新形勢下職校辦公室管理工作的特點與對策

文獻標識碼: A

文章編號:1672－9994(2015)03－0083－03

收稿日期:2015－07－02;返回日期:2015－07－12

作者簡介:祖曉敏(1974－10)，女，馬鋼教育培訓(xùn)中心黨委辦公室副主任，政工師。

黨的十八屆三中全會在新的歷史起點對全面深化職教改革做出了戰(zhàn)略部署，隨著全國職業(yè)教育工作會議的召開，國務(wù)院下發(fā)了《關(guān)于加快發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育的決定》，各省市、地方一系列加強職業(yè)教育新政策的出臺，國家明確了職業(yè)教育的戰(zhàn)略地位，把加快發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育，作為重大的經(jīng)濟和民生問題，納入了現(xiàn)代化建設(shè)的總體部署，標志著職業(yè)教育迎來了發(fā)展的新春天。

辦公室在學(xué)校管理系統(tǒng)中擔(dān)負著上下溝通、內(nèi)外聯(lián)系、左右協(xié)調(diào)的樞紐作用，職業(yè)教育特殊的發(fā)展階段決定了職業(yè)院校辦公室在管理機構(gòu)系列中的特殊地位和功能，工作表現(xiàn)出以下三個特點:

一是做好日常事務(wù)管理的同時，更加強調(diào)辦公室參與政務(wù)管理的功能

“風(fēng)物長宜放眼量”，面對職業(yè)教育大發(fā)展的潮流，職業(yè)院校必須抓住機遇，順勢而上，學(xué)校的宏觀設(shè)計顯得尤為重要，是否具有長遠戰(zhàn)略考量，是能否把握發(fā)展時機的關(guān)鍵。作為學(xué)校運轉(zhuǎn)的中樞和對外的窗口，職校辦公室處于上傳下達、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方的關(guān)鍵部位，承擔(dān)著參與政務(wù)、管理事務(wù)、綜合服務(wù)的重要職責(zé)。但是長期以來，由于事務(wù)性工作的瑣碎與繁忙，辦公室人員往往把大量的精力都放在了日常事務(wù)管理、綜合服務(wù)等傳統(tǒng)項目上，在參與政務(wù)方面顯得不足。

辦公室政務(wù)管理主要是貫徹上級政策、法令、文件和重要會議精神;貫徹學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)指示，在制訂學(xué)校中長期規(guī)劃和年度工作計劃、提煉學(xué)校辦學(xué)思想、更新管理理念、營造優(yōu)秀的校園文化等影響學(xué)校長遠發(fā)展的重要工作中發(fā)揮作用，提出可行的戰(zhàn)略和策略方案，為領(lǐng)導(dǎo)的宏觀決策服務(wù);參與人事改革、崗位聘任、專業(yè)建設(shè)等學(xué)校各方面重要的改革方案的設(shè)計;制訂、修訂學(xué)校管理規(guī)章制度，推進管理的規(guī)范化、程序化和制度化，提高學(xué)校整體管理水平，等等。辦公室能否在做好日常事務(wù)管理的同時做政務(wù)管理工作，發(fā)揮重要信息“集散地”和“加工廠”的作用，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重大決策服務(wù)，日益成為評價辦公室工作水平的首要指標。

二是要求規(guī)范管理的同時，更加強調(diào)管理創(chuàng)新的重要性

隨著職業(yè)院校的發(fā)展，校區(qū)的擴大，學(xué)生數(shù)量的增多，維護學(xué)校穩(wěn)定是管理工作的重中之重。職業(yè)學(xué)校學(xué)生與高校大學(xué)生相比由于受年紀小、知識面相對較窄、社會認可度較低等多重因素的影響，承擔(dān)著更大的就業(yè)和升學(xué)的壓力，學(xué)生的心智還不夠成熟，在明辨是非的能力方面有所欠缺，人生觀、價值觀尚處在形成階段，學(xué)生的情緒容易波動，容易受到各方因素的不良影響，這就要求學(xué)校在管理中尤其需要做到精心設(shè)計、精細管理，只有精耕細作，才能出精品。

而學(xué)校辦公室是學(xué)校管理工作的協(xié)調(diào)中心、信息管理和服務(wù)中心，是督查機構(gòu)，它的工作承上啟下，事務(wù)繁雜，千頭萬緒，臨時性的任務(wù)很多，尤其是在重大節(jié)日和重要活動期間、在敏感期、在學(xué)校發(fā)生突發(fā)事件時，辦公室的任務(wù)更重。這就需要辦公室不斷加強規(guī)范化、程序化和制度化建設(shè)，避免工作流于應(yīng)付，發(fā)生疏漏。需要不斷增強創(chuàng)新意識，努力實現(xiàn)管理觀念、管制度和管理手段的創(chuàng)新，通過管理創(chuàng)新提高工作的效益和效率，切實發(fā)揮辦公室的各項職能，促進學(xué)校管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

三是在綜合服務(wù)的同時，更加強調(diào)內(nèi)引外聯(lián)的重要性

提高教育質(zhì)量是發(fā)展職業(yè)教育的核心，而要提高職業(yè)教育質(zhì)量，就必須深化高職教育改革，大力推行工學(xué)結(jié)合、校企合作的人才培養(yǎng)模式;依靠企業(yè)行業(yè)發(fā)展職業(yè)教育、推動職業(yè)院校與企業(yè)的密切結(jié)合。隨著職業(yè)院校的發(fā)展，辦學(xué)規(guī)模的擴大，內(nèi)外交流的增多，免不了要和企業(yè)、政府等社會外部環(huán)境打交道，辦公室承擔(dān)的事務(wù)管理工作更多、各方面的要求更高。

因此，辦公室在為學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)提供不可或缺的服務(wù)，更好地策劃學(xué)校全局工作的同時，尤其要注重發(fā)揮好以下三方面的作用:一是協(xié)調(diào)中心的作用，幫助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)校內(nèi)校外各方面的管理關(guān)系，發(fā)揮好學(xué)校管理系統(tǒng)的“橋梁”和“紐帶”作用;二是政策研究中心的作用，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策、指揮、控制、協(xié)調(diào)提供必要的信息服務(wù)，開展對學(xué)校各項政策、法規(guī)、法令實施的預(yù)測，及時匯總國內(nèi)外職業(yè)教育動態(tài)等有關(guān)信息和學(xué)校工作的進展情況，積極開展調(diào)查研究，幫助校領(lǐng)導(dǎo)及時了解校情，并提出決策方案，發(fā)揮參謀助手作用;三是督查中心的作用，建立一套有效的監(jiān)控機制，保證政令暢通、令行禁止，維護領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校政策的權(quán)威性，保證步調(diào)統(tǒng)一，提高工作效率決策的有效性。

職校辦公室工作的這些新特點要求辦公室管理工作現(xiàn)代化，提供智能性和創(chuàng)新性的服務(wù)，這既取決于辦公室人員自身的努力，也需要學(xué)校促進和創(chuàng)造條件。我們認為可以采取以下一些舉措，加強辦公室的管理工作:

1　既要專攻，又要博學(xué)，不斷提高辦公室工作人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)工作水平

充分發(fā)揮工作人員的主觀能動性、工作積極性和創(chuàng)造性，是提高辦公室管理水平的關(guān)鍵。辦公室人員一般來說大都受過高等教育，學(xué)有專長，但這些遠遠不夠，只有與學(xué)校的發(fā)展一同前進，不斷提高辦公室工作人員的政治素質(zhì)、思想素質(zhì)、文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)工作水平，把自己打造成一名“通才”，才能夠在工作中做到游刃有余，才能夠為領(lǐng)導(dǎo)獻言獻策，才能受到同志們的信賴與尊重。

首先，要做好經(jīng)常性的思想政治工作，提高辦公室工作人員的政治素質(zhì)，增強辦公室工作人員的責(zé)任感和使命感，培養(yǎng)不求名利、甘于奉獻的助手意識和精神。這是高校辦公室工作的性質(zhì)和任務(wù)的必然要求;第二，要加強學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不斷提高辦公室工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和文化素質(zhì)，促進辦公室管理觀念的現(xiàn)代化。這是辦公室工作準確把握上級指示精神和領(lǐng)導(dǎo)意圖，把馬克思主義的基本原理、馬克思主義認識事物的立場觀點和方法自覺、準確地運用到實際工作中去，視野開闊、思想敏銳、富于開拓創(chuàng)新的前提;第三，要建立科學(xué)的激勵機制。創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，鼓勵積極向上的良性競爭，促進大家不斷學(xué)習(xí)，不斷創(chuàng)新。

2　既要遵守傳統(tǒng)，又要不斷創(chuàng)新，采用現(xiàn)代化的管理方法，建立信息化管理平臺

辦公室工作經(jīng)過長期發(fā)展，已經(jīng)形成了一套比較完備的運行體系，干什么，怎么干，都有據(jù)可查，照章辦事就不會出錯，形成了辦公室工作千篇一律，缺活力，少激情，難超越。創(chuàng)新意識應(yīng)表現(xiàn)為強烈的不安于現(xiàn)狀的精益求精的意識和敢于懷疑一切的勇氣，表現(xiàn)為具有強烈的嘗試和學(xué)習(xí)的沖動，只有擺脫思維定勢的影響，才能夠不斷培養(yǎng)自己的創(chuàng)新能力。

隨著科技的發(fā)展與管理體制改革的深化，建立信息化管理平臺已是大勢所趨。實踐證明，信息化管理平臺不但可以提高工作效率提高辦事效率和管理效能，還會拓寬工作人員的視野，帶來辦公室職能、辦公程序、辦公方式的深刻變化，從而改進辦公室的功能和結(jié)構(gòu)，使辦公室工作向智能型發(fā)展。借助計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立信息收集、處理、傳輸和反饋的綜合系統(tǒng)，采用辦公主頁、電子郵件(e——mail)、公告版(BBS)、討論組(userr－net)和網(wǎng)絡(luò)會議(conference)等方式在網(wǎng)上公布學(xué)校文件、通知等管理信息，進行網(wǎng)上即時、多向、互動的信息交流，使管理更加科學(xué)、民主和有效。

3　既要目標管理，又要與過程管理、實時監(jiān)控相結(jié)合，推行綜合目標管理考核

管理的效益在很大程度上取決于管理者能否根據(jù)環(huán)境變化和發(fā)展，采取相應(yīng)的策略和管理方法，保證目標的實現(xiàn)。這要求我們根據(jù)辦公室管理的任務(wù)和要求，建立科學(xué)的目標體系和目標監(jiān)控機制，采用目標管理與過程管理、實時監(jiān)控相結(jié)合的方法，保證目標順利實現(xiàn)。當前，學(xué)校辦公室目標管理的考核內(nèi)容比較單一，考核的面比較窄，一般是綜合信息、文書、信訪、保密、檔案等方面的單項考核管理，考核的方法也比較簡單。單項目標考核管理雖然在一定程度上反映出辦公室的工作水平，但反映不出辦公室整體工作水平和發(fā)展的潛力。因此，我們要在實踐中積極實行綜合目標考核管理，在考核內(nèi)容上突出辦公室工作的全面管理，整合事務(wù)管理、政務(wù)服務(wù)、隊伍建設(shè)等各方面的內(nèi)容，并根據(jù)需要分配不同的權(quán)重。在此基礎(chǔ)上，制定切實可行的方案，明確各塊工作任務(wù)和要求，實行過程管理、實時監(jiān)控，這樣就可以通過綜合目標考核管理，營造爭先創(chuàng)優(yōu)的良好氛圍，促進辦公室自身工作的規(guī)范化建設(shè)，提高辦公室服務(wù)的質(zhì)量和水平。