淺議高校干部人事檔案現代化管理

摘 要：隨著信息化時代的來臨，傳統(tǒng)的高校干部人事檔案管理模式已難以適應高校人事管理在準確性、嚴肅性、時效性等方面的需要，高校干部人事檔案管理現代化改革刻不容緩。在高校擴招和人事改革的雙重背景下，雖然部分高校在制度建設、信息采集、軟件開發(fā)以及管理模式方面對高校干部人事檔案現代化管理做出了一定的努力，但相比于高校教育與科研事業(yè)的快速發(fā)展，仍存在一定的滯后性。研究發(fā)現：檔案管理內容不全，檔案材料全面性不足；檔案管理質量偏低，檔案材料實用性不強；檔案管理制度陳舊，檔案材料實效性不大；檔案管理人才流失，檔案編制穩(wěn)定性不優(yōu)；檔案管理水平欠佳，檔案管理重視度不高；檔案管理設施落后，檔案管理科學化不佳；檔案信息協調不暢，檔案管理高重復率較高是高校干部人事檔案存在的七大問題。基于當前高校人事改革的趨勢與方向，結合高校當前人事檔案管理的現狀與不足，文章提出了相關的政策建議，以期提高高校干部人事檔案現代化管理水平。

關鍵詞：高校干部；人事檔案；現代化管理；信息技術

高校既是我國現代化人才的聚集之地，也是現代化人才培養(yǎng)的搖籃，其承擔著尖端科技研究與先進技術發(fā)明的重任。隨著我國高校招生規(guī)模的不斷擴大以及高校人事管理制度改革的持續(xù)推進，高校對干部人事檔案管理的現代化要求愈加迫切，具體表現在：對干部人事檔案的利用率大幅提升；對干部人事檔案的準確性日趨嚴格；對干部人事檔案的時效性不斷增強。然而，當前我國高校干部人事檔案的管理比較陳舊、落后，檔案管理還是手工操作，依舊沿用紙質化管理的模式，標準化水平低，網絡設施不齊全，已然跟不上高校教育和科研事業(yè)的發(fā)展標準。

眾所周知，高校科研機構是我國高素質人才培養(yǎng)、高技術科研推進的前沿陣地，而高校干部人事檔案管理工作是這個教育和科研事業(yè)的主要保障之一，是高校人事工作極為重要的組成部分。研究高校干部人事檔案現代化管理，改進并加強高校干部人事檔案的管理工作，既有助于學校對教學和科研干部的能力考察，也為高校形成一個良性的人才選拔機制提供條件。因此，積極推進高校干部人事檔案現代化的管理，不僅在高校檔案科學管理層面具有較大的理論價值，更在高校教育科研戰(zhàn)略的推進方面具有較強的實踐意義。

1 目前我國高校干部人事檔案管理所面臨的問題

（一）高校干部人事檔案管理內容不全，檔案材料全面性不足

目前，我國高校干部人事檔案只是反映和記載了干部本身的政治面貌、政治思想、專業(yè)技術水平和社會閱歷等。毫無疑義，這些信息對干部提升具有參考、憑證和依據等價值，是客觀考察和了解干部的一種參考資料，且干部的政治面貌以及政治思想更是升職時重要的依據。因此，人事干部檔案中有關政治面貌、思想以及社會閱歷的記載較多。由于檔案內容的局限性，很難讓人清楚的了解他們的特長以及工作能力。此外，干部檔案中也常出現的一些錯誤，如姓名書寫不規(guī)范、出生日期前后有差別，而且有的人事檔案材料“自我評價”都是千篇一律，對自己沒有準確的認識。

（二）高校干部人事檔案管理效率偏低，檔案材料實用性不強

我國高校長期以來缺乏切實可行的人事檔案管理的科學方法，再者學校有著諸多分散的部門，這也造就了檔案的分散性和繁雜性，一些檔案分散在組織、科研處或者教務處等多個部門，分散在這些部門的檔案不能及時歸檔，沒有送到干部人事管理處，直接導致檔案的收集、整理和保管出現問題，進而影響了檔案整體的完整性。我國高校目前檔案材料中漏洞較大的是學歷檔案材料，因為高校乃是人才的聚集之地，生源廣泛，學歷層次高，學歷檔案材料來源于我國的各大高校，就目前學歷檔案材料來看，我國各大高校對學生學歷檔案沒有統(tǒng)一規(guī)范，內容有所欠缺。甚至有些學歷缺少報考登記、學生登記、論文答辯以及獲得學位等材料，還有的學歷檔案的材料上面沒有蓋章和日期，缺少應有的材料，學歷材料檔案內容的空白，導致學歷檔案的材料不全。

（三）高校干部人事檔案管理制度陳舊，檔案材料實效性不大

我國高校干部人事檔案的管理仍然是有人工來完成，程序工作繁雜，而且效率偏低。近年來我國高校不斷擴招，導致大量的人才涌入進來，而且每年人事部干部所接收的檔案數量與日俱增。大量的檔案材料堆積在一起，人工很難快速的整理完畢，再加上檔案規(guī)格大小不同，導致整理檔案的難度也有所增加。我國多數高校目前采用打孔法整理檔案，不但破壞了檔案的整體性，而且也不利于檔案材料的添入與提出，雖然有些高校配備了計算機錄入檔案的信息，但由于人事管理檔案者人數偏少，導致計算機的利用率極低，大多數的計算機只是用來錄入檔案的一般目錄，這種落后陳舊的人事檔案管理方法已經不能滿足社會的發(fā)展要求。

（四）高校干部人事檔案管理人才流失，檔案編制穩(wěn)定性不優(yōu)

隨著我國高校的不斷擴招，每年都有大量的學生進入高校之中，而根據我國檔案管理法的有關法規(guī)，明確提出檔案的數量在一千份以上時，就需要一名專職人事檔案的管理者，在兩千份以上時，就需要兩名專職的人事檔案管理者，但我國高校人事檔案管理者因為各個學校編制上實際困難并沒有達到相關檔案法規(guī)的要求，缺少人事檔案專職的管理者。高校擴招人流量不斷的增大，人事管理也即將改革，這對檔案的利用率也急劇的增加，檔案的轉入以及轉出量也大幅度的增加，而人事檔案管理的專職人員不足，面對大量的檔案管理工作，他們也是心有余而力不足，造成一定的心理壓力。整天面對一大堆檔案，根本沒有時間去學習人事檔案的現代化管理技術，沒有足夠的現代化管理水平，跟不上高校擴招的需求，形成惡性循環(huán)，導致人事檔案的管理工作越來越困難。

（五）高校干部人事檔案管理水平欠佳，檔案管理重視度不高

長期以來，部分單位對干部人事檔案管理不夠重視，檔案管理意識不強，甚至有人對干部人事檔案的功能和作用在理解上還存在一些偏差，理解過于片面，局限于調資晉級和入黨提干，認為人事檔案僅僅服務于人事部門和領導，這種錯誤的觀點促使人們誤認為人事檔案管理只能為政治服務，檔案管理的形式方式以行政為主要目的，沒有將檔案管理引導至科學的管理軌道上面，檔案管理人員缺乏參與意識和檔案的使用意識，他們僅僅只是充當了檔案管理者，他們思想觀念陳舊，沒有主動學習意識，對自身的要求較低，整天只是忙于對紙質檔案整理、鑒別、收集和裝訂，沒有充足的時間去學習人事檔案現代化的管理技巧與技術，跟不上信息化時代對人事檔案管理的要求。

（六）高校干部人事檔案管理設施落后，檔案管理科學化不佳

我國目前很多高校干部人事檔案的管理者都是兼職，相對專業(yè)的檔案管理水平欠佳，缺乏人事檔案管理的專業(yè)素質。兼職管理檔案的老師只是簡單的對檔案文件進行整理。由于高校人事檔案管理者的設施不齊全，以及人數較少，他們即便是管理檔案，也僅僅只是簡單的手工操作，自動化管理幾乎很少見到，這也就導致了檔案信息的儲存量少，更新速度較慢。有些人事檔案管理者對計算機使用較為生疏，沒有意識到計算機管理檔案的優(yōu)點，僅僅只是運用傳統(tǒng)的手工記錄檔案，已經不能滿足現代化的需求。有些檔案管理者雖然注意到現代化管理的重要性，但限于他們本身對計算機的使用不夠熟練，也只能望洋興嘆。諸多的紙質檔案管理工作，占用了他們大量的時間，基本上沒有空余的時間去學習一些專業(yè)的檔案現代化管理的水平，使得他們在對檔案管理時有些力不從心。

（七）高校干部人事檔案信息協調不暢，檔案管理高重復率較高

我國高校目前大部分的部門所使用的信息數據，都是有所屬部門自己編寫和研發(fā)，由于編寫是所使用的編寫軟件不同，信息的格式也不盡相同，導致數據庫之間沒有相關的聯系，數據兼容性較差，導致檔案的管理難度加大，數據庫間沒有聯系，甚至有些信息資源不能共享，只能依靠檔案管理者手工輸入，同時也會導致一些不必要的信息重復輸入，增加了檔案管理者的工作量，也導致檔案信息數據庫資源的浪費。我國的一些高校，對人事檔案的現代化管理發(fā)起的比較晚，檔案信息的運用還沒有達到現代化管理的水平，沒有實現信息的網絡化、計算機化和數據庫化，干部人事檔案的尚未得到共享，沒有發(fā)揮出高校人事檔案存在的真正意義，人事檔案的現代化管理完成的還不徹底，加強檔案的現代化管理任重而道遠。

2 推進高校干部人事檔案現代化管理的對策

（一）增強檔案管理意識，強化對檔案材料的鑒別和收集

每一份檔案都記載著個人成長的點點滴滴，個人檔案從初中便已經形成，升學、工作，個人經歷的不斷變化，檔案材料也不斷的豐富，干部人事檔案客觀的反映了本人德智體美勞等方面的情況，是人事部門考察、選拔以及考核干部的重要依據，所以干部人事檔案需要保持完整性和真實性，應該加強師生對檔案重要性的認識，讓他們在填寫檔案時要實事求是，按照一定的規(guī)格去填寫。而檔案材料的有關事件應該與干部本人實際情況相符，客觀并且全面的評價干部本人業(yè)務能力、思想品德、專業(yè)知識水平以及工作實績，按照相關的法律法規(guī)，負責并且認真的完善檔案材料。人事檔案管理者可以不定期的收集材料，并且可以和形成材料的有關部門聯系，驗證檔案材料的真實性，也可以定期收集職稱評選、職位罷免和工資調整等。增強檔案管理意識，加強對檔案材料的鑒別和收集。

（二）完善檔案管理制度，加強對檔案材料的管理和更新

檔案管理是人事檔案管理者的基本工作，檔案管理者應該飽含熱情，本著認真、耐心和細致的態(tài)度去管理檔案，整理檔案可以采用定期和不定期相結合的整理方式，以不定期整理為主，對每份檔案都應該嚴格的鑒別、核實和審查，然后才能歸檔，不符合歸檔要求的檔案資料可以駁回，或者通知本人將檔案材料帶回形成材料的部門，重新規(guī)范檔案格式，提高檔案的內在質量。整理檔案是一項異常繁雜的事情，必須應該準確的分類、有序的排列和整齊的裝訂，目前我國高校干部人事檔案的規(guī)格仍舊有所差別，而轉入的檔案規(guī)格同樣如此，沒有統(tǒng)一的標準，給整理檔案帶來了諸多的不便。我國目前根據中央部署，已經開始對干部人事檔案進行審查。

（三）優(yōu)化檔案管理隊伍，注重對檔案人員的教育和培訓

檔案管理者自身素質的高低決定了檔案管理的工作水平高低，干部人事管理工作是一項具有專業(yè)性、政治性和保密性的工作，人事檔案管理者必須要有超強的業(yè)務能力、較高的政治素質以及廣泛的知識面，要有較強的責任感和事業(yè)心，樂于奉獻和敬業(yè)愛崗。高校的檔案管理者應該接受現代化管理的培訓，不但能夠提升業(yè)務水平也能加強自身素質，檔案管理者應該接受網絡化和信息化的熏陶，將現代化的管理水準滲透進檔案的管理工作中來。檔案管理者對檔案的有效管理，能夠提升高校對人事檔案資源的共享，能夠更好的為教學科研干部的任免提供最為有效的服務。

（四）改善檔案管理環(huán)節(jié)，加大對檔案管理的重視和支持

高校人事干部檔案的現代化管理有著極為重要的意義，必須要對人事檔案的管理重視起來，切實加強對人事檔案的管理，也可以適量的增加檔案的管理人員，提高人事檔案管理者的業(yè)務水平和政治素質，這樣能保證人事檔案管理工作更加順利的進行。人事檔案管理對管理人員的要求較高，所以檔案管理者必須要有較高的政治素質、較強的業(yè)務水平和較廣的知識面，在對檔案進行嚴格管理與要求的同時，應該從政治和工作方面正確的引導他們，讓檔案管理工作早日實現現代化。

（五）更新檔案管理模式，注重對檔案管理的協調和配合

促進檔案管理有關規(guī)章的形成，運用科學的方法合理的管理檔案，有根據檔案管理的規(guī)定，結合本校的實際情況，采取一定的管理措施，健全檔案材料、鑒別歸檔以及檢查核對。干部人事檔案涉及部門較多，必須建立干部人事檔案管理的責任制度，以加強各部門之間的協調合作，加強對檔案管理者的指導、檢查和督促，推動人事檔案現代化的有效進展，在對檔案管理的工作中，檔案管理者應該履行相關的檔案管理法規(guī)，按照《干部檔案工作條例》的要求與職責，主動服務，扎實工作，確保檔案歸檔時的質量，使得檔案管理工作有法可依，從而提高人事檔案信息資源的利用率。

3 結束語

隨著我國高校的不斷擴招、人事部管理的持續(xù)改革，對高校干部人事檔案的現代化管理改革的訴求也愈加迫切。經過本文的研究與探討，發(fā)現我國高校目前干部人事檔案現代化管理存在檔案內容局限、檔案材料殘缺，內容質量偏低、檔案管理的方法較為陳舊等問題。管理制度的執(zhí)行環(huán)節(jié)有待更新、管理人員的專業(yè)水準有待提高、管理設施的軟硬環(huán)境有待完善?；诋斍案咝Ｈ耸赂母锏内厔菖c方向，結合高校當前人事檔案管理的現狀與不足，文章提出了相關的建議，具體包括：增強檔案管理意識，強化對檔案材料的鑒別和收集；完善檔案管理制度，加強對檔案材料的管理和更新；優(yōu)化檔案管理隊伍，注重對檔案人員的教育和培訓；改善檔案管理環(huán)節(jié)，加大對檔案管理的重視和支持；更新檔案管理模式，注重對檔案管理的協調和配合；以期提高高校干部人事檔案現代化管理水平。

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作者簡介

呂晶（1979—）女，漢族，甘肅寧縣，西北大學人事處檔案室從事干部人事檔案管理工作，碩士，中級職稱。