事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與解決措施分析

摘 要：事業(yè)單位檔案是一種重要的信息資源，具有廣泛而重要的作用和價(jià)值。近年來(lái)，不斷發(fā)展的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，給事業(yè)單位檔案管理工作帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，這就要求企業(yè)具有更加完善的事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。國(guó)家要高度重視現(xiàn)代事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，重點(diǎn)分析其在建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，并尋求相應(yīng)的解決措施，促進(jìn)其發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；問(wèn)題；措施

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)事業(yè)單位的重要信息起到了很好的管理作用，有效的避免了企業(yè)信息的外漏和流失。在這個(gè)互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)已得到廣泛應(yīng)用，在事業(yè)單位對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理中也起到了至關(guān)重要的作用，保證了其信息的完整性和準(zhǔn)確性。面對(duì)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，要及時(shí)采取相應(yīng)的措施來(lái)解決問(wèn)題。

1 檔案信息化管理的特點(diǎn)

1.1 檔案存儲(chǔ)環(huán)境方面的優(yōu)勢(shì)

檔案信息化管理保障了企業(yè)單位檔案信息的安全，避免了檔案信息的外漏、流失，保證了其完整性和準(zhǔn)確性。隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)檔案信息的管理要求也日益提高，再使用傳統(tǒng)書面記錄的檔案管理方式很難滿足社會(huì)的需求，為了更好的解決這個(gè)問(wèn)題，便需要建設(shè)科學(xué)合理的檔案管理體系。將網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用到事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中，能夠有效提高相關(guān)部門的工作效率，同時(shí)也能更加確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，有效的保障了事業(yè)單位檔案的安全。

1.2 檔案在使用和查詢方面的優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)的書面記錄方式的檔案管理不僅存在較大的風(fēng)險(xiǎn)，也不利于急需檔案信息的查詢，給檔案管理工作帶來(lái)了很大的困難。為了符合時(shí)代的要求，則需建立科學(xué)有效的檔案管理體系，所以檔案信息化管理是必然趨勢(shì)。檔案信息化管理能夠較好的利用網(wǎng)絡(luò)，對(duì)檔案信息進(jìn)行安全可靠的管理。同時(shí)，檔案信息化管理課有效提高對(duì)所需檔案信息的查詢，使有關(guān)部門能夠更快速、更完整、更準(zhǔn)確的獲取檔案信息。

2 事業(yè)單位的檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的必要性

檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)今社會(huì)的必然產(chǎn)物。其是結(jié)合實(shí)際，以檔案本身的保存為主體，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)工具，對(duì)社會(huì)進(jìn)行信息化的服務(wù)方式。隨著社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)檔案也日益增多，極大地增加了相關(guān)部門對(duì)檔案管理的難度。這就需要尋求有效的管理方式，來(lái)幫助相關(guān)部門對(duì)檔案的管理。而在這個(gè)經(jīng)濟(jì)全球化、信息化的現(xiàn)代社會(huì)中，信息化的事業(yè)單位檔案管理體系是社會(huì)的必然產(chǎn)物。事業(yè)單位檔案管理信息化的出現(xiàn)極大地緩解了檔案管理難、風(fēng)險(xiǎn)大、不便查詢等各方面的檔案管理問(wèn)題。檔案管理信息化的投入和使用，有效的提高了檔案管理的完整性、準(zhǔn)確性，更加方便了相關(guān)部門對(duì)所需檔案的快速查詢，明顯提高的檔案管理效率。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

3.1 沒(méi)有合理開(kāi)發(fā)檔案信息資源

合理開(kāi)發(fā)檔案信息資源能夠有效的提高檔案的價(jià)值，但我國(guó)對(duì)這方面不是很重視，認(rèn)為檔案里面的信息都是比較過(guò)時(shí)的，沒(méi)有任何利用的價(jià)值。我國(guó)在檔案管理上存在許多漏洞，對(duì)檔案上的信息沒(méi)有過(guò)多的關(guān)注，檔案上的信息大多存在重復(fù)，因此，許多研究人員都不會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行有效、合理的開(kāi)發(fā)。另一方面，我國(guó)對(duì)于檔案的管理是比較嚴(yán)格的，不會(huì)輕易的讓我們研究，開(kāi)放的量不多，所出現(xiàn)的信息也是比較少的，對(duì)研究人員來(lái)說(shuō)，大多是沒(méi)有價(jià)值的，所以，檔案信息資源就不會(huì)得到合理的開(kāi)發(fā)。

3.2 工作人員素質(zhì)不高

隨著社會(huì)的發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，人們?cè)谶x擇自己的職業(yè)時(shí)，往往會(huì)選擇那些有朝氣的行業(yè)，對(duì)于這種平淡的工作，沒(méi)有幾個(gè)高學(xué)歷的人才愿意在這工作，這就會(huì)造成在這里面的工作人員素質(zhì)相對(duì)來(lái)說(shuō)較低，而檔案管理就是這樣的工作。檔案管理需要工作人員有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和良好的管理才能，而這樣的人才是不會(huì)到這種單位來(lái)工作的，檔案管理人員的浮動(dòng)會(huì)很大，還沒(méi)有把相關(guān)的知識(shí)了解掌握，大多數(shù)人員因?yàn)槭懿涣?，都選擇離職，也會(huì)導(dǎo)致，工作人員的整體素質(zhì)不高，必須對(duì)檔案管理加大力度，培養(yǎng)專業(yè)人員，來(lái)提高工作人員的專業(yè)知識(shí)和管理理念。

3.3 檔案檢索效率比較低

檔案檢索的時(shí)候，可以采用一定的設(shè)備，還可以人工檢索。不同的檢索方式會(huì)產(chǎn)生不同的檢索效率。隨著社會(huì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，目前大多數(shù)都采用的是計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，其效率要比人工檢索的幾十倍。人們看到計(jì)算機(jī)的檢索效率較高，普遍的認(rèn)為是只要計(jì)算機(jī)的數(shù)量多，檢索的速度就快，從數(shù)量上來(lái)彌補(bǔ)，但是實(shí)際情況卻不是這樣的，計(jì)算機(jī)檢索固然快，這也受限于計(jì)算機(jī)的配置，如果計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)施不好，單個(gè)計(jì)算機(jī)的檢索效率不會(huì)太高，數(shù)量太多時(shí)，很容易出現(xiàn)卡頓的現(xiàn)象，所以提升硬件設(shè)備才是當(dāng)下工作。提高硬件設(shè)備的質(zhì)量，才能從根本上解決檢索效率問(wèn)題。

4 解決事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題的措施

4.1 完善對(duì)事業(yè)單位的檔案信息化的監(jiān)督制度

檔案信息的監(jiān)督一定要到位。事業(yè)檔案在收錄中可能會(huì)出現(xiàn)的很多問(wèn)題，比如信息的不正確、檔案資料的丟失等。所以，相關(guān)部門一定要加大監(jiān)管力度。事業(yè)單位應(yīng)成立相應(yīng)的監(jiān)管部門，并且制定相應(yīng)的監(jiān)管政策，完善相應(yīng)的制度。在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，一定要按照相關(guān)的規(guī)范，合理科學(xué)的進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)，保證建設(shè)工作的質(zhì)量。

4.2 制定事業(yè)單位的檔案管理信息化的總體規(guī)劃

對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行規(guī)劃是一項(xiàng)重要工作，合理科學(xué)的規(guī)劃能提高檔案的管理效率，可以節(jié)省大量的時(shí)間和人力。在制定計(jì)劃的時(shí)候，結(jié)合實(shí)際情況，根據(jù)社會(huì)發(fā)展的速度，制定一個(gè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的穩(wěn)定的規(guī)范。規(guī)劃的不合理會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)一些問(wèn)題，還需要重新的制定，又要耗費(fèi)事業(yè)單位的資源，所以在一定在最初規(guī)劃的時(shí)候考慮長(zhǎng)久問(wèn)題，盡量的減少規(guī)劃次數(shù)。

4.3 要全面提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

在這個(gè)經(jīng)濟(jì)全球化、信息化的社會(huì)中，信息化的檔案管理方案的投入，嚴(yán)格要求了對(duì)檔案管理人員的要求，間接的提高了工作人員的素質(zhì)。其要求檔案管理人員要熟練把握信息化管理的內(nèi)容，采用正確的操作流程對(duì)檔案做好管理工作。因此，國(guó)家在注重檔案管理方面，還要注重對(duì)人才的培養(yǎng)，全面提高工作人員的品質(zhì)，激發(fā)他們的工作積極性，高度重視對(duì)檔案的信息化管理工作。

4.4 檔案信息化應(yīng)做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

檔案信息化的建設(shè)一定要根據(jù)相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行建設(shè)。我國(guó)在檔案這方面的規(guī)定是相當(dāng)嚴(yán)禁的，所以在建設(shè)過(guò)程中，一定要嚴(yán)格的按照規(guī)范進(jìn)行建設(shè)，檔案的內(nèi)容一定要真實(shí)、可靠，不能和實(shí)際相差太大。所以在檔案信息化的建設(shè)中，不能有一絲的馬虎，導(dǎo)致在翻閱檔案的時(shí)候出現(xiàn)問(wèn)題。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案信息化的建設(shè)需要做很多方面的工作，我們對(duì)待檔案一定要持嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅的態(tài)度，同時(shí)還要提高我國(guó)檔案檢索設(shè)備的質(zhì)量，為檔案信息化的建設(shè)打下基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介

李忻芝，湖北省疾病預(yù)防控制中心，本科。