhì)量也基本一致。但在實(shí)際執(zhí)行的過程中，組織往往無法建構(gòu)這樣的扁式平結(jié)構(gòu)，項(xiàng)目還是按照部門或者專業(yè)進(jìn)行分工，在部門或者專業(yè)上又有一名或多名負(fù)責(zé)人，這樣的組織結(jié)構(gòu)對(duì)于專業(yè)技術(shù)上的指導(dǎo)或者工作負(fù)荷的平衡是比較有利的，但是由于信息在項(xiàng)目經(jīng)理和員工中經(jīng)過多層的傳遞，難免會(huì)出現(xiàn)缺失或者誤解，因此會(huì)對(duì)工作的進(jìn)展產(chǎn)生不利的影響。同時(shí)，在信息化時(shí)代中，每個(gè)人在任何時(shí)間都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)在8h 工作內(nèi)很大一部分是關(guān)乎自身工作的，如果將這部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理、分析、利用，那么針對(duì)某項(xiàng)工作的決策就會(huì)有明確的方向，有風(fēng)險(xiǎn)范圍的界定。對(duì)于工作的安排、工作負(fù)荷的調(diào)配、工作的考核，經(jīng)過特定的分析后就會(huì)變得一目了然了。例如，計(jì)算的焊接當(dāng)量、統(tǒng)計(jì)的焊接質(zhì)量;又如，HSE 監(jiān)管的隱患數(shù)量、完成整改的數(shù)量;再如，設(shè)計(jì)的出圖計(jì)劃、圖樣版次等信息。以上信息都可以構(gòu)成項(xiàng)目管理的大數(shù)據(jù)，而且可以依據(jù)大的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分析。例如，判斷目前的人力負(fù)荷是否滿足焊接進(jìn)度要求，可以根據(jù)計(jì)算的焊接總量減去已經(jīng)完成的焊接當(dāng)量后再除以每個(gè)工人每天完成的焊接當(dāng)量平均值，這樣就可以知道完成全部工作所需的所有焊工數(shù)量，再以按計(jì)劃的剩余工期分出來每天或者每周所需的焊工數(shù)量，這就構(gòu)成了人力動(dòng)遷計(jì)劃，其他的工種亦然。再如，根據(jù)HSE 錄入的隱患數(shù)量、特點(diǎn)、區(qū)塊，可以分析隱患出現(xiàn)的原因，進(jìn)而有的放矢地解決問題，最大程度上地做好現(xiàn)場安全的保障，或者對(duì)其他新開項(xiàng)目策劃起到借鑒作用。

之前，很多時(shí)候，都采用的頭腦風(fēng)暴法來進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的分析、辨識(shí)并提出處理意見，有了數(shù)據(jù)的積累后，就可以根據(jù)以往類似項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)來進(jìn)行更為行之有效的策劃和安排。例如，設(shè)計(jì)的出圖時(shí)間和所需要的輸入條件往往都是根據(jù)經(jīng)驗(yàn)決定的，而一旦有了數(shù)據(jù)的積累，我們就可以輕松地計(jì)算出出圖的平均時(shí)間和以往類似項(xiàng)目的所需要輸入條件，這樣就可以根據(jù)少數(shù)的外部條件自動(dòng)計(jì)算出所需要出圖的時(shí)間和必需的前置條件，并可以精確到每類圖上，方便做好計(jì)劃、計(jì)算進(jìn)度，也便于進(jìn)行階段性的考核。

2 數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和收集

如何在信息化時(shí)代的大數(shù)據(jù)背景下開展上述工作呢?如何來達(dá)到既定目標(biāo)呢?

項(xiàng)目人員應(yīng)該從數(shù)據(jù)信息的收集開始。數(shù)據(jù)是通過觀察、實(shí)驗(yàn)或計(jì)算得出的結(jié)果，它產(chǎn)生于活動(dòng)。只要有活動(dòng)或者任務(wù)，那么就會(huì)有數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，這樣，只需要將產(chǎn)生的數(shù)據(jù)傳送到特定的存儲(chǔ)系統(tǒng)中，就可以起到收集的作用了。

但是，如何將活動(dòng)和產(chǎn)生的數(shù)據(jù)相綁定呢?本文認(rèn)為，可以借鑒一下編程類項(xiàng)目管理的軟件，如Redmine、Jira 或Trac 等?？梢詫⒐ぷ鞣纸獬扇蝿?wù)，按照前期排好的計(jì)劃由項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)給各個(gè)設(shè)計(jì)人，并由項(xiàng)目經(jīng)理關(guān)注啟動(dòng)初期每個(gè)任務(wù)的前置條件是否滿足要求。這是因?yàn)樵陧?xiàng)目初期，往往只有少數(shù)內(nèi)容是需要項(xiàng)目組或者外部單位(如業(yè)主、專利商)提供的;到項(xiàng)目后期，每個(gè)任務(wù)的前置要求基本都是由制造廠或者上游專業(yè)所制約的，這時(shí)則需要有前置任務(wù)的責(zé)任人進(jìn)行督促。每個(gè)任務(wù)的前置條件可能是一個(gè)或者多個(gè)，當(dāng)每個(gè)條件都得到滿足時(shí)，就由系統(tǒng)自動(dòng)修正任務(wù)的實(shí)際進(jìn)度，并且在所有與此條任務(wù)有關(guān)的人員中實(shí)現(xiàn)共享，使信息透明化，以便于后置任務(wù)的安排和必要調(diào)整。這種信息流通的手段促使員工按時(shí)、按質(zhì)量要求完成任務(wù)，并且對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理掌控全局、解決具體問題提供了有力的支撐，同時(shí)也為項(xiàng)目的全過程留下了豐富的數(shù)據(jù)。

這種管理的手段并不僅限于設(shè)計(jì)階段，在采購階段，根據(jù)每個(gè)采購包的澄清進(jìn)度或者招標(biāo)進(jìn)度，也可以安排后續(xù)工作;根據(jù)產(chǎn)品生產(chǎn)的進(jìn)度和檢驗(yàn)結(jié)果，可以調(diào)整現(xiàn)場施工的順序和步驟，以滿足合同的控制節(jié)點(diǎn);根據(jù)產(chǎn)品的有限級(jí)別或者貨值，可以安排監(jiān)檢的人員，以確保產(chǎn)品在符合合同要求和規(guī)定允許的標(biāo)準(zhǔn)下被生產(chǎn)出來。甚至當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目的全部任務(wù)都進(jìn)行自我發(fā)展、自我管理的時(shí)候，所有的進(jìn)度都可以體現(xiàn)在一個(gè)巨大的數(shù)據(jù)庫或者進(jìn)度表中，每項(xiàng)任務(wù)都處于被監(jiān)控狀態(tài)，一旦有超出資源限制的情況，就根據(jù)任務(wù)優(yōu)先級(jí)的不同分類解決。

項(xiàng)目實(shí)施的過程中會(huì)積累超大體量的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)收集的問題解決后，接下來就要進(jìn)行分析。

3 數(shù)據(jù)的分析

數(shù)據(jù)分析方法有很多種，包括數(shù)據(jù)的描述性分析、線性回歸分析、方差分析、主成分分析和典型相關(guān)分析、判別分析、聚類分析、Bayes 統(tǒng)計(jì)分析等。數(shù)據(jù)分析處理工具有Mathlab、SPSS、DIMENSION、QUANTUM、SAS、Surveycraft、Hadoop、MapReduce、Apache Spark 等?？梢愿鶕?jù)每個(gè)部門或者企業(yè)不同的需求，運(yùn)用上述方法或工具對(duì)前期收集積累的數(shù)據(jù)進(jìn)行有目標(biāo)的分析。

例如:可以根據(jù)設(shè)計(jì)人員間的任務(wù)傳遞節(jié)點(diǎn)完成率對(duì)工作效率、工作負(fù)荷進(jìn)行分析，進(jìn)而可以分析執(zhí)行不同地域、不同業(yè)主的項(xiàng)目所需要耗費(fèi)的人工時(shí)系數(shù);可以分析每個(gè)人對(duì)實(shí)際進(jìn)度的影響和貢獻(xiàn)并找出其中的關(guān)聯(lián)性;可以通過找出工作效率高的員工的工作節(jié)點(diǎn)與任務(wù)傳遞關(guān)系，繼續(xù)分析他們的工作方法和思路，找出可供提高學(xué)習(xí)的案例。

又如:我們可以對(duì)供貨商的任務(wù)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行數(shù)據(jù)收集和分析，通過統(tǒng)計(jì)供貨商在各個(gè)不同任務(wù)中的節(jié)點(diǎn)按時(shí)完成率分析供貨商的生產(chǎn)負(fù)荷、交貨按點(diǎn)率;通過對(duì)供貨商的評(píng)閱頻率和關(guān)鍵部位的意見頻次分析廠商的設(shè)計(jì)正確率，進(jìn)而也可以分析大致的原因;通過對(duì)廠商生產(chǎn)過程中和出廠時(shí)的檢驗(yàn)統(tǒng)計(jì)分析廠商的產(chǎn)品合格率、產(chǎn)品工序中的不合格多發(fā)部分。

再如:可以通過對(duì)現(xiàn)場施工完成任務(wù)的節(jié)點(diǎn)時(shí)間分析工作效率、人力負(fù)荷、材料供應(yīng)情況等;可以通過對(duì)多現(xiàn)場安全隱患排查整改的統(tǒng)計(jì)分析判定某個(gè)安全隱患的風(fēng)險(xiǎn)范圍或者級(jí)別;通過對(duì)現(xiàn)場任務(wù)完成情況分析工作任務(wù)分解和計(jì)劃安排的合理性，進(jìn)而分析項(xiàng)目管理的薄弱環(huán)節(jié)。

除了針對(duì)特定項(xiàng)目的分析外，還可以根據(jù)多項(xiàng)目的任務(wù)數(shù)據(jù)分析整個(gè)企業(yè)或相關(guān)部門的人力資源狀況、任務(wù)飽和率、資源需求狀況、管理薄弱環(huán)節(jié)及可能的因素等。如果再通企業(yè)其他的管理系統(tǒng)(如ERP)融合起來，那么分析的目標(biāo)和區(qū)域是否會(huì)呈現(xiàn)幾何級(jí)數(shù)的增長，分析的諸如財(cái)務(wù)狀況、運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)、生產(chǎn)效能等就將是言之有“據(jù)”的，這個(gè)“據(jù)”就是實(shí)實(shí)在在的數(shù)據(jù)，也就是依據(jù)。

4 對(duì)分析結(jié)果的應(yīng)用

數(shù)據(jù)分析的目的不僅要得到參數(shù)和指標(biāo)，而且要彌補(bǔ)項(xiàng)目管理的不足之處，提升服務(wù)的質(zhì)量，進(jìn)而使企業(yè)的服務(wù)或者產(chǎn)品得到增值，數(shù)據(jù)分析就是做出判斷的基礎(chǔ)和依據(jù)。那么，如何利用好數(shù)據(jù)分析的結(jié)果呢?

首先，對(duì)目前正在執(zhí)行的項(xiàng)目，根據(jù)針對(duì)工作效率的分析可以輕松地對(duì)項(xiàng)目的每個(gè)成員進(jìn)行考核，這種考核是實(shí)時(shí)的，是可以跟項(xiàng)目或個(gè)人的效益和成果掛鉤的，進(jìn)也可以根據(jù)工作效率和工作標(biāo)準(zhǔn)對(duì)項(xiàng)目或部門的管理進(jìn)行分析考核。

其次，根據(jù)對(duì)供貨商的交貨速度和質(zhì)量的分析，可以針對(duì)不同需求的項(xiàng)目調(diào)整不同的應(yīng)對(duì)策略和側(cè)重點(diǎn)?？梢越Y(jié)合對(duì)供貨商生產(chǎn)負(fù)荷的分析，恰當(dāng)?shù)剡x擇合適的供貨商，避免由于制造問題造成項(xiàng)目的拖期。當(dāng)然，在施工管理的過程中，數(shù)據(jù)分析的用武之地就更多了。例如，施工單位的人力策劃、機(jī)具動(dòng)遷都可以按照任務(wù)節(jié)點(diǎn)完成的按時(shí)率、人力負(fù)荷進(jìn)行調(diào)整，現(xiàn)場的安全重點(diǎn)可以按照分析的風(fēng)險(xiǎn)程度進(jìn)行區(qū)別對(duì)待，具體細(xì)部的工作量化分解也可以根據(jù)工作效率、綜合分析的實(shí)際進(jìn)度及預(yù)測、人力負(fù)荷等進(jìn)行合理的劃分和判斷。

再次，對(duì)于潛在的項(xiàng)目，可以根據(jù)之前積累下來的各類參數(shù)和分析結(jié)果判斷不同地域或者業(yè)主的潛在投入和收益，再以企業(yè)的實(shí)際負(fù)荷和平均工作效率相疊加就能得出一個(gè)粗略的公式，即:約定工期× (人員投入×工作效率+風(fēng)險(xiǎn)管控)≈成本價(jià)格，計(jì)算出的成本價(jià)格可以作為投標(biāo)報(bào)價(jià)的基礎(chǔ)，此處提到的風(fēng)險(xiǎn)管控是根據(jù)對(duì)以往類似項(xiàng)目的實(shí)際計(jì)算出的，相較以往經(jīng)驗(yàn)確定的數(shù)值更有實(shí)際的參考意義。當(dāng)然，這只是簡單地計(jì)算出了設(shè)計(jì)方面的費(fèi)用，同理參照不同制造廠可能提供的交貨期和價(jià)格，結(jié)合以往執(zhí)行類似項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，可以分析出針設(shè)備采購和運(yùn)輸?shù)馁M(fèi)用和周期，并將其作為設(shè)備費(fèi)的計(jì)算依據(jù)。根據(jù)施工單位的投入、經(jīng)驗(yàn)及在類似地區(qū)的工作經(jīng)驗(yàn)等信息，可以分析出基本的施工費(fèi)用作為依據(jù)。這三類費(fèi)用的綜合就能作為一個(gè)項(xiàng)目的EPC 報(bào)價(jià)基礎(chǔ)，通過少量的人力和準(zhǔn)確的分析，就能夠有效地完成一項(xiàng)報(bào)價(jià)任務(wù)。當(dāng)然，多層次的分析對(duì)于報(bào)價(jià)項(xiàng)目優(yōu)化的可能性也會(huì)產(chǎn)生指導(dǎo)作用。

最后，對(duì)于公司或者部門的管理與發(fā)展，通過對(duì)收集數(shù)據(jù)的分析，不但能對(duì)企業(yè)或者部門內(nèi)部的人力負(fù)荷、配置結(jié)構(gòu)、考核結(jié)果等信息有一個(gè)明確的了解，也能夠?qū)ο鄬?duì)薄弱的環(huán)節(jié)進(jìn)行分析解剖，直至解決問題，并使該部分得以加強(qiáng)。還可以根據(jù)任務(wù)間的關(guān)系分析，提出對(duì)任務(wù)劃分和計(jì)劃的優(yōu)化方案，從企業(yè)管理中節(jié)省出的人力既有助于企業(yè)擴(kuò)大化的橫向發(fā)展，也有助于企業(yè)科技化的縱向發(fā)展，對(duì)提升企業(yè)的整體實(shí)力和核心競爭力產(chǎn)生有利作用。對(duì)于參與合作的供貨方和施工方來說，在收集分析他們的數(shù)據(jù)并為企業(yè)所用時(shí)，也可以針對(duì)他們?cè)谏a(chǎn)過程中的薄弱環(huán)節(jié)加以提示反饋，有計(jì)劃地促進(jìn)各方逐步提高，實(shí)現(xiàn)一個(gè)行業(yè)的共同發(fā)展和進(jìn)步。

5 結(jié)語

伴隨著時(shí)代的不斷發(fā)展和科技的進(jìn)步，諸如“液態(tài)金屬機(jī)器人在工程上的應(yīng)用”等研究已不再遙遠(yuǎn)，“3D 打印技術(shù)在工程上的應(yīng)用”已經(jīng)在生產(chǎn)上成為現(xiàn)實(shí)。同樣，越來越多的新技術(shù)和方法能夠經(jīng)過適當(dāng)加工融合后用于工程項(xiàng)目管理或者生產(chǎn)，輔之以“PDCA” “六西格瑪”等傳統(tǒng)的管理理念和方法，探索的腳步不會(huì)沒有根基，也不會(huì)停滯。

［1］ 美國項(xiàng)目管理協(xié)會(huì). 項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南［M］. 5 版.北京:電子工業(yè)出版社. 2013.

［2］ 梅長林，范金城. 數(shù)據(jù)分析方法［M］. 北京:高等教育出版社. 2006.

［3］ 宋偉. 《項(xiàng)目管理概論》［M］. 2 版. 北京:機(jī)械工業(yè)出版社. 2012

［4］ 孫軍. 《項(xiàng)目管理》 ［M］. 2 版. 北京:機(jī)械工業(yè)出版社.2015.