如何搞好事業(yè)單位檔案管理

代慧敏

摘 要：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的逐漸深入，我國事業(yè)單位也隨著社會(huì)的發(fā)展而在不斷的變革，現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理工作在一定程度上被忽視，也還存在著一些問題。如何做好事業(yè)單位的檔案管理，就需要從管理意識(shí)、管理人員、管理手段、管理措施、信息化管理這些方面入手，大力加強(qiáng)對(duì)檔案管理的人力、物力的投入，建設(shè)科學(xué)的信息化檔案管理措施，才能有效做好事業(yè)單位檔案管理。

關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；信息化建設(shè)；管理制度

事業(yè)單位的檔案管理是社會(huì)發(fā)展和國家進(jìn)步的需要，也是建立和諧社會(huì)的需要，為我國的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、文化建設(shè)、教育和科研建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。在長時(shí)間的發(fā)展過程中，事業(yè)單位的檔案管理工作已經(jīng)初見成效，但是隨著社會(huì)的發(fā)展，國家的組織架構(gòu)的逐漸復(fù)雜，事業(yè)單位的檔案管理工作也出現(xiàn)了瓶頸。本文針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了分析，并給出了相關(guān)的解決對(duì)策，為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位

1事業(yè)單位檔案管理重要性分析

事業(yè)單位只要涵蓋醫(yī)療、衛(wèi)生、教育、科研和文化這些行業(yè)，決定了國家的重要而基礎(chǔ)的社會(huì)活動(dòng)。事業(yè)單位的檔案又是記載這些社會(huì)活動(dòng)的最重要的資料，教育、醫(yī)療檔案是提升國民素質(zhì)的依據(jù)，文化檔案是人類重要的精神財(cái)富，科研檔案是能有效推動(dòng)我國的科學(xué)技術(shù)，所以這些事業(yè)單位的檔案都在很大程度上決定了國家的發(fā)展、社會(huì)的穩(wěn)定和進(jìn)步。事業(yè)單位檔案管理具有服務(wù)性、政治性和管理性，它對(duì)推動(dòng)社會(huì)發(fā)展起著不可忽視的作用，并且在社會(huì)的轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新和改革中，其功效顯現(xiàn)的更加突出。所以，我們應(yīng)該加大對(duì)事業(yè)單位的檔案管理，發(fā)揮事業(yè)單位的基礎(chǔ)服務(wù)功能，為群眾謀福利，為國家實(shí)現(xiàn)規(guī)劃化的科學(xué)管理，從而推動(dòng)生產(chǎn)力的快速轉(zhuǎn)化，促進(jìn)生產(chǎn)力的發(fā)展。

2事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）缺乏專業(yè)管理人才

雖然事業(yè)單位檔案管理屬于基礎(chǔ)性比較強(qiáng)的工作，但是隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，以及現(xiàn)階段越來越復(fù)雜而多變的需求，事業(yè)單位的檔案管理采用了高效的信息化管理，這就對(duì)管理人才的素質(zhì)提出了更高的要求。如何能有效實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的安全管理，如何能在檔案管理的信息化建設(shè)中發(fā)揮作用，這就是現(xiàn)階段需要考慮的問題。但是就目前來看，事業(yè)單位檔案管理作為基礎(chǔ)性工作，它并沒有受到多大的重視，沒有相應(yīng)的專門的檔案管理人才，它的工作也只是由部分工作人員同時(shí)兼任，出現(xiàn)一人多崗的現(xiàn)象。這就給事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量帶來了問題。事業(yè)單位檔案管理工作人員存在這些問題：不是專職管理人員、技術(shù)管理素質(zhì)不高、管理的思想素質(zhì)不高等等。這些都是管理人員方面存在的問題。

（二）離職交接制度不完善

在信息化檔案建設(shè)中，由于人事的變動(dòng)，各個(gè)單位檔案管理人員必然會(huì)出現(xiàn)新舊交接的現(xiàn)象，這是社會(huì)發(fā)展的必然，也是工作交替的必然。但是，在事業(yè)單位檔案管理工作中，工作人員的離職交接制度并不完善，離職交接問題也是現(xiàn)階段檔案管理部門非常頭疼的問題。比如，突發(fā)性離職中的生病、離職、退休等等，這些事件都可以引起離職交接過程沒有盡善盡美，而只是草草了事，這就給事業(yè)單位的管理工作的順利開展帶來了巨大的隱患，產(chǎn)生了很大的影響。同時(shí)，有些管理部門本身離職交接的制度并不完善，從而交接人員也無法依章辦事。

（三）機(jī)密保護(hù)機(jī)制不健全

事業(yè)單位檔案管理的機(jī)密保護(hù)問題，是事業(yè)單位檔案管理的最核心部分，也是最關(guān)鍵的一部分。事業(yè)單位檔案現(xiàn)階段是實(shí)行的信息化管理的方式，由于網(wǎng)絡(luò)的廣泛使用，網(wǎng)絡(luò)上出現(xiàn)的一些安全問題也影響到了事業(yè)單位的檔案管理方面。但是，到目前，事業(yè)單位檔案管理采取信息化管理措施之后，卻針對(duì)相應(yīng)的機(jī)密保護(hù)、重要文件備案等問題的措施，卻沒有跟上腳步，安全管理意識(shí)不強(qiáng)，缺乏有效的安全管理措施，這使得檔案的丟失或者是損壞現(xiàn)象嚴(yán)重。在查找過程中，對(duì)于檔案的信息利用價(jià)值卻沒有完全實(shí)現(xiàn)，從而阻礙了檔案信息化管理的進(jìn)步。

3做好事業(yè)單位檔案管理的措施

（一）轉(zhuǎn)變思想，重視檔案管理

轉(zhuǎn)變思想，是做好事業(yè)單位檔案管理的基本前提，沒有正確的對(duì)待事業(yè)單位檔案管理的思想，就不會(huì)對(duì)相關(guān)的工作制度和管理措施遵照實(shí)行。所以，首先，我們需要轉(zhuǎn)變事業(yè)單位相關(guān)人員的管理思想，提升他們專業(yè)管理的積極性，重視檔案管理工作，制定完善的管理措施和管理辦法。結(jié)合實(shí)際需要展開具有針對(duì)性的管理方案，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的有效性。轉(zhuǎn)變思想，需要從事業(yè)單位管理者和全社會(huì)兩個(gè)方面共同出發(fā)，加強(qiáng)管理者的管理思想，使得他們能從政策上加以支持。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案管理

有了管理思想，第二步就應(yīng)該是管理人員的問題。管理人員的綜合素質(zhì)有待提高，信息化管理的專業(yè)技術(shù)水平也有待加強(qiáng)。所以，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，提升管理人員檔案管理的各方面素質(zhì)。具體培訓(xùn)內(nèi)容，應(yīng)該包括管理理論、技巧、檔案修復(fù)技術(shù)以及檔案管理制度的培訓(xùn)等等。使得檔案管理人員不僅能從理論上加以重視，而且能在實(shí)際操作技術(shù)上有所提高。加強(qiáng)培訓(xùn)，促進(jìn)其專業(yè)技術(shù)的提升，讓管理人員能掌握現(xiàn)階段的信息管理技術(shù)。另外，在管理工作中應(yīng)該對(duì)管理工作人員進(jìn)行明確的責(zé)任分工，做好交接管理工作。并且為管理人員提供福利，包括工作上的提升和工資上等方面的福利等等。最后，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員正確人生觀和價(jià)值觀的培養(yǎng)，使得他們能以身作則，落實(shí)管理工作。

（三）完善制度，健全檔案管理

完善管理制度，也是非常重要的一部分，有了管理理念和管理人才，還需要管理制度管理者進(jìn)行規(guī)范和監(jiān)督。完善檔案管理的管理制度，健全檔案管理流程和措施，是現(xiàn)階段檔案管理工作中的核心部分，也是非常關(guān)鍵的部分。完善檔案管理制度，包括完善保管制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案監(jiān)督制度、檔案鑒定制度等等、檔案管理人員的責(zé)任制度等等方面。完善檔案管理制度，其目標(biāo)是能夠促進(jìn)檔案管理信息的真實(shí)性、保密性以及及時(shí)性，并且能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的監(jiān)督和有效管理。

（四）采取措施，強(qiáng)化科學(xué)管理

現(xiàn)階段的社會(huì)是科技的社會(huì)，也是信息的社會(huì)?？茖W(xué)技術(shù)快速發(fā)展，技術(shù)不斷更新和改進(jìn)，所以，在事業(yè)單位的檔案管理工作中，也應(yīng)該采取一定的措施，來強(qiáng)化科學(xué)管理和高效管理，加快檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，促進(jìn)檔案管理與時(shí)代同步，并能實(shí)現(xiàn)高效、安全的管理目的。檔案管理工作包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。我國要向西方發(fā)達(dá)國家學(xué)習(xí)其檔案管理技術(shù)，利用先進(jìn)的管理方法和技術(shù)，根據(jù)實(shí)際需要，開發(fā)或者采用專業(yè)的檔案管理軟件，以推進(jìn)檔案管理高效運(yùn)行為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)。

總之，事業(yè)單位檔案管理是國家建設(shè)和發(fā)展的基礎(chǔ)部分，也為社會(huì)的進(jìn)步起到了推動(dòng)作用。在現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理工作中，我們要改善檔案管理缺乏專業(yè)管理人員、管理制度不完善、保密性管理沒有落實(shí)等現(xiàn)狀，采取事業(yè)單位高效的檔案管理措施，從提升管理意識(shí)、加強(qiáng)專業(yè)人才的培訓(xùn)、完善管理制度、強(qiáng)化科學(xué)管理等方面出發(fā)，落實(shí)符合現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展的檔案管理制度和辦法，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的高效實(shí)現(xiàn)。

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