論企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及解決的辦法

張麗

摘 要：企業(yè)檔案信息化建設(shè)能夠?yàn)槠髽I(yè)的可持續(xù)性發(fā)展創(chuàng)造發(fā)展的動(dòng)力，企業(yè)檔案信息化建設(shè)也是企業(yè)運(yùn)用信息更好的建設(shè)企業(yè)的不竭源泉。但是，目前我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)還處于成長的初級(jí)階段，其各方面發(fā)展還有待提高，有許多問題會(huì)時(shí)常暴露出來。本文就企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及其解決辦法進(jìn)行了探索。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化；建設(shè)

隨著世界經(jīng)濟(jì)形式的轉(zhuǎn)變和我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)堅(jiān)定不移的繼續(xù)前行，現(xiàn)代企業(yè)制度得到廣泛地認(rèn)可，我國加入WTO迎來更多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，市場經(jīng)濟(jì)競爭日益激烈，要想在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大潮中逆流而上，企業(yè)要擺脫傳統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式的束縛，引入并積極培育新的生產(chǎn)要素——信息。完善企業(yè)檔案信息化建設(shè)，從而高效率地利用原本復(fù)雜繁瑣的資源，推動(dòng)企業(yè)充滿生機(jī)地大力發(fā)展是企業(yè)當(dāng)前面臨的重要問題。當(dāng)然，在此過程中也存在著諸多問題。

1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.1 國內(nèi)各企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展水平差異大

國內(nèi)的大中型企業(yè)大都開展了檔案信息化建設(shè)，而小型微型企業(yè)與之相比則相對(duì)較少，甚至不曾進(jìn)行。已開展檔案信息化建設(shè)的企業(yè)發(fā)展水平也相差甚遠(yuǎn)，大型企業(yè)因產(chǎn)值高，對(duì)信息化建設(shè)較為看重，能夠?qū)⒋罅康木A注其中，企業(yè)的發(fā)展和信息化建設(shè)相互促進(jìn)，企業(yè)的發(fā)展越來越樂觀。而那些規(guī)模小，效益并不可觀的企業(yè)，意識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，但是難以投入足夠的資金人才，有計(jì)劃但是難以實(shí)施。還有部分企業(yè)想要通過裁員精簡企業(yè)，提高效率，因意識(shí)不到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案管理部門首當(dāng)其沖受到威脅，企業(yè)的檔案信息化管理就更是不從談起了?？傮w而言，發(fā)展水平差異大阻礙了企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

1.2 缺少必要的人力物力財(cái)力，基礎(chǔ)建設(shè)落后

由于當(dāng)前許多企業(yè)不能夠理性清醒地認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要作用，所以不愿在此投注過多，使信息化程度不盡人意。企業(yè)的檔案信息化建設(shè)缺乏基礎(chǔ)和設(shè)備的支持，相關(guān)的信息平臺(tái)不能夠滿足發(fā)展要求，企業(yè)檔案管理網(wǎng)站水平參差不齊，企業(yè)檔案信息化水平受到壓制。信息化建設(shè)缺乏資金支持，相關(guān)人才的數(shù)量和質(zhì)量都難以滿足需要，相關(guān)從業(yè)者對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)方面的研究探索還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

1.3 缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，盲目跟進(jìn)

對(duì)企業(yè)檔案信息化的統(tǒng)籌規(guī)劃對(duì)于信息化建設(shè)來說至關(guān)重要，但是我國目前普遍存在盲目跟進(jìn)的狀況。而且，我國的東西部經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不平衡，所以我國企業(yè)的信息化發(fā)展也是東部優(yōu)于西部。企業(yè)內(nèi)部一部分檔案管理的缺陷也會(huì)使另一部分出現(xiàn)困擾。企業(yè)間信息難以實(shí)現(xiàn)對(duì)接，造成了資源的大量浪費(fèi)。企業(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)沒有目標(biāo)，且對(duì)信息化的了解程度不夠，不顧自身技術(shù)，資金，效益等因素，忽視了信息化建設(shè)的長期性，難度大等阻礙性因素，投入大量的精力進(jìn)行信息化建設(shè)加重了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)壓力，減緩了企業(yè)的發(fā)展速度。有的企業(yè)雖然已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化，但是沒有實(shí)現(xiàn)對(duì)其的充分利用，建成之后，缺乏對(duì)系統(tǒng)的更新補(bǔ)充維護(hù)，使企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)形同虛設(shè)。

2 針對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的建議

針對(duì)當(dāng)前我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題，相關(guān)部門必須重視起來，及時(shí)制定出相應(yīng)的解決措施，從而為我國企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案信息化奠定良好的基礎(chǔ)。

2.1 國家出臺(tái)政策進(jìn)行扶持

政府需要認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性，鼓勵(lì)企業(yè)的信息化建設(shè)，同時(shí)利用政策或資金支持的方式減輕企業(yè)檔案信息化建設(shè)的壓力。對(duì)于檔案信息建設(shè)存在技術(shù)性問題的企業(yè)，地方政府可以指派技術(shù)人員進(jìn)行指導(dǎo)。另外，政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的宣傳力度，是私營中小企業(yè)了解檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性。政府要保證支持政策及資金落實(shí)到實(shí)處，切實(shí)有效地為企業(yè)檔案的信息化建提供支持，同時(shí)采取規(guī)模企業(yè)帶動(dòng)小微企業(yè)的政策，實(shí)現(xiàn)各企業(yè)的信息化建設(shè)進(jìn)度統(tǒng)一。加強(qiáng)各規(guī)模企業(yè)間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)信息資源的有效利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，使各企業(yè)的信息化建設(shè)能夠齊頭并進(jìn)，相互促進(jìn)共同發(fā)展。

2.2 企業(yè)提高自身對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

企業(yè)只有認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，才有改革的動(dòng)力。在當(dāng)前這種市場經(jīng)濟(jì)日益激烈，產(chǎn)業(yè)科技含量越來越高的情況下，通過信息化的運(yùn)用提高人員工作效率，完善企業(yè)經(jīng)營，才能創(chuàng)造更大的收益，使企業(yè)在市場競爭中處于有利地位。首先可以通過信息化平臺(tái)的建設(shè)對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)信息進(jìn)行有效地整理，同時(shí)由于現(xiàn)當(dāng)代信息化平臺(tái)具有共享的作用，這樣工作人員就可以隨時(shí)隨地通過平臺(tái)進(jìn)行信息的調(diào)用，大大提高了其工作效率，節(jié)省了工作時(shí)間。對(duì)以往的紙質(zhì)檔案材料加快其向信息化轉(zhuǎn)變的進(jìn)程。

注重信息化人才的培養(yǎng)。企業(yè)檔案管理部門的高水平人才在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中有著很高的地位，企業(yè)檔案管理部門的人員應(yīng)該提高自身各方面的修養(yǎng)能力，包括個(gè)人能力和思想意識(shí)。企業(yè)注重高水平專業(yè)人才的引進(jìn)，提高入職門檻，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)在職人員的技能培訓(xùn)，必要的情況下可以定期進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)考核。同時(shí)為了督促從業(yè)人員，可以建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于專業(yè)技能不過關(guān)的人員進(jìn)行停職或減薪處理。檔案管理人員自身也要有危機(jī)意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用能力。

2.3 逐步推進(jìn)綜合協(xié)調(diào)發(fā)展

改革的最終目的就是為了企業(yè)競爭能力的提高和經(jīng)濟(jì)效益的提高，因而，檔案信息化的建設(shè)也不是一個(gè)獨(dú)立進(jìn)行的過程，需要企業(yè)其他各部門的共同配合。企業(yè)的管理者需要站在整體的角度綜合分析，通過企業(yè)檔案信息化的建設(shè)推動(dòng)現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)的全面發(fā)展，解決企業(yè)現(xiàn)存的問題。企業(yè)管理者也需要協(xié)調(diào)好各部門，充分發(fā)揮每個(gè)部門的功能，同時(shí)各部門的分管人員需要加強(qiáng)部門人員的企業(yè)整體意識(shí)，通過部分推動(dòng)整體的發(fā)展。企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長期性的工作，要認(rèn)真規(guī)劃好，組織好建設(shè)工作，綜合考慮各方面因素，步步推進(jìn)，環(huán)環(huán)相扣，逐步實(shí)現(xiàn)。

3 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案是企業(yè)信息的重要內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)其信息化對(duì)于企業(yè)的長足發(fā)展具有建設(shè)性意義，這也是適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必由之路。當(dāng)前企業(yè)的檔案信息化建設(shè)雖然面臨著諸多困難，但只要全面考慮各個(gè)擊破，定能大大促進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)。

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