淺析企業(yè)檔案管理工作存在的問題與對策

趙媛

摘 要：陜煤化澄合礦務(wù)局地處陜西澄城、合陽兩縣，位于渭北煤田東部，隸屬于陜西煤業(yè)化工集團有限責(zé)任公司，是一家國有大型煤炭企業(yè)。澄合礦務(wù)局籌建于1970年2月，成立于1974年，原隸屬煤炭工業(yè)部，1998年8月劃歸陜西省管理。目前共有5對礦井，兩對年產(chǎn)各300萬噸大型現(xiàn)代化礦井正在建設(shè)中。

煤炭企業(yè)是人力密集型企業(yè)，一般擁有大量的檔案資料需要管理與維護。檔案管理作為企業(yè)管理工作的重要組成部分，必須適應(yīng)新時期企業(yè)和社會的發(fā)展需要，符合企業(yè)不斷更新發(fā)展的管理制度。文章指出了現(xiàn)在煤炭企業(yè)檔案工作存在的問題，提出了做好煤炭企業(yè)檔案工作的見解。

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè)；檔案管理；問題與對策

1 企業(yè)檔案管理與企業(yè)管理的關(guān)系

科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展和長足進步做出應(yīng)有的貢獻。煤炭企業(yè)的檔案管理只有堅持與時俱進，才能實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化，開創(chuàng)煤炭企業(yè)檔案管理工作的新局面，滿足新形勢煤炭企業(yè)科學(xué)、快速發(fā)展的需要。

煤炭企業(yè)檔案管理工作是煤炭企業(yè)管理工作中的重要部分，是提高煤炭企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要依據(jù)，是衡量這個煤炭企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度，因此，煤炭企業(yè)檔案只有科學(xué)規(guī)范的管理，堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要。

2 檔案管理概述

檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。具體指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。整個檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結(jié)合進行，甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑒定。

3 做好煤炭企業(yè)檔案工作的重要意義

規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項基礎(chǔ)性工作，在企業(yè)發(fā)展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，它將為公司各項綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對規(guī)避和抵御各種風(fēng)險起到一定的必備作用。傳統(tǒng)的企業(yè)文件檔案管理模式，是以保存在工作中產(chǎn)生的原始信息記錄為主要內(nèi)容，以實現(xiàn)歸檔信息在必要時刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。這種模式在以手工管理的時代不僅十分重要，而且也十分可行。然而，伴隨著自動化管理工具的成熟和普遍使用，企業(yè)對其所需信息的控制，已經(jīng)開始從庫房管理模式轉(zhuǎn)向資源管理模式，信息管理的要求和具體實施，已經(jīng)滲透到企業(yè)活動的方方面面。

4 存在的問題

煤炭企業(yè)檔案是企業(yè)在發(fā)展過程中形成重要信息資源，是企業(yè)各項工作活動的重要組成部分，對傳承企業(yè)文化、經(jīng)濟利益、合法權(quán)利及全面發(fā)展具有不可替代的作用。從大的方面講，社會和企業(yè)發(fā)展都離不開檔案工作，檔案工作記載了煤炭企業(yè)艱苦創(chuàng)業(yè)的發(fā)展歷史，對我們做好目前工作起著明顯的借鑒和促進作用；從小的方面講，檔案工作是企業(yè)職工日常生活必不可少的一部分。完整的檔案是煤炭企業(yè)的一項基礎(chǔ)工作，不僅是煤炭企業(yè)發(fā)展的真實記錄和歷史憑證，而且是維護企業(yè)利益的必備條件，但是，現(xiàn)在部分煤炭企業(yè)檔案管理工作存在著諸多問題。

（一）、煤炭企業(yè)檔案工作缺乏長期發(fā)展規(guī)則

（二）、沒有運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造

（三）、檔案管理不規(guī)范、不健全

5 如何做好煤炭企業(yè)的檔案工作

面對新時期檔案工作的新要求、新變化，這對看似清閑工作的檔案人員提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。能否讓檔案工作在推動煤炭企業(yè)改革發(fā)展中發(fā)揮更大的作用呢？筆者認為應(yīng)該從以下幾點做起：

（一）、更新觀念，提高認識，加強領(lǐng)導(dǎo)，堅持檔案集中統(tǒng)一管理、分級負責(zé)的工作原則

首先，觀念更新是實踐更新的前提條件。煤炭企業(yè)檔案工作不能拘泥于舊的管理模式之中，要意識到一切事物經(jīng)過一段時間之后，都會隨著客觀形勢的變化而變化，要跟得上時代發(fā)展步伐，牢固樹立與時俱進思想，使檔案管理水平得到不斷提升。

（二）、加強教育培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)

由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)一批既掌握新技術(shù)，又熟悉檔案專業(yè)知識的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

（三）、規(guī)范管理，廣泛收集，充分利用建章立制是檔案規(guī)范化管理的保證，煤炭企業(yè)在制定明確的檔案管理人員崗位責(zé)任制的同時，要完善《檔案室職責(zé)范圍》、《檔案歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》等，使檔案工作有章可循、有規(guī)可依。把各類規(guī)章制度盡可能地細化、量化，增強可操作性，為實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化提供有力保證。

（四）要積極主動的調(diào)整檔案工作思路，做到目標明確、措施得力。在具體工作當(dāng)中，要探索出新的檔案管理模式，將檔案工作服務(wù)與生產(chǎn)經(jīng)營活動緊密結(jié)合起來，使煤炭企業(yè)檔案管理工作水平得到更進一步的提升。再次要利用多種渠道宣傳檔案資源信息，提高檔案的知名度，增強人們對檔案作用的了解，使企業(yè)檔案更好的發(fā)揮出應(yīng)有作用。

綜上所述，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案工作的新局面。做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案工作的自身價值，而且可以為企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻。

參考文獻

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