電子信息時代電力檔案管理工作的創(chuàng)新

王明惠?秦毅?王猛

摘 要：作為民族進(jìn)步的靈魂和國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動力，創(chuàng)新的范圍滲透到各個領(lǐng)域和各個方面。在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的情況下，檔案管理工作面臨著機(jī)遇的同時也遭受到巨大的挑戰(zhàn)。本文就檔案管理創(chuàng)新的必要性和電子檔案的優(yōu)越性，探討我國檔案管理工作存在的問題以及改善方法。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；創(chuàng)新方法

檔案管理又稱檔案工作，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分，由檔案館或者檔案室管理檔案實體和檔案信息，為檔案利用者提供服務(wù)，具有管理性、服務(wù)性和政治性。做好檔案管理工作，要堅持便于利用的原則，集中統(tǒng)一管理國家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全。而先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，給檔案管理工作帶來極大的便利，使得檔案利用者能夠簡單迅速地查找檔案資料，獲得有用的檔案信息，同時通過創(chuàng)新管理，準(zhǔn)確的加工和處理檔案信息，可以增加群眾的知識，實現(xiàn)檔案管理為群眾服務(wù)的目的。

1 檔案管理創(chuàng)新的必要性和電子檔案的優(yōu)越性。

在信息技術(shù)的推動下，檔案管理工作逐漸走向了數(shù)字化和現(xiàn)代化，實現(xiàn)了電子文件的自動上傳與收集，在突破了傳統(tǒng)的管理模式的同時開啟了現(xiàn)代化的服務(wù)模式。運用先進(jìn)的服務(wù)手段，根據(jù)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)頁面和計算機(jī)程序，編制能夠自動上傳的工作程序，利用高效運行的計算機(jī)系統(tǒng)實現(xiàn)電子文件的自動歸檔，有效的確保工作人員以及檔案利用者及時獲得準(zhǔn)確的檔案信息【1】。另外，檔案管理工作的創(chuàng)新，順應(yīng)了信息時代發(fā)展的潮流。例如，開通在線服務(wù)功能，滿足人們對信息環(huán)境的需求，方便人們的學(xué)習(xí)、工作和生活，突出了信息時效性的特點。先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，為網(wǎng)上查詢、閱讀等提供了便捷的途徑，滿足人們對大量的知識信息的需要。這種創(chuàng)新型的服務(wù)手段，大大提高了工作效率，縮減了工作時間，節(jié)約了大量的人力、物力。

檔案管理的創(chuàng)新，使電子檔案本身具有方便及時的特點，也給檔案管理工作帶來極大的好處。傳統(tǒng)的檔案管理要經(jīng)過工作者的細(xì)心收集和整理，然后進(jìn)行準(zhǔn)確的核對分類，最后放在固定的檔案儲存地，檔案利用者在查找相關(guān)的檔案時，要一步一步的慢慢搜查，中間環(huán)節(jié)出錯就可能要重新查找，而網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不僅可以自動歸檔，還可以在大量的檔案資料里快速檢索到有用的檔案，減輕了檔案管理工作人員的勞動強(qiáng)度。另外，檔案管理人員可以利用自動化的辦公設(shè)備，監(jiān)控歸檔工作的運行，隨時查缺補(bǔ)漏，使得文檔能夠及時得到處理，避免形成積存過多的現(xiàn)象。由于電子檔案會設(shè)置訪問權(quán)限，并且提供有關(guān)的檔案內(nèi)容給查閱者，所以其安全性、保密性會得到保障。而利用者在查閱紙質(zhì)版的檔案時，可能會翻閱整卷檔案，看到隱秘的檔案內(nèi)容，使得檔案信息泄漏。而電子檔案則避免了這種問題的出現(xiàn)，甚至杜絕了檔案丟失和篡改的現(xiàn)象。

2 檔案管理工作存在的問題

1、管理觀念陳舊，服務(wù)意識不強(qiáng)。受傳統(tǒng)的檔案管理工作的影響，檔案管理工作人員思想陳舊，不能適應(yīng)時代的需求，接受新的檔案管理方式，無法利用先進(jìn)的信息技術(shù)充分發(fā)揮檔案的有效作用。由于缺乏服務(wù)意識，檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的形勢，不能緊跟時代步伐，難以邁進(jìn)新的臺階。2、檔案編輯工作繁瑣，查找困難。實體檔案需要工作人員認(rèn)真填寫和審核，一旦出現(xiàn)少量的的錯誤就要重新開始，隨著實體檔案數(shù)量的增加，工作人員的工作負(fù)擔(dān)也逐漸加重，檔案的分類、歸檔，也會浪費大量的精力的時間，繁瑣的工作給檔案工作人員帶來極大的不便。另外，在卷帙浩繁的實體檔案里查找相關(guān)一份檔案，要投入大量的人力，降低了檔案的利用效率。3、規(guī)劃不整齊，管理速度緩慢。政府和企業(yè)是檔案的管理機(jī)構(gòu)，存放著多種多樣的檔案。由于不同單位的經(jīng)濟(jì)條件、工作內(nèi)容等方面存在著差異，檔案管理工作也不盡相同，軟件的使用上也出現(xiàn)混雜錯亂的狀況，檔案管理工作不能統(tǒng)一、規(guī)范的運行。加上系統(tǒng)本身的局限性，檔案的信息化程度未能提高，造成信息管理遲緩，信息內(nèi)容陳舊，不利于共享檔案信息。

3 檔案管理工作創(chuàng)新方法

1、轉(zhuǎn)變思想觀念，創(chuàng)新管理體制。

意識的主觀能動性，對于事物發(fā)展有著指導(dǎo)作用，轉(zhuǎn)變思想觀念，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展有著重要的影響。重視檔案管理工作的重要性，突破工作環(huán)境的局限，運用創(chuàng)新的思想觀念，擴(kuò)大檔案管理工作的范圍，增強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新能力，與時俱進(jìn)，充分發(fā)揮檔案管理工作的功能和作用。解放思想，勇于嘗試，在探索中不斷地發(fā)展前進(jìn)，促進(jìn)檔案管理工作更加完善和全面。加強(qiáng)管理力度完善檔案信息系統(tǒng)，讓檔案管理與信息技術(shù)高度結(jié)合，實現(xiàn)檔案信息管理的自動化，規(guī)范技術(shù)操作和軟硬件的選擇。

2、提高管理人員的管理水平

檔案具有服務(wù)性，是為檔案利用者提供便利而創(chuàng)立的，因此，檔案管理工作者要樹立服務(wù)意識，本著服務(wù)的原則，幫助查閱者及時準(zhǔn)確的找到相關(guān)信息。檔案管理工作人員要有良好的職業(yè)道德，認(rèn)真責(zé)任，愛崗敬業(yè)，主動發(fā)現(xiàn)問題，提出創(chuàng)新性的解決方法。利用豐富的知識武裝自己的頭腦，正確判斷當(dāng)前形勢，打破傳統(tǒng)的管理模式。綜合整理和分析有用的信息，及時上傳文件、收集和整理文件，運用計算機(jī)系統(tǒng)把電子文件自動歸檔，以方便查詢。具有創(chuàng)新思維能力，善于發(fā)現(xiàn)問題，獨立思考，積極主動的提出創(chuàng)新性措施。

3、做好信息錄入和數(shù)據(jù)管理

我國還處于文件的處理向信息化管理過渡的階段，因此，要建設(shè)創(chuàng)新性的檔案信息管理數(shù)據(jù)庫。信息數(shù)據(jù)庫的建立離不開信息的錄入和數(shù)據(jù)的管理，要做好完備的信息數(shù)據(jù)庫，就需要制定出詳細(xì)的建設(shè)方案，仔細(xì)認(rèn)真的完善信息數(shù)據(jù)庫，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，及時準(zhǔn)確的豐富信息數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容，發(fā)揮其巨大的功能，配合管理工作，彌補(bǔ)檔案管理的缺陷。例如，在建設(shè)過程中將檔案管理工作與計算機(jī)信息技術(shù)結(jié)合起來，協(xié)調(diào)合作，讓綜合數(shù)據(jù)庫和各個檔案的目錄庫結(jié)合起來，形成網(wǎng)絡(luò)開發(fā)式、分布式的數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理工作的效率。

4、共享檔案信息

檔案管理工作的核心是服務(wù)群眾，為群眾提供便利。然而，由于目前缺乏標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，我國的檔案管理現(xiàn)狀存在著嚴(yán)重的問題。軟件使用的混亂以及硬件上的利用不當(dāng)，造成檔案信息資源的浪費。因此，要明確檔案管理的內(nèi)容和范圍，規(guī)范檔案管理的各項工作和各個環(huán)節(jié)，形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，建立一個規(guī)范的系統(tǒng)工程，確保檔案信息資源共享渠道的暢通【2】，，以方便群眾的查找和閱讀。

5、拓寬服務(wù)領(lǐng)域

社會信息化的不斷變革，公民或出于自身利益的需要，或者投資方向的需要，或者想要了解新出的法律法規(guī)等，到檔案室查詢資料的人員也在逐漸增多。為了適應(yīng)形勢的發(fā)展，檔案管理工作必須拓寬其服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)領(lǐng)域。檔案管理部門，要針對不同的專業(yè)類別，建立專門的檔案資料，擴(kuò)大服務(wù)范圍的同時，充分發(fā)掘有價值的檔案信息，經(jīng)過科學(xué)的加工處理，方便廣大讀者的閱讀。建立網(wǎng)絡(luò)互動平臺，加強(qiáng)與群眾的交流互動，改善工作環(huán)境，把枯燥無味的檔案管理工作，變得妙趣橫生。積極聽取廣大群眾的意見和建議，及時調(diào)整工作方向，使各界群眾成為檔案管理的主角，充分發(fā)揮檔案管理工作的服務(wù)性，以促進(jìn)人們知識水平的提高。

4 總結(jié)

傳統(tǒng)的檔案管理工作以人力為主，主要是針對實體檔案進(jìn)行管理，耗費許多的資金、人力，具有明顯的缺點和不足，給檔案的歸類和查詢帶來諸多麻煩。在科學(xué)技術(shù)的影響下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時代潮流，因此，檔案管理工作人員應(yīng)及時創(chuàng)新，緊跟時代發(fā)展的趨勢，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量【3】。

參考文獻(xiàn)

[1]莉偉.信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].黑龍江史志，2013，09：78+94.

[2]趙晏.探討信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2012，35：195.

[3]張彥.信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].赤子（上中旬），2015，10：151.

作者簡介

王明惠（1980—），女，安徽省池州市人，工作單位：國網(wǎng)安徽省池州供電公司，職務(wù)：檔案館員，研究方向：檔案學(xué)。